какие документы входят в реестр документов обрезанных периодов магнит косметик

Форма ТОРГ-31. Сопроводительный реестр сдачи документов

Компания в течение отчетного периода должна регистрировать всю документацию по приходным и расходным операциям перед сдачей ее в бухгалтерию. Для этого используется сопроводительный реестр сдачи документов по форме ТОРГ-31. Заполнением занимается материально ответственное лицо. Как правильно заполнить форму, разберемся в статье.

Общие сведения

Реестр по форме ТОРГ-31 — это первичный учетный документ. Бумаги по расходным и приходным операциям могут учитываться последовательно, либо для каждой разновидности операций применяется отдельный бланк. В реестре указывают данные о документах и организации, которая их отправила, количество листов, дополнительные сведения.

Материально ответственное лицо заполняет два экземпляра формы за каждый отчетный период. Один экземпляр нужно передать в бухгалтерию вместе с документами, а второй остается у работника, заполнившего реестр.

Вносить информацию в реестр можно от руки или на компьютере. При втором способе нужно иметь в виду, что подписи на документе должны быть «живые». Расписываются работник, сдающий документы (например, менеджер по закупкам), принимающий документы (бухгалтер), проверяющий документы (например, руководитель компании или уполномоченное на это лицо).

Несколько слов о форме ТОРГ-31

Эта унифицированная форма была закреплена для использования постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 года № 132. Она стала рекомендованной для применения с начала 2013 года (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). С этого времени организации сами решают, какие формы первички им применять: унифицированные или самостоятельно разработанные.

Если фирма приняла решение разрабатывать бланки сама, то нужно помнить о наличии обязательных реквизитов первичного учетного документа. Они перечислены в п. 2 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ «Закона о бухгалтерском учете». Разработанные бланки нужно утвердить в учетной политике компании специальным приказом руководителя.

Заполняем реестр по форме ТОРГ-31

Документ состоит из шапки и табличной части. В шапку необходимо внести такие сведения:

В табличной части нужно указывать такие данные:

На оборотной стороне таблица продолжается. Если количества строк в таблице не хватает, то в электронном варианте можно добавить необходимое число строк.

После заполнения таблицы подводят итог по количеству листов в документе. Далее прописью указывают общее количество бумаг и листов в них. Когда документ будет проверен, расписываются работники: сдавший документы, принявший документы, проверивший всю информацию о документах. Обязательно нужно указать должности и расшифровки подписей.

Разрешено ли вносить исправления в документ?

Если в реестре были выявлены фактические ошибки, например, работник неверно вписал номер документа или поставил не ту дату, то в этом случае исправить неточность можно с применением традиционного алгоритма:

Исправить ошибки нужно в каждом экземпляре документа. С внесенными изменениями знакомят всех работников, которые участвуют в заполнении или проверке данного реестра.

Источник

Как правильно хранить документы

Если собирать каждую бумажку по бизнесу и бесконечно хранить, со временем потребуется отдельное помещение под архив. Но на самом деле постоянно хранить все бумаги не обязательно.

Леонид Яковлев

Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые надо хранить даже после того, как вы закрыли свое дело.

Если собирать каждую бумажку и бесконечно хранить, со временем для этого потребуется отдельное помещение только под архив. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а какие можно не хранить, и узнали, какие еще есть варианты.

Зачем хранить документы

Понятно, что, пока компания ведет дела с партнером, она хранит все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.

То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.

По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:

Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.

Виды документов и сроки хранения

Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.

Можно выделить документы временного и постоянного хранения.

Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.

Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании, а затем их передают в архив.

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним было завершено. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2019 года, а закончили работу в 2020 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2021 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.

Или другой пример: перенос убытков с прошлых налоговых периодов, чтобы учесть их в текущем. Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как компания перенесет весь убыток.

В таблице — виды документов со сроками хранения.

Налоговый и бухгалтерский учет

Книга учета доходов и расходов50 лет

Или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 годаРасчеты по страховым взносамПостоянноУстав, положения компании, протоколы собраний учредителей

Бухгалтерская (финансовая) отчетность

Документы о ликвидации компании

Кадровые документы

Авансовые отчеты45 летДокументы о несчастных случаях на производстве50 лет

Или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 годаДокументы по личному составу: трудовые договоры, личные карточки сотрудников

Личные дела сотрудников

Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных
условиях труда

Невостребованные оригиналы личных документов сотрудниковПостоянноШтатное расписаниеДо востребованияОригиналы личных документов сотрудников: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства

Как хранить документы правильно

Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов.

Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.

Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.

Подготовка к хранению документов. Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.

Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.

Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.

Дальше можно передавать документы в архив.

Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности документов.

Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.

В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.

Соблюсти все эти требования небольшой компании может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.

Как хранить документы в электронном формате

Многие компании давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.

А вот оцифровать все документы в компании и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.

Для хранения электронных документов тоже есть свои правила:

Если большая часть документов в вашей компании изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.

Ошибки при хранении документов

Открытый доступ к документам. При хранении документов важно обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, если в ней есть персональные данные или коммерческая тайна. Такие документы не должны находиться в свободном доступе.

Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров, отчетность — у контролирующих органов.

Потерянные документы могут понадобиться. Например, их может запросить налоговая. Штраф за каждый непредставленный документ — минимум 200 ₽.

Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания.

В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой.

Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию.

Ответственность за нарушение правил хранения

За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.

От 5000 до 10 000 ₽ — для компанийст. 15.11 КоАПГрубое нарушение правил учета доходов и/или расходов и/или объектов налогообложения10 000 ₽ за один налоговый период

30 000 ₽ — более одного налогового периодаст. 120 НК РФНепредоставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля200 ₽ за каждый непредставленный документст. 126 НК РФ, п. 1Непредставление документов в рамках встречной проверки контрагента10 000 ₽ для ИП и юрлицст. 126 НК РФ, п. 2Непредоставление или несвоевременное предоставление сведений о контрагенте в рамках его встречной проверки5000 ₽

20 000 ₽ — за повторное нарушение в течение годаст. 129.1 НК РФ, п. 1Нарушение правил хранения кадровых документовОт 1000 до 5000 ₽ — для ИП

От 30 000 до 50 000 ₽ — для юрлицст. 5.27 КоАП, ч. 1

Что делать, когда срок хранения документа истек

Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании могут грозить штрафы.

Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.

Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.

Вот как уничтожить документы по правилам:

1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет все документы с истекшим сроком хранения. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь.

2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.

3. Составьте акт. В нем перечислите все документы, которые можно уничтожить, укажите способ уничтожения. Обычно бумаги сжигают или измельчают шредером.

Уничтожить документы можно самостоятельно или отдать компании, которая занимается утилизацией.

Главное

Если не хотите следить за сроками и правилами хранения документов сами, доверьте эту работу профессиональному бухгалтеру.

Бухгалтерское обслуживание от Тинькофф

Возьмем всю бухгалтерию на себя — вам останется только подписывать платежки и отчеты. Подходит для ИП на УСН «Доходы» и патенте с сотрудниками и без.

Сейчас читают

Как создать сайт для бизнеса самостоятельно

Создать сайт для компании самому без знаний программирования — это реально. Рассказываем, с помощью каких инструментов это сделать проще всего и что нужно учесть

Откуда бизнесу взять деньги

Привлечение инвестиций — обычная деловая практика для бизнеса. Но остается вопрос, где найти деньги. В этой статье рассказываем о десятке вариантов

Что нужно сделать перед запуском рекламы в Инстаграме

Разбираем, какие задачи решает таргетированная реклама и что нужно сделать перед запуском рекламной кампании

Рассылка для бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта

Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.

Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе

После подписки вам откроется страница для скачивания

Источник

Как поставщику попасть в Реестр российской продукции

С мая 2020 года действуют новые правила закупки российских промышленных товаров: текстиля, мебели, автомобилей, спецтехники и многого другого. Даже если вы производите товар в России, заказчики не смогут купить его без выписки из Реестра российской продукции. Сложно ли в него попасть?

иллюстратор — Маргарита Федосеева

Что изменилось?

Перестали действовать семь постановлений:

— ППРФ № 791 (легкая промышленность)

— ППРФ № 9 (товары для обороны)

— ППРФ № 1119 (спортивное оружие)

Вместо них работают два — № 616 и № 617. Посмотрим, чем они различаются:

№ 616

№ 617

На какие товары распространяется

В перечне 125 позиций товаров для обычных нужд и для обороны страны: текстиль, легковые автомобили, спецтехника и др.

В перечне 174 позиции: канцтовары, музыкальные инструменты, спортивное оборудование и др.

Как заказчик отклоняет иностранные товары

Запрещено закупать иностранные промышленные товары из перечня за исключением этих случаев:

— В России его не производят.

— Стоимость одной единицы товара меньше 100 тыс. руб.

— Если закупаются расходники к действующему оборудованию.

Действует правило «Третий лишний». Заявки с иностранными товарами отклонят, если есть минимум две заявки с товарами из ЕАЭС.

Как подтверждать происхождение

В составе заявки — выпиской из реестра российской промпродукции.

В составе заявки — информацией* о нахождении товара в Реестре.

При поставке — выпиской из реестра*.

*Или СТ-1 из страны ЕАЭС по этой форме.

Как попасть в Реестр?

Чтобы Минпромторг занес продукцию в Реестр промтоваров, нужно получить заключение, которое подтверждает российское происхождение товара.

Заявление и документы подписывает руководитель организации, индивидуальный предприниматель или другой уполномоченный представитель заявителя.

Минпромторг проверяет документы 10 рабочих дней со дня поступления. В течение 5 рабочих дней по результатам проверки документов:

Выдав положительное заключениея, Минпромторг в течение рабочих суток добавляет информацию в Реестр промышленной продукции на 1 год.

Как получить выписку для участия в закупке?

Найдите нужный товар по названию, реестровому номеру или производителю. Нажмите кнопку « Выписка из реестра » — документ формируется автоматически.

Ответим на вопросы

Источник

Новые формы первичных документов и регистров: изменения в Приказе № 52н

эксперт Контур.Школы по учету в учреждениях бюджетной сферы

Минфин внес изменения и добавил новые формы в Приказ № 52н. Каким учреждениям и как применять — в статье

Бухгалтерия ежедневно обрабатывает поток документов, на основании которых в учете отражают активы, обязательства, доходы и расходы, ведь каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом. Это указано в ч. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Первичные учетные документы принимают к бухучету, если они составлены по унифицированным формам. В документах, формы которых не унифицированы, должны быть обязательные реквизиты.

Унифицированные формы для организаций бюджетной сферы утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. В своей работе бухгалтер учреждения должен использовать формы из этого приказа в первую очередь.

В сентябре 2020 года Минфин внес серьезные изменения в Приказ № 52н.

1. Обновили:

2. Утвердили новые:

Применять новые электронные формы и регистры нужно по мере организационно-технической готовности учреждения, но не позже 1 января 2021 года.

Применять новые электронные формы и регистры должны госорганы и учреждения, которые по решению Правительства РФ, региональных и местных властей передали полномочия по бухучету Федеральному казначейству, финорганам субъекта РФ или муниципального образования (в соответствии с п. 6 ст. 264.1 БК).

Централизованные бухгалтерии и остальные учреждения могут использовать новые формы электронных документов по собственному усмотрению. Нужно закрепить это решение в учетной политике.

Какие действующие формы документов изменили

Инвентаризационные описи

В период годовой инвентаризации важно знать, как правильно оформить ее итоги. Напомню, что в целях составления годовой отчетности, инвентаризацию проводят до завершения финансового года, за который составляется отчетность. Например, в четвертом квартале (Письмо Минфина России от 10.02.2020 № 02-07-10/8553).

Отследите, чтобы в бухгалтерских программных продуктах обновили формы инвентаризационных описей. В Приказе № 52н есть два изменения этих документов:

В отношении материальной ответственности ничего не меняется. Минфин разъяснил, что это понятие закреплено Трудовым кодексом. Материальная ответственность работника за ущерб работодателю прописана в ст. 238 ТК РФ. А в ст. 243 перечислены случаи полной материальной ответственности. То есть обязанность работника возмещать ущерб не определяется законодательством о бухучете. Следовательно, саму ответственность этот реквизит в документе не отменяет.

Документы для учета и списания активов

1. «Ответственное лицо» вместо «МОЛ» с 2020 года прописали также в реквизитах следующих документов:

2. В Приказе № 52н финансисты уточнили, что инвентарную карточку учета нефинансовых активов ф. 0504031 и инвентарную карточку группового учета нефинансовых активов
ф. 0504032:

Также в инвентарной карточке ф. 0504031 не нужно указывать ОКОФ. При заполнении указываем амортизационную группу.

Инвентарную карточку группового учета ф. 0504032 открывают для основных средств, которые входят в комплекс объектов ОС, признаваемый единым инвентарным объектом. Например, для оконечных устройств сигнализационной сети, систем вентиляции, пожаротушения. То есть для камер видеонаблюдения, кондиционеров, средств вычислительной техники и оргтехники, которые входят в состав этих систем.

Теперь это согласуется с п. 45 Инструкции № 157н. Отдельную инвентарную карточку на систему видеонаблюдения заводить не нужно, так как она входит в состав здания и отдельным инвентарным объектом не является. Но карточку группового учета для отдельных элементов системы оформить нужно.

3. Опись инвентарных карточек ф. 0504033 не нужно составлять, если инвентарные карточки
ф. 0504031, 0504032 бухгалтерия формирует в форме электронного документа. То есть опись составляем только, если по-прежнему работаем с бумажными карточками.

4. Приходным ордером на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов)
ф. 0504207 нужно оформлять сдачу на склад материалов, которые остались после разборки или иного выбытия основного средства. Раньше эту операцию оформляли требованием-накладной ф. 0504204.

5. Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря ф. 0504143. В Приказе № 52н уточнили, что акт применяют при списании не только хозяйственного, но и производственного инвентаря.

Производственный инвентарь — это предметы технического назначения, которые участвуют в производственном процессе, но не относятся ни к оборудованию, ни к сооружениям.

Акт ф. 0504143 предназначен для инвентаря стоимостью от 10 000 руб. до 100 000 руб. Ранее в Приказе № 52н стоимостной критерий был от 3 000 руб. до 40 000 руб., что не соответствовало положениям ФСБУ и инструкций по учету.

6. Также уточнили стоимостной критерий и в ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения ф. 0504210. Форму заполняют при передаче в эксплуатацию объектов ОС до 10 000 руб.

7. Бухгалтерская справка ф. 0504833 теперь имеет две функции: ее можно использовать как первичный учетный документ и как бухгалтерский документ.

Как первичный учетный документ бухгалтерскую справку используем для операций, по которым нет унифицированных первичных форм. Например, списание дебиторской задолженности.

Как бухгалтерский документ ф. 0504833 применяем, чтобы отразить бухгалтерские записи по операциям, оформленным электронными первичными документами, а также для отражения в учете операций по исправлению ошибок.

Также справку нужно оформить при передаче в централизованную бухгалтерию оформленных первичных учетных документов, в которых нет раздела «Отметка о принятии к учету».

В бухгалтерской справке ф. 0504833, сформированной как первичный учетный документ, отражают:

В бухгалтерской справке ф. 0504833, сформированной как бухгалтерский документ, отражают:

8. Извещение ф. 0504805 с 2020 года тоже работает как первичный учетный и бухгалтерский документ.

Первичный учетный документ — для операций, по которым нет унифицированных первичных документов. Например, при предоставлении межбюджетных трансфертов с условиями при передаче активов.

Бухгалтерский документ — для отражения бухгалтерских проводок согласно первичному учетному документу по приемке-передаче имущества, активов и обязательств:

Новые регистры бухгалтерского учета

После внесения поправок в Приказ № 52н учреждения будут оформлять два новых журнала операций ф. 0504071.

В журнале операций межотчетного периода ф. 0504071 отражают операции межотчетного периода, например бухгалтерские записи по изменению входящих остатков по счетам на 1 января текущего года при переходе на новый ФСБУ. Раньше для этого использовали журнал по прочим операциям или журнал, который соответствует виду операций.

Для исправления ошибок раньше применяли журнал по прочим операциям, в котором делали отметку «Исправление ошибок прошлых лет». Теперь для этого есть новый отдельный журнал операций по исправлению ошибок прошлых лет ф. 0504071. В п. 11 Инструкции № 157н внесли аналогичные изменения и новые регистры.

Новые электронные формы и регистры

Приказ № 52н пополнился также и новыми электронными регистрами бухучета:

1. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров ф. 0504093. Его нужно применять для регистрации в хронологическом порядке ПКО ф. 0310001 и РКО ф. 0310002, если их составляют в электронном виде и используют электронный документооборот.

Органы и учреждения, которые по решению Правительства РФ, региональных и местных властей передали полномочия по учету уполномоченным органам, обязательно ведут электронный журнал по форме 0504093. Остальные учреждения могут применять этот журнал, если пропишут это в учетной политике. Форму подписывает ответственный бухгалтер своей ЭЦП.

2. Ведомость дополнительных доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами ф. 0504094. Применяется при централизованном учете. В регистре в электронном виде формируют сведения о командировочных, компенсационных и иных выплатах в натуральной форме физлицам, которые облагаются НДФЛ и страховыми взносами. В этот регистр не включают выплаты, связанные с оплатой труда, и по договорам гражданско-правового характера.

3. Новые электронные формы первичных документов предназначены для оформления расчетов с подотчетными лицами при централизованном учете:

В конце статьи есть шпаргалка

Обратите внимание, отчет о расходах подотчетного лица ф. 0504520 составляют только в виде электронного документа и применяют для учета расчетов с подотчетными лицами на основании соответствующих электронных документов ф. 0504512, 0504513, 0504515, 0504516, 0504517, 0504518.

Если учреждение продолжает вести бумажный документооборот, то использовать нужно авансовый отчет ф. 0504505.

Подробнее о применении новых форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, использовании скан−копий документов — в вебинаре

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета в бюджетной сфере. Изменения в Приказе № 52н.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Как заполнить отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) 687.8 КБ

Источник