какие документы в 1с бухгалтерия можно составить для инвентаризации
Инвентаризация: как и зачем ее проводят
Начало инвентаризации
Любая инвентаризация начинается с издания приказа о проведении инвентаризации и утверждения инвентаризационной комиссии. В состав данной комиссии должны входить представители руководства организации (директор или заместитель), бухгалтер и материально ответственное лицо. Например, продавец, кассир, заведующий складом и т.д. К инвентаризации могут привлекаться и другие сотрудники.
После того, как состав комиссии утвержден, она получает на руки последние приходные и расходные документы/отчеты о движении материальных ценностей. Эти документы в целях определения остатков продукции к началу инвентаризации визируются председателем с пометкой «до инвентаризации на «_» (дата)».
Материально ответственные лица подтверждают, что все расходные и приходные документы на остатки продукции к началу инвентаризации были сданы в бухгалтерию или переданы комиссии.
Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени
1. Инвентаризация начинается с издания приказа о проведении инвентаризации и утверждения инвентаризационной комиссии.
2. На момент проведения инвентаризации остатки продукции запрещается перемещать, выносить со склада или отпускать покупателям.
3. Во время инвентаризации комиссия путем пересчета осуществляет проверку фактического наличия остатков продукции на складе/магазине. Эта процедура должна проводиться в присутствии материально ответственных лиц.
4. Пересчет может осуществляться как вручную, так и с использованием технических средств. После фактического пересчета остатков продукции полученные данные разрешается вносить в опись. Что-либо указывать в описи со слов участников инвентаризации нельзя.
5. Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся товары, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.
6. Если во время инвентаризации в организацию поступает новая продукция, она принимается материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.
7. После пересчета остатков и составления описей последние подписываются членами инвентаризационной комиссии. Если в описи отсутствует подпись хотя бы одного члена комиссии, результаты инвентаризации считаются недействительными.
8. Если по итогам проведенной инвентаризации выявляются расхождения между сведениями инвентаризационного акта и данными бухгалтерского учета, организация должна будет составить сличительные ведомости. В них фиксируют суммы излишков и недостач.
9. Результаты инвентаризации отражаются в учете того месяца, в котором она была завершена. По годовой инвентаризации – в годовом отчете.
На момент проведения инвентаризации остатки продукции запрещается перемещать, выносить со склада или отпускать покупателям.
Продажа товарных остатков в ходе инвентаризации допускается лишь в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации. Продукция в таких случаях реализуется материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.
Проверка остатков продукции при инвентаризации
На следующем этапе комиссия путем пересчета осуществляет проверку фактического наличия остатков продукции на складе/магазине. Данная процедура обязательно должна проводиться в присутствии материально ответственных лиц.
При проведении инвентаризации необходимо руководствоваться методическими рекомендациями, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. В приложениях к данному приказу содержатся и типовые формы документов, составляемых в процессе и по итогам инвентаризации.
Перед началом пересчета остатков составляется инвентаризационная опись (форма № инв-3 по ОКУД 0309003). Опись составляется в двух экземплярах, один из которых впоследствии передается в бухгалтерию для сверки с данными бухучета, а второй – передается материально ответственному лицу.
После этого с материально ответственных лиц необходимо будет получить расписки о том, что все расходные и приходные документы были переданы в бухгалтерию организации. Данная расписка дается в самом бланке инвентаризационной описи. Также они расписываются в том, что все товарные остатки к моменту начала инвентаризации были оприходованы, а выбывшие – списаны в расход.
Пересчет может осуществляться как вручную, так и с использованием технических средств. Например, терминалов сбора данных, которые посредством сканирования считывают коды готовой продукции и по итогам считывания информации со всех коробок продукции автоматически формируют инвентаризационные описи.
После фактического пересчета остатков продукции полученные данные разрешается вносить в опись. Что-либо указывать в описи со слов участников инвентаризации нельзя. Готовая продукция и ее остатки отражаются в описи по каждому отдельному наименованию. В описи указывают вид, группу, количество, артикул и другие характеристики продукции, принятые в учете организации.
Инвентаризацию проводят последовательно по местам хранения в порядке расположения продукции в помещении. После того как продукция в помещении полностью проверена и внесена в опись, помещение закрывается и при необходимости пломбируется, а проверяющие переходят к проверке следующего помещения.
Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся товары, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны (письмо Минфина от 03.10.2018 № 07-01-10/71098).
Причем во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в шкафу/сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
Инвентаризация новой и отсутствующей продукции
Если во время инвентаризации в организацию поступает новая продукция, она принимается материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.
Такая продукция отражается в отдельной описи – «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». Здесь отражается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, его количество, цена и сумма. После инвентаризации новая продукция приходуется по товарному отчету.
Также отдельные описи составляются на продукцию, находящуюся в пути, на отгруженную, но не оплаченную в срок покупателями продукцию, а также на продукцию, находящуюся на складах других организаций.
В описях на продукцию в пути по каждой отдельной отправке приводится наименование, количество, стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера первичных документов.
В описях на отгруженную, но не оплаченную продукцию по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование продукции, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.
Продукция на складах третьих лиц заносится в опись на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описи указывается наименование продукции, количество, сорт, стоимость, место хранения, номера и даты документов.
Оформление итогов инвентаризации
После пересчета остатков и составления описей последние подписываются членами инвентаризационной комиссии. Если в описи отсутствует подпись хотя бы одного члена комиссии, результаты инвентаризации считаются недействительными. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку в том, что проверка проходила в их присутствии и никаких претензий к членам комиссии они не имеют.
Далее подписанные описи передаются в бухгалтерию, где сверяются с данными бухучета.
Если по итогам проведенной инвентаризации выявляются расхождения между сведениями инвентаризационного акта и данными бухгалтерского учета, организация должна будет составить сличительные ведомости (форма № инв-19 по ОКУД 0309018). В них фиксируют суммы излишков и недостач.
На товарные остатки, не принадлежащие организации, но находящиеся у нее на хранении, составляются отдельные ведомости. Сличительные ведомости подписываются главным бухгалтером и материально ответственным лицом. После составления ведомостей руководитель организации подписывает приказ об утверждении итогов инвентаризации.
Выявленные излишки остатков продукции приходуются по рыночной стоимости. Соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты или увеличение доходов. Недостача же в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения.
Недостача продукции сверх норм естественной убыли возмещается за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены, все убытки от недостачи списываются на финансовые результаты или увеличение расходов (п. 28 приказа Минфина России от 29.07.1998 № 34н).
В документах, оформляемых списание недостачи сверх норм, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц. Результаты инвентаризации отражаются в учете того месяца, в котором она была завершена. По годовой инвентаризации – в годовом отчете.
Отражение результатов инвентаризации в 1С:Бухгалтерии 8
В документе можно отразить отклонение фактического количества товарно-материальных ценностей (ТМЦ) от учетного (рис. 2) и сформировать печатные формы: приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22), инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей (ИНВ-3), сличительную ведомость (ИНВ-19).
Порядок инвентаризации. Введение итогов инвентаризации в 1С
Как провести инвентаризацию на складе
Инвентаризация склада осуществляется периодически для уверенности в правильном ведении бухгалтерского и складского учёта. В розничных точках при инвентаризации склада определяется количество проданного, недостача, пересорт, что позволяет вовремя скорректировать программный учет товаров, основных средств, материалов. На примере конфигурации «1С: Бухгалтерия 8.3» познакомимся с автоматизированными средствами инвентаризационных мероприятий.
Инвентаризация склада, особенно при широком ассортименте разнообразных товаров и поступлении/продажах большими партиями – то, что страшит многих кладовщиков и бухгалтеров, но средствами программы выполняется быстро, понятно и корректно.
Регламент выполнения инвентаризационных мероприятий на складе
Когда необходима инвентаризация? Кроме плановых, необходимых для представления корректной бухотчетности, проверок наличия/отсутствия товарно-материальных ценностей (ТМЦ) пересчёт складской наличности производится в следующих ситуациях:
Выполнение инвентаризации на складе регламентируется сопутствующими методическими указаниями (приказ Минфина РФ №49 от 13.06.1995, дополненный 08.11.2010).
Последовательность действий, выполняемых до оформления инвентаризационных показателей в программе 1С: Бухгалтерия 3.0:
Нередко пересчет и обработка её результирующих показателей растягиваются на неопределенное время – это вызывает серьезный перекос в бухгалтерском и складском учёте. Для корректного выполнения этой важной процедуры результаты пересчета ТМЦ вносятся в программу не позднее десяти дней после его завершения, чем быстрее – тем лучше.
Объекты программы, используемые при инвентаризации склада
Документ «Инвентаризация на складе»
Основной документ содержит три закладки:
Вторая строка блока «Заполнить» выполняет перезаполнение учётных количеств и сумм в случае внесения корректировок в исходные документы оприходования, перемещения по складам, списания. Фактическая сумма представляет собой произведение граф «Кол-во факт» и «Цена». Если по результатам инвентаризации установлено несовпадение фактической и учетной стоимостей, то при изменении фактического показателя пересчитывается цена за единицу (как частное от деления фактической суммы на фактическое количество).
Закладка документа «Инвентаризационная комиссия» определяет ответственных за инвентаризацию членов комиссии, взвод флажка «устанавливает» председателя:
Важно понимать, что док-т «Инвентаризация товаров» не делает по учёту совершенно никаких движений – не списывает недостачу и не оприходует излишки. Это всего лишь ведомость фактического наличия и программного, с выводом количественных и суммовых отклонений. Но именно эта ведомость является базой для дальнейшей корректировки бухучета. После записи документа доступны для печати необходимые печатные формы – описи, ведомости, инвентаризационный приказ:
Если у организации в учёте имеется единственный склад, то документальные операции по умолчанию будут производиться по нему – он даже не отобразится в шапке конкретной формы. Если же в справочнике складов присутствует несколько позиций, то в шапке инвентаризационного документа появится поле выбора необходимого склада:
Документ «отчёт о розничных продажах»
Если предприятием ведется розничная торговля (в программе имеются соответствующие настройки учетной политики и функциональности программы) на основании док-та «Инвентаризация товаров» необходимо оформить документ «Отчёт о розничных продажах»:
Возможность создания документа розничных продаж появится только в ситуации, если инвентаризацией было обнаружено превышение фактического наличия над учётным. Иначе программа выдаст ошибку – и это понятно: если нет излишков, значит, нет и показаний для оформления розничных продаж.
Если же инвентаризацией выяснено, что по факту товара/материала меньше, чем отображено в программе, и точно известно, что разница продана (а не украдена или испорчена), оформляется документ розничных продаж на величину отклонения:
В графу «Количество» попадут данные положительного отклонения из документа инвентаризации (излишки), цену и сумму возможно указать вручную с пересчетом. При проведении «Отчет о розничных продажах» делает движения по счету учёта ТМЦ (в данном случае 10.01 «Сырьё и материалы»), счёту доходов с аналитикой и счёту расходов, в шапке указан счёт кассы.
Чтобы исключить проставление вручную для каждого материала/товара счёта учёта рекомендуется для соответствующих номенклатурных позиций настроить счета учета. Такая возможность доступна через гиперссылку «Счета учёта номенклатуры» в шапке справочника «Номенклатура», после чего нужный счёт учёта по определённой товарной или материальной позиции во всех документах будет подтягиваться сам. Минимум ручной работы – минимум случайных ошибок в учёте.
На основании проведенного документа при необходимости следует оформить возврат от покупателя или оприходовать наличные суммы:
Документ «Оприходование товаров»
Формирование этого документа интуитивно понятно. Потребность в его оформлении возникает лишь тогда, когда инвентаризационным пересчётом выявлены излишки товаров/материалов, которые следует поставить на баланс организации.
Удобно оформлять этот документ на основании «Инвентаризации товаров на складе». Графа «Количество» заполняется по положительному инвентаризационному отклонению, в шапке следует определить статью доходов (по умолчанию «Оприходование излишков»):
Проставленные для номенклатурных позиций счета учета будут подтягиваться во все составляемые документы – это удобно, бухгалтеру дополнительно не придется контролировать этот момент. Оприходование формирует соответствующие проводки:
Документ «Списание товаров»
Составляется в случае выявления инвентаризацией недостачи ТМЦ, подлежащих списанию с баланса организации. Практически идентичен документу оприходования с учётом противоположности операции. Ниже приведен пример инвентаризационного документа с недостачей по двум номенклатурным позициям и сформированного на его основании документа списания:
В режиме создания документа «на основании» табличные части автоматически заполняются номенклатурой, оказавшейся по показателям документа-основания в недостаче. Из табличных строк следует исключить позиции, недостаток которых обусловлен фактическим нахождением на другом складе (при наличии на предприятии и в учёте нескольких складов). Для изменения фактического нахождения ТМЦ необходимо оформить и провести документ «Перемещение товаров».
Проведенный документ списания формирует в учёте следующие движения:
Из его формы печатаются акты списания товаров (ТОРГ-16) – печатные формы стандартны и унифицированы, при необходимости подключите собственные печатные бланки.
Чаще всего по инвентаризационным результатам востребованы оба типа документов: излишки приходуются, недостачи списываются. Одна и та же номенклатурная позиция инвентаризационного документа невозможна в документе списания и документе оприходования.
Отображение результатов инвентаризации материалов в бухучете
Автоматизация ведения материально-производственных запасов в 1С в случае излишков или недостачи имеет следующие нюансы, которые специалист бухгалтерии при проведении инвентаризационных мероприятий и оформлении документов в программе должен проконтролировать:
Вышесказанное справедливо и для товарного учета, проводки списания и оприходования формируются по соответствующим счетам (41.01 – для товаров на складах, 41.02 – для товаров розничной торговле).
Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или обратившись к нашим специалистам по телефону в удобный для вас офис.
Инвентаризация забалансовых счетов в 1С: Бухгалтерии предприятия, ред. 3.0
Канун Нового года у людей, не связанных с финансами, ассоциируется с украшением елки, покупкой подарков, нарезанием салатов и т.д. Бухгалтер – такой же самый человек, ему не чуждо всё это. Однако в перерывах между вышеперечисленными праздничными хлопотами его ждут ещё и инвентаризационные мероприятия. И если с списком балансового имущества вопросов не возникает, то вот сформировать инвентаризационную опись по забалансовым счетам в программе до недавнего времени не представлялось возможным. На какие только ухищрения не шли пользователи… Самых больших успехов достигли в этом вопросе сотрудники, владеющие программой Excel. Но, наконец-то свершилось чудо! В релизе 3.0.85.25 разработчики программы порадовали пользователей множеством изменений, одним из которых стала инвентаризация забалансовых счетов. Рассмотрим, как же работает новый отчет в программном продукте 1С: Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0.
Перейдем сразу к практической части.
По данным отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» МЦ.04 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации» за сотрудницей Сивцовой О.С. числится «Монитор» стоимостью 25000 руб.
А на счете МЦ.02 «Спецодежда в эксплуатации» за этим же сотрудником числится «Жилет женский «Gerkon Delta» утепленный» стоимостью 1139 руб. в количестве 1 штука.
Сформируем инвентаризационную опись.
Шаг 2. Заполните шапку документа, выберите материально-ответственное лицо и нажмите кнопку «Заполнить». В выпадающем списке выберите «Заполнить по остаткам на складе».
Обратите внимание, что функционал действует с 2021 года, поэтому дата документа должна быть более 01.01.2021 года. Если вы установите дату до 2021 года, документ не будет заполняться!
В табличной части отражены строки с номенклатурой, учитываемой на счете МЦ.02 и МЦ.01.
Шаг 3. Перейдите на закладку «Проведения инвентаризации» и заполните данные проведения инвентаризации:
Шаг 4. На закладке «Инвентаризационная комиссия» укажите Ф.И.О. членов комиссии.
Вернемся в первой закладке «Товары».
В табличной части есть столбцы «Количество фактическое» и «Количество учетное». При заполнении автоматически эти данные заполняются одинаково, т.к. фактическое количество равно учетному без отклонений. При необходимости значения «Количество фактическое» исправляется пользователем по результатам инвентаризации. В результате в графе «Отклонение», красным заполнится количество недостающего товара.
Шаг 5. Откорректируйте фактические данные по данным пересчета.
Шаг 6. Проведите документ и сформируйте нужную печатную форму по кнопке «Печать».
Документ позволяет вывести на печать стандартные формы:
• Инвентаризационная опись товаров (ИНВ-3);
• Инвентаризация товаров на складе;
• Приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22);
• Сличительная ведомость (ИНВ-19).
Выберите «Инвентаризационная опись товаров (ИНВ-3).
Унифицированная форма № ИНВ-3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 сформирована и включает номенклатуру, учитываемую на забалансовых счетах (МЦ.02 и МЦ.04).
При обнаружении недостачи или возникновении излишка результаты отражаются в «Сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ».
Использование этого отчета в программе позволяет существенно сэкономить время сотрудникам.
Автор статьи: Ольга Круглова
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
Инвентаризация ТМЦ в 1С: Бухгалтерии
В конце года бухгалтерам организаций всех форм собственности предстоит провести инвентаризацию имущества и обязательств. Эта процедура проводится ежегодно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Отмечу, что это не единственный повод для проведения инвентаризации. В Методических указаниях по проведению инвентаризации (утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49) – основном нормативном документе – прописаны и другие случаи ее проведения, но на них мы пока останавливаться не будем. Данной статьей мы открываем серию публикаций по проведению инвентаризации имущества и обязательств в организациях всех форм собственности. И первая статья будет посвящена инвентаризации товарно-материальных ценностей.
Любая организация приобретает для своей деятельности товарно-материальные ценности. Проконтролировать сохранность имущественных ценностей позволяет процедура инвентаризации. Рассмотрим порядок проведения и документальное оформление инвентаризации ТМЦ в программе 1С: Бухгалтерия предприятия.
Документы инвентаризации в 1С можно найти в разделе «Склад» – «Инвентаризация». Для создания нового документа в нашем примере выбираем пункт «Инвентаризация товаров»:
Перед проведением инвентаризации издается приказ. Распечатать этот приказ можно, предварительно заполнив вкладки «Проведение инвентаризации» и «Инвентаризационная комиссия» в документе.
Нажав на кнопку «Печать» и выбрав пункт «Приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22)», на экране увидим соответствующий бланк.
В программном бланке не предусмотрено поле ознакомления с приказом, поэтому прежде чем его распечатать советую дополнить печатную форму следующим полем:
После того, как издан приказ и все сотрудники, участвующие в инвентаризации, с ним ознакомлены, приступаем непосредственно к проведению самой инвентаризации.
В документе необходимо заполнить первую вкладку «Товары» учетным количеством ТМЦ на складе. Для этого нажмите над табличной частью «Заполнить» — «Заполнить по остаткам на складе»:
Программа заполняет автоматически обе колонки: «Количество учет» и «Количество факт».
Вам же необходимо фактическое количество заполнить реальными остатками материальных ценностей на складе. Для этого можно вывести на печать документ «Инвентаризация товаров на складе», очистить колонку «Количество» и выдать его членам инвентаризационной комиссии для того, чтобы они пересчитали имеющиеся ТМЦ на складе и внесли фактические остатки вручную:
Затем документ сдается в бухгалтерию, бухгалтер вносит фактические остатки в программу и выводит «Инвентаризационную опись» с заполненным учетным и фактическим количеством ТМЦ на печать. Распечатанный документ подписывается членами инвентаризационной комиссии.
При расхождении учетного и фактического наличия ТМЦ на складе помимо «Инвентаризационной описи» формируется «Сличительная ведомость»:
В сличительной ведомости отражаются только материальные ценности, по которым имеются отклонения от учетных данных:
Если по итогам инвентаризации расхождений не выявлено, то сличительную ведомость не составляют (не распечатывают).
Результаты инвентаризации представляются руководителю на утверждение, и уже он принимает решение об отражении отклонений в учете.
Недостачи могут быть списаны или отнесены на виновных лиц, а излишки – оприходованы. При выявлении пересортицы (недостача по одним позициям и излишки по другим) по решению руководителя допускается зачет излишков и недостач однородных видов ТМЦ, находящихся на хранении у одного материально ответственного лица.
Руководитель издает приказ (распоряжение), в котором утверждает результаты инвентаризации, назначает исполнителя приказа и ответственного, контролирующего его исполнение:
Отметим, что документ «Инвентаризация товаров» не формирует проводки, поэтому для отражения недостач и излишков в учете необходимо использовать документы «Оприходование товаров» и «Списание товаров», расположенные в том же разделе («Склад» – «Инвентаризация»):
Оба документа заполняются автоматически на основании данных «Инвентаризации товаров».
Их можно сформировать через кнопку «Создать на основании»
Документ сформирует проводки:
Аналогичным образом формируется и документ «Списание товаров»:
Данные документы предусматривают печатные формы. Документ «Оприходование товаров» позволит распечатать накладную:
Автор статьи: Анна Куликова
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов