какие графы должны быть предусмотрены в журнале для фиксации выдачи и возврата ключей
Журнал выдачи ключей от помещений
Для систематизации записей о выдаче и возврате ключей от помещений используют специальный журнал. Он также позволяет контролировать, кто из сотрудников, когда и от какого объекта, кабинета или офиса брал ключи. Заполняет документ ответственный за выдачу ключей сотрудник или специалист службы охраны. Это зависит от того, на каком предприятии или в какой организации ведется учет.
Общие сведения
Выдавать ключи от объекта уполномоченный на это сотрудник обязан при предъявлении документа. Цель такого действия — уменьшить вероятность несчастных случаев или краж на предприятии, проследить, имеет ли доступ к объекту или офису берущий ключ сотрудник.
Документ должен постоянно быть на рабочем месте. А после того как будет заполнена последняя строка таблицы, журнал отправляют на хранение в специальное помещение с остальными документами компании. Хранить его нужно в течение 3 лет.
Как правильно заполнять журнал
Утвержденной формы такого журнала нет. Но структура документа, как правило, всегда одинакова, независимо от типа предприятия.
Журнал представляет собой книгу, внутри которой находится таблица. Титульный лист заполняется так:
Бланк содержит таблицу, графы которой должны включать следующую информацию:
К сведению! В некоторых бланках может присутствовать графа «Примечание». Заполняется она по желанию. Образец заполнения журнала и пустой бланк можно скачать на нашем сайте.
Изготовленный в типографии бланк может иметь также сквозные отверстия для шнуровки. Так как унифицированной формы нет, возможны различные варианты названия документа и внешний вид.
Таблица N 1. Допустимые расстояния до токоведущих частей электроустановок, находящихся под напряжением
Допустимые расстояния до токоведущих частей
электроустановок, находящихся под напряжением
Напряжение электроустановок, кВ
Расстояние от работников и применяемых ими инструментов и приспособлений, от временных ограждений, м
Расстояния от механизмов и подъемных сооружений в рабочем и транспортном положении от стропов, грузозахватных приспособлений и грузов, м
Сопровождающий работник должен осуществлять контроль за безопасностью работников, допущенных в электроустановки, и предупреждать их о запрещении приближаться к токоведущим частям.
3.6. При осмотре электроустановок разрешается открывать двери щитов, сборок, пультов управления и других устройств.
Не допускается выполнение какой-либо работы во время осмотра.
3.8. При несчастных случаях для освобождения пострадавшего от действия электрического тока напряжение должно быть снято немедленно без предварительного разрешения оперативного персонала.
3.10. Снимать и устанавливать предохранители следует при снятом напряжении.
Допускается снимать и устанавливать предохранители, находящиеся под напряжением, но без нагрузки.
Под напряжением и под нагрузкой допускается заменять:
предохранители трансформаторов напряжения;
предохранители пробочного типа.
3.11. При снятии и установке предохранителей под напряжением необходимо пользоваться:
Ключи от электроустановок должны быть пронумерованы и храниться в запираемом ящике. Один комплект должен быть запасным.
Выдача и возврат ключей должны фиксироваться в журнале произвольной формы, предусматривающей дату, время выдачи и возврата ключей, номер или наименование ключа, наименование помещения, подпись работника, выдавшего ключ, а также подпись работника, получившего ключ.
Ключи от электроустановок должны выдаваться:
Ключи от электроустановок, оперативное обслуживание которых осуществляется круглосуточно оперативным персоналом, должны передаваться по смене с оформлением в оперативном журнале.
Руководитель организации (обособленного подразделения) должен обеспечить организацию хранения, учета, выдачи и возврата ключей от электроустановок.
Приказ о порядке хранения и выдачи ключей от электроустановок
Электроустановки представляют собой объекты с повышенной опасностью, находящиеся под напряжением. По этой причине доступ к ним ограничен посредством замка. Доступ к ключам от этого замка нужно контролировать. Для этого используются различные документы.
Основные особенности
Выдача ключей учитывается оперативным штатом. Если он отсутствует, то ответственность за это может быть возложена на технических сотрудников и управленцев. Для обеспечения контроля ключи требуется пронумеровать. Храниться они должны в ящиках, которые запираются. Желательно, чтобы имелись и основные, и запасные комплекты.
Ключи могут выдаваться этим специалистам:
Ключи предоставляются исключительно под расписку. Если напряжение в установке превышает 1 000 Вольт, доступ будет ограничен дополнительно. В этом случае ключи могут выдаваться только представителям оперативного персонала. Возвращаться они должны каждый день по завершению работ. Возврат фиксируется в специальном журнале.
ВАЖНО! Предоставление ключей заверяется подписью специалиста, ответственного за выдачу, и подписью лица, получающего ключи.
Приказ
Порядок хранения и предоставления ключей устанавливается приказом. Составляется распоряжение в свободной форме. Его образец:
О порядке хранения и предоставления ключей
На основании норм охраны труда при использовании электроустановок
1. Ключи пронумеровать. При этом использовать порядковые номера.
2. Хранить комплект в ящике, который запирается.
3. Оперативным сотрудникам отдать рабочий комплект ключей, занимающимся электрохозяйством – запасной.
4. При предоставлении ключей делать запись в специальном журнале.
5. Ключи сдавать по окончанию рабочей смены.
6. За контроль над исполнением распоряжения назначить ответственным энергетика Петрова Олега Григорьевича.
Руководитель компании А.С. Григоньян (подпись)
Дополнительное документальное сопровождение
Любые манипуляции с ключами нужно отражать в журнале. Информацию рекомендуется представлять в форме таблицы со следующими колонками:
Журнал необходимо пронумеровать, поставить на нем печать организации. На нем также должна стоять подпись лица, ответственного за электрохозяйство.
Приложение 5.3. Инструкция по порядку хранения, учета и выдачи ключей от служебных и технических помещений, контролируемых ОДС
Приложение 5.3
к Положению о диспетчерской службе
Государственного учреждения
города Москвы
инженерная служба района АО
Инструкция
по порядку хранения, учета и выдачи ключей от служебных и технических помещений, контролируемых ОДС
1. Ключи от служебных и технических помещений, находящихся под контролем Объединенной диспетчерской службы, хранятся в помещении дежурного диспетчера в специальных шкафах, закрываемых на замок.
Все ключи и места их расположения в шкафах должны быть промаркированы соответствующим образом с указанием адреса и названия помещения, к которому они относятся.
2. Учет и выдача ключей ведется в специальном журнале (приложение 6).
При приемке и сдаче дежурств дежурные диспетчеры делают обязательные записи о наличии ключей в ОДС.
3. Выдача ключей осуществляется на основании допуска (аккредитации) технических специалистов эксплуатирующих и обслуживающих организаций в соответствии с заключенными договорами между этими организациями ГУ «Инженерная служба» района и Управляющими компаниями на выполнение определенных видов работ с обязательной записью в журнале с указанием:
а) помещения и адреса, от которого выдаются ключи;
б) фамилии, И.О. лица, получившего ключи;
в) должности и организации лица, получившего ключи;
г) даты и времени выдачи ключей;
д) подписи лица, получившего ключи;
е) подписи дежурного диспетчера, выдавшего ключи.
При возврате ключей:
ж) даты и времени возврата ключей;
з) подписи лица, сдающего ключи;
и) подписи дежурного оператора, принявшего ключи.
4. Передача ключа третьим лицам без соответствующей записи в журнале запрещена.
5. Допуск сторонних специалистов для производства работ во все специализированные технические помещения, кроме подвалов, технических подполий, чердаков и крыш, осуществляется в присутствии специалистов от организаций, осуществляющих эксплуатацию и техническое обслуживание этих помещений.
6. Дублирование ключей специалистами эксплуатирующих и обслуживающих организаций строго запрещено.
7. При утере ключей составляется акт, в котором указывается, как, где и от какого помещения утеряны ключи. На основании акта все оставшиеся ключи меняются на новые вместе со сменой дверного замка.
8. В случае поломки ключа составляется акт, на основании которого делается дополнительный дубликат ключа.
9. Допускается наличие дубликатов ключей в определенных случаях по усмотрению ГУ «Инженерная служба района» при выполнении условий пп. 1 и 2.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Приложение 5.3. Инструкция по порядку хранения, учета и выдачи ключей от служебных и технических помещений, контролируемых ОДС
Приложение 5.3
к Положению о диспетчерской службе
Государственного учреждения
города Москвы
инженерная служба района АО
Инструкция
по порядку хранения, учета и выдачи ключей от служебных и технических помещений, контролируемых ОДС
1. Ключи от служебных и технических помещений, находящихся под контролем Объединенной диспетчерской службы, хранятся в помещении дежурного диспетчера в специальных шкафах, закрываемых на замок.
Все ключи и места их расположения в шкафах должны быть промаркированы соответствующим образом с указанием адреса и названия помещения, к которому они относятся.
2. Учет и выдача ключей ведется в специальном журнале (приложение 6).
При приемке и сдаче дежурств дежурные диспетчеры делают обязательные записи о наличии ключей в ОДС.
3. Выдача ключей осуществляется на основании допуска (аккредитации) технических специалистов эксплуатирующих и обслуживающих организаций в соответствии с заключенными договорами между этими организациями ГУ «Инженерная служба» района и Управляющими компаниями на выполнение определенных видов работ с обязательной записью в журнале с указанием:
а) помещения и адреса, от которого выдаются ключи;
б) фамилии, И.О. лица, получившего ключи;
в) должности и организации лица, получившего ключи;
г) даты и времени выдачи ключей;
д) подписи лица, получившего ключи;
е) подписи дежурного диспетчера, выдавшего ключи.
При возврате ключей:
ж) даты и времени возврата ключей;
з) подписи лица, сдающего ключи;
и) подписи дежурного оператора, принявшего ключи.
4. Передача ключа третьим лицам без соответствующей записи в журнале запрещена.
5. Допуск сторонних специалистов для производства работ во все специализированные технические помещения, кроме подвалов, технических подполий, чердаков и крыш, осуществляется в присутствии специалистов от организаций, осуществляющих эксплуатацию и техническое обслуживание этих помещений.
6. Дублирование ключей специалистами эксплуатирующих и обслуживающих организаций строго запрещено.
7. При утере ключей составляется акт, в котором указывается, как, где и от какого помещения утеряны ключи. На основании акта все оставшиеся ключи меняются на новые вместе со сменой дверного замка.
8. В случае поломки ключа составляется акт, на основании которого делается дополнительный дубликат ключа.
9. Допускается наличие дубликатов ключей в определенных случаях по усмотрению ГУ «Инженерная служба района» при выполнении условий пп. 1 и 2.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.