Приемщик заявок обработка документов что за работа

Должностная инструкция специалиста по приему и обработке заказов

Открыть в формате WORD

Как следует уже из названия должности, этот специалист осуществляет функции по получению и обработке поступающих заказов. Эта должность вводится преимущественно на торговых предприятиях и предприятиях, оказывающих различные услуги. Но особую актуальность она приобрела в оптовой и розничной торговле, производстве. Под товаром, на который данный специалист принимает и обрабатывает заказы, понимается не только продукция, предназначенная для конечного потребления, но и иные товарно-материальные ценности для перепродажи или производственных целей.

Все поступающие заказы можно условно разделить на внешние и внутренние как по отношению к товару (нахождению на предприятии или вне его), так и по отношению к заказчику, который также может быть внешним (сторонним) и внутренним (например сотрудником предприятия, делающим заказ для каких-либо производственных нужд).

Таким образом, можно составить следующую структуру вариантов заказов:

1) внешний заказчик заказывает товар, находящийся на предприятии;

2) внешний заказчик заказывает товар, находящийся вне предприятия;

3) внутренний заказчик заказывает товар, находящийся на предприятии;

4) внутренний заказчик заказывает товар, находящийся вне предприятия.

Конечно, данная классификация носит лишь первичный характер. В зависимости от сферы, в которой работает специалист, возможно дальнейшее разветвление этой структуры.

В задачи специалиста по приему и обработке заказов входит идентификация вида заказа и принятие мер по его выполнению.

В основном заказы поступают по телефону или по факсу, иногда — по почте. Однако в настоящее время в связи с тем, что все большее распространение получает электронная торговля, развивается система заказов по E-mail или через сайты в Интернете.

Специалист по приему заказов принимает их, проверяет наличие необходимых параметров заказа (указание вида товара, его количества и т.д.) и реквизитов (координат) заказчика.

После этого он начинает обработку, которая заключается в оформлении соответствующих документов на товар (накладных, заявок на приобретение и т.д.), их переадресацию в соответствующее подразделение (это может быть склад предприятия, отдел закупок и др.). В случае обезличенного общения с клиентом (через Интернет или по факсу) при необходимости (например при большом объеме заказа) специалист может связаться с абонентом для уточнения или получения подтверждения заказа.

Далее он отслеживает и контролирует маршрут выполнения заказа, координирует работу исполнительных служб, вплоть до вручения заказа и оплаты его заказчиком. После всего цикла специалист по приему и обработке заносит все сведения о заказе в архив и делает отметку о его выполнении. Как правило, архивы представляют собой электронные базы данных на компьютере.

ИНСТРУКЦИЯ СПЕЦИАЛИСТА ПО ПРИЕМУ И ОБРАБОТКЕ ЗАКАЗОВ

1. На должность специалиста по приему и обработке заказов назначается лицо, имеющее

Источник

Должностная инструкция по специальности «Специалист по приему и обработке заказов»

Вы можете скачать должностную инструкцию специалиста по приему и обработке заказов бесплатно. Должностные обязанности специалиста по приему и обработке заказов

_____________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее ________________________________

утверждать должностную инструкцию)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

СПЕЦИАЛИСТА ПО ПРИЕМУ И ОБРАБОТКЕ ЗАКАЗОВ

1. Общие положения

1.1.Настоящая должностная инструкция определяет права, ответственность и должностные обязанности специалиста по приему и обработке заказов_____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения

1.2.На должность специалиста по приему и обработке заказов принимается лицо с высшим (средним) профессиональным (техническим) образованием (требований к стажу работы нет); стажем работы в торговле не менее 1 года.

1.3.Специалист по приему и обработке заказов должен знать:

-информацию о товарах (услугах);

-этику делового общения;

-технологию обработки заказов с использованием компьютера;

-основы трудового законодательства;

-требования к оформлению заказов;

-основы учета заказов;

-порядок контроля за прохождением и выполнением заказов;

-правила внутреннего трудового распорядка.

1.4.Специалист по приему и обработке заказов принимается на должность и освобождается от нее по приказу руководителя предприятия по представлению ___________________________.

1.5.Специалист по приему и обработке заказов находится в подчинении у_________________.

1.6.В период отсутствия специалиста по приему и обработке заказов (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности возлагаются на лицо, назначенное в установленном порядке, приобретающее соответствующие права и несущее ответственность за качественное и своевременное исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

Специалист по приему и обработке заказов обязан:

2.1.Давать заказчику (клиенту) консультацию по правилам и предмету заказа (оформление, цена, параметры, сроки и место выполнения заказа).

2.2.Проверять наличие всех реквизитов заказа.

2.3.Корректировать сроки и условия выполнения заказов и в случае необходимости информировать заказчиков (клиентов) об изменении параметров заказа.

2.4.Вести архив выполненных заказов.

2.5.Идентифицировать вид заказа.

2.6.Направлять заказ в соответствующее подразделение предприятия.

2.7.Координировать работу подразделений, задействованных в реализации заказа.

2.8.Контролировать своевременное выполнение заказа.

2.9.Составлять отчет (ежедневный, ежемесячный, ежеквартальный, годовой) для последующего анализа и корректировки системы работы с заказами.

3. Права

Специалист по приему и обработке заказов вправе:

3.1.Запрашивать от структурных подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.2.Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

3.3.Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.4.Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

4. Ответственность

Специалист по приему и обработке заказов ответственен за:

4.1.Недолжное выполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в установленных действующим трудовым законодательством РФ рамках.

4.2.Правовые нарушения, совершенные в процессе своей деятельности в установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ рамках.

4.3.Причинение материального ущерба предприятию в установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ рамках.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________

Источник

Prom-Nadzor.ru

Вы здесь

Должностная инструкция специалиста по приему и обработке заказов

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.2. Работник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Организации.

1.3. Работник подчиняется непосредственно ______________ Организации.

1.4. На должность Работника назначается лицо, имеющее профессиональное (техническое) образование, (высшее; среднее) (без предъявления требований к стажу работы; стаж работы в торговле не менее 1 года).

1.5. Работник должен знать:

— Информацию о товарах (услугах).

— Требования к оформлению заказов.

— Основы учета заказов.

— Порядок контроля за прохождением и выполнением заказов.

— Этику делового общения.

— Технологию обработки заказов с использованием компьютера.

— Основы трудового законодательства.

— Правила внутреннего трудового распорядка.

1.6. В период временного отсутствия Работника его обязанности возлагаются на ________________.

1.7. Работник подчиняется непосредственно __________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Дает заказчику (клиенту) консультацию по правилам и предмету заказа (оформление, цена, параметры, сроки и место выполнения заказа).

2.2. Проверяет наличие всех реквизитов заказа.

2.3. Идентифицирует вид заказа.

2.4. Направляет заказ в соответствующее подразделение предприятия.

2.5. Координирует работу подразделений, задействованных в реализации заказа.

2.6. Контролирует своевременное выполнение заказа.

2.7. Корректирует сроки и условия выполнения заказов и в случае необходимости информирует заказчиков (клиентов) об изменении параметров заказа.

2.8. Ведет архив выполненных заказов.

2.9. Составляет отчет (ежедневный, ежемесячный, ежеквартальный, годовой) для последующего анализа и корректировки системы работы с заказами.

3. ПРАВА

3.1. Работник имеет право:

— на предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;

— на предоставление ему рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором;

— на предоставление ему полной и достоверной информации об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;

— на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;

— на получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности, ознакомление с проектами решений руководства Организации, касающимися его деятельности;

— на взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности;

— представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.2. Работник вправе требовать от Работодателя оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Работник несет ответственность за:

4.2. Нарушение правил техники безопасности и инструкции по охране труда.

4.3. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Работодателя и его работникам.

4.4. Правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Работника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью Работник обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

Источник

Охрана Труда

Должностная инструкция приемщика заказов

Должностная инструкция приемщика заказов

1.1 Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность приемщика заказов.

1.2 Приемщик заказов относится к категории технических исполнителей.

1.3 Приемщик заказов назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.

1.4 Взаимоотношения по должности:

Лицо, назначенное в установленном порядке

Начальное профессиональное образование

без предъявления требований к стажу работы

правила бытового обслуживания населения;

перечень оказываемых услуг (выполняемых работ) и форм их предоставления;

цены на оказываемые услуги (выполняемые работы), а также на используемые при этом материалы, запасные части и фурнитуру исполнителя (обозначенные на их образцах) и сведения о порядке и форме оплаты;

прейскуранты (тарифы) на услуги;

виды, марки, артикулы, типы, наименование, устройство и принцип работы (изделий, материалов, приборов) и другие качественные характеристики товарно-материальных ценностей;

виды технологической обработки и маркировки;

правила оформления документации по приему и выдаче заказов в соответствии с положениями и инструкциями;

порядок ведения книги учета движения заказов;

порядок приема, хранения и сдачи денежных средств;

основы организации бухгалтерского учета;

государственные стандарты бытовых услуг и технические условия;

порядок извещения своего непосредственного руководителя о всех недостатках, обнаруженных во время работы;

правила внутреннего трудового распорядка;

правила охраны труда, производственной санитарии и личной гигиены;

правила пожарной безопасности;

работы по специальности

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия (заведующего производством); Положение о подразделении, Должностная инструкция приемщика заказов, Правила внутреннего трудового распорядка.

4.1. Приемщик заказов перед началом рабочего дня:

— проходит в установленном порядке периодические медицинские осмотры;

— проходит в установленном порядке инструктаж по охране труда;

— принимает рабочее место;

— подготавливает рабочее место и средства индивидуальной защиты;

— проверяет исправность оборудования, приспособлений и инструмента, ограждений, сигнализации, блокировочных и других устройств, защитного заземления, вентиляции, местного освещения и т.п.;

— получает сырье и материалы;

4.2. В процессе работы приемщик заказов:

— соблюдает требования личной гигиены и производственной санитарии;

— соблюдает правила использования технологического оборудования, приспособлений и инструментов, способы и приемы безопасного выполнения работ;

— немедленно ставит в известность своего непосредственного руководителя о всех недостатках, обнаруженных во время работы;

— оказывает первую (доврачебную) помощь пострадавшим при травмировании, отравлении в аварийных ситуациях и внезапном заболевании;

4.3. В течение рабочего дня приемщик заказов:

— осуществляет прием от населения заказов на бытовые услуги;

— предоставляет заказчикам необходимую и достоверную информацию об услугах;

— определяет в соответствии с установленными правилами приема наименование изделия, объем работ, процент износа, отдельные дефекты, укомплектованность изделий, количество и другие признаки, дефекты и объем ремонтных работ ювелирных изделий, бытовых машин, приборов, часов, радиотелевизионной аппаратуры, степени загрязнения, прочности окраски, качества принимаемого белья в стирку и др.;

— предупреждает заказчика об обнаружении:

• непригодности или недоброкачественности переданных заказчиком материала, оборудования, технической документации или переданной для переработки (обработки) вещи;

• возможных неблагоприятных для заказчика последствий выполнения его указаний о способе выполнения работы (оказания услуги);

• иных не зависящих от организации бытового обслуживания обстоятельств, которые грозят годности или прочности результатов выполняемой работы либо создают невозможность ее завершения в срок;

— выписывает на принятые заказы квитанции с определением прейскурантной цены на исполнение заказа в соответствии с действующими прейскурантами;

— определяет срок выполнения работ;

— распределяет и направляет для исполнения с оформлением необходимой сопроводительной документации заказов на комбинат бытового обслуживания, фабрику-прачечную, дом быта, мастерскую и др.;

— получает выполненные заказы от организаций (структурных подразделений организации) бытового обслуживания с проверкой качества выполненных работ;

— выдает изделия заказчику по предъявленной квитанции;

— получает деньги от заказчиков и сдает их в соответствии с установленным порядком материально-ответственному лицу;

— представляет заказчику отчет об израсходовании материала (сырья) и возвращает его остаток либо с согласия заказчика уменьшает цену работы (стоимость услуги);

— принимает по телефону заказы от населения на выполнение бытовых услуг;

— контролирует сроки исполнения и оплаты заказов;

— при выдаче исполненного заказа информирует заказчика о гарантийных сроках на выполненные услуги (работы);

— ведет картотеку гарантийного ремонта изделий;

— ведет книгу учета заказов;

4.4. Приемщик заказов в конце рабочего дня:

— сдает неиспользованные сырье и материалы;

— осуществляет уборку рабочего места;

— сдает рабочее место;

Приемщик заказов имеет право:

5.1. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

5.2. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

5.3. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении им его должностных обязанностей и прав.

Приемщик заказов несет ответственность:

7.1. Режим работы приемщика заказов определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

Условия оплаты труда приемщика заказов определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.

9 Заключительные положения

9.1 Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.

9.2 Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.

9.3 Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.

Источник

Эффективная обработка входящих заявок

Обработка, приоритезация и отслеживание входящих заявок требует больших усилий, особенно если они поступают с разных каналов, таких как электронная почта, мессенжеры, хелпдеск, телефонные звонки и другие каналы. Управление всеми этими запросами требует времени и ресурсов и является непростой задачей. А правильная реализация управления запросами, отвечающая потребностям компании, позволяет ей повысить производительность различных операций и улучшить структуру прибыли и затрат.

Как можно обрабатывать заявки

Сейчас предприниматели используют два основных варианта обработки заявок, вне зависимости от типа предприятия:

К традиционному относятся такие способы обработки заявок, как электронная почта, социальные сети (ВКонтакте, Телеграмм, Одноклассники, Инстаграм и многие другие), телефонные звонки и так далее. В каждом случае необходимо прорабатывать стратегию, нанимать специалистов для успешной обработки заявок конкретным способом.

Справка! Например, для приема звонков большинство крупных компаний создают Call-центры, а в последнее время большую популярность набрали SMM-специалисты, которые работают с социальными сетями.

Традиционные способы эффективны при небольшом охвате, когда с задачей может справиться несколько человек. Обычно создается небольшая команда, которая работает над совместной целью. На самых ранних этапах развития компании с этим может справиться даже около 10 человек. Но если охват и количество заявок растет, то увеличение специалистов для обработки всей поступающей информации приведет к большим расходам, которые больно ударят по счету компании. В таком случае понадобятся современные IT-технологии, к которым относится сервис Smart Service.

Что представляют собой современные IT-технологии для обработки заявок

Ярким примером современной IT-технологии для обработки заявок является Smart Service, который объединяет в себе заказчиков, поставщиков и подрядчиков. То есть эта программа позволяет оптимизировать бизнес-процесс, работу персонала, а также контроль за этими процессами. На первый взгляд может показаться, что затраты на подобные технологии превышают стоимость традиционной обработки заявок. Но, на самом деле, происходит снижение затрат и расходов на производственные процессы. В отдельных случаях снижение расходов может достигать 50%. А все благодаря автоматизации и оптимизации бизнес-процессов.

Иногда предприниматели путают две разных технологии: хелпдеск (Help Desk) и сервисдеск (Service Desk). В первом случае речь идет об инструменте для техподдержки пользователей, который облегчает работу (наиболее популярными вариантами выбора являются Exel или другая система учета). Service Desk – это специально разработанные методики и процедуры, которые помогают организовать сервисные службы технической поддержки. Благодаря оптимизации при помощи сервисдеск, улучшается и ускоряется процесс обработки заявок и не только. Так, современные IT-технологии должны обладать следующими параметрами:

И если первые семь пунктов может выполнять система хелпдеск, то остальные пункты Help Desk реализовать не сможет. В этом и заключается преимущество сервисдеска, хоть эта технология и стоит несколько дороже. При этом Service Desk может обладать дополнительными параметрами, которые облегчат предпринимателю и его команде использование этой IT-технологии. К таким дополнительным функциям можно отнести:

Почему лучше использовать IT-технологии, а не традиционный способ обработки заявок

Традиционный способ обработки заявок отлично подходит для начального этапа развития бизнеса. Но со временем поток клиентов растет, появляется потребность в быстродействии и высокой скорости обслуживания. В этом случае и помогут IT-технологии, которые смогут оптимизировать весь процесс. А значит, увеличится скорость и качество обработки заявок. Кроме этого, Service Desk обладает и целым рядом других преимуществ:

Как можно было заметить, выше описаны преимущества для работы внутри компании. Но еще есть ряд достоинств Service Desk, которые помогают решать задачи для работы с клиентами и заказчиками. К таким преимуществам сервисдеск относится:

Как видно из двух последних списков, современные IT-технологии имеют преимущество перед традиционными способами обработки заявок как для работы внутри компании, так и для работы с клиентами или заказчиками. При этом Service Desk можно интегрировать в любой бизнес: курьерская служба, сервисная компания, торговый центр, управляющая и обслуживающая компания или строительная организация.

Источник