какие документы запрашивает трудовая инспекция при жалобе работника
Внеплановая проверка трудовой инспекции по жалобе работника
Проверка по жалобе работника: общие положения, виды, сроки
Пожаловаться в ГИТ может как действующий, так и уволенный работник. О том, кто именно подал жалобу, инспектора сообщат только в случае, если работник не выразил желания скрыть свою личность (ч. 2 ст. 357 ТК РФ).
Полномочия трудовой инспекции при проверке по жалобе работника не предполагают возможность ее прекращения в связи с отзывом жалобы. Устранение работодателем нарушений может быть учтено при назначении административного наказания.
При поступлении жалобы ГИТ вправе провести в отношении работодателя внеплановые контрольные мероприятия в форме документарной или выездной проверки. Форма контроля зависит от того, возможно ли объективно оценить действия работодателя только по документам или же необходимо посетить предприятие (п. 2 ч. 3 ст. 12 закона «О защите прав…» от 26.12.2008 № 294-ФЗ, далее — закон 294-ФЗ).
ВАЖНО! Проведение сразу выездной проверки допустимо. Но если у ГИТ была возможность дать оценку деятельности работодателя по документам, есть шанс на успешное обжалование результатов такой проверки в суде (см. решение Ленинского райсуда Перми от 02.11.2011 по делу № 2-3664/2011).
Для начала проверки в любой форме необходим приказ на ее проведение. В силу ч. 9 ст. 360 ТК РФ работодатель о проведении проверки по жалобе сотрудника не уведомляется.
Любая внеплановая проверка ГИТ длится не более 20 рабочих дней. Этот срок не продлевается. Но количество таких проверок в год не ограничено.
Полномочия трудовой инспекции при документарной проверке
Порядок проведения этой формы контроля урегулирован ст. 11 закона 294-ФЗ. Работодателю направляется запрос, ответить на который необходимо в течение 10 рабочих дней с момента получения. К запросу должна быть приложена заверенная копия приказа о проведении проверки. Но если ее нет, обжаловать результаты контроля по этому основанию не удастся, так как ст. 20 закона 294-ФЗ относит к грубым нарушениям только отсутствие приказа в принципе (см. решение Ленинского райсуда Перми от 28.05.2012 по делу № 2-671/12).
ГИТ не вправе требовать:
После исполнения запроса возможно 2 варианта:
Во втором случае ГИТ может перейти к выездной проверке, если:
Как проходит выездная проверка трудовой инспекции по жалобе работника?
Выездным проверкам посвящена ст. 12 закона 294-ФЗ. Вход проверяющих на территорию работодателя будет правомерен только в том случае, если при них имеется удостоверенная копия приказа на проведение проверки и служебные удостоверения.
С приказом руководитель предприятия должен быть ознакомлен под подпись. Он вправе переписать данные предъявленных документов или сделать их копии. По желанию он должен быть ознакомлен и с административным регламентом по этому виду надзора.
При наличии вышеуказанных документов инспектора вправе (ч. 1 ст. 357 ТК РФ):
Вправе инспектора и беседовать с работниками компании (ст. 12 Конвенции МОТ от 11.07.1947 № 81 «Об инспекции труда…»).
ВАЖНО! Если выездной проверке предшествовала документарная, инспекторы ГИТ не вправе требовать предоставленных в ее рамках документов (ч. 10 ст. 11 закона 294-ФЗ).
Проверяющие обязаны соблюдать законодательство, в том числе ограничения, установленные ст. 15 закона 294-ФЗ. Так, им запрещено требовать плату за контрольные мероприятия, превышать сроки проверки, разглашать коммерческую тайну и т. д.
Документы, интересующие трудовую инспекцию
Состав запрашиваемых ГИТ документов таков:
Все документы представляются в ГИТ в виде простых копий, удостоверенных подписью руководителя предприятия или иного лица по доверенности. В случае с документарной проверкой возможно и направление электронных документов с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. Изъятие оригиналов документов не допускается.
Период, за который могут быть затребованы документы, не ограничен. Если срок хранения каких-либо документов истек и они были уничтожены, работодателю следует дать соответствующие пояснения. Правомерное уничтожение не повлечет ответственность.
Некоторые работодатели готовы предоставить инспекторам доступ вообще ко всем документам. Делать так не стоит. Рекомендуется предоставлять запрашиваемые документы, и только те, что относятся к предмету проверки.
Может ли работник обратиться в ГИТ по истечении срока исковой давности?
ТК РФ умалчивает о сроках обращения работника в трудовую инспекцию. В ст. 392 кодекса установлены лишь сроки обращения в суд, которые, в сущности, являются сроками исковой давности.
В связи с этим распространена ситуация, когда работник подает жалобу в ГИТ по истечении указанных сроков. Трудовая инспекция по жалобе проверку проводит и в случае выявления нарушения выдает работодателю предписание.
Хотя по сути ГИТ является надзорным органом, а не органом по разрешению трудовых споров, на практике такие предписания успешно обжалуются в суде. Так, суды поясняют, что цель предписаний — защита нарушенных прав сотрудника. Для самостоятельной их защиты установлены сроки исковой давности. Действуя в интересах работника, ГИТ должна также соблюдать эти сроки. Возможность обращаться в инспекцию в течение неопределенного срока позволила бы работникам злоупотреблять своим правом на защиту.
Также отметим, что нужно различать сроки привлечения к административной ответственности и сроки выдачи предписаний ГИТ. Инспекция имеет право выдать предписание и по истечении сроков давности административных правонарушений, так как его цель — не привлечь к ответственности, а пресечь нарушение.
Жалоба работника в ГИТ может повлечь за собой как запрос документов, так и внезапное появление контролеров на пороге предприятия. Но инспектора ГИТ не только наделены властными полномочиями, но и обязаны следовать установленной в законе процедуре. Работодателям рекомендуется внимательно изучить права и обязанности ГИТ в рамках проверок, а также свои права и обязанности.
Какие кадровые документы проверит трудинспекция и какие ошибки может найти
Трудовые проверки могут быть как плановыми, так и внеплановыми. В этом материале расскажем, какие документы надо подготовить для проверки и на что обратить внимание кадровику и зарплатному бухгалтеру.
Прежде всего, стоит отметить, что правила проведения трудовых проверок регламентированы. Они утверждены приказом Роструда от 13.06.2019 № 160.
Список документов
В регламенте приведен исчерпывающий перечень документов и информации, которые могут запросить трудинспекторы у работодателей. Этот перечень прописан в пункте 13 вышеназванного Приказа Роструда № 160.
Так, в список для работодателей вошли 26 групп документов. То есть перечень хоть и закрытый, что хорошо, но довольно-таки обширный, что несколько напрягает.
Конечно, не весь этот обширный список должен быть в наличии. В зависимости от специфики бизнеса, его масштабов и прочих вводных, некоторых документов в компании в принципе может не быть.
Например, если в фирме нет профсоюзной ячейки, то и документов по соблюдению профсоюзного мнения быть не может.
Если в компании не работают инвалиды, то нет и справок МСЭ и программ реабилитации.
На сайте Роструда представлен электронный сервис с формами, образцами и примерами документов, которые должны формироваться работником или работодателем в процессе трудовых отношений.
Добавим, что кроме перечисленных в таблице документов, трудинспекторов заинтересует и другая информация. Но предоставлять ее ГИТ будет уже не работодатель, а соответствующие госорганы по системе межведомственного взаимодействия.
Знайте, что ГИТ, придя с проверкой, будет иметь о вашей фирме следующие сведения:
Кроме того, в зависимости от специфики деятельности, трудовая инспекция обратится к реестрам аккредитованных лиц, сертификатов соответствия, проверит наличие санитарно-эпидемиологических заключений о соответствии видов деятельности и проектной документации требованиям государственных санитарно-эпидемиологических правил и гигиенических нормативов и т.д.
Проверьте себя сами
Сервис позволит взглянуть на оформление и содержание документов глазами настоящего государственного инспектора труда, утверждает Роструд.
Электронный инспектор составит акт проверки, в котором будут отражены нарушения требований закона, а также предложит способы их устранения.
Прохождение этой процедуры поможет лучше подготовиться к визиту настоящего инспектора.
Кадровые ошибки
Роструд проанализировал нарушения, которые допускаю работодатели, и сгруппировал их в одну таблицу — Перечень типовых нарушений обязательных требований с их классификацией по степени риска причинения вреда вследствие нарушений обязательных требований и тяжести последствий таких нарушений.
Всего в таблице 76 пунктов. Каждому нарушению Роструд присвоил баллы в зависимости от того, насколько негативными являются последствия для работника.
Максимальные баллы присвоят за уклонение от заключения трудового договора, невыплату зарплаты, нарушение процедуры увольнения по инициативе работодателя и нарушения в области охраны труда.
Менее опасны такие нарушение как невыдача работникам расчетных листков, нарушение установленной процедуры оформления трудового договора или необеспечение молоком рабочих с вредными условиями труда.
А какие «трудовые» ошибки на практике допускают кадровики и бухгалтеры? Мы подготовили небольшой обзор основных нарушений.
1. Содержание трудового договора
Иногда к составлению этого документа у работодателей формальный подход и какие-то обязательные пункты упускаются из вида.
Например, должность работника предполагает разъездной характер работы, фактически это так и есть, а в трудовом договоре об этом ничего не сказано.
2. Ознакомление с ЛНА
С локальными нормативными актам (правилами внутреннего трудового распорядка и т. д.) следует знакомить сотрудников. При необходимости трудинспектору надо предъявить доказательства такого ознакомления. Это может быть лист ознакомления с подписями сотрудников или журнал.
Некоторые работодатели пренебрегают этой нормой.
В некоторых компаниях этот документ не составляется, а отпуска предоставляются по договоренности на основании заявлений.
Между тем график отпусков является обязательным и даже если в коллективе не возникает споров по поводу очередности и выбора времени для отдыха, этот документ должен быть. Отпуска надо запланировать заранее, а уже по договоренности сторон в рабочем порядке дату отпуска можно перенести.
4. Расчетные листки
Расчетные листки надо обязательно выдавать сотрудникам. Но даже в тех компаниях, где эта норма соблюдается, не всегда есть чем доказать свою добросовестность.
Роструд, в частности, советует вести журнал выдачи расчетных листов во избежание разногласий как с самими работниками, так и с контролирующими органами.
5. Индексация зарплаты
Хотя Роструд неустанно разъясняет, что индексация зарплаты — это обязанность всех работодателей, на практике многие данную норму ТК игнорируют.
Коммерческие работодатели должны прописать нюансы индексации в нормативных актах. Если такой внутренней нормативки нет, ее надо разработать.
Отсутствие утвержденного работодателем порядка индексации зарплаты является нарушением трудового законодательства, за которое оштрафуют.
Какими бывают трудовые проверки? Основания для проверок ГИТ
Проверочные мероприятия ГИТ бывают плановые и внеплановые. Первые из них носят профилактический характер и не зависят от действий работодателя и третьих лиц.
Ранее предприятия проверялись инспекцией не чаще чем 1 раз в 3 года — по общей норме ч. 2 ст. 9 закона «О защите прав…» от 26.12.2008 № 294-ФЗ (далее — Закон 294-ФЗ). Ныне частота планового контроля ГИТ зависит от категории риска, присвоенной работодателю. Так, проверки работодателей с высокой категорией проводятся не чаще 1 раза в 2 года, а с низкой — не проводятся вообще (см. пп. 17–24 Положения о надзоре по труду, утв. постановлением Правительства РФ от 01.09.2012 № 875).
Истечение указанных сроков с окончания последнего планового контроля или регистрации предприятия само по себе уже является основанием для новой проверки.
Для внепланового контроля установлены специальные основания (ч. 7 ст. 360 ТК РФ):
1. Истечение срока устранения нарушений, установленного в ранее выданном работодателю предписании.
2. Поступление в инспекцию:
3. Приказ руководителя инспекции, изданный в соответствии с поручением Президента, Правительства или требования прокуратуры.
Цель плановых проверок любого из контролирующих органов — выяснить, соблюдают ли хозяйствующие субъекты обязательные требования закона в той или иной сфере. Соответственно, предмет планового контроля ГИТ — соблюдение работодателями законодательства о труде и об охране труда.
Также в рамках планового контроля проверяют соответствие обязательным требованиям сведений, указанных в уведомлениях о начале определенных видов деятельности.
Напомним, что о начале деятельности в некоторых сферах должны обязательно уведомляться надзорные органы. Так, Роструд уведомляется о таких видах деятельности, как уход с обеспечением проживания и соцуслуги без обеспечения проживания (п. 5.1 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.07.2009 № 584).
Методические рекомендации (утв. приказом Роструда от 28.10.2010 №455) выделяют проверки комплексные и тематические (подп. 2.6 п. 2). Первые направлены на проверку соблюдения трудового законодательства в общем (по главным институтам трудового права).
Тематические проверки трудовой инспекции касаются отдельных институтов трудового права, например:
На практике в планах ГИТ в графе «Предмет проверки» указывается стандартная фраза о проверке соблюдения законодательства о труде. Поэтому узнать, что проверит при проверке трудовая инспекция, заранее нельзя.
План проверок Роструда в 2020 году — где взять?
Информация о запланированных проверках Роструда находится в открытом доступе. Так, инспекции в регионах обязаны публиковать план на своих официальных порталах в интернете до 1 декабря года, предшествующего году проверки.
Кроме того, сведения о проверках трудовой инспекции включаются в единый сводный план проверок предпринимателей, формируемый Генеральной прокуратурой РФ. С помощью соответствующего сервиса на сайте органа можно узнать, какие плановые проверки ждут предприятие в текущем году.
ВАЖНО! Если организацию не включили в план, хотя срок очередной проверки подошел, в течение года этого сделать уже не могут. Исчерпывающий перечень оснований для изменения плана закреплен в п. 41 Административного регламента, утв. приказом Минтруда от 30.10.2012 № 354н (далее — Регламент).
План поможет определить предполагаемый месяц проверки, но не ее конкретную дату. О начале плановой проверки инспектора ГИТ обязаны уведомить работодателя минимум за 3 рабочих дня до контрольного мероприятия путем вручения ему распоряжения на проверку (ч. 12 ст. 9 Закона 294-ФЗ).
Виды документов, интересующие инспекторов при плановом контроле
Как правило, ГИТ требует при плановых проверках следующий перечень документов:
1. Документы, подтверждающие трудовые отношения:
ВНИМАНИЕ! Если сотрудник выбрал электронный вариант ведения трудовой книжки, работодатель больше не отвечает за сохранность бумажного документа. Подробности см. в материале «Как перейти на электронные трудовые книжки».
2. Книга учета движения трудовых книжек.
3. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек.
4. Приказ о возложении обязанности по ведению трудовых книжек.
5. Обязательные локальные нормативные акты:
6. Коллективный договор (при наличии).
7. Обязательные кадровые документы:
8. Форма расчетного листка.
9. Медицинские книжки.
10. Кадровые распорядительные документы и основания к ним (служебные записки, заявления и т. д.)
11. Журналы регистрации и учета (больничных, трудовых договоров, приказов, несчастных случаев на производстве и т. д.).
12. Инструкции и иные документы по охране труда (состав зависит от направления деятельности предприятия).
13. Документы, относящиеся к оплате труда (зарплатные ведомости, записки-расчеты и т. д.).
14. Журнал учета мероприятий по контролю.
Отметим, что большая часть нарушений связана с отсутствием каких-либо документов по охране труда.
Границы внепланового контроля Роструда
В Законе 294-ФЗ сделана оговорка, что проверка по основанию истечения срока ранее выданного предписания ограничивается только подтверждением его выполнения (ч. 21 ст. 10). Однако по общей норме этого же закона контролирующим органам вообще запрещено выходить за пределы предмета проверки (п. 3 ст. 15).
Поэтому границы внеплановой проверки трудовой инспекции напрямую зависят от основания ее проведения. Так, по жалобе на невыплату зарплаты инспекция должна проверить доводы работника и запросить лишь документы, которые помогут это сделать.
Перечень требуемых в рамках внеплановой проверки документов может отличаться от указанного выше. Так, если она проводится по факту несчастного случая на производстве, ГИТ может запросить:
ВАЖНО! На те или иные неправомерные действия инспектора ГИТ (в том числе при запросе «лишних» документов) можно пожаловаться в порядке, установленном разделом V Регламента.
В законе нет перечня документов, которые вправе требовать Роструд (для обоих видов проверок). Главное — чтобы не был нарушен запрет на затребование документов (а равно иной информации, проб, образцов и т. д.), не относящихся к предмету проверки. А решение об относимости тех или иных объектов к ее предмету субъективно и принимается государственным инспектором труда.
Формы проверок. Полномочия ГИТ в рамках документарных проверок
Любая проверка ГИТ (как плановая, так и внеплановая) может проводиться в документарной или выездной форме. Форма контроля указывается в плане и распоряжении на ее проведение (по внеплановым проверкам — только в распоряжении).
ВАЖНО! Фактические действия инспекторов должны соответствовать форме проверки. Они не вправе явиться на предприятие, если проверка определена в распоряжении как документарная.
Осуществляемая Рострудом проверка по документам состоит из нескольких этапов:
Как ответить на запрос трудовой инспекции?
Все документы работодатель предоставляет в виде простых копий, удостоверенных подписью руководителя организации или предпринимателя (либо иного уполномоченного на такие действия доверенностью лица), а также печатью (при наличии).
Трудовая инспекция не вправе требовать:
В законе нет ограничения в отношении периода, за который ГИТ может потребовать документы. Не указывается проверяемый период деятельности и в распоряжении на проверку. Поэтому запрос может поступить в отношении любых документов, в том числе касающихся уже уволенных работников.
Объективно представить документы не всегда возможно из-за того, что срок их хранения истек и они были уничтожены. В такой ситуации работодателю следует в ответе на запрос пояснить причину отсутствия документов. См. также «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».
Напомним, что при уничтожении относящихся к трудовым отношениям документов нужно руководствоваться перечнем, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Обратите внимание! Приказ Росархива утвердил новые сроки хранения некоторых документов. Приказ действует с 18.02.2020 года. Подробности см. здесь.
Непредставление документов в срок или представление их в неполном объеме без уважительной причины может повлечь для работодателя ответственность по ст. 19.7 КоАП РФ.
Права инспекторов ГИТ при выездной проверке
Выездные проверки трудовая инспекция проводит по месту нахождения предприятия. Согласно п. 2 ч. 3 ст. 12 Закона 294-ФЗ ее проводят, если по документам оценить соответствие деятельности работодателя закону не представляется возможным.
Мнение о том, что ГИТ всегда обязана начинать только с документарной проверки, ошибочно. Однако если инспектора могли оценить отсутствие или наличие нарушений по документам, выездную проверку можно признать неправомерной через суд. В основном это касается внеплановых проверок по жалобам работников, то есть проверок, имеющих узкий предмет. В ежегодных планах обычно все проверки определены как выездные, оспорить их на этом основании невозможно.
При выездной проверке инспектора вправе (ст. 357 ТК РФ, ст. 12 Конвенция МОТ от 11.07.1947 №81 «Об инспекции труда…»):
Препятствование проверке будет расценено как административное правонарушение, предусмотренное ст. 19.4.1 КоАП РФ.
Подготовка к любой проверке ГИТ заключается:
С 2018 года при плановом контроле ГИТ применяет проверочные листы (ч. 11.1–11.5 ст. 9 Закона 294-ФЗ). Причем проверка должна ограничиваться вопросами чек-листов. Правда, до 01.07.2018 листы применяют только в отношении работодателей с умеренной категорией риска, а после указанной даты — в отношении любых работодателей.
Ответы на проверочные листы могут существенно помочь работодателю при подготовке к проверке, так как:
Любой работодатель может скачать листы на официальном портале Роструда. Но мы рекомендуем воспользоваться расположенным там же сервисом «Электронный инспектор». Ответить на контрольные вопросы из всех разработанных чек-листов можно онлайн, а по завершении сервис дает рекомендации по устранению нарушений. Сервис бесплатный, доступен в любое время, а факт выявления нарушений никаких последствий для работодателя не повлечет.
Итоги
Конечно, возможность подготовиться к проверке трудовой инспекции есть не всегда. Ведь о некоторых проверках (например, по жалобам работника) инспектора даже не обязаны предварительно уведомлять работодателя. Рекомендуется держать кадровые документы в порядке и периодически проводить самопроверку с помощью чек-листов.
Как проходят проверки ГИТ и как к ним подготовиться
В прошлый раз мы рассказали, когда работодателю может грозить проверка Государственной инспекции труда (ГИТ). Из этой статьи вы узнаете, как проходят такие проверки с учётом изменений, вступивших в силу с 1 июля 2021 года, и как к ним подготовиться. Самый подробный гайд по проверкам ГИТ на Клерке!
Как вы узнаете о проверке
О проведении плановой проверки инспекторы предупредят заранее не менее чем за 3 рабочих дня заказным письмом или электронным документом, подписанным электронной подписью.
Про внеплановую проверку вам могут сообщить любым способом не позднее, чем за 24 часа до начала в следующих случаях:
В остальных случаях о внеплановой проверке вас заранее не предупредят, то есть она будет внезапной.
Плановая и внеплановая проверка может быть документарной — по месту нахождения инспекции, или выездной — на территории работодателя.
Как долго длится проверка
С 1 июля 2021 года на документарную или выездную проверку отводится не более 10 рабочих дней. Для каждого филиала или обособленного подразделения срок считают отдельно. Максимальный срок проверки всей компании с обособленным подразделениями — 60 рабочих дней.
Для МСП действуют особые условия: малое предприятие проверяют не более 50 часов в год, а микропредприятие — не более 15 часов в год.
Что будут проверять
Плановая проверка. Ведётся по проверочным листам. Это список контрольных вопросов по соблюдению законодательства. В уведомлении о предстоящей проверке будут перечислены проверочные листы, которые вам нужно будет заполнить. Обычно проверяют порядок приема на работу и увольнения, заключения, изменения и расторжения трудовых договоров; соблюдение права на отпуск, оплату труда, режим работы, как функционирует служба охраны труда.
Вы можете заранее оценить состояние своего кадрового учёта и посмотреть на него глазами инспектора с помощью сервиса «Электронный инспектор» на сайте Роструда.
Перечень документов, которые может запросить трудовой инспектор, ограничен.
Так, у вас могут запросить:
Большинство из этих документов составляют по унифицированной форме, бланки есть на сайте Роструда. При затруднениях в работе используйте памятки для решения наиболее распространённых трудовых ситуаций.
За какой период могут запросить документы и оштрафовать
Период не ограничен, но повторную проверку по одним и тем же обстоятельствам не проводят. То есть при плановой проверке у вас не могут запросить документы за период, который уже проверяли.
Можно не предоставлять на проверку документы, по которым истёк срок хранения. Однако документы по зарплате и кадрам обычно хранятся долго. Сроки хранения определяйте в соответствии с Перечнем, утвержденным Приказом №236 от 20.12.2019г.
Срок давности по административным нарушениям ограничен одним годом со дня совершения. Если такое нарушение найдут после того, как прошёл год, наказать за них уже не смогут. Поэтому перед проверкой особое внимание уделите оформлению документов за последний год.
В путевом листе от 30.06.2020 нет отметки о проведенном предрейсовом осмотре водителя. То есть он мог выйти на рейс в нетрезвом состоянии или с повышенным давлением, что создало бы угрозу несчастного случая во время рейса. Трудовая инспекция обнаружила это нарушение во время проверки 31.07.2021, то есть когда прошло более 1 года со дня его совершения. Наказать работодателя за это уже не смогут.
Но это распространяется не на все ситуации. Есть длящиеся нарушения, по ним срок исковой давности отсчитывают с той даты, когда их выявили. Например, отсутствие правил внутреннего трудового распорядка или журнала регистрации (инструктажа, трудовых книжек и т.д.).
31 июля 2021 года инспекторы обнаружили, что водителя приняли на работу 15 мая 2020 года без обязательного медосмотра. Это значит, что всё это время работу выполнял человек, который мог иметь ограничения, несовместимые с этой профессией. Это уже длящееся нарушение, и несмотря на то, что с момента приёма на работу прошло уже больше года, за это могут оштрафовать ещё в течение года после того, как инспекторы это обнаружили.
Таким образом, за длящиеся нарушения вас могут оштрафовать даже по истечении нескольких лет.
Нельзя сказать точно, какие именно нарушения считаются длящимися, потому что чётких критериев и перечней нет. Поэтому часто ГИТ трактует в свою пользу и штрафует, а работодателям приходится судиться и опираться на сложившуюся практику.
Во время проверки инспекторы решили, что неправильно составленные трудовые договоры — это длящееся нарушение. Но судьи решили, что нарушение произошло в день составления трудового договора, а т.к. это было больше года назад, то штрафовать работодателя нельзя (Постановление Верховного Суда РФ от 01.11.18 №3-АД18-7).
ВАС озвучил такие критерии: длящимся является такое административное правонарушение (действие или бездействие), которое выражается в длительном непрекращающемся невыполнении или ненадлежащем выполнении предусмотренных законом обязанностей.
На что обратить внимание перед проверкой
Специальная оценка условий труда (СОУТ)
Её должны проводить все работодатели, включая ИП, в отношении всех работников, кроме надомников и работающих дистанционно.
Результаты СОУТ направьте в трудовую инспекцию и разместите на своем сайте. Ознакомьте каждого работника под роспись с картой аттестации рабочего места, в том числе при приёме на работу. Укажите класс условий труда, определяемый по результатам СОУТ, в трудовом договоре.
Охрана труда
Возложите обязанность по охране труда на одного из сотрудников организации. Если в штате больше 50 человек, введите должность специалиста по охране труда или службу охраны труда. При этом ответственные лица должны иметь необходимое образование.
Не менее трёх специалистов направьте в аккредитованную организацию для проверки знаний по охране труда, затем сформируйте из них комиссию, которая будет обучать и тестировать остальных сотрудников. Если нет возможности создать внутреннюю комиссию, то последующее обучение остальных сотрудников придется проводить в аккредитованной организации. При приёме на работу любого сотрудника независимо от его профессии проведите инструктаж по охране труда и внесите запись с подписью работника в журнал регистрации вводного инструктажа.
В 2021 году вступили в действие новые правила по охране труда. В связи с этим проведите внеочередную проверку знаний новых нормативных актов. Обучение оформьте протоколом, внесите сведения о повторной проверке в удостоверения работников.
Трудовой договор
Получите на своем экземпляре трудового договора подпись работника о том, что ему выдали его экземпляр. Проследите, чтобы в договоре была обязательная информация: фамилия, имя, отчество и паспортные данные работника, наименование, ИНН работодателя, фамилия, имя, отчество, должность представителя работодателя и основание его полномочий. Укажите место и дату заключения трудового договора.
Включите в договор обязательные условия: место работы, трудовую функцию, дату начала работы, условия оплаты, режим труда и отдыха, условия труда на рабочем месте на основании СОУТ, гарантии и компенсации условие об обязательном социальном страховании работника.
Все изменения обязательных условий трудового договора оформляйте дополнительным соглашением к договору.
Гражданско-правовой договор
Убедитесь, что в договорах ГПХ нет признаков трудовых договоров. Если там написано, что работы выполняются по режиму функционирования организации, вместо измеряемого объёма работ описывается трудовая функция, одна и та же работа выполняется из месяца в месяц, сроки выплаты по договору совпадают с выплатами штатным сотрудникам — договор могут переквалифицировать в трудовой.
Приём на работу
Получите подпись работника на приказе о приёме. Если трудовой договор срочный, в приказе укажите срок окончания. Ознакомьте под роспись работника с коллективным договором (при наличии), правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией и другими локальными нормативными актами. Получите заявление о способе выплаты зарплаты с банковскими реквизитами, заявление о присоединении к корпоративному банковскому продукту. Ознакомьте с картой СОУТ. Проведите первичное обучение по охране труда.
Увольнение
Получите подпись работника на приказе об увольнении. Убедитесь, что заявление об увольнении датировано за 14 дней до издания приказа об увольнении. Рассчитайте компенсацию за неиспользованный отпуск и заработную плату за отработанное время, оплатите их в день увольнения. Выдайте трудовую книжку в день увольнения, получите подпись работника в журнале учёта трудовых книжек.
Ежегодный оплачиваемый отпуск
За две недели до начала календарного года утвердите график отпусков, ознакомьте с ним работников под роспись. Хотя бы одну часть отпуска установите продолжительностью не менее 14 дней. За две недели уведомьте работника под роспись о предстоящем отпуске.
Расчёт отпускных сделайте исходя из среднего заработка с учётом индексации в случае, если было повышение оплаты труда. Оплатите отпуск не позднее чем за 3 дня до его начала. Получите письменное согласие работника на перенос отпуска на другое время. Убедитесь, что нет сотрудников, не отдыхавших два года подряд.
Расчётные листки
Форму расчётного листка утвердите приказом. Листки выдавайте работникам в распечатанном или электронном виде, подтвердите их получение подписью работника в журнале выдачи или другим способом.
Заработная плата
Выплачивайте зарплату не реже, чем каждые полмесяца. Конкретную дату выплаты установите правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором. Дата не должна быть позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который начислена зарплата.
Не устанавливайте оплату труда ниже МРОТ. Регионы имеют право устанавливать свой размер МРОТ, который может быть выше, но не может быть не ниже федерального. В таких случаях работодатель обязан платить сотрудникам не меньше региональной минималки. Уточните, какой МРОТ действует в вашем регионе.
Установите в положении об оплате труда срок и периодичность индексации зарплаты. Желательно проводить её не реже одного раза в год в январе и индексировать не менее, чем на официально опубликованный процент инфляции. Своевременно проводите такую индексацию.
Результаты проверки
Если инспекторы нашли нарушения, они составят предписание об их устранении в определённый срок. Устраняйте нарушения вовремя, тогда у вас будет шанс обойтись без штрафа и получить только предупреждение. Сообщите письмом в ГИТ, что исполнили предписание и приложите копии подтверждающих документов по каждому пункту. Если этого не сделать, вам назначат повторную внеплановую проверку.
Если не можете устранить нарушение в срок, направьте в ГИТ ходатайство о продлении. Это нужно сделать не позднее, чем за 5 рабочих дней до истечения срока, который указан в предписании. В ходатайстве пропишите причины задержки и перечислите, что уже выполнили. В этом случае ГИТ может продлить срок.
Если по предписанию вы должны были погасить долги по зарплате, но не сделали этого, ГИТ вынесет решение о принудительном исполнении предписания. Это приравнивается к исполнительному листу. Решение отправят судебному приставу, после чего долг спишут с расчётного счёта работодателя.
Ответственность за нарушения
За остальные нарушения трудового законодательства, в том числе в области охраны труда предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ. в виде предупреждения или штрафа на должностное лицо от 1 000 до 30 000 рублей и на работодателя от 1 000 до 150 000 рублей.
Малые и средние предприятия, индивидуальные предприниматели, некоммерческие организации могут заменить штраф за первое нарушение на предупреждение, если не возникла угроза причинения вреда жизни и здоровью людей или чрезвычайная ситуация. Остальные организации также могут попытаться смягчить меру воздействия со ссылкой на малозначительность нарушения при условии, что статья КоАП предусматривает в качестве наказания не только штраф, но и предупреждение.
Направьте в трудовую инспекцию ходатайство о замене штрафа предупреждением в течение 10 рабочих дней с даты получения протокола об административном нарушении. Если ГИТ не удовлетворит ходатайство, подайте исковое заявление в суд об изменении меры пресечения.
Если вы не согласны с решением по проверке, обжалуйте его. Начиная с 1 июля 2021 года обязательно досудебное обжалование решений трудовой инспекции. В течение 10 рабочих дней с даты получения предписания направьте в электронном виде жалобу руководителю инспекции, которая вынесла решение, или в вышестоящий орган. Также можно направить заявление через сайт Госуслуги. Срок рассмотрения жалобы не более 20 рабочих дней с даты ее регистрации. Если это не поможет, подайте исковое заявление в суд.
Встречайте ГИТ во всеоружии: знайте, чего от нее ожидать, заранее проверьте свои документы, пользуйтесь поблажками законодательства для смягчения санкций. А если нужна консультация, обращайтесь в сервис «Моё дело Бюро». Наши эксперты расскажут вам как подготовиться к проверке и вести себя при её проведении.