какие документы нужны для защиты персональных данных в организации
Перечень документов по защите персональных данных
Защита персональных данных
с помощью DLP-системы
П о российскому федеральному законодательству, проверять эффективность и функциональность мероприятий по защите персональных данных (ПД) должны:
Эти контролирующие органы всегда требуют предоставлять отчетную документацию о защите ПД. Любая компания-оператор ПД обязана иметь бумаги, представленные в таблице.
| Название документа | Содержание документа |
| Положение о защите ПД (или Положение о персональных данных сотрудников, при условии неиспользования иной личной информации) | Порядок работы с персональной информацией, включая сбор и использование |
| Приказ о допуске к персональным данным | Перечень сотрудников, которые могут обрабатывать этот класс информации |
| Инструкция по защите персональных данных | Детальное описание мер безопасности |
| Уведомление для Роскомнадзора об обработке ПД | Обоснование необходимости и методики сбора персональной информации |
| Приказ, которым назначается лицо, отвечающее за безопасность ПД | Перечень компетенций этого сотрудника |
| Список помещений для данных мероприятий | Технический список площадей, задействованных в проверке ПД |
| Приказ, утверждающий места хранения ПД | Описываются методы архивации и параметры созданных хранилищ персональных данных |
| Описание порядка создания резервных копий баз данных, бэкапа для всех программ, средств защиты информации и баз данных | Техническая информация, предназначенная в том числе для ответственных лиц из отдела программирования и системного администрирования, содержащая все способы резервирования и восстановления ценных данных |
| Приказ по уничтожению персональных данных | Порядок утилизации уже неактуальной информации |
| Заключение о запуске информационной системы | Экспертное заключение о стартовавшей структуре безопасности |
| План проведения проверок внутри предприятия по защите персональных сведений | Табличное представление плана периодического проведения контроля оборудования и режима защиты ПД |
| Журнал для учета носителей информации | Список накопителей информации, используемой организацией |
| Журнал учета обращений субъектов ПД | База данных по физическим лицам, чья личная информация была использована организацией |
| Акт классификации системы | Включает категориальное описание персональных данных, прав доступа, список лиц, обрабатывающих информацию, технические данные о структуре сети и электронных устройствах |
| Правила обработки без применения автоматизированных средств | Все, что касается документации на традиционных носителях, т. е. всей бумажной корреспонденции |
| Инструкция по антивирусной защите и защите пароля | Информация об использовании антивируса, а также мер по защите паролей |
| Журнал тестирования средств информационной защиты | Заметки тестировщиков о проводимых проверках |
| Инструкция по внештатным ситуациям | Описание действий персонала в условиях угрозы раскрытия конфиденциальности информации |
| Соглашение о неразглашении | Описание правового режима по данным, которые не подлежат разглашению, с подписями задействованных лиц |
| Положение о защите персональных данных от несанкционированного доступа | Описание полномочий, зоны ответственности, правовых санкций, действующих на оператора персональных данных |
ПОДПИШИТЕСЬ НА ПОЛЕЗНЫЕ СТАТЬИ
Рассказываем о тенденциях отрасли, утечках и способах борьбы с ними
Документы по персональным данным: организация учета и хранения ПДн в организации
Рекомендации по подготовке документации в соответствии с 152-ФЗ
На практике мы часто сталкиваемся с непониманием двух моментов: какие сведения относить к категории обрабатываемых персональных данных? Какие сведения персональными данными не являются. Давайте разбираться.
Что такое персональные данные в организации?
Персональные данные (ПД, ПДн) — сведения об определенном или определяемом физическом лице, которые прямо или косвенно имеют к нему отношение. Как видим, определение, которое нам дает ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», достаточное расплывчатое и не дает ясного представления, что же попадает под персональные данные.
Между тем, Роскомнадзор дает простую рекомендацию по определению персональных данных:
К примеру, к персональным данным можно отнести:
Дополнительно, хотелось бы коснуться и определения «обработка персональных данных». Под обработкой персональных данных стоит понимать любую операцию или их совокупность, выполняемых операций с использованием средств автоматизации или без применения таковых с персональными данными. Например: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение данных.
Как определить обрабатывает ли организация персональные данные?
Каждая организация должна задать себе вопрос: «а являюсь ли я оператором обработки персональных данных»?
Прежде всего, ответ будет утвердительным в случаях, если:
В случае, если хотя бы один пункт из указанных присутствует в жизни Вашей компании — стоит подготовить документы по персональным данным.
Какие виды документов по персональным данным бывают?
В своей работе организация должна использовать три вида документов по защите персональных данных. К ним относятся: организационные, технологические и методические.
Следовательно, первые определяют задачи, функции и ответственность структур, которые отвечают за защиту персональных данных работников. Это должностные инструкции, уведомления, положения, акты, письма, приказы. Подробнее о форме согласия на обработку персональных данных мы говорили в цикле статей по данной теме.
Документы по персональным данным
Между тем, технологическая документация по защите данных в любой компании отражает систему защиты персональных данных о работниках. К ним относят: перечни, инструкции по обработке и защите персональных данных.
В свою очередь, методические файлы конкретизируют процесс защиты персональных данных работниках, определяют порядок работы с документами, содержащими приватные данные о сотрудниках, в стандартных ситуациях. Таким документом являются правила работы с ПДн.
Сформированные документы по персональным данным утверждает руководитель компании. На каждом экземпляре визируется согласование на обработку персональных данных с заинтересованными лицами. Некоторые файлы из пакета представляются субъектам персональных данных для ознакомления под роспись.
С чего начать подготовку документов по персональным данным?
В первую очередь стоит обратить внимание на создание политики конфиденциальности. Как правило, ее закрепляют приказом об утверждении персональных данных в локальном документе. Документ носит название «Положение о персональных данных».
Положение обязательно содержит следующие сведения:
Специалисты ПД Мастер готовы помочь и поддержать Вас на каждом этапе разработки документации в соответствии с 152-ФЗ. Поделитесь подробностями о стоящих задачах в области безопасности персональных данных, и наша команда найдет для Вас решение
Какие еще обязательные документы по персональным данным стоит подготовить?
Дополнительно обязательным для организаций документом является приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных. В качестве такого лица может выступить любой сотрудник компании. Закон не предъявляет требований к его квалификации.
Кроме того, работодатель должен получить от своего сотрудника согласие на обработку персональных данных в случаях, когда требуется передача данных третьим лицам. Например, когда бухгалтерский учет ведет сторонняя организация или банк запрашивает данные о факте трудоустройства сотрудника для выдачи кредита. В случаях, когда персональные данные сотрудника используются внутри организации, при оформлении доверенностей, в случаях сдачи отчетности по работнику в государственные структуры, при оформлении полиса ДМС и договоров, где субъект данных будет выгодоприобретателем, при обработке общедоступных персональных данных или сведений о соискателе разрешение на обработку персональных данных не требуется.
Перед началом обработки ПДн оператор обработки персональных данных направляет в Роскомнадзор уведомление об обработке персональных данных. Однако стоит знать: работодатель от такой обязанности освобожден несмотря на то, каким способом им обрабатываются сведения сотрудников. Даже если это происходит в автоматизированном режиме, нормы 152-ФЗ не действуют, но только если Вы не обрабатываете данные иных лиц.
Нередки случаи, когда должностные данные работников передаются третьим лицам — аутсорсинговым компаниям. Поэтому в этой ситуации с третьей стороной заключается договор на оказание услуг, в котором нужно указать:
Ограничение круга лиц, имеющих доступ к персональным данным
Круг лиц, которые имеют доступ к персональным данным, должен быть ограничен. Как правило, он утверждается дополнительным приказом об обработке персональных данных. Приказ подписывается руководителем. Обычно в такой список попадают сам руководитель организации и его заместители. В некоторых случаях сотрудники отдела кадров и бухгалтерии, юрист и представители службы безопасности.
Кроме того в список может попасть секретарь, в обязанности которого входит бронирование отелей и билетов для сотрудников. Уполномоченные на доступ к ПД работники должны подписать обязательство о неразглашении персональных данных. В некоторых случаях такая обязанность может быть заранее включена в условия трудового договора. При необходимости доступа лицам не из списка уполномоченных нужно завести журнал и фиксировать в нем каждое обращение к ПНд.
Подытожим — какие же действия должны быть предприняты организацией по учету и хранению персональных данных в организации:
Отдельно стоит обратить внимание на необходимость в особых документах по персональным данным в случае использования в компании информационной системы и обработку персональных данных через персональный сайт компании.Это целый пакет файлов, требующих время на подготовку и обладание соответствующей квалификацией людей их подготавливающих. Именно такими качествами и обладает команда «ПД Мастера».
Подготовка документации по персональным данным — весьма трудозатратный процесс. Начав с Положения о персональных данных, Вы определите, какие личные сведения придется собирать, как их после этого хранить, обрабатывать и защищать.
В заключение: помните, что процесс касается персональных данных всех категорий граждан. Как работников организации, так и ее клиентов. Раскрытие персональных данных их носителей недопустимо как с законной, так и с этической точки зрения. Поэтому, если Вы не уверены в своих силах в подготовке документации, такой процесс стоит доверить набившим руку на этом специалистам. Для этого заполните форму записи на консультации ниже.
Как выполнить 152-ФЗ о защите персональных данных и что с вами будет, если его не соблюдать
В России действует закон о защите персональных данных. Его обязаны соблюдать все, кто хранит любые персональные данные, то есть те, у кого есть сотрудники или база клиентов. Расскажем, как соответствовать 152-ФЗ и какими штрафами грозит несоблюдение закона.
Обеспечить защиту данных
Если вы храните персональные данные, то по статье 3 152-ФЗ являетесь оператором персональных данных и отвечаете за их защиту. Основные требования общие для всех:
Если вы храните не просто ФИО, а важные данные, например фотографии, нужно обеспечить более серьезную защиту — к примеру, настроить систему обнаружения вторжений. Подробнее об этом можно почитать в нашей статье «Защита персональных данных в облаке: как сделать все по закону 152-ФЗ» — там мы рассказываем о типах угроз, уровнях защищенности и технических требованиях по безопасности.
Что будет, если не защитить данные
Ответственность за нарушение закона о персональных данных зависит от вида нарушения. Если оператор не защитит данные и кто-то случайно или намеренно получит к ним доступ, его оштрафуют:
Может случиться, что из-за неправомерного доступа к персональным данным человек пострадает. Например, кто-то узнает его адрес и проникнет в квартиру. В таком случае компания, которая допустила утечку данных, должна будет компенсировать ущерб по закону о защите персональных данных.
Разработать документы, описывающие порядок работы с персональными данными
Публичные документы: их показываем тем, у кого берем персональные данные
Согласие на обработку персональных данных. Базовый документ — его нужно давать на подпись тем, чьи персональные данные вы собираете лично, а не через интернет. В документе нужно прописать, какие именно данные и с какими целями вы собираете.
Образец согласия на обработку персональных данных. Источник
Если собираете данные только через интернет, этот документ не нужен. Понадобится опубликованная на сайте политика конфиденциальности, а получать согласие можно будет через форму.
Положение об обработке и защите персональных данных. Этот документ нужно показывать тем, кто лично подписывает с вами согласие на обработку персональных данных. В положении о персональных данных прописывают цель и сроки обработки и хранения данных, порядок их уничтожения.
Политика конфиденциальности. Это документ для тех, кто собирает данные через интернет. Его нужно разместить на сайте, чтобы пользователи могли узнать, как и для чего вы собираете их персональные данные. Он похож на «Положение об обработке и защите персональных данных».
Ссылку на политику нужно добавить в пользовательское соглашение. А в формах, где пользователь оставляет свои данные, нужно добавить галочку с текстом: «Соглашаюсь на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности».
Политику можно подготовить по шаблону. Такие шаблоны часто есть у конструкторов сайтов, например у Tilda.
Внутренние документы компании: в них описываем корпоративный порядок работы с персональными данными
Модель угроз безопасности. Этот документ показывает, какие опасности угрожают вашей системе хранения и обработки персональных данных. Его нужно составлять обязательно — без него нельзя понять, как именно вы обязаны защитить свою систему. При составлении нужно ориентироваться на базовую модель от ФСТЭК.
Приказ о назначении ответственного за безопасность персональных данных. Если вы ИП, то сами отвечаете за безопасность, и приказ не нужен. Если у вас ООО, в нем должен быть ответственный — должностное лицо, которое следит за персональными данными. Его нужно назначить приказом.
Образец приказа о назначении ответственного за персональные данные. Источник
Приказ о допуске к обработке персональных данных. В этом документе прописаны все сотрудники, которые имеют доступ к персональным данным. Важно, чтобы это было обосновано — нельзя вписать туда людей, которым по работе не нужны персональные данные, например, уборщицу или программиста.
Инструкция пользователя системы персональных данных. В этой инструкции нужно прописать, как правильно общаться с персональными данными. С ней должны ознакомиться все, кто имеет доступ к данным.
Что будет, если не разработать документы
Если вы не назначите ответственного за обработку ПД или не составите список тех, кому разрешен доступ — это тоже нарушение. Получится, что вы просто так передали данные третьим лицам — а это незаконное распространение, за которое положена уголовная ответственность: штраф до 200 000 рублей, принудительные работы до двух лет, арест до четырех месяцев.
Уведомить Роскомнадзор
Если вы собираете персональные данные сотрудников, уведомлять никого не нужно. А вот если работает с персональными данными клиентов, придется отправить уведомление в Роскомнадзор — зарегистрироваться как оператор персональных данных.
Отправить уведомление можно онлайн, на сайте Роскомнадзора.
Что будет, если не отправить уведомление
Вы совершите административное правонарушение — не уведомите контролирующий орган, хотя обязаны были это сделать. За это положен штраф:
Получать согласие на хранение и обработку персональных данных
Когда вы обеспечили защиту данных, собрали пакет документов и уведомили Роскомнадзор, можно, наконец, начать работать с персональными данными. Чтобы все было по закону, нужно получать согласие от каждого человека, чьи персональные данные вы собираете. По закону о защите персональных данных 152-ФЗ каждый ваш клиент или сотрудник будет субъектом персональных данных и должен быть в курсе, что вы собираете и храните информацию о нем.
Получить согласие можно двумя способами:
Что будет, если не спрашивать разрешения
Примерный перечень документов, которые должен иметь оператор персональных данных во исполнение требований законодательства в области персональных данных
Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ) оператор персональных данных – это государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку таких данных, а также определяющие цели их обработки, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с данными.
Общим признаком оператора персональных данных для всех организаций является обработка персональных данных работников. Организации, оказывающие услуги населению, обрабатывают еще и персональные данные клиентов. То есть, по сути, операторами персональных данных являются все без исключения организации.
Зачастую многие операторы персональных данных так или иначе сталкиваются с необходимостью подготовки пакета документов в сфере защиты персональных данных. Это может происходить в разных случаях. Некоторые операторы готовят документы при открытии или расширении собственного бизнеса. Кто-то – из-за надвигающейся проверки Роскомнадзора. В любом случае каждому оператору необходимо знать о существовании примерного перечня документов для надлежащей обработки персональных данных.
В соответствии со ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ) к обязанностям оператора персональных данных относится, в том числе издание документа, определяющего политику оператора в отношении обработки персональных данных, что позволяет обеспечить реализацию принципов законности, конфиденциальности и безопасности информации.
Многие организации этот документ так и называют – «Политика в отношении обработки персональных данных». Ранее он составлялся в произвольной форме, но в августе 2017 года Роскомнадзор разработал Рекомендации по составлению документа, определяющего политику оператора в отношении обработки персональных данных, в порядке, установленном Законом № 152-ФЗ. Оператор обязан опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к указанному документу и к сведениям о реализуемых требованиях к защите персональных данных.
Согласно ч.1 ст.18.1 Закона № 152-ФЗ, оператор обязан принимать меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Законом № 152-ФЗ и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами. К таким мерам, в частности, может относиться ознакомление работников оператора, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных, и (или) обучение указанных работников.
Согласно ч.4 ст.22.1 Закона № 152-ФЗ, лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, в частности, обязано организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных или их представителей и (или) осуществлять контроль за приемом и обработкой таких обращений и запросов.
Действие Закона № 152-ФЗ распространят свое действие как на случаи обработки персональных данных с использованием средств автоматизации, в том числе в информационно-телекоммуникационных сетях, так и, в большинстве случаев, без использования таких средств. Положением об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденным постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 г. № 687 (далее – Положение № 687), урегулированы вопросы обработки персональных данных (использование, уточнение, распространение, уничтожение) без использования средств автоматизации.
Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).
При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель.
Оператором персональных данных при обработке персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны быть оформлены также следующие документы.
• Документы, определяющие категории обрабатываемых персональных данных, особенности и правила их обработки без использования средств автоматизации.
Согласно п.6 Положения № 687, лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации (в том числе сотрудники организации-оператора или лица, осуществляющие такую обработку по договору с оператором), должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, обработка которых осуществляется оператором без использования средств автоматизации, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также локальными правовыми актами организации (при их наличии).
• Документ, устанавливающий требования к ведению журналов (реестров, книг…), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор.
Согласно п.8 Положения № 687, при ведении журналов (реестров, книг), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях, должны соблюдаться следующие условия:
— необходимость ведения такого журнала (реестра, книги) должна быть предусмотрена актом оператора, содержащим сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, способы фиксации и состав информации, запрашиваемой у субъектов персональных данных, перечень лиц (поименно или по должностям), имеющих доступ к материальным носителям и ответственных за ведение и сохранность журнала (реестра, книги), сроки обработки персональных данных, а также сведения о порядке пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, без подтверждения подлинности персональных данных, сообщенных субъектом персональных данных;
— копирование содержащейся в таких журналах (реестрах, книгах) информации не допускается;
— персональные данные каждого субъекта персональных данных могут заноситься в такой журнал (книгу, реестр) не более одного раза в каждом случае пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор.
• Документ, устанавливающий требования к хранению материальных носителей, содержащих персональные данные
Согласно п.15 Положения № 687, при хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный к ним доступ. Перечень мер, необходимых для обеспечения таких условий, порядок их принятия, а также перечень лиц, ответственных за реализацию указанных мер, устанавливаются оператором.
Требования к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных и уровни защищенности таких данных установлены Постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».