обязательное поле в access
Поля формы с обязательным заполнением
Помощь в написании контрольных, курсовых и дипломных работ здесь.
Открытие формы на добавление записи с автоматическим заполнением связанного поля
Приветствую всех! Помогите разобраться! В БД имеются две таблицы, связанные через поле «код.
Проблемы с заполнением полей формы
Ребят С Наступающим Новым Годом! Подскажите пожалуйста как быть. В БД есть форма «Форма086/у» 1.
Сумма значений поля подчиненной формы по условию на значение другого поля той же формы
Здравствуйте. Есть форма в БД Аксесс с подчиненной формой. В подчиненной форме есть 2 поля: Статья.
Проблемма с заполнением подчиненой ленточной формы
Доброго времени суток, уважаемые фоумчане! Столкнулся с проблеммой, при заполнение новых даных в.
Здравствуйте!
Подскажите как решить похожую задачу.
В таблице делать поле обязательным нельзя, так как в некоторых формах его заполнять не обязательно.
Но есть форма где оно должно обязательно заполняться.
Найденные решения не годятся, так как они завязаны на кнопку «закрыть форму».
Форма после редактирования или добавления записи не должна закрываться.
Пример элемента базы прилагаю.
При переходе на следующую запись или добавлении записи, если поле «серийный номер» не заполнено, должно вылезать сообщение об этом.
Переход на следующую запись или добавление новой записи должен блокироваться, пока не будет заполнено поле «серийный номер»
Обязательное поле в access
Искусство создания базы данных в Microsoft Office Access 2007
Предметом изучения данного пособия является процесс создания базы данных в Microsoft Office Access 2007, интерфейс которой отличается от предыдущих версий Access. Настоящее учебное пособие написано для студентов Института математики Сибирского федерального университета, обучающихся по направлениям и специальностям: «Математика», «Математика. Компьютерные науки», «Прикладная математика и информатика». Включенные в пособие материалы составляют практический раздел дисциплины «Основы баз данных», читаемой автором на протяжении многих лет студентам-математикам.
Цель пособия: ознакомить студентов с идеями и методами создания баз данных с помощью современных систем управления базами данных (СУБД). В качестве примера взята самая популярная и доступная на сегодняшний день реляционная СУБД ‒ Microsoft Office Access 2007 (далее просто Access). Автор не ставил перед собой задачу дать исчерпывающую информацию о СУБД Access. На этот счет имеется обширная справочная и учебная литература [1 ‒ 3, 6, 7, 9, 11, 15, 19, 21]. Настоящее пособие – учебное издание, адресованное в первую очередь студентам. Поэтому оно содержит не только теоретический материал, но и описание заданий, которые должны выполнить студенты на практических занятиях. Предполагается, что студенты знакомы с основами проектирования баз данных, изложенными в работах [4, 5, 8, 10, 12 – 14, 16 – 18, 20].
Почему называется так пособие? Причем здесь искусство? Дело в то, что в Access одно и то же действие можно реализовать различными инструментами. Функциональная избыточность – это главная особенность современных программных средств, в том числе и Access. Разумное использование этой избыточности в определенных ситуациях – искусство построения базы данных в конкретной инструментальной среде. Практические рекомендации по рациональному применению инструментов Access и предостережения от возможных ошибочных решений постоянно даются в тексте данного пособия.
Пособие включает в себя шесть тем, охватывающих полный цикл реализации проекта базы данных с помощью Access: от создания основных объектов и построения пользовательского интерфейса до администрирования базы данных. Изучение первых трех тем, касающихся таблиц, запросов и отчетов, позволяет сформировать общее представление о проблематике баз данных и особенностях построения баз данных в Access. Последние три темы, посвященные формам, макросам и настройке базы данных, направлены на отработку навыков построения пользовательского интерфейса, автоматизацию работы с отчетами и формами, обеспечение целостности и защиту данных. Каждая из шести тем содержит изложение необходимого теоретического материала. Теоретический материал дается «без воды», не перегружен иллюстрациями, снабжен подробными пошаговыми инструкциями по реализации тех или иных проектных решений. Всякая тема завершается практическими заданиями и контрольными вопросами, которые ориентированы на отработку практических навыков и закрепление пройденного материала. В пособии для любого задания предусмотрено десять вариантов – десять различных предметных областей. Все шесть заданий одного того же варианта взаимосвязаны. Их выполнение позволяет для заданной предметной области реализовать все этапы создания базы данных с помощью Access.
• полужирным шрифтом выделены элементы интерфейса и инструменты Access (вкладки, команды, пункты меню, названия клавиш и кнопок, заголовки диалоговых окон и инструментальных средств);
• курсивом обозначены новые термины, а также имена полей и базовых таблиц;
• знак плюс между названиями клавиш означает, что их следует нажимать одновременно, например, Ctrl + P;
• значок ☞ указывает на адресованные читателю важные замечания, рекомендации, предупреждения, ограничения, которые надо учесть.
База данных ‒ это динамически обновляемая информационная модель некоторой предметной области. Работа с базой данных делится на три этапа: проектирование, создание, эксплуатация. Современные базы данных создаются и эксплуатируются при помощи СУБД. СУБД Access позволяет создавать реляционные базы данных, в которых данные хранятся в виде множества связанных между собой таблиц. Всякая база данных формируется на основе проекта, который определяет ее структуру и информационные потребности пользователей. Цель данной темы: дать ответы на основополагающие вопросы, из чего состоит база данных в Access и как ее создать.
Основные объекты базы данных
База данных Access – это файл с расширением ACCDB (ACCDB-файл), в котором хранятся такие объекты как таблицы, запросы, отчеты, формы, макросы, модули.
Таблицы (базовые таблицы) – объекты базы данных, предназначенные для хранения информации о предметной области. Как правило, база данных состоит из нескольких связанных между собой таблиц. Каждую строку таблицы называют в Access записью, а столбец – полем.
Запросы предназначены для извлечения информации, хранящейся в одной или нескольких таблиц. С помощью запросов можно, задав ряд условий, отфильтровать и отобразить только нужные записи. В базе данных хранятся не результаты выполнения запросов, а лишь предписания описывающие, какую информацию надо извлечь из таблиц базы данных.
Отчеты служат для представления и печати информации, хранящейся в таблицах и формируемой запросами базы данных. С помощью отчетов можно просматривать и печатать нужные сведения в виде документов установленного образца. Отчеты можно запускать в любое время, и они всегда будут отражать текущее состояние базы данных.
Формы называют окнами базы данных, которые используются для просмотра, ввода и редактирования данных, организации пользовательского интерфейса. Они могут содержать кнопки для выполнения различных команд.
Модули и макросы расширяют функциональные возможности Access и позволяют автоматизировать некоторые специфические процессы обработки информации, диктуемые предметной областью.
Макросы – это программы, составленные из макрокоманд. Набор макрокоманд Access представляет собой упрощенный язык программирования и содержит несколько десятков команд. Каждая макрокоманда задает определенное действие над каким-либо объектом базы данных. Макросы чаще всего запускаются при наступлении определенных событий. Например, когда открываемый отчет пустой.
Модули (модули VBA), как и макросы, являются программами. Они пишутся на языке программирования Visual Basic для приложений (VBA). Это язык программирования более низкого уровня, чем язык макрокоманд.
Запуск системы и существующей базы данных
Чтобы запустить Access, нужно выполнить следующие действия.
1. Щелкнуть по кнопке Пуск на панели задач Windows.
2. Указать Все программы.
3. Выбрать Microsoft Office, а затем Microsoft Access.
Откроется страница Приступая к работе с Microsoft Office Access. В ней показано, с чего можно начать работу в Access. Например, можно открыть одну из недавно использованных баз данных, создать новую базу данных с помощью шаблона или создать новую пустую базу данных.
Если запуск Access осуществлен, открыть существующую базу данных можно с помощью кнопки Microsoft Office, расположенной в верхнем левом углу страницы Приступая к работе с Microsoft Office Access. Это можно сделать так.
1. Щелкнуть кнопку Microsoft Office. Откроется окно, в котором выбрать пункт Открыть.
2. В диалоговом окне Открытии документа найти ACCDB-файл базы данных и нажать кнопку Открыть.
Введение в использование типов данных и свойств полей
Каждая таблица в Access состоит из полей. В свойствах поля описываются характеристики и поведение добавляемых в него данных. Тип данных поля — это самое важное свойство, которое определяет, какие данные могут храниться в поле. В этой статье описаны типы данных и другие свойства поля, доступные в Access, а также приведена дополнительная информация в разделе справочных сведений о типах данных.
В этой статье
Общие сведения
Иногда типы данных могут показаться неочевидными, например в поле с типом данных «Текст» могут храниться данные, состоящие из текста и чисел. Но в поле с типом данных «Число» могут храниться только числовые данные. Поэтому вам нужно знать, какие свойства используются для каждого типа данных.
Тип данных поля определяет много других важных характеристик поля, в частности:
форматы, которые можно использовать в поле;
максимальный размер значения в поле;
способ использования поля в выражениях;
возможность индексирования поля.
В зависимости от способа создания нового поля тип данных поля может быть задан заранее или его можно выбрать. Например, если при создании поля в режиме таблицы вы:
используете существующее поле из другой таблицы, типы данных уже определены в ней или в шаблоне;
вводите данные в пустом столбце (или поле), Access назначает полю тип данных, исходя из вводимых значений, или вы можете назначить тип данных и формат для поля;
на вкладке Изменение полей в группе Поля и столбцы выбираете команду Добавить поля, Access отображает список типов данных для выбора.
Когда какой тип данных использовать?
Тип данных поля можно обдумать как набор характеристик, которые применяются ко всем его значениям. Например, значения, которые хранятся в текстовом поле, могут содержать только буквы, цифры и ограниченный набор знаков препинания, а текстовое поле может содержать не более 255 знаков.
Совет: Иногда все выглядит так, как будто данные в поле имеют один тип, а на самом деле это данные другого типа. Например, поле вроде бы содержит числовые значения, но на самом деле это текстовые значения, представляющие номера комнат. Часто для сравнения или преобразования значений с разными типами данных используются выражения.
В таблицах ниже показаны форматы, доступные для каждого типа данных, и описаны результаты форматирования.
Основные типы
Короткие буквенно-цифровые значения, например фамилия или почтовый адрес. Помните, что начиная с версии Access 2013, текстовый тип данных переименован в Краткий текст.
Числовой, Большое число
Числовые значения, например расстояния. Помните, что для денежных значений есть отдельный тип данных.
Значения «Да» и «Нет», а также поля, содержащие только одно из двух значений.
Date/Time, Date/Time Extended
Дата/время: значения даты и времени для лет от 100 до 9999.
Дата/время с расширением: значения даты и времени для лет с 1 по 9999.
Текст или сочетание текста и чисел, которые отформатированы с помощью элементов управления цветом и шрифтом.
Результаты вычисления. Вычисление может ссылаться на другие поля в той же таблице. Вычисления создаются с помощью построителя выражений. Вычисляемые поля впервые появились в Access 2010.
Вложенные изображения, файлы электронных таблиц, документы, диаграммы и другие файлы поддерживаемых типов в записях базы данных (как и в сообщениях электронной почты).
Текст или сочетание текста и чисел, сохраненное как текст и используемое в качестве адреса гиперссылки.
Длинные блоки текста. Типичный пример использования поля MEMO — подробное описание продукта. Помните, что начиная с версии Access 2013, тип данных MEMO переименован в «Длинный текст».
Список значений, которые получены из таблицы или запроса, или набор значений, которые вы указали при создании поля. Запускается мастер подстановок, с помощью которого можно создать поле подстановки. В зависимости от выбора, сделанного в мастере, данные в поле подстановки могут иметь текстовый или числовой тип.
У полей подстановки есть дополнительный набор свойств, которые находятся на вкладке Подстановка в области Свойства поля.
Примечание: В файлах формата MDB недоступны вложения и вычисляемые данные.
Числовой
Числа без дополнительного форматирования (точно в том виде, в котором хранятся).
Обычные денежные значения.
Обычные денежные значения в формате ЕС.
Числовые данные с десятичными знаками.
Значения в процентах.
Дата и время
Краткий формат даты
Дата в кратком формате. Зависит от региональных параметров даты и времени. Например, 14.03.2001 для России.
Средний формат даты
Дата в среднем формате. Например, 03-апр-09 для России.
Длинный формат даты
Дата в длинном формате. Зависит от региональных параметров даты и времени. Например, 14 марта 2001 г. для России.
Время только в 12-часовом формате, который будет соответствовать изменениям в региональных параметрах даты и времени.
Средний формат времени
Время в 12-часовом формате, после которого указываются символы AM (до полудня) или PM (после полудня).
Время только в 24-часовом формате, который будет соответствовать изменениям в региональных параметрах даты и времени.
Логический
Объект OLE Объекты OLE, например документы Word.
Свойство «Размер поля»
После создания поля и указания типа данных для него можно настроить дополнительные свойства поля. Набор доступных дополнительных свойств зависит от типа данных поля. Например, вы можете настроить размер текстового поля с помощью свойства Размер поля.
Для числовых и денежных полей свойство Размер поля особенно важно, поскольку определяет диапазон значений поля. Например, одноразрядное числовое поле может содержать только целые числа в диапазоне от 0 до 255.
Свойство Размер поля определяет также, сколько места на диске занимает каждое значение числового поля. В зависимости от размера поля число может занимать 1, 2, 4, 8, 12 или 16 байт.
Примечание: В полях MEMO и текстовых полях возможны значения переменных размеров. Для этих типов данных свойство Размер поля задает максимальный размер доступного пространства для одного значения.
Дополнительные сведения о свойствах полей и той роли, которую они выполняют для различных типов данных, см. в разделе Справочные сведения о типах данных. Ознакомьтесь также со статьей Задание размера поля.
Типы данных в связях и соединениях
Связь между таблицами — это связи между общими полями в двух таблицах. Связь может быть одного из следующих типов: один к одному, один ко многим, многие ко многим.
Объединение — это SQL, которая объединяет данные из двух источников в одну запись в запросе набор записей на основе значений в указанном поле, которые есть у них общие. Присоединиться может быть внутреннее соединение, левое внешнее соединение или правое внешнее соединение.
Когда вы создаете связь между таблицами или добавляете соединение в запрос, типы данных в соединяемых полях должны быть одинаковые или совместимые. Например, вы не сможете создать соединение между числовым и текстовым полями, даже если значения в этих полях совпадают.
При использовании связи или соединения поля с типом данных «Счетчик» совместимы с полями числового типа, если для свойства Размер поля последних задано значение Длинное целое.
Для поля, участвующего в связи между таблицами, нельзя изменить тип данных или свойство Размер поля. Чтобы изменить свойство Размер поля, временно удалите связь. Но после изменения типа данных вы не сможете снова создать связь, пока не измените тип данных связанного поля. Дополнительные сведения о таблицах см. в статье Общие сведения о таблицах.
Справочные сведения о типах данных
Тип данных, применяемый к полю, содержит набор свойств, которые вы можете выбрать. Чтобы получить дополнительные сведения, щелкните типы данных ниже.
Ограничение ввода данных с помощью правил проверки
Правила проверки позволяют выполнять проверку данных по мере их ввода в базы данных Access для настольных систем. Для правильного форматирования правил вы можете использовать построитель выражений. Правила проверки можно задавать в конструкторе таблиц или в режиме таблицы. В Access существуют правила проверки трех типов.
Запрет прошедших дат: >=Date()
Число не больше пяти: =0
Проверка того, что дата окончания не предшествует дате начала: [Дата окончания]>=[Дата начала]
В этой статье
Общие сведения
В этой статье описывается, как применять правила и текст проверки к полям таблицы и элементам управления формы. Правила проверки позволяют ограничить ввод данных в поля таблицы и элементы управления формы (например, текстовые поля). Текст проверки отображается для подсказки, если пользователь вводит недопустимые данные.
После ввода данных Access проверяет их на соответствие правилу проверки. Если данные недопустимы, отобразится сообщение.
В Access есть несколько способов ограничения ввода данных.
Можно также использовать свойство Правило проверки, чтобы ограничить ввод строго определенными значениями, и свойство Сообщение об ошибке, чтобы предупреждать пользователей об ошибках. Например, правило >100 And Правило проверки требует ввода значений между 100 и 1000. Правило [ДатаОкончания]>=[ДатаНачала] требует, чтобы вводимая дата окончания совпадала с датой начала либо следовала за ней. Текст типа «Введите значения в диапазоне от 100 до 1000» или «Введите дату окончания, которая не предшествует дате начала», указанный в свойстве Сообщение об ошибке, сообщит пользователям о допущенной ошибке и о том, как ее исправить.
Эти методы проверки данных можно использовать как вместе, так и в отдельности. Типы данных являются обязательными и предоставляют наиболее распространенные типы проверки данных.
Дополнительные сведения о типах данных, размерах полей и масках ввода см. в статье Введение в использование типов данных и свойств полей.
Типы правил проверки
Можно создать два основных типа правил проверки.
Применение правил проверки
Можно задавать правила проверки для полей таблиц и элементов управления в формах. Заданные правила проверки для таблиц применяются также при импорте данных. Чтобы добавить правила проверки в таблицу, откройте нужную таблицу и используйте команды на вкладке Поля ленты. Чтобы добавить правила проверки в форму, откройте форму в режиме макета и добавьте эти правила в свойства отдельных элементов управления.
Из инструкций, приведенных в разделе Добавление правила проверки в таблицу, вы узнаете, как добавлять правила проверки в поля таблицы. А в разделе Добавление правила проверки для элемента управления формы, который вы найдете ниже в этой статье, описано, как добавлять правила в свойства отдельных элементов управления.
Данные, которые можно ввести в правило проверки
Дополнительные сведения о выражениях см. в статье Создание выражений.
Добавление правила проверки в таблицу
В таблицу можно добавлять правила проверки поля и проверки записи. Правило проверки поля проверяет данные, введенные в поле, и применяется при переходе к следующему полю. Правило проверки записи проверяет данные, введенные в одно или несколько полей, и применяется при переходе к следующей записи. Обычно правило проверки записи сравнивает значения нескольких полей.
Примечания: Правила проверки не поддерживаются в таких типах полей:
Создание правила проверки поля
Выберите поле, которое требуется проверить.
На вкладке Поля в группе Проверка поля нажмите кнопку Проверка и выберите пункт Правило проверки поля.
Создайте правило проверки с помощью построителя выражений. Дополнительные сведения об использовании построителя выражений см. в статье Использование построителя выражений.
Создание сообщения для отображения при вводе недопустимых данных
Выберите поле, для которого требуется создать сообщение на случай ввода недопустимых значений. Поле уже должно содержать правило проверки.
На вкладке Поля в группе Проверка поля нажмите кнопку Проверка и выберите пункт Сообщение проверки поля.
Введите соответствующее сообщение. Например, для правила проверки >10 можно ввести сообщение Введите значение больше 10.
Примеры правил проверки поля и сообщений см. в разделе Справочная информация о правилах проверки.
Создание правила проверки записи
Откройте таблицу, в которой требуется выполнить проверку записей.
На вкладке Поля в группе Проверка поля нажмите кнопку Проверка и выберите пункт Правило проверки поля.
Создайте правило проверки с помощью построителя выражений. Дополнительные сведения об использовании построителя выражений см. в статье Использование построителя выражений.
Создание сообщения для отображения при вводе недопустимой записи
Откройте таблицу, для которой требуется создать сообщение на случай ввода недопустимых значений. Таблица уже должна содержать правило проверки.
На вкладке Поля в группе Проверка поля нажмите кнопку Проверка и выберите пункт Сообщение о проверке записи.
Введите соответствующее сообщение. Например, для правила проверки [ДатаНачала] можно ввести сообщение «Дата начала должна предшествовать дате окончания».
Проверка имеющихся данных на соответствие новому правилу проверки
При добавлении правила проверки в существующую таблицу может потребоваться применить правило для проверки всех имеющихся данных на допустимость.
Откройте таблицу для проверки в режиме конструктора.
На вкладке Конструктор в группе Сервис нажмите кнопку Проверка условий.
Нажмите кнопку Да, чтобы закрыть сообщение и начать проверку.
Если будет предложено сохранить таблицу, нажмите кнопку Да.
В процессе работы могут выводиться и другие предупреждения. Прочтите инструкции в каждом из них и нажмите соответствующие кнопки Да или Нет, чтобы завершить или прекратить проверку.
Добавление правила проверки в элемент управления формы
Можно использовать свойства элементов управления Правило проверки и Сообщение об ошибке для проверки данных, вводимых в элемент управления, и предупреждения пользователей о вводе недопустимых данных.
Совет: При автоматическом создании формы из таблицы с помощью одной из команд в группе «Формы» на ленте все проверки поля, имеющиеся в базовой таблице, наследуются соответствующими элементами управления в форме.
Элемент управления и поле таблицы, с которым он связан, могут иметь разные правила проверки. Это позволяет при необходимости установить для формы большее количество ограничений, чем для таблицы. В этом случае сначала будет применяться правило формы, а затем — правило таблицы. Если для таблицы установлено больше ограничений, чем для формы, приоритет отдается правилам, заданным для поля таблицы. Если правила являются взаимоисключающими, ввод каких-либо данных будет невозможен.
Предположим, что к полю даты в таблице применено следующее правило:
Таким образом, в поле данных необходимо вводить значения, предшествующие 2010 году, а в элементе управления формы — не ранее этого года. Согласно этим правилам нельзя ввести никакую дату.
Создание правила проверки для элемента управления
Щелкните правой кнопкой мыши форму, которую требуется изменить, и выберите пункт Режим макета.
Щелкните правой кнопкой мыши элемент управления, который требуется изменить, и выберите пункт Свойства для отображения окна свойств.
Откройте вкладку Все и введите правило проверки в поле свойства Правило проверки.
Совет: Нажмите кнопку Построить для запуска построителя выражений.
Дополнительные сведения об использовании построителя выражений см. в статье Использование построителя выражений.
Введите сообщение об ошибке в поле свойства Сообщение об ошибке.
Справочная информация о правилах проверки
В правилах проверки используется синтаксис выражений Access. Дополнительные сведения о выражениях см. в статье Введение в использование выражений.
Примеры правил и текста проверки
Введите значение, отличное от нуля.
Значение не должно быть отрицательным.
Введите положительное число.
значение должно быть равно 0 либо быть больше 100.
Введите значение со знаком процента. (Для полей с числовыми значениями процентов.)
=#01.01.2007# AND =Int(Now())
Ведите текущую дату.
Введите «М» для мужского пола, «Ж» — для женского.
Дата окончания не должна предшествовать дате начала.
Примеры синтаксиса для основных операторов правил проверки
Проверяет наличие противоположных значений. Используется перед любым оператором сравнения, кроме IS NOT NULL.
NOT > 10 (то же, что и N
Проверяет наличие значений, равных существующим элементам списка. Значение, используемое в сравнении, должно быть списком значений, разделенных запятыми и заключенных в круглые скобки.
IN («Токио», «Париж», «Москва»)
Проверяет принадлежность к диапазону значений. Необходимо использовать два значения для сравнения — верхний и нижний пределы — и разделять эти значения с помощью разделителя AND.
BETWEEN 100 AND 1000 (то же, что и >=100 AND LIKE
Сопоставляет образец строки с текстовым полем или полем МЕМО.
Требует ввода значения в поле. Результат такой же, как при задании для свойства Обязательное поле значения Да. Но если свойство Обязательное поле включено, а пользователю не удается ввести значение, в Access отображается непонятное сообщение об ошибке. Удобнее использовать в базе данных оператор IS NOT NULL и ввести информативное сообщение в свойстве Текст проверки.
Указывает, что все части правила проверки должны быть истинными.
>= #01.01.2007# AND Примечание: Для объединения правил проверки можно также использовать оператор AND. Например: NOT «КНР» AND LIKE «Р*».
Указывает, что некоторые (но не все) части правила проверки должны быть истинными.
Использование подстановочных знаков в правилах проверки
В правилах проверки можно использовать подстановочные знаки. Имейте в виду, что Access поддерживает два набора подстановочных знаков: ANSI-89 и ANSI-92. В этих стандартах используются различные наборы подстановочных знаков.
По умолчанию, для всех файлов формата ACCDB и MDB используется стандарт ANSI-89.
Можно изменить стандарт ANSI для базы данных на стандарт ANSI-92, выполнив следующие действия.
На вкладке Файл выберите пункт Параметры.
В диалоговом окне Параметры Access выберите пункт Конструкторы объектов.
В разделе Конструктор запросов в группе Синтаксис для SQL Server (ANSI 92) установите флажок эта база данных.
Дополнительные сведения об использовании подстановочных знаков и стандартах ANSI для языка SQL см. в статье Справочные сведения о подстановочных знаках в Access.