Принцип прокьюремента эффективность означает что процедуры конкурсов

LW1400: Документационное обеспечение конкурсных заявок

И хотя на рынке обычно царит конкуренция продавцов и “покупатель всегда прав”, приобрести именно то, что нужно, и на оптимальных условиях не так то просто. Да, к тому же, не всегда покупатель правильно оценивает свои потребности, покупая на замечательных условиях далеко не лучшее решение своих проблем.

Рис. 1.1. Элементы прокьюремента

Одним из основных инструментов прокьюремента являются конкурентные закупки, в первую очередь – торги (конкурсы, тендеры).

Несколько слов о терминологии конкурентных закупок.

К сожалению, в настоящее время не проведена официальная систематизация терминологии, используемой в отечественной закупочной практике. Ведется работа по созданию понятийного аппарата для государственных закупок, но пока и она далека от завершения. Отсутствие единого понятийного аппарата иногда приводит к весьма неприятным разночтениям, причем это касается даже самых, казалось бы простых терминов.

Например, «Ингосстрах» сообщал о проведении тендера по выбору решения для автоматизированной обработки стандартных форм документов по программе ОСАГО, в котором участвовали компании ABBYY и Cognitive Technologies. Это также следовало и из извещения компанией Cognitive Technologies о своей победе в данном конкурсе. В то же время ABBYY официально заявляла, что не получала даже приглашения для участия в этом конкурсе.

На самом же деле проведение этого “тендера” свелось к встрече представителя заказчика и двух поставщиков, в результате которой заказчик остановил свой выбор на одном из них. Разумеется, речи о конкурсной документации, подготовке заявок и соблюдении положений ГК РФ о проведении конкурсов в этом мероприятии не шло.

Собственно говоря, никто не может запретить заказчику подобным образом выбрать поставщика, но тендером эту процедуру назвать нельзя даже условно.

Источник

Прокьюремент

Содержание

Определение прокьюремента

Цель и задачи

Целью П. является наиболее эффективное удовлетворение объективных потребностей, для чего перед П. стоят три основных цели:

• Правильное определение и планирование потребностей в ресурсах.

• Своевременный выбор оптимального предложения требуемых ресурсов из существующих на рынке.

• Эффективное использование имеющихся ресурсов.

Принципы

П. базируется на ряде основополагающих принципов, таких как:

•открытость и прозрачность— Информация о проведении закупок должна быть общедоступной для потенциальных контрагентов. Это означает, что контрагенты должны иметь достаточно времени на подготовку своих коммерческих предложений и четко представлять процедуру и требования к квалификации и критерии, определения победителей. Все реализуемые процедуры и принимаемые решения должны быть прозрачными для контролирующего органа (подразделения), а следовательно, они должны документироваться, с четким изложением мотивировки выбора и иных действий организатора закупки.

•конкурентность— За исключением особых случаев, выбор контрагента должен проводится на принципах состязательности – поставщики должны конкурировать за получение заказа. Однако конкуренция не обязана быть абсолютной – к участию в закупочных процедурах должны допускаться только поставщики, отвечающие требованиям заказчика в части квалификации и надежности. Количество поставщиков, участвующих в закупке также можно ограничивать «квалификационным барьером».

Государственный прокьюремент/публичный прокьюремент/госзакупки

Источник

Заказчик должен стремится к тому чтобы потенциальные заказчики и потенциальные поставщики и подрядчики, провайдеры неконсультационных услуг видели в нем надежного добросовестного заказчика. Чтобы они были уверены, что этот заказчик честно, в соответствии со всеми правилами и процедурами выигрывает тендеры.

Совокупность практических методов приемов и процедур – сам инструментарий при помощи которого осуществляется процедура комплексных закупок. Особенность процедур состоит в том, что они направлены на минимизацию зависимости, т.е они сделаны так чтобы те кто принимает решение в процессе закупок не могли мошенничать. Добиваются это путем разработки выработки свода правил прием процедур.

Принципы прокьюремента

Принцип открытости справедливости экономичности эффективности.

Принцип открытости (гласности транспорентности)- считается основным. Информация о проведении закупок должна быть своевременна, в полном объеме, доступна для общественности.

Принцип справедливости. – равное и справедливое отношение ко всем участникам на всех этапах проведения закупок. Ни на одном этапе оглашенные правила не должны меняться. Критерий условия порядок проведения торгов, порядок определения и подписания контракта устанавливаются заранее и должны быть одинаковы для всех участников тендера. Принцип справедливости важен и для лица заказчика.

Принцип экономичности – затраты на проведение торгов минимальны. Унификация документации процедур и использование информационных технологий. Например, всемирный банк использует модульный принцип и он разошелся далеко по всему миру. Вся документация разбивается на отдельные блоки\модули – общие условия (те которые справедливы для любой закупки) и блок специальных модулей при помощи которых эти общие условия модифицируются и получается возможность индифицировать закупки.

Принцип эффективности – обеспечение эффективности для покупателя – достижение требуемого результата при максимальной экономической выгоде. обеспечивается: открытой и эффективной конкуренцией.

Открытая эффективная конкуренция – привлечение максимально возможного числа к участию в конкурсных торгах.

Принцип ответственности и подотчетности – установленные правила критерии порядок определения победителей. Ответственность за то чтобы всё соблюдалось. Ответственность связана с тем что должны хранить всю документацию, связанную с закупками, три года. Информация должна быть доступна для государственного и общественного контроля.

Основными элементами комплексных процедур основанных на прокьюременте – многоступенчатый публичный характер, общность требований организаторов торгов для всех участников, наличие со стороны претендентов повышенных обязательств выражающихся в предоставлении гарантий по специальным формам.

Прокьюремент представляет собой систему взаимосвязанных мероприятий, которые осуществляются в следующей последовательности:

1) Планирование закупок

2) Организация и проведение закупок (размещение заказа и заключение контракта)

3) Контроль за исполнением контракта.

Категории закупок. В международной торговле закупки подразделяются на три категории: товары работы услуги.

В соответствии со статьей 2 типового закона юнситрал. Дается следующее определение категории закупаемой продукции – цитата « товары означают предметы любого вида и описание, в том числе сырье, изделие, Оборудование и предметы в твердом жидком и газообразном состоянии а также электроэнергия, а также услуги сопутствующие поставкам товаров, если стоимость таких услуг не превышает стоимости самих товаров. Государство, принимающее настоящий закон может включить дополнительные категории товаров.»

Статья 2 пункт д, работы означают «любую работу связанную со строительством, реконструкцией, сносом, ремонтом или обновления здания сооружения или объекта. В том числе подготовка строительной площадки, выемка грунта, отделка и отелочные работы. Сопутствующие услуги типа бурения спутниковой съемки и т д, если стоимость таких услуг не больше стоимости самой работы»

Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).

Источник

LW1400: Документационное обеспечение конкурсных заявок

Основными принципами прокьюремента являются:

Постараемся разобраться, что скрывается за этими определениями.

Открытость и прозрачность

Информация о проведении закупок должна быть своевременно и в полном объеме доступной для всех потенциальных поставщиков. Это означает, что поставщики должны иметь достаточно времени на подготовку своих коммерческих предложений и четко представлять процедуру и требования к квалификации и критерии, по которым заказчик выбирает контрагента.

Для информирования поставщиков о проведении закупок заказчик использует средства массовой информации, включая электронные, а также рассылает адресные приглашения интересующим его поставщикам и компаниям, выразившим ранее заинтересованность в работе с заказчиком, квалификация которых отвечает его требованиям.

Все реализуемые процедуры и принимаемые решения должны быть прозрачными для контролирующего органа (подразделения), а следовательно, они должны документироваться, с четким изложением мотивировки выбора и иных действий организатора закупки.

Подотчетность и ответственность

При проведении закупок их организатор должен четко соблюдать установленные правила и процедуры, неся ответственность за проведение закупки. В случае нарушения правил и порядка проведения закупок, сотрудники несут персональную ответственность.

Все ключевые моменты должны фиксироваться в соответствующих документах (протоколы, отчеты и т. п.). При необходимости они представляются уполномоченным на проведение проверок и контроля подразделениям.

Конкурентность

Оптимальный результат закупки возможно получить только в условиях свободной конкуренции (за исключением особых случаев). Поэтому выбор контрагента должен проводится на принципах состязательности – поставщики должны конкурировать за получение заказа.

Равенство и справедливость

Все правила проведения закупок, требования по квалификации и порядок определения победителя должны устанавливаться заранее и быть одинаковыми для всех поставщиков. Никакая дискриминация участников и изменение правил в ходе закупок не допускается. В противном случае выгодные поставщики могут отказаться принять участие в подобных закупках

Пример 1.3. Недопустимость изменений правил закупок

В мае 2002 года министр транспорта Словакии йозеф Мажейко попытался отменить итоги правительственного конкурса на поставку железнодорожного оборудования. Тендер был выигран швейцарской компанией Stadler и местной ZOS Vrutky. Однако еще один соискатель – французская Alcatel заявила, что предлагала выполнить условия правительственного подряда за меньшую сумму, чем консорциум Stadler–ZOS Vrutky. Министр принял аргументы Alcatel и объявил о пересмотре итогов конкурса. Тем не менее премьер-министр Микулаш Джуринда (кстати, организацией конкурса занимался его родной брат) блокировал решение господина Мажейко и отправил его в отставку. Результаты конкурса были объявлены действительными.

В случае использования механизма преференций, они не должны быть чрезмерными (более 5-10 %), а в идеале – касаться только ситуаций равенства предложений (”при прочих равных”).

Следование принципу равенства и справедливости важно не только с позиции честного ведения бизнеса (тем более что во многих странах это иногда практически невозможно). Гораздо актуальнее то, как поставщики относятся к закупке конкретного заказчика. Если уверенности в честности и объективности заказчика у поставщиков нет, то (в случае заинтересованности) они скорее будут стараться не сделать наиболее выгодное для заказчика предложение, а лично заинтересовать сотрудников, ответственных за принятие решения о закупке.

Эффективность

Закупки должны проводиться с максимальной общей эффективностью, учитывающей затраты заказчика и экономическую выгоду от приобретенной продукции.

При оценке эффективности во внимание принимается как стоимость продукции, так и полные эксплуатационные расходы, а также цена проведения закупки. В ряде случаев нужно использовать косвенные показатели оценки эффективности, например, такие как влияние на имидж (нередко менеджер на более дорогом автомобиле воспринимается клиентами с большим уважением и доверием, а потому имеет лучшие шансы на заключение контракта и принесение прибыли компании).

Обоснованность

Источник

LW1400: Документационное обеспечение конкурсных заявок

Главная цель прокьюремента

Таким образом, главной целью прокьюремента является наиболее эффективное удовлетворение объективных потребностей организации в товарах, работах и услугах. Возможно, эта фраза может показаться несколько помпезной и декларативной, но на самом деле за каждым словом скрыт глубокий смысл. Попробуем в этом разобраться.

Эффективное удовлетворение

Потребности должны удовлетворятся в максимально полном объеме и в приемлемый срок, с лучшим из возможных соотношений цены и качества. Для этого важно точно определить, что именно из предлагаемого на рынке наиболее соответствует нуждам организации и приобрести это на наилучших условиях.

Первую задачу решают маркетинговые исследования и постоянный мониторинг рыночного предложения специалистами, а также обращение при необходимости к высококвалифицированным консультантам. Вторую – конкурентные способы закупок и мастерство специалиста по закупкам, ведущего перед заключением контракта переговоры с поставщиками.

Однако, получить товар на лучших условиях – далеко не полное описание задачи прокьюремента. Все элементы закупок взаимосвязаны, и обеспечить максимум эффективности можно только умело их сочетая.

Например, можно купить по цене ниже рыночной 1000 единиц товара, при месячной потребности 100 штук и в итоге понести значительные потери за счет затрат на складское хранение, а то и порчи или устаревания.

А можно купить самое лучшее оборудование по самой низкой цене и. ни разу им не воспользоваться. Оценивая эффективность закупки, следует рассматривать не достигнутый уровень цен, а максимальное удовлетворение потребностей заказчика в рамках имеющегося у него бюджета.

Объективные потребности

Хороший специалист в любой области всегда может сказать, какой соответствующий товар является лучшим на рынке, пусть эти оценки обычно и субъективные (например, предпочтения по фирме-производителю). Соответственно, естественным желанием такого специалиста является получить в свое распоряжение (включить в обслуживаемый им парк) самую лучшую/надежную/производительную и т. п. модель. Чем современнее/мощнее/качественнее и т. д. в его распоряжении оборудование, тем лучших результатов он способен с их помощью достичь.

Но при этом далеко не всегда такой профессионал будет задавать вопрос, насколько оптимально соотношение расходов на используемое им оборудование и отдача от него. Конечно, некоторую оценку делают почти всегда, но обычно она сводится к тому, чтобы показать, что затраты окупились, и деятельность принесла прибыль. Но не к тому, чтобы эта прибыль оказалась близкой к максимально возможной.

Эта проблема весьма характерна для крупных организаций, в том числе, использующих конкурентные методы в своих закупках. Нередко они выбирают лучшего контрагента на открытом конкурсе, с замечательными корпоративными скидками, но оценка самой потребности в закупке не проводится, или же она носит весьма поверхностный характер.

Пример 1.1. Целесообразность в закупках торгово-промышленной компании

В компании “Аркониак” (одной из крупнейших российских торгово- промышленной компаний) закупки осуществляются департаментом хозяйственного обеспечения на основе ежеквартального плана, составляемого по заявкам подразделений.

Специалисты департамента, ответственные за закупки, осуществляют выбор контрагентов, проводя конкурсы и запросы котировок, что позволяет им достигнуть экономии средств (около 10-15%). Однако, оценка целесообразности (обоснованность) заявок ими осуществляется достаточно формально.

Результаты проведенного аудита показали, что не менее 10% от закупленных товаров и услуг практически не используется (в том числе ряд дорогостоящих программных продуктов), а производительность значительного процента закупленного оборудования (в первую очередь компьютерного) заметно превышает текущие потребности.

По этой причине, прежде чем производить закупку, специалист по прокьюременту должен убедиться в том, что запланированное к закупке удовлетворяет потребностям организации. Возможно, эта задача будет возложена и на кого-то другого, но она должна быть решаема в обязательном порядке.

Тем более, что описанная проблема может возникать вовсе не случайно.

Различных вариаций на эту тему может быть великое множество, поэтому вопросы контроля за используемыми ресурсами и объективностью потребностей в дополнительных весьма актуальны.

Товары, работы, услуги

Принципы и способы выбора контрагента во многом зависят от предмета закупки. Условно можно выделить три категории:

Некоторые специалисты к этим категориям относят и по иным критериям, например услуги – любые нематериальные продукты, в том числе интеллектуальные, работы – все, что связано со строительством и ремонтом, товары – материальные продукты, а также «серийное» программное обеспечение.

Подобное разделение имеет место как в мировой закупочной практике, так и в российском законодательстве, которое отдельно регламентирует договора поставки, выполнения подрядных работ и оказания услуг (например, Гражданский кодекс РФ, часть II).

Задачи прокьюремента

Для обеспечения бизнеса ресурсами в свою очередь необходимо решить три задачи:

Определение и планирование потребности в ресурсах

В большинстве организаций, как коммерческих, так и государственных, приобретение ресурсов осуществляется на основе годового или (и) квартального планирования. Рассмотрим одну из достаточно часто применяемых схем работы.

Подразделения составляют перечень необходимых для их успешной работы товаров, работ и услуг, на основании которого готовится смета планируемых расходов.

Иногда смета не детализируется, а план закупок не составляется. Например, в ней присутствует статья «компьютеры», без уточнения сколько, когда и каких планируется закупить, а сами закупки проводятся по возникновению потребности, в рамках устанавливаемых сметой расходов лимитов. Подобный подход делает систему планирования более гибкой, но заметно менее контролируемой.

Как видно из этой схемы, контроль целесообразности закупок в явном виде отсутствует. Можно предположить, что эта функция лежит в первую очередь на органе, отвечающем за корректирование смет расходов и соотнесении их с планом доходов перед представлением окончательного проекта бюджета на утверждение руководства.

Но обычно на такие «детали» специалисты, отвечающие за бюджетирование, внимания не обращают, в том числе из-за высокой загруженности, так как разработка и утверждение бюджета нередко проходит в весьма интенсивном режиме.

Решений проблемы может быть несколько. Например, «фильтр целесообразности» вполне встраиваем на уровнях:

Стоит отметить, что план закупок должен также быть увязан с текущим состоянием запасов (резервов) – возможно, удовлетворить возникшую потребность можно путем использования ранее приобретенных продуктов.

Например, если кому-то из сотрудников куплен новый компьютер, старый возвращается на склад и может быть либо списан, либо реализован, либо выдан вновь принятому на работу в организацию специалисту.

Выбор оптимального предложения

При выборе оптимального контрагента лучших результатов удается достичь при использовании методов конкурентных закупок, таких как открытые конкурсы, запрос предложений и т. п. Однако, даже идеально организованного с процедурной точки зрения конкурса не всегда достаточно.

Также важно иметь максимально полную информацию о существующих поставщиках и предлагаемой ими продукции и услугах, а также суметь заинтересовать их в участии в проводимых закупках.

Последнее нередко требует больших усилий, так как, благодаря большому числу нарушений при проведении конкурсов другими заказчиками, недоверия к ним у поставщиков более чем достаточно.

Эффективное использование ресурсов

Хотя мы рассматриваем в этой книге вопросы организации закупок, иногда потребность можно удовлетворить, используя уже имеющиеся в наличии ресурсы. Например, перераспределяя не используемые (или не в полной мере используемые) некоторыми подразделениями.

Пример 1.2. Подписка на информационные ресурсы: проблема дублирования

Звонок в редакцию специализированного бюллетеня по закупкам.

Как оказалось в дальнейшем, эта фирма действительно была подписана, и довольно давно, на данное издание. Но подписку оформили сотрудники другого структурного подразделения.

Некоторые ресурсы вообще не следует закреплять за конкретным пользователем. Например, автотранспорт (за исключение представительского, а также случаев, когда его постоянное использование необходимо для работы подразделения, в частности, для службы доставки).

В целом, вопрос эффективности использования ресурсов выходит за пределы закупочной тематики, но недоучет его в планировании закупок приводит к снижению эффективности всей системы обеспечения организации.

Источник