какие документы входят в состав информационного обеспечения экономической информационной системы эис

Тема 3. Информационные системы в экономике

Цель:

Дать представление об экономических информационных системах и обрабатываемых в них данных. Определить основные принципы построения и использования автоматизированных систем во внешнеэкономической деятельности.

Задачи:

Оглавление

1. Информационные системы в экономике

1.1. Роль и место автоматизированных информационных систем в экономике

Современные информационные системы реализуются главным образом в виде прикладных процессов. Это обстоятельство согласуется с базовой моделью информационных систем, предложенной международным стандартом ISO (International Standards Organization). В ней отмечаются три логические части:

Прикладные процессы характеризуются большим набором функциональных блоков, обеспечивающих совместную работу пользователей информационной системы через область их взаимодействия и физические средства соединения системы.

В тех случаях, когда прикладные процессы предназначены для решения экономических задач, следует говорить об информационных экономических системах. Они охватывают все виды и формы деятельности, начиная от моделей экономического развития государства и кончая бухгалтерским учетом предприятия фирмы.

Рассмотрим три важных направления развития и использования информационных систем:

Информационные системы предпринимательства представляют собой комплекс технических и программных средств для обеспечения предпринимателей инструментом правильного принятия решений. Информационные системы предпринимательства отличаются большой сложностью и требуют сбора разнообразной информации, разработки стратегии действий, проведения маркетинга, финансовых расчетов, планирования и т. д. Особенностью этих систем является то, что все сказанное раньше должно выполняться в течение достаточно короткого промежутка времени, чтобы гарантировать получение максимального дохода. Известно, что запоздавшая информация может привести к принятию неправильного решения и банкротству фирмы.

Информационные системы менеджмента представляют собой комплекс технических и программных средств, обеспечивающих менеджеров фирм информацией для правильного принятия решений. Информационные системы менеджмента охватывают широкий круг задач управления производством, торговлей и персоналом. Они опираются как на средства Интернета, так и на организацию средств Интранета на предприятии.

Банковские информационные системы представляют собой комплекс технических и программных средств для обеспечения банковских работников информацией при выполнении ими финансовых и учетных операций.

Банковские информационные системы опираются на получающие все большую популярность электронные деньги. С их помощью реализуются банковские технологии. Самой большой международной банковской системой является сеть SWIFT. Она представляет собой открытую систему, допускающую внедрение однотипных прикладных процессов для решения все новых и новых задач. Сейчас SWIFT объединяет более 7000 банковских систем, расположенных почти в 100 странах, в том числе и России.

При разработке банковских информационных систем требуется обращать особое внимание на надежность их функционирования и безопасность данных. Даже незначительный аппаратурный сбой может привести к непоправимым последствиям. А защита банковской информации от несанкционированного доступа рассматривается на всех уровнях банковской системы.

В последнее время активное развитие получает направление разработки корпоративных систем, которые средствами Интранета объединяют информационные системы подразделений, филиалов, дочерних предприятий в единую информационно-вычислительную сеть.

На рис. 3.1 приведена обобщенная схема информационной системы, показывающая основные объекты системы и связи между ними.

Основным объектом системы является Производство, где образуется большое количество информации – производственной, экономической, управляющей. Она передается другим объектам системы – подразделениям. Измерение, накопление и передача информации другим подразделениям осуществляется в настоящее время с помощью компьютеров, управляемых программами реального времени.

В Бухгалтерии накапливается, а затем хранится и обрабатывается экономическая информация, определяющая показатели Производства. Здесь на основе этих показателей планируются методы решения тактических производственных задач. Обычно используются программные средства, ведущие базы данных и позволяющие создавать различные запросы к ним. Примерами служат ПАРУС, КОМПАС, БУХТА, 1С-ПРЕДПРИЯТИЕ и др.

В Маркетинговой службе формируется информация о показателях производства, которые требуются в настоящее время и будут требоваться в ближайшем будущем. В этой службе готовятся данные для стратегического планирования, решаются задачи анализа рынка, прогнозирования выпуска продукции и т. д. Программные средства должны иметь вычислительный характер, чтобы быстро и качественно строить тренды для наборов численных данных, формировать математические модели статического и динамического вида. Например, MS Excel позволяет легко и просто построить тренды различных типов для прогнозирования.

Рис. 3.1. Обобщенная схема информационной системы

Управляющая информация формируется в Администрации. Здесь собирается и анализируется необходимая производственная и экономическая информация, осуществляется принятие решений как тактического, так и стратегического назначения. Принятие решений – основная функция Администрации. Поэтому здесь концентрируются наиболее ответственные и сложные программные продукты, помогающие администраторам подготовить и выбрать правильное решение.

1.2. Экономические информационные системы

Экономическая информационная система – человеко-машинная система, предназначенная для хранения, поиска, обработки и выдачи информации в виде данных и знаний, необходимых для управления экономическим объектом, по запросам пользователя-экономиста. Экономическая ИС представляет собой человеко-машинный комплекс, в котором экономическая информация обрабатывается с помощью компьютера, а результаты обработки используются экономистом для принятия решения.

1.2.1. Превращение экономической информации в данные информационной системы

Экономическая информация характеризуется информационной совокупностью, которая представляет собой множество данных, отражающих какую-либо сущность (явление, экономический объект). Пример. Пусть необходимо определить экономическую информацию, обрабатываемую информационной системой магазина, торгующего телевизорами. Проведя систематизацию и структурирование этой информации, необходимо сформировать данные информационной системы. Экономическим объектом описания (сущностью) в этом случае будет Продажа телевизоров. Определим для этого объекта следующие понятия: информационная совокупность, атрибут или реквизит, экономический показатель, документ и файл. На рис. 3.2 показана схема информационной совокупности сущности.

Рис. 3.2. Схема информационной совокупности сущности

Информационная совокупность – группа данных из реквизитов, экономических показателей и документов, характеризующих какой-либо объект. Реквизит – единица экономической информации, выражающая определенные свойства объекта, описываемого информацией. Реквизит состоит:

Реквизиты-основания – это групповые и справочные данные. К ним относятся плановые и фактические данные, нормативно-расценочные, расчетные данные.

Для количественных и стоимостных реквизитов обычно указывается единица измерения. Описание показателей и реквизитов какого-либо документа требует, как правило, их соотнесения с местом и временем отражаемых экономических процессов.

В нашем случае реквизиты-признаки – это Наименование: Продажа телевизоров, Место действия: магазин «Витязь», Адрес: Невский пр., 120 и т. д., а реквизиты-основания – это Цена, Выручка, Количество проданных телевизоров каждой марки, Время действия и т. д.

Экономический показатель – совокупность логически связанных реквизитов — признаков и реквизитов — оснований, имеющая экономический смысл. В нашем случае экономический показатель – это Объем продаж телевизоров определенной марки. На основе показателей строятся документы,которые могут включать в себя один или несколько показателей.

Таким образом, информация о продаже телевизоров превратилась в данные экономической информационной системы.

Для нашего примера эта схема имеет вид, приведенный на рис. 3.3, где показаны реквизиты, характеризующие качественные и количественные свойства объекта «ПРОДАЖА ТЕЛЕВИЗОРОВ». Приведены некоторые показатели экономического типа: Объем продаж телевизоров марки 1, Выручка за продажу телевизоров марки N. Документы ориентированы на определенные марки телевизоров.

1.2.2. Хранение информационных совокупностей

Хранение информационных совокупностей осуществляется в памяти компьютера. Организация хранения может быть в виде массивов либо в базах данных.

При работе с информационными системами экономического назначения в большинстве случаев приходится иметь дело с файлами. При измерении экономической информации данные собираются в числовые или текстовые файлы. Данные хранятся на носителях в виде файлов. Они передаются по каналам связи в виде файлов. Наконец, результатами обработки данных обычно являются файлы.

С помощью файлов создаются и основные пока виды экономических документов – бумажные отчеты, формы, справки. В будущем, с развитием технологии электронной подписи, обеспечения требуемой защиты файлов, доля бумажных документов будет сокращаться.

1.2.3. Классификация экономических информационных систем

Информационные системы, применяемые в экономике, можно классифицировать по следующим признакам:

2. Основные принципы построения и использования автоматизированных систем во внешнеэкономической деятельности

Автоматизированные системы (АС) создаются в соответствии с техническим заданием, являющимся основным исходным документом, на основании которого проводят создание АС и приемку ее заказчиком. Создание АС должно осуществляться на основе принципов системности, совместимости, стандартизации (унификации), развития (открытости) и эффективности.

Принцип системности заключается в том, что на всех стадиях создания и развития целостность системы должна обеспечиваться связями между подсистемами и комплексами задач. Требования к создаваемой системе должны определяться со стороны высшей по иерархии системы, включающей в себя данную АС. В создаваемой АС должна быть обеспечена связность решения отдельных автоматизированных задач системы и работы учреждения в целом. Этот принцип должен быть реализован путем создания единой подсистемы управления АС.

Принцип совместимости заключается в том, что при создании АС должны быть реализованы информационные интерфейсы, благодаря которым она может взаимодействовать с другими АС в соответствии с установленными правилами. Символы, коды, информационные и технические характеристики структурных связей между подсистемами и компонентами АС должны быть согласованы так, чтобы обеспечивалось совместное функционирование всех подсистем АС. В АС должны использоваться единые термины, символы, условные обозначения и способы представления информации во всех автоматизированных задачах, комплексах задач, подсистемах. Этот принцип требует использования в АС единой системы классификации и кодирования информации, единых правил сопоставления всех взаимосвязанных информационных показателей.

Принцип стандартизации (унификации) состоит в том, что подсистемы и компоненты системы должны быть по возможности типовыми. Этот принцип должен реализовываться путем:

Принцип развития (открытости) состоит в том, что АС должна создаваться как развивающаяся система, допускающая пополнение, совершенствование и обновление подсистем и компонентов. Этот принцип должен реализовываться за счет открытой структуры всех подсистем АС. Развитие системы будет осуществляться путем пополнения ее новыми подсистемами и компонентами, модернизации действующих подсистем и компонентов, обновления используемых средств вычислительной техники более совершенными.

Принцип эффективности заключается в достижении рационального соотношения между затратами на создание АС и целевыми эффектами, включая конечные результаты, получаемые в результате автоматизации.

Процесс создания АС представляет собой совокупность упорядоченных во времени, взаимосвязанных, объединенных в стадии и этапы работ, выполнение которых необходимо и достаточно для создания АС, соответствующей заданным требованиям. Стадии и этапы создания АС в общем случае приведены в российском стандарте ГОСТ 34.601-90. В качестве отдельных стадий создания АС здесь определены следующие:

В ГОСТ 34.602–89 устанавливаются состав, содержание, правила оформления, порядок разработки, согласования и утверждения документа «Техническое задание на создание (развитие или модернизацию) автоматизированной системы». Проект технического задания (ТЗ) на АС разрабатывает организация-разработчик системы с участием заказчика на основании технических требований (заявки, тактико-технического задания и т. п.). При необходимости разработчик ТЗ и заказчик осуществляют согласование проекта ТЗ с органами государственного надзора и заинтересованными организациями. Утверждение ТЗ осуществляют руководители предприятий (организаций) разработчика и заказчика АС.

Специалисты сферы управления, экономической, финансовой и правовой сфер выступают, как правило, в процессе создания АС в роли заказчика. Роль заказчика очень велика в разработке информационного, организационно-методического, правового и эргономического видов обеспечения АС.

Информационное обеспечение АС подразделяется на внемашинное и внутримашинное и состоит из следующих компонентов:

Процесс создания АС, как правило, начинается с изучения существующих входных, внутренних и выходных информационных потоков, системы документации, системы классификации и кодирования информации, фондов информации. На основании этой работы осуществляется определение и проектирование организации и технологии работ учреждения в условиях функционирования АС, а также устанавливается необходимость использования покупных баз и банков данных АС, сетей передачи данных.

Если в процессе проектирования АС принято решение о необходимости организации информации (или части ее) в виде собственных реляционных БД, то процесс проектирования информационного обеспечения функциональных задач системы должен включать в себя построение концептуальных и логических моделей реляционных баз данных.

Уже на первых этапах создания системы должны быть приняты решения по логическому контролю входной информации системы, приданию юридической силы выходным документам системы, организационным и техническим мерам по обеспечению требований информационной безопасности.

При создании АС необходимо обеспечивать информационную безопасность и защиту информации. При работе в однопользовательской АС защита массовой внутримашинной информации, как правило, обеспечивается парольной защитой, а при работе в локальных вычислительных сетях – комплексом программных средств.

Источник

Состав и структура элементов экономических информационных систем

Принципы создания и классификация экономических информационных систем

При создании ЭИС применяют соответ­ствующие принципы.

Первым и основополагающим из них является принцип сис­темного подхода. Системный подход сосредоточивает внимание на объекте как на едином целом, а не на частях, взятых отдельно. При таком подходе в процес­се создания любой ЭИС выполняются следующие этапы:

• определение целей системы;

• выработка требований к системе, т.е. границ объекта управ­ления;

• определение функциональных подсистем, их структуры и задач в общей системе управления;

• выявление и анализ связей между подсистемами;

• установление порядка функционирования всей системы в целом и ее динамики.

Принцип решения новых задач означает, что эффективность ЭИС повышается при решении задач, которые при традицион­ной ручной технологии управления невозможно решить или можно решить с недостаточной точностью. К числу этих задач относятся задачи оптимизации, а также задачи, решаемые вруч­ную приближенно и по упрощенной методике.

Принцип первого руководителя состоит в том, что разработку и внедрение ЭИС нужно проводить под непосредственным руководством первого руководителя объекта. Всякая попытка передове­рить создание ЭИС второстепенным лицам неизбежно при­водит к тому, что система не дает ожидаемого эффекта.

Согласно принципу непрерывного развития системы при про­ектировании ЭИС необходимо предусмотреть возможность быстро реагировать на возникновение новых задач управления и совершенствовать уже внедренные задачи в процессе изменения объекта.

Принцип согласованности пропускных способностей отдельных частей системы означает необходимость достижения такого ус­ловия, при котором пропускная способность каждого последую­щего звена должна быть не меньше пропускной способности пре­дыдущего звена.

Принцип типизации предполагает максимальное использова­ние при создании ЭИС экономически оправданных типовых проектных решений.

В соответствии с принципом автоматизации документооборо­та следует автоматизировать не только расчеты, но и оформле­ние документов, сбор и передачу исходных данных и результатов расчетов.

Принцип однократнос­ти ввода данных в ЭВМ, согласно которому предусматривается однократный ввод данных и многократное их исполь­зование.

Кроме этих основных принципов при разработке ЭИС руко­водствуются также принципами координации усилий разработчика и заказчика, единства дальних и ближних целей создания ЭИС, гиб­кости разработки различных средств, предназначенных для сбора, обработки и выдачи информации.

Для большинства ЭИС особое значение имеет проблема на­дежности и живучести системы. ЭИС должна обладать способ­ностью компенсировать последствия нарушений и повреждений отдельных элементов системы.

В основу классифи­кации ЭИС можно положить следующие признаки:

• уровень действия (государственные, региональные, муни­ципальные, системы объединений, предприятий или фирм);

• сфера применения или предметная область (бухгалтерские, статистические, налоговые информационные системы и т.д.);

• степень интеграции (многоуровневая или корпоративная);

• назначение или характер объектов управления (администра­тивное, производственное, социальное и др.);

• степень автоматизации (ручные, автоматизированные и ав­томатические);

• способ обработки информации (централизованная, децент­рализованная и др.);

• характер получаемой информации (информационно-спра­вочная, информационно-советующая, управляющая).

Выделяют функциональную и обеспечивающую части ЭИС.

Функциональная часть ЭИС, реализующая экономико-орга­низационную модель управления объектом, состоит из ряда подсистем. Декомпозиция ЭИС на отдельные подсистемы базируется на двух подходах.

При структурном подходе декомпозиция выполняется исходя из структурной организации объекта управления, т. е. подсистемы выделяются в соответствии с подразделениями и службами на объекте управления (например, отдел маркетинга, бухгалтерия, производственные цеха и т. д.)

При функциональном подходе выделяют подсистемы по одному или нескольким признакам, характеризующим функции управления. К ним относятся фазы управления (планирование, учет, анализ, регулирование и т.п.), периоды (циклы) управления, уровни управления, вид управляемого ресурса и др.

Обеспечивающая часть ЭИС представляет собой комплекс взаимосвязанных средств определенного вида, состоящих из ин­формационного, лингвистического, технического, программно­го, математического, организационного, правового и эргономи­ческого обеспечения.

Информационное обеспечение ЭИС включает в себя систему классификации и кодирования информации, систему норматив­но-справочной и оперативной документации, а также информационную базу.

Всю информацию ЭИС подразделяют на входную, выходную и промежуточную. Входную информацию составляют исходные данные для решения задач ЭИС, в том числе первичные и норма­тивно-справочные. Выходная информация представляет результат решения задач и используется для реше­ния других задач ЭИС как входная.

Входная и промежуточная информация составляет информа­ционную базу ЭИС, которая содержит данные, необходимые для управления объектом.

При разработке информационного обеспечения выполняют­ся следующие основные работы: предпроектное обследование, разработка технического и рабочего проектов, подготовка норма­тивно-справочной информации (НСИ) и формирование инфор­мационной базы ЭИС.

Лингвистическое обеспечение ЭИС представляет собой сово­купность языковых средств, используемых в ЭИС, а также пра­вил формализации естественного языка при общении персонала с вычислительными средствами в целях повышения эффектив­ности машинной обработки информации.

Лингвистическое обеспечение ЭИС содержит следующие элементы:

• информационные языки для описания структурных единиц информационной базы ЭИС (документов, показателей, реквизи­тов и др.);

• языки управления и манипулирования данными информа­ционной базы ЭИС;

• языковые средства информационно-поисковых систем;

• языковые средства систем автоматизации проектирования ЭИС;

• диалоговые языки специального назначения и другие языки;

• системы терминов и определений, используемые в процессе разработки и функционирования ЭИС.

Техническое обеспечение ЭИС включает весь комплекс техни­ческих средств по сбору, обработке и распространению информации.

Структурными элементами технического обеспечения явля­ются технические средства, техническая документация и персонал.

В состав технических средств включаются средства сбора и регистрации информации, ввода, обработки и вывода информа­ции, подготовки данных, средства передачи данных и линии связи, средства диспетчеризации и устройства автоматического съема информации, средства оргтехники и другое вспомогатель­ное оборудование.

В состав персонала включаются разработчики периферийных средств, систем телеобработки данных, организационно-техни­ческого обеспечения, смежных частей проекта, а также монтажно-наладочный, эксплуатационный и обслуживающий персонал.

Программное обеспечение ЭИС представляет собой совокуп­ность программ, позволяющих осуществлять функционирование комплекса технических средств и реализующих решение задач в различных ЭИС. В него входят общесистемные и специальные программы, а также инструктивно-методические материалы по применению средств программного обеспечения.

К общесистемному программному обеспечению относятся операционные системы вычислительного комплекса, предназна­ченные для расширения функциональных возможностей ЭВМ, автоматизации планирования очередности вычислительных ра­бот, контроля и управления процессом обработки данных, а так­же автоматизации работ программистов.

Специальное программное обеспечение представляет систе­му программ, в том числе пакетов прикладных программ, осуществляющих организацию и обработку данных.в целях функций управле­ния.

Математическое обеспечение ЭИС включает совокупность ма­тематических методов, моделей и алгоритмов для решения задач управления и обработки информации. Математическое обеспе­чение делится на средства математического обеспечения и методы выбора математичес­кого обеспечения ЭИС.

К средствам математического обеспечения относятся сред­ства моделирования процессов управления, типовые задачи уп­равления, методы многокритериальной оптимизации, методы математического программирования, методы математической статистики, методы теории массового обслуживания и др.

К методам выбора математического обеспечения ЭИС отно­сятся методы определения типа задач, методы оценки вычисли­тельной сложности алгоритмов и методы оценок допустимых отклонений получаемых решений от оптимальных.

Организационное обеспечение ЭИС представляет собой сово­купность методов и средств, регламентирующих деятельность персонала в условиях функционирования ЭИС. Организацион­ное обеспечение реализует следующие функции:

• анализ существующей системы управления и формулировку направлений повышения ее эффективности;

• выбор направлений совершенствования существующей сис­темы управления;

• выбор и постановку задач управления, повышающих эф­фективность разрабатываемой системы;

• формулировку требований к комплексу технических средств для решения выбранных задач;

• разработку организационных решений по составу, структу­ре, организации и методологии решения задач управления

• внедрение методов решения задач управления.

К технической документации организационного обеспечения относятся техническое задание на разработку ЭИС, ее технико-экономическое обоснование, технические документы по стадиям разработки и внедрения ЭИС. Персонал включает специалистов по разработке и обеспе­чению функционирования ЭИС, в том числе и внутри функцио­нальных подразделений объекта управления.

Правовое обеспечение ЭИС представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих отношения при создании и внедрении ЭИС и определяющих правовой статус результатов ее функционирования.

Правовое обеспечение этапов разработки ЭИС включает нор­мативные акты, связанные с договорными отношениями разра­ботчика и заказчика в процессе создания ЭИС, с правовым регу­лированием различных отклонений в ходе этого процесса, а также с реализацией процесса разработки ЭИС различными ви­дами ресурсов.

Эргономическое обеспечение ЭИС. В состав эргономического обеспечения ЭИС входят:

• комплекс различной документации, определяющей форму­лирование эргономических требований к рабочим местам, ин­формационным моделям и условиям деятельности персонала,

• комплекс методов, учебно-методических документов и тех­нических средств, реализующих формулирование требований к уровню подготовки персонала, а также формирование системы отбора и подготовки персонала ЭИС;

• комплекс методов и методик, повышающих эффективность деятельности персонала в ЭИС.

В зависимости от целей исследования или проектирования ЭИС функциональные и обеспечивающие подсистемы могут подвергаться дальнейшему делению вплоть до элементарных час­тей — элементов ЭИС. Так, например, функциональные подсис­темы могут разделяться на комплексы задач, задачи, отдельные расчеты, технико-экономические показатели и т. д. Программное обеспечение может быть разделено на общесистемное и специ­альное, а те, в свою очередь, делятся на отдельные программы, программные модули, операторы и т. д.

Создание и функционирование ЭИС в управлении экономи­кой базируются на применении информационных технологий.

Под информационными ресурсами понимается совокупность данных, представляющих ценность для предприятия (фирмы). К ним относят­ся файлы и базы данных, документы, тексты, графика, знания, аудио- и видеоинформация.

Информационные технологии, применяемые в экономике и управлении, подразделяются в основном на две принципиальные группы:

• предметные информационные технологии, автоматизирую­щие решение различных прикладных задач;

• информационные технологии общего назначения, являю­щиеся базовым инструментарием для автоматизации процессов обработки экономической информации.

С помощью предметных информационных технологий реша­ются конкретные задачи, автоматизирующие деятельность ра­ботников в различных областях экономики в рамках автомати­зированных рабочих мест (АРМ).

АРМ представляет собой рабочее место различных работни­ков, оборудованное ПЭВМ и предметно-ориентированными па­кетами прикладных программ на основе общей информацион­ной базы. Примерами их являются: АРМ бухгалтера, АРМ статистика, АРМ налоговика, АРМ менеджера и т.д.

С помощью информационных технологий общего назначе­ния, применяемых в разных предметных областях экономики, реализуются следующие основные функции: автоматизация отдельных расчетов; хранение данных; организация документооборота; налаживание коммуникаций.

Для автоматизации отдельных расчетов применяются инфор­мационные технологии (например, текстовые и графические редакторы, электронные таблицы, гипертекстовые и мультиме­дийные технологии и т.д.), позволяющие выполнять обработку данных и их выдачу в различной форме для многих предметных областей.

Для хранения данных разработаны базы данных, организо­ванные по определенным правилам и независимо от прикладных программ, а также системы управления базами данных (СУБД). В дальнейшем увеличение объемов хранимых данных, использова­ние разных устройств для хранения, а также усложнение методов управления данными привело к созданию распределенной обра­ботки данных информационных хранилищ.

Организация документооборота, заключается в система­тизации, архивации, хранении, поиске и контроле исполнения документов.

Для автоматизации функций коммуникации используются сетевые технологии, обеспечиваемые сетевой операционной сис­темой. Для обмена данными между удаленными пользователями активно применяются электронная почта, видеоконференция, интернет-технологии.

Источник