какие документы ведутся в отделе кадров
Порядок ведения кадрового учета на предприятии
Кадровый учет наравне с бухгалтерским и налоговым позволяет отражать достоверную информацию, необходимую для полноценного функционирования компании. Об особенностях этого вида учета, а также об основных документах, задействованных в нём, пойдет речь в нашей статье.
Ведение кадрового учета
Ведение кадрового учета предполагает оформление большого количества документации, которая будет отражать информацию как отдельно по каждому сотруднику, так и в целом по всей компании, а также создание правил, регламентирующих порядок трудовой деятельности.
Ведение кадрового учета подразумевает фиксирование численности сотрудников, что возможно только при качественном отслеживании всех перемещений. Основной задачей кадрового учета является составление документального подтверждения того или иного перемещения сотрудника, начиная от приема на работу, перевода на другую должность, оформления отпуска и заканчивая увольнением.
Конечно, кадровый учет можно вести и вручную, однако ведение кадрового учета посредством применения программных средств позволяет минимизировать время на подготовку документации, в особенности если в компании много сотрудников.
Документы кадрового учета
Документы кадрового учета могут быть как обязательными, составление которых предусмотрено ТК РФ, так и необязательными.
К необходимым документам кадрового учета относятся:
Большинство кадровых документов имеет унифицированную форму. Некоторые же документы работодателю следует разрабатывать самостоятельно:
ВАЖНО!Согласно ст. 8 ТК РФ сформированные организацией положения, которые ущемляют права сотрудника, не могут применяться для регулирования трудовых отношений.
Все учетные документы, подготовленные кадровым работником, утверждаются руководителем организации. После этого сотрудник должен с ними ознакомиться и поставить свою подпись.
Следует отметить, что в некоторых ситуациях составления кадровых документов можно избежать: например, составлять должностные инструкции не требуется, если трудовым контрактом уже предусмотрен функционал сотрудника. То же самое касается положения об оплате труда, составление которого также необязательно, если в контракте прописан будущий доход сотрудника.
Наличие того или иного документа в учете кадров зависит от специфики работы отдельного сотрудника и компании в целом. Если в компании предусмотрена работа по сменам, то следует оформлять график сменности. При выполнении трудовых обязанностей на объектах повышенной секретности следует прописать в договоре пункт о сохранности коммерческой тайны, а также составить соответствующее положение, в котором будут закреплены порядок доступа к тайне, ответственность за ее разглашение, а также условия прекращения такого доступа. Обязательно нужно оформить контракт о полной материальной ответственности с сотрудником в случае, если он имеет отношение к ценным грузам или объектам.
Ответственность за правонарушения при ведении кадрового учета
Основным контролирующим органом, который отвечает за правильность ведения кадрового учета, является Государственная инспекция труда. Она призвана осуществлять контроль за кадровыми операциями и, если кадровый учет ведется с нарушениями, привлекать к административной ответственности за нарушение трудового законодательства.
Выделяют следующие виды ответственности (ст. 419 ТК РФ):
Пример: Иванов И. А. решил взять кредит. Для этого ему нужна копия трудовой книжки и справка 2-НДФЛ. Работодатель отказался выдать копию трудовой книжки. Сотрудник вправе заявить о неправомерных действиях работодателя в трудовую инспекцию, которая привлечет компанию к ответственности (ее должностных лиц) по ст. 5.39 КоАП РФ в размере от 1 000 до 3 000 руб.
Пример: Петров С. Ф. получил травму на рабочем месте. В соответствии со ст. 1085 ГК РФ работодатель обязан компенсировать неполученную оплату труда за время пребывания сотрудника на лечении, а также расходы на его лечение и восстановление.
Кроме того, документы кадровых служб могут запрашивать налоговые органы, в случае непредставления которых наступает ответственность по ст. 126 НК РФ
Итоги
Правильный и своевременный кадровый учет позволяет руководству сделать компанию более эффективной. В настоящее время существует множество программных средств, которые помогают оптимизировать время на составление кадровой документации и добиться точности при отражении данных кадрового учета.
Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2020
Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства
Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.
Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.
Кадровое делопроизводство 2020 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.
О дисциплинарной ответственности работника читайте здесь.
Инструкция по кадровому делопроизводству 2020 — скачать или разработать самостоятельно?
Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.
Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.
Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.
Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству
Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.
Этапы организации кадрового учета на предприятии:
Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика. Безусловно, это:
ВНИМАНИЕ! С 2020 года введены электронные трудовые книжки. Подробнее о них читайте в материале «Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года».
Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.
Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.
В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя. Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.
Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.
Как составить приказ о приеме на работу см. здесь.
В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.
Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:
В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:
Также могут издаваться следующие документы:
При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново. Документы, которые влияют не только на ведение кадрового учета, но и бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.
Вся необходимая информация по кадровому учету доступна на нашем сайте в разделе «Зарплаты и кадры».
Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.
Это завершающий этап при ведении кадрового учета с нуля. Теперь на каждого принимаемого на работу сотрудника создается пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу, должностную инструкцию; принимается/оформляется трудовая книжка, заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и прочие документы.
Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. д.
О сроке хранения кадровых документов вы сможете узнать из нашей статьи «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».
Итоги
Организация кадрового делопроизводства, как правило, возлагается на плечи кадровой службы. Наша статья поможет разобраться в хитросплетениях оформления кадровых документов и журналов инспектору по кадрам.
Какие документы ведутся в отделе кадров
Документы по учету кадров
(личные дела и документы, не вошедшие в состав личных дел; трудовые договоры; трудовые книжки, штатные расписания, персональные данные и др.)
Личные дела руководителей и работников организаций
ст. 445 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Личные карточки работников
ст. 444 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении
ст. 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий
ст. 454 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных:
— по месту утверждения;
ст. 440 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
— в других организациях
3 года после замены новыми
Согласие на обработку персональных данных
3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва (если иное не предусмотрено законом или договором)
ст. 441 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)
ст. 449 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками
п. 43 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника
ст. 450 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Книги, журналы, карточки учета, базы данных:
— учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
ст. 463 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
— бланков трудовых книжек и вкладыша в нее
Книги, журналы, карточки учета, базы данных:
— личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов);
ст. 463 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
-учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
— бланков трудовых книжек и вкладыша в нее
Штатные расписания организации, изменения к ним:
— по месту утверждения;
ст. 40 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
— в других организациях
Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция
Юридические лица и предприниматели, которые используют труд наемных работников, обязаны организовать и вести кадровый учет в соответствии с действующими инструкциями. В крупных компаниях им занимается специально выделенный сотрудник или подразделение. На маленьких ООО и у ИП кадровыми вопросами обычно занимается бухгалтер или сам руководитель.
Рассмотрим подробнее основные требования к кадровому учету и документы, которые необходимо вести предприятию.
Понятие кадрового учета
Под термином «кадровое делопроизводство» понимают организацию работы с документацией, которая касается наемных сотрудников. Этот учет строго регламентирован действующим законодательством и контролируется государственными органами.
Вести учет кадров на предприятии могут:
Обязательные кадровые документы
Уполномоченные государственные органы (инспекция по труду, пенсионный фонд и т. п.) постоянно проверяют правильность ведения кадрового учета на предприятии. Поэтому важно правильно организовать кадровое делопроизводство — обязательные документы перечислены далее:
1. Внутренний распорядок. Предусмотрены статьей 189 ТК. В этом документе четко прописывается процедура принятия сотрудников на должность и их увольнения по разным основаниям, возможные санкции, обязанности участников трудовых правоотношений.
2. График выхода в оплачиваемый отпуск. В нем указывается, в какое время в течение года сотрудник может воспользоваться оплачиваемым отпуском. Наличие этого документа регламентируется статьей 123 ТК.
3. Штатное расписание. В нем указывается, какие должности предусмотрены на предприятии и сколько сотрудников на них работает, описывается структура компании и другие особенности. Необходимость в этом документе закреплена в статье 57 ТК.
4. Журнал прохождения инструктажей. В этом документе делаются отметки о том, что сотрудник прослушал инструктаж по соблюдению техники безопасности на производстве. Наличие подписи сотрудника в журнале освобождает от ответственности работодателя при возникновении аварий и чрезвычайных происшествий, если они произошли по вине работника. Документ предусмотрен статьей 212 ТК.
5. Инструкция по охране труда. Основной документ, в котором описываются правила поведения сотрудника во время нахождения на производстве. Наличие инструкции является обязательным согласно ст. 212 Трудового кодекса.
6. Табель учета рабочего времени. Документ, в который вносится отработанное время сотрудника. Это обязательный документ, который является основанием для начисления заработной платы.
7. Положение о персональных данных. Учитывая последние изменения в законодательстве о защите персональных данных, каждое предприятие должно иметь отдельный документ, в котором описываются виды личных данных, которые собирает компания, а также способы их использования и условия передачи. Положение составляется согласно статье 88 ТК.
8. Положение об оплате труда. В документе отражается порядок начисления заработной платы, оплаты работы в выходные дни и сверх установленного лимита часов в неделю. Кроме того, в Положении указывается, в каких случаях и каком размере работник может получать премии за результаты своего труда. Документ составляется согласно Постановлению Министерства труда № 69.
9. Книга учета трудовых книжек. Отдельный документ, в котором фиксируется факт передачи трудовой книжки работодателю и выдача ее на руки работнику при увольнении и других предусмотренных законом случаях.
10. Журнал учета бланков трудовых книжек. Отдельный документ, в котором фиксируется факт поступления на предприятие чистых трудовых книжек и их расходование при приеме на работу новых сотрудников.
Кадровое делопроизводство в 2020 — новые требования
В текущем году изменений в трудовой кодекс и другие нормативные документы, которые регламентируют кадровый учет, на текущую дату внесены. Но законодатели рассматривают законопроект под номером 736 455−7, согласно которому часть обязательных кадровых документов может составляться в электронной форме без бумажных копий.
Инструкция по кадровой работе на предприятии
Учитывая то, что не каждая компания имеет возможность нанять отдельного сотрудника, рассмотрим, как производится организация кадрового делопроизводства с нуля самостоятельно. Сделать это самостоятельно без специальных знаний и опыта очень сложно. Однако перечисленные ниже пункты помогут избежать наиболее распространенных ошибок.
1. Получите необходимые знания. Для этого можно использовать законодательные акты РФ, а также специальную литературу, в которой подробно описывается процесс. Основным документом является Трудовой кодекс, однако рекомендуется изучать его с комментариями, где разъясняются отдельные положения статей. Обратите внимание, что незнание трудового законодательства не освобождает руководителя компании от ответственности.
2. Автоматизируйте работу с помощью приложений на компьютере. В продаже есть множество программ, которые упрощают рутинные процессы, облегчают составление документов и автоматизируют часто повторяющиеся операции. Например, ведение табеля рабочего времени, формирование графика отпусков, издание приказов о приеме или увольнении.
3. Изучите регистрационные документы компании. Кадровый учет должен быть организован таким образом, чтобы не противоречить требованиям устава и внутренних регламентов юридического лица. Например, уставом закрепляется прием на работу руководителей компании, порядок формирования штатного расписания и т. п.
4. Приведите внутреннюю документацию в соответствие с актуальным законодательством. Необходимо удостовериться, что изданные компанией внутренние акты соответствуют ТК. Также нужно проверить, есть ли в компании все обязательные документы. Это позволит избежать штрафов при проверке контролирующими органами.
5. Разработайте образец трудового договора. Впоследствии его можно будет без изменений или после адаптации использовать при приеме на работу новых сотрудников. Договор будет легитимным только в том случае, если при его составлении учтены тербования статьи 57 Трудового кодекса.
6. Разработайте типовую кадровую документацию. Рекомендуется заранее составить образцы стандартных бланков документов, которые постоянно издаются при ведении кадрового учета. Например, приказы о приеме на работу и увольнении, направлении в командировку и предоставлении отпуска. Можно использовать типовые образцы или разработать собственные, которые должны быть утверждены руководителем.
7. Заведите журналы регистрации, предусмотренные инструкциями о кадровом делопроизводстве. Обязательно должны быть журнал по учету выдачи трудовых книжек, получении и использовании бланков трудовых книжек, учету проверок, регистрации несчастных случаев и инструктажей по технике безопасности. Можно завести и другие журналы (например, выход в отпуск, больничные, для входящей и исходящей документации). Они не проверяются госорганами, но помогают в работе.
8. Проверьте правильность найма сотрудников на работу. Необходимо удостовериться, что при приеме на работу сотрудников не нарушены требования трудового законодательства. Особенно важно проконтролировать правильность назначения генерального директора, который является должностным лицом. В договоре с ним должны быть прописаны срок действия, возможный испытательный срок, ответственность за нарушения. Устранить неточности и недостатки можно путем заключения дополнительных трудовых договоров (в качестве приложения к основному).
9. Проконтролируйте правильность организации работы с трудовыми книжками. Работник предоставляет книжку при приеме на работу, после чего этот документ хранится в компании. Юридическое лицо несет ответственность за его сохранность и правильность оформления. При проверке необходимо учитывать требования статьи 66 ТК, а также инструкций № 69 и 225.
10. Оформите карточки на сотрудников. Карточки заводятся на всех работников, в том числе удаленных, сезонных, по совместительству. Не нужно оформлять этот документ на сотрудников, которые работают по гражданско-правовому соглашению.
11. Проконтролируйте правильность ведения воинского учета. В маленьких компаниях эта ответственность также ложиться на сотрудника, который ведет кадровое делопроизводство. Необходим приказ о назначении ответственного лица, план работ на год. Данные с военных билетов сотрудников заносятся в их личные карточки. Также в военный комиссариат подаются предусмотренные законодательством отчеты.
12. Организуйте правильное хранение документов. Особенно важно ограничить доступ к трудовым книжкам и бланкам для них, а также другим подобным документам строгой отчетности. Они помещаются в несгораемых сейф или стальной шкаф.
Обратите внимание, что по мере роста компании сложность кадрового учета будет возрастать. Поэтому следует заранее побеспокоиться о правильной организации работы с документацией. Например, нумерацией документов, их регистрацией.
Рекомендуется также составить инструкцию по кадровому учету. Она не является обязательной, но позволяет унифицировать работу на будущее. В ней указываются требования по работе с документацией, закрепляется форма бланков и т. п. На основе инструкции легче передавать обязанности по ведению учета другим лицам.
Ответственность за нарушение требований кадрового учета
Если компания нарушает требования трудового законодательства о ведении учета наемных работников на предприятии, виновное должностное лицо привлекается к административной ответственности согласно статье 5.27. Санкцией предусмотрены:
Кроме того, компания несет ответственность за неправомерное использование личных данных сотрудников, которые стали известны при приеме на работу. За это должностных лиц и компанию наказывают по статье 13.11. Санкция предусматривает наложение штрафа до 20 тыс. на директора и до 75 тыс. на юрлицо.
Путеводитель по кадровому делу: Деятельность кадрового подразделения. Обязательные документы. Перечень обязательных кадровых документов (подготовлен экспертами компании «Гарант»)
Путеводитель по кадровому делу: Деятельность кадрового подразделения. Обязательные документы.
Перечень обязательных кадровых документов
1. Трудовой кодекс РФ:
— Статья 8 ТК РФ. Локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права
— Статья 22 ТК РФ. Основные права и обязанности работодателя
— Статья 56 ТК РФ. Понятие трудового договора. Стороны трудового договора
— Статья 57 ТК РФ. Содержание трудового договора
— Статья 65 ТК РФ. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора
— Статья 66 ТК РФ. Трудовая книжка
— Статья 67 ТК РФ. Форма трудового договора
— Статья 68 ТК РФ. Оформление приема на работу
— Статья 69 ТК РФ. Медицинский осмотр (обследование) при заключении трудового договора
— Статья 71 ТК РФ. Результат испытания при приеме на работу
— Статья 72 ТК РФ. Изменение определенных сторонами условий трудового договора
— Статья 72.1 ТК РФ. Перевод на другую работу. Перемещение
— Статья 72.2 ТК РФ. Временный перевод на другую работу
— Статья 73 ТК РФ. Перевод работника на другую работу в соответствии с медицинским заключением
— Статья 74 ТК РФ. Изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда
— Статья 77 ТК РФ. Общие основания прекращения трудового договора
— Статья 78 ТК РФ. Расторжение трудового договора по соглашению сторон
— Статья 79 ТК РФ. Прекращение срочного трудового договора
— Статья 80 ТК РФ. Расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию)
— Статья 81 ТК РФ. Расторжение трудового договора по инициативе работодателя
— Статья 82 ТК РФ. Обязательное участие выборного органа первичной профсоюзной организации в рассмотрении вопросов, связанных с расторжением трудового договора по инициативе работодателя
— Статья 83 ТК РФ. Прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон
— Статья 84 ТК РФ. Прекращение трудового договора вследствие нарушения установленных настоящим Кодексом или иным федеральным законом правил заключения трудового договора
— Статья 84.1 ТК РФ. Общий порядок оформления прекращения трудового договора
— Статья 86 ТК РФ. Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты
— Статья 87 ТК РФ. Хранение и использование персональных данных работников
— Статья 91 ТК РФ. Понятие рабочего времени. Нормальная продолжительность рабочего времени
— Статья 99 ТК РФ. Сверхурочная работа
— Статья 113 ТК РФ. Запрещение работы в выходные и нерабочие праздничные дни. Исключительные случаи привлечения работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни
— Статья 122 ТК РФ. Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков
— Статья 123 ТК РФ. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков
— Статья 124 ТК РФ. Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска
— Статья 125 ТК РФ. Разделение ежегодного оплачиваемого отпуска на части. Отзыв из отпуска
— Статья 126 ТК РФ. Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией
— Статья 127 ТК РФ. Реализация права на отпуск при увольнении работника
— Статья 128 ТК РФ. Отпуск без сохранения заработной платы
— Статья 135 ТК РФ. Установление заработной платы
— Статья 136 ТК РФ. Порядок, место и сроки выплаты заработной платы
— Статья 139 ТК РФ. Исчисление средней заработной платы
— Статья 140 ТК РФ. Сроки расчета при увольнении
— Статья 180 ТК РФ. Гарантии и компенсации работникам при ликвидации организации, сокращении численности или штата работников организации
— Статья 189 ТК РФ. Дисциплина труда и трудовой распорядок
— Статья 190 ТК РФ. Порядок утверждения правил внутреннего трудового распорядка
— Статья 191 ТК РФ. Поощрения за труд
— Статья 193 ТК РФ. Порядок применения дисциплинарных взысканий
— Глава 32 ТК РФ. Ученический договор
— Статья 209 ТК РФ. Основные понятия
— Статья 212 ТК РФ. Обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда
— Статья 217 ТК РФ. Служба охраны труда в организации
— Статья 243 ТК РФ. Случаи полной материальной ответственности
— Статья 244 ТК РФ. Письменные договоры о полной материальной ответственности работников
— Статья 266 ТК РФ. Медицинские осмотры (обследования) лиц в возрасте до восемнадцати лет
— Статья 328 ТК РФ. Прием на работу, непосредственно связанную с движением транспортных средств
— Статья 331 ТК РФ. Право на занятие педагогической деятельностью
— Статья 372 ТК РФ. Порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов
3. Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»
4. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных»
5. Федеральный закон от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне»
6. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
7. Федеральный закон от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»
8. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477)
9. Положение о воинском учете (утв. Постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. N 719)
10. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225)
11. Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»
12. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69)
13. Постановление Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. N 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности»:
— Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества
— Перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества
14. Порядок обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций (утв. Постановлением Минтруда РФ и Минобразования РФ от 13 января 2003 г. N 1/29)
15. Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 1 июня 2009 г. N 290н «Об утверждении Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты»
16. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558)
17. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)
1. Локальные нормативные акты организации (подготовлено экспертами компании «Гарант»)
2. Должностные инструкции по подразделениям предприятия и отраслям деятельности (подготовлено экспертами компании «Гарант»)
2. Унифицированная форма N Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)
3. Унифицированная форма N Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)
4. Унифицированная форма N Т-2 «Личная карточка работника» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)
5. Унифицированная форма N Т-3 «Штатное расписание» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)
6. Унифицированная форма N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)
7. Унифицированная форма N Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)
8. Унифицированная форма N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)
9. Унифицированная форма N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)
10. Унифицированная форма N Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)
11. Унифицированная форма N Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)
12. Унифицированная форма N Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)
13. Унифицированная форма N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)
14. Унифицированная форма N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)
15. Унифицированная форма N Т-10 «Командировочное удостоверение» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)
16. Унифицированная форма N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)
17. Унифицированная форма N Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)
18. Унифицированная форма N Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)
19. Унифицированная форма N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)
20. Унифицированная форма N Т-13 «Табель учета рабочего времени» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)
21. Унифицированная форма N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)
22. Унифицированная форма N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)
23. Унифицированная форма N Т-49 «Расчетно-платежная ведомость» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)
24. Унифицированная форма N Т-51 «Расчетная ведомость» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)
25. Унифицированная форма N Т-53 «Платежная ведомость» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)
26. Унифицированная форма N Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)
27. Форма трудовой книжки (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках»)
28. Форма вкладыша в трудовую книжку (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках»)
29. Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (утв. Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»)
30. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв. Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»)
31. Приказ о внесении изменений в унифицированные формы первичной учетной документации («Кадровик. Кадровое делопроизводство»)
1. Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 14 мая 2013 г. N 14-1/3030785-2617 (о применении форм первичных учетных документов в связи с вступлением в силу Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»)
4. Локальные акты: разрабатываем и утверждаем (журнал «Отдел кадров коммерческой организации», N 2, февраль 2017 г.)
5. Отказ от ЛНА в пользу типового трудового договора (журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», N 1, январь 2017 г.)
6. Подводим итоги года. Все ли дела сделаны? (журнал «Отдел кадров коммерческой организации», N 12, декабрь 2016 г.)
7. Трудовые отношения: заблуждения работников и работодателей (журнал «Отдел кадров коммерческой организации», N 10, октябрь 2016 г.)
8. Сроки хранения документов по личному составу («Кадровая служба и управление персоналом предприятия», N 5, май 2016 г.)
10. Учимся составлять номенклатуру дел отдела кадров (журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», N 12, декабрь 2015 г.)
11. Актуальность и действие во времени кадровых документов (журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», N 4, апрель 2015 г.)
14. Как навести порядок в кадровых документах («Кадровая служба и управление персоналом предприятия», N 3, март 2014 г.)
Решения практических ситуаций
Ситуация 1: Работник проработал в должности главного бухгалтера в бюджетной организации с 1983 года по 2016 год. Работнику в период работы предоставлялись дополнительные отпуска за ненормированный рабочий день. В организации сохранился лишь действующий коллективный договор, в котором имеется информация о предоставлении такого отпуска главному бухгалтеру. В каких документах, оформляемых работодателем в соответствии с действующим законодательством, могут содержаться сведения о дополнительных отпусках? Какими документами работник может подтвердить, что за этот период ему предоставлялись, помимо основных, дополнительные отпуска? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2017 г.)
Ситуация 2: Необходимо ли вести следующие кадровые документы и какова ответственность за их отсутствие в организации: журнал регистрации трудовых договоров; журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников; журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска; журнал регистрации приказов о командировках работников; журнал регистрации командировочных удостоверений; журнал регистрации служебных заданий; журнал регистрации локальных нормативных актов; журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий; журнал учета больничных листов? Какие кадровые документы должны в обязательном порядке быть в организации? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2013 г.)
Ситуация 3: Каким нормативным актом предусмотрена обязанность коммерческой организации вести такие документы по кадровому обеспечению, как: книги, журналы, карточки учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников; личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений; выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы; отпусков? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», май 2016 г.)
Ситуация 4: Какие документы кадрового делопроизводства должны обязательно быть в ООО согласно действующему законодательству? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», ноябрь 2015 г.)
Ситуация 5: Скажите, есть ли конкретный перечень документов, которые должны быть заведены в организации (положения об оплате труда, положения об аттестации рабочих мест, положение об охране труда и т.д.), (журналы вводного инструктажа, инструктажа на рабочем месте и т.д.)? Правовой статус организации Общество с ограниченной ответственностью. Работники наёмные, по срочным договорам подряда. А штат организации состоит из генерального директора, главного бухгалтера, главного инженера, инженера, менеджера (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.)
Ситуация 6: Что может проверить инспектор Роструда? («Руководитель автономного учреждения», N 6, июнь 2013 г.)
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Путеводитель по кадровому делу
Подготовлен экспертами компании «Гарант»
Путеводитель по кадровому делу включает тематические подборки правовых норм, судебной практики, разъяснений государственных органов власти, аналитических материалов, практических ситуаций, а также форм документов и образцов их заполнения.
Быстро разобраться с кадровым вопросом Вам помогут:
— одновременное наличие различных видов информации по интересующей проблеме,
— актуальные специально отобранные материалы.