Проходит согласование что значит
Согласование документов: примеры, цели, алгоритм
Согласование договоров – неотъемлемая часть делопроизводства. Однако главная его цель лежит вне делопроизводства и документооборота. Такой целью является оптимизация принимаемых решений, сокращение рисков, улучшение итогового результата.
Пример согласования: отдел продаж готовит проект контракта на поставку крупной партии продукции, выпускаемой предприятием. Руководитель юридической службы отказывает в одобрении, пока не будут исправлены формулировки, которые можно истолковать двояко. Это не только улучшает качество договора, но и страхует компанию от возможных неприятностей в дальнейшем: претензий, исков со стороны контрагента.
Что такое лист согласования?
Гриф согласования является одним из реквизитов, проставляемых на документах, наряду с названием, автором, датой создания. Этот гриф включает в себя:
Простановка такого грифа означает, что лицо или организация ознакомились с текстом и одобряют его содержание. Это необходимо, чтобы проект мог двигаться дальше: к следующим согласующим или к исполнению.
Вместо грифа может использоваться лист согласования, который оформляется отдельно от документа и прикладывается к нему. Это часто практикуется, когда согласующих много, и требуется получить одобрение от каждого из них.
Согласующие лица могут быть как внутренние (сотрудники той же компании, в которой работает инициатор проекта), так и внешние (организации-партнёры, надзорные органы).
Алгоритм согласования документов на предприятии
Сначала полезно разобраться, чем отличается управление от согласования. В первом случае имеет место чёткая вертикальная связь: руководитель даёт указание, подчинённый его выполняет. Во втором связь может быть вертикальной (работник отдела – руководитель отдела – генеральный директор) или горизонтальной (руководитель отдела продаж – главный бухгалтер – руководитель юридической службы).
Стандартный алгоритм согласования такой:
Однако такую процедуру нельзя признать оптимальной, поскольку она зачастую затягивает сроки решения вопроса. Если согласующих, к примеру, 5 человек, то почти в каждом случае 3-4 дадут свою резолюцию быстро, а ещё 1-2 человека окажутся заняты, и их решения придётся долго ждать. Чтобы такого не происходило, полезно использовать электронный документооборот, а также соблюдать следующие принципы:
Последний пункт особенно важен. Он подразумевает, что бухгалтер проверяет только платёжные реквизиты, но не высказывает идеи по поводу того, какую стоимость партии товара предложить контрагенту. А начальник юридической службы проверяет лишь юридические формулировки, не обращая внимания на орфографические ошибки. Это помогает ограничить инициативу согласующих лиц рамками их экспертной области, исключить обработку многочисленных предложений.
Как оптимизировать согласование документов с помощью BPM-систем?
BPM-система – один из лучших инструментов для того, чтобы организовать эффективный процесс согласования документов.
Во-первых, она даёт возможность заранее задать маршрут для утверждения типовых документов, к примеру договоров, заявлений на отпуск. Инициатору процесса не обязательно даже знать, от кого требуется одобрение. Его задача – подготовить документ, который далее, в зависимости от его типа, направится по утверждённому маршруту.
Во-вторых, такая система позволяет создать для каждого согласующего задачу, которая будет у него перед глазами, пока он её не закроет. Это способствует тому, чтобы исключить задержки. К тому же, для любого документа можно определить максимальный срок рассмотрения, система будет напоминать ответственному лицу, что время истекает. Например, присылать ему уведомления на почту.
Также можно внести в систему настройки, благодаря которым на утверждение бухгалтеру будут отправляться только платёжные реквизиты, ему не нужно будет читать 10 листов текста, чтобы вынести свою резолюцию. Подобным образом, руководитель службы доставки будет видеть лишь те абзацы, где речь идёт о доставке. Когда все согласующие первого уровня приняли те элементы текста, которые входят в их зону ответственности, итоговая версия отправляется на утверждение руководителю.
Благодаря этому правки занимают меньше времени, и документ проходит свой жизненный цикл за более короткое время.
Попробуйте Low-code BPM-систему на базе платформы Comindware Business Application Platform для управления согласованием. Для начала вы можете выстроить простейшую схему одного бизнес-процесса, для чего потребуется пара часов и 1 бизнес-аналитик. Далее есть возможность постепенно усложнять схему процесса, добавляя новых согласующих и этапы, а также масштабировать решение на другие бизнес-процессы.
Закажите демо, чтобы увидеть, как это работает.
Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.
Значение слова «согласование»
1. Действие по глаг. согласовать (в 1, 2 и 3 знач.) и согласоваться (в 1, 2 и 3 знач.). Согласование действий. Согласование решений.
2. Грамм. Вид синтаксической связи слов в словосочетании и предложении, при которой грамматически зависимое слово ставится в том же роде, числе, падеже или лице, в каком стоит то слово, от которого оно зависит (например: мой сын, моего сына, моя дочь, человек идет, люди идут, я иду, он идет).
Источник (печатная версия): Словарь русского языка: В 4-х т. / РАН, Ин-т лингвистич. исследований; Под ред. А. П. Евгеньевой. — 4-е изд., стер. — М.: Рус. яз.; Полиграфресурсы, 1999; (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека
Число граммем, повторяющихся в компонентах словосочетания, зависит как от количества словоизменительных категорий главенствующего слова, так и от набора категорий зависимого. Так, в русском языке прилагательное в полной форме, выступающее в качестве определения, согласуется с существительным в числе, роде (для единственного числа) и падеже, существительное-приложение — лишь в числе и падеже (ср. мужчина-космонавт, женщина-космонавт), а во французском языке как прилагательное, так и артикль согласуются с существительным в числе и роде (для единственного числа).
СОГЛАСОВА’НИЕ, я, мн. нет, ср. 1. Действие и состояние по глаг. согласовать и согласоваться. С. проектное. 2. Одно из выражений грамматической зависимости слов в речи, состоящее в том, что зависящее слово ставится в том же падеже, числе, роде или лице, в каком стоит слово, от к-рого оно зависит (грам.), напр. мой сын, моему сыну, моя дочь, дело идет, дела идут.
Источник: «Толковый словарь русского языка» под редакцией Д. Н. Ушакова (1935-1940); (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека
согласова́ние
1. действие или состояние по значению гл. согласовать, согласоваться
2. лингв. вид подчинительной связи, при котором зависимое слово уподобляется в выражении грамматических значений господствующему слову
Делаем Карту слов лучше вместе
Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать Карту слов. Я отлично умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!
Спасибо! Я обязательно научусь отличать широко распространённые слова от узкоспециальных.
Насколько понятно значение слова розарий (существительное):
Согласование договоров в организации
Процедура согласования договора между контрагентами обычно включает в себя следующие этапы:
Если заключение договора не является обязательным для сторон, то процедура согласования разногласий может тянуться долго, пока стороны не найдут компромисс по всем условиям договора или не потеряют интерес к сделке. Если же заключение договора является обязательным для сторон, то вопрос урегулирования разногласий может быть передан на рассмотрение суда, о чем мы расскажем далее.
Анализ договора и составление протокола разногласий
В качестве первого этапа согласования договора в организации рекомендуем включить проверку контрагента с точки зрения надежности и возможных рисков.
При правовой экспертизе договора необходимо обратить внимание на условия договора, противоречащие закону, расплывчатые формулировки, которые допускают различное толкование, а также на невыгодные и неисполнимые условия. При анализе договора важно понять последствия включения/невключения того или иного условия.
Если вы не согласны с условиями договора, представленного контрагентом, вам необходимо составить протокол разногласий и направить контрагенту (в некоторых случаях политика компании предполагает внесение правок в текст договора без составления протокола разногласий). Какой-либо установленной формы для протокола разногласий нет. Вы можете указать в нем все сведения, которые считаете нужными. Ниже вы сможете скачать форму протокола разногласий.
Включите в протокол разногласий:
Учтите, что к отдельным видам протоколов разногласий (например, протоколу к госконтракту) могут предъявляться специальные требования.
Чтобы подписать договор с протоколом разногласий, поставьте на договоре соответствующую отметку. Рекомендуем написать от руки на последней странице перед подписью: «Договор подписан с протоколом разногласий». Без этой отметки будет трудно доказать, что вы не согласны с некоторыми условиями договора.
Договор с проставленной отметкой и сам протокол разногласий вручите под подпись вашему контрагенту или же направьте почтой. Рекомендуем сделать это письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. В этом случае вы сможете доказать, какие документы вы направили и когда контрагент их получил.
Составление протокола согласования (урегулирования) разногласий
Если другая сторона не согласна с вашими предложениями, она может составить протокол согласования (урегулирования) разногласий. В такой документ обычно включают первоначальный вариант спорного условия, ваш вариант и новую формулировку, которую предлагает контрагент.
Если вы подпишете поступивший от контрагента протокол согласования разногласий, то будете должны исполнить договор в редакции данного протокола.
Вы также можете отказаться от заключения договора (если только вы не обязаны заключить договор) или продолжить переговоры по спорным условиям.
Пока вы не согласуете разногласия, договор не будет считаться заключенным.
В некоторых случаях вы можете передать разногласия на рассмотрение суда в течение 6 месяцев с момента их возникновения:
Если вы начали исполнять договор, не согласовав спорные условия, договор будет считаться заключенным без этих условий.
Исключить множество рисков еще на стадии заключения договора помогут юристы “Двитекс”. Мы специализируемся на комплексной юридической поддержке бизнеса: согласование договоров, включение особых условий для будущей защиты, проверка контрагентов при подписании контрактов, документальное оформление разногласий и другие юридические услуги, которые необходимы компаниям в соответствующей сфере бизнеса.
Оставить заявку
Процедура согласования договора между контрагентами обычно включает в себя следующие этапы:
Если заключение договора не является обязательным для сторон, то процедура согласования разногласий может тянуться долго, пока стороны не найдут компромисс по всем условиям договора или не потеряют интерес к сделке. Если же заключение договора является обязательным для сторон, то вопрос урегулирования разногласий может быть передан на рассмотрение суда, о чем мы расскажем далее.
Анализ договора и составление протокола разногласий
В качестве первого этапа согласования договора в организации рекомендуем включить проверку контрагента с точки зрения надежности и возможных рисков.
При правовой экспертизе договора необходимо обратить внимание на условия договора, противоречащие закону, расплывчатые формулировки, которые допускают различное толкование, а также на невыгодные и неисполнимые условия. При анализе договора важно понять последствия включения/невключения того или иного условия.
Если вы не согласны с условиями договора, представленного контрагентом, вам необходимо составить протокол разногласий и направить контрагенту (в некоторых случаях политика компании предполагает внесение правок в текст договора без составления протокола разногласий). Какой-либо установленной формы для протокола разногласий нет. Вы можете указать в нем все сведения, которые считаете нужными. Ниже вы сможете скачать форму протокола разногласий.
Включите в протокол разногласий:
Учтите, что к отдельным видам протоколов разногласий (например, протоколу к госконтракту) могут предъявляться специальные требования.
Чтобы подписать договор с протоколом разногласий, поставьте на договоре соответствующую отметку. Рекомендуем написать от руки на последней странице перед подписью: «Договор подписан с протоколом разногласий». Без этой отметки будет трудно доказать, что вы не согласны с некоторыми условиями договора.
Договор с проставленной отметкой и сам протокол разногласий вручите под подпись вашему контрагенту или же направьте почтой. Рекомендуем сделать это письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. В этом случае вы сможете доказать, какие документы вы направили и когда контрагент их получил.
Составление протокола согласования (урегулирования) разногласий
Если другая сторона не согласна с вашими предложениями, она может составить протокол согласования (урегулирования) разногласий. В такой документ обычно включают первоначальный вариант спорного условия, ваш вариант и новую формулировку, которую предлагает контрагент.
Если вы подпишете поступивший от контрагента протокол согласования разногласий, то будете должны исполнить договор в редакции данного протокола.
Вы также можете отказаться от заключения договора (если только вы не обязаны заключить договор) или продолжить переговоры по спорным условиям.
Пока вы не согласуете разногласия, договор не будет считаться заключенным.
В некоторых случаях вы можете передать разногласия на рассмотрение суда в течение 6 месяцев с момента их возникновения:
Если вы начали исполнять договор, не согласовав спорные условия, договор будет считаться заключенным без этих условий.
Исключить множество рисков еще на стадии заключения договора помогут юристы “Двитекс”. Мы специализируемся на комплексной юридической поддержке бизнеса: согласование договоров, включение особых условий для будущей защиты, проверка контрагентов при подписании контрактов, документальное оформление разногласий и другие юридические услуги, которые необходимы компаниям в соответствующей сфере бизнеса.
119180, г. Москва, пер. 1-й Голутвинский, д. 3-5, стр. 1, 1 этаж
Политика конфиденциальности
1.1. Настоящая Политика конфиденциальности в отношении обработки персональных данных пользователей сайта https://www.dvitex.ru/ (далее – Политика конфиденциальности) разработана и применяется в ООО Юридическая фирма «Двитекс», ОГРН 1107746800490, г. Москва, пер. Голутвинский 1-й, дом 3-5, оф 4-1 (далее – Оператор) в соответствии с пп. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее по тексту – Закон о персональных данных).
1.2. Настоящая Политика конфиденциальности определяет политику Оператора в отношении обработки персональных данных, принятых на обработку, порядок и условия осуществления обработки персональных данных физических лиц, передавших свои персональные данные для обработки Оператору (далее – субъекты персональных данных) с использованием и без использования средств автоматизации, устанавливает процедуры, направленные на предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации, устранение последствий таких нарушений, связанных с обработкой персональных данных.
1.3. Политика конфиденциальности разработана с целью обеспечения защиты прав и свобод субъектов персональных данных при обработке их персональных данных, а также с целью установления ответственности должностных лиц Оператора, имеющих доступ к персональным данным субъектов персональных данных, за невыполнение требований и норм, регулирующих обработку персональных данных.
1.4. Персональные данные Субъекта персональных данных – это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу.
1.5. Оператор осуществляет обработку следующих персональных данных Пользователей:
1.6. Оператор осуществляет обработку персональных данных Субъектов персональных данных в следующих целях:
1.7. Оператор осуществляет обработку персональных данных субъектов персональных данных посредством совершения любого действия (операции) или совокупности действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, включая следующие:
2. ПРИНЦИПЫ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
2.1. При обработке персональных данных Оператор руководствуется следующими принципами:
2.2. Обработка персональных данных Оператором осуществляется с соблюдением принципов и правил, предусмотренных:
3. ПОЛУЧЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ.
3.1. Персональные данные субъектов персональных данных получаются Оператором:
3.2. Оператор получает и начинает обработку персональных данных Субъекта с момента получения его согласия.
3.3. Согласие на обработку персональных данных дается субъектом персональных данных с момента начала использования сайта, в том числе, путем проставления отметок в графах «Я согласен на обработку персональных данных, с условиями и содержанием политики конфиденциальности», посредством совершения субъектом персональных данных конклюдентных действий.
3.4. Субъект персональных данных может в любой момент отозвать свое согласие на обработку персональных данных. Для отзыва согласия на обработку персональных данных, необходимо подать соответствующее заявление Оператору по доступным средствам связи. При этом Оператор должен прекратить их обработку или обеспечить прекращение такой обработки и в случае, если сохранение персональных данных более не требуется для целей их обработки, уничтожить персональные данные или обеспечить их уничтожение в срок, не превышающий 30 (Тридцати) дней с даты поступления указанного отзыва.
3.5. В случае отзыва Субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных, Оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия Субъекта персональных данных только при наличии оснований, указанных в Законе о персональных данных.
3.6. Субъект персональных данных вправе выбрать, какие именно персональные данные будут им предоставлены. Однако, в случае неполного предоставления необходимых данных Оператор не гарантирует возможность субъекта использовать все сервисы и продукты Сайта, пользоваться всеми услугами Сайта.
3.7. Субъект персональных данных в любой момент может просматривать, обновлять или удалять любые персональные данные, которые включены в его профиль. Для этого он может отредактировать свой профиль в режиме онлайн в личном кабинете или отправить электронное письмо по адресу info@dvitex.ru.
4. ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
4.1. Оператор принимает технические и организационно-правовые меры в целях обеспечения защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий.
4.3. Для авторизации доступа к Сайту используется Логин и Пароль. Ответственность за сохранность данной информации несет субъект персональных данных. Субъект персональных данных не вправе передавать собственный Логин и Пароль третьим лицам, а также обязан предпринимать меры по обеспечению их конфиденциальности.
4.4. При передаче персональных данных Оператор соблюдает следующие требования:
4.5. Оператор вправе раскрыть любую собранную о Пользователе данного Сайта информацию, если раскрытие необходимо в связи с расследованием или жалобой в отношении неправомерного использования Сайта, либо для установления (идентификации) Пользователя, который может нарушать или вмешиваться в права Администрации сайта или в права других Пользователей Сайта, а также для выполнения положений действующего законодательства или судебных решений, обеспечения выполнения условий настоящего Соглашения, защиты прав или безопасности иных Пользователей и любых третьих лиц.
4.6. Третьи лица самостоятельно определяют перечень иных лиц (своих сотрудников), имеющих непосредственный доступ к таким персональным данным и (или) осуществляющих их обработку. Перечень указанных лиц, а также порядок доступа и(или) обработки ими персональных данных утверждается внутренними документами Третьего лица.
4.7. Оператор не продаёт и не предоставляет персональные данные третьим лицам для маркетинговых целей, не предусмотренных данной Политикой конфиденциальности, без прямого согласия субъектов персональных данных. Оператор может объединять обезличенные данные с иной информацией, полученной от третьих лиц, и использовать их для совершенствования и персонификации услуг, информационного наполнения и рекламы.
4.8. Обработка персональных данных производится на территории Российской Федерации, трансграничная передача персональных данных не осуществляется. Оператор оставляет за собой право выбирать любые каналы передачи информации о персональных данных, а также содержания передаваемой информации.
4.9. Личная информация, собранная онлайн, хранится у Оператора и/или поставщиков услуг в базах данных, защищенных посредством физических и электронных средств контроля, технологий системы ограничения доступа и других приемлемых мер обеспечения безопасности.
4.10. Субъект персональных данных осознаёт, подтверждает и соглашается с тем, что техническая обработка и передача информации на Сайте Оператора может включать в себя передачу данных по различным сетям, в том числе по незашифрованным каналам связи сети Интернет, которая никогда не является полностью конфиденциальной и безопасной.
4.11. Субъект персональных данных также понимает, что любое сообщения и/или информация, отправленные посредством Сервера Оператора, могут быть несанкционированно прочитаны и/или перехвачены третьими лицами.
5. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
5.1. В случае возникновения любых споров или разногласий, связанных с исполнением настоящих Правил, Субъект персональных данных и Оператор приложат все усилия для их разрешения путем проведения переговоров между ними. В случае, если споры не будут разрешены путем переговоров, споры подлежат разрешению в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.
5.2. Настоящие Политика конфиденциальности вступают в силу для Субъекта персональных данных с момента начала использования Сайта Оператора и действует в течение неопределенного срока.
5.3. Настоящие Политика конфиденциальности могут быть изменены и/или дополнены Оператором в любое время в течение срока действия Правил по своему усмотрению без необходимости получения на то согласия Субъекта персональных данных. Все изменения и/или дополнения размещаются Оператором в соответствующем разделе Сайта и вступают в силу в день такого размещения. Субъект персональных данных обязуется своевременно и самостоятельно знакомиться со всеми изменениями и/или дополнениями. При несогласии Субъекта персональных данных с внесенными изменениями он обязан отказаться от доступа к Сайту, прекратить использование материалов и сервисов Сайта.
Основы делопроизводства
ПОРЯДОК УТВЕРЖДЕНИЯ И СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
1. ПОРЯДОК УТВЕРЖДЕНИЯ И СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Гриф утверждения
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лиц утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Генеральный директор ОАО «Рога и копыта»
О.И. Бендер 18.12.2005
При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения со- стоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ)
(без кавычек), названия утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
приказом директора предприятия 20.03.2006 № 264/18
протоколом общего собрания акционеров от 17.03.2006 № 14
Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать эле- менты относительно самой длинной строки, например:
приказом директора предприятия 20.12.2003 № 264/18
-акты (проверок, ревизий, приема законченных работ, оборудования, списания, экспертизы, передачи дел, ликвидации организаций );
-договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности);
-задания (на проектирование объектов, на кап. строительство, на проведение НИР, ОКР и технологических работ);
-инструкции (должностные, техники безопасности, внутреннего трудового распорядка, документационному обеспечению управления);
-нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.);
-отчеты (о производственной деятельности, командировках, НИР и т.д.);
-перечни (должностей работников с не нормируемым рабочим днем; типовых документов с указанием сроков хранения и т.д.)
-планы (производственные, НИР, строительно-монтажных работ, проектно- изыскательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);
-программы (командировок, проведения работ и мероприятий);
-положения (о структурном подразделении, премировании, о персонале организации);
-расценки на производство работ;
-структура и штатная численность;
-штатные расписания и изменения к ним;
-смета расходов средств организации;
-смета расходов на содержание специалистов организации.
Состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации),
личной подписи, ее расшифровки (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
Главный бухгалтер ЗАО «Компания АБВ»
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей, форме например:
Протокол заседания Правления страховой компании «АБВ» от 21.09.2005 № 12
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа рекомендуется осуществлять в следующей очередности:
-с организациями, интересы которых затрагивает документ;
-с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;
-с общественными организациями (при необходимости);
-с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п.);
-с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.
Виза согласования
Используется для внутреннего согласования документов. Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило отношение к нему. Состав должностных лиц, визирующих документ, определяется нормативными актами (положениями, инструкциями) организации. Отказ от визирования не допускается.
Виза согласования включает:
международных связей К.И.Смехов
При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Внутреннее согласование целесообразно проводить в следующей последовательности:
Последовательность согласования документа
-руководитель структурного подразделения, где составлен документ;
-заинтересованные должностные лица других подразделений предприятия;
-общественные организации (при необходимости);
-руководитель финансовой или бухгалтерской службы;
-заместитель руководителя предприятия, курирующий данное направление деятельности;
-руководитель юридической службы или юрисконсульт предприятия.
Виза используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.
Печать
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать – круглая с изображением в центре герба РФ, по окружности указывается полное название учреждения. Печати с воспроизведением герба могут иметь федеральные органы государственной власти, иные государственные органы и организации в соответствии с Указом Президента РФ от 30.11.93 г № 2050.
В коммерческих структурах применяются простые круглые печати, приравненные к гербовым для государственных организаций.
Простые печати бывают различной геометрической формы – круглые, прямоугольные, треугольные, овальные. На них обычно воспроизводится название структурного подразделения организации. Их используют для самых различных
целей – от проставления на копиях документов до применения при опечатывании дверей, пакетов и т.д.
Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ. Иногда это место помечают буквами «МП» или изображением круга с пометкой «ставить точно в круг». Оттиск печати должен хорошо читаться.
Перечень документов, на которых ставится печать:
Акты, доверенности, договоры, задания на проектирование и технические, заявки, исполнительные листы, заявления (на аккредитив и т.д.), заключения и отзывы, нормы расхода драгоценных металлов, гарантийные письма, платежные поручения, протоколы согласования планов поставок, реестры чеков, сметы расходов, штатные расписания и изменения к ним, спецификации продукции, образцы оттисков печатей и подписей специалистов, имеющих право совершения хозяйственных операций, Устав организации, справки о начисленной зарплате.