какие документы нужны для оформления сотрудника на работу в ооо 2021
Документы при приёме на работу
Устраиваясь на работу, человек несет с собой не только багаж знаний, умений и надежд, но и определенные документальные подтверждения своей личности, компетентности и законопослушности. Проходя процедуру официального трудоустройства, нужно уделить внимание документальной стороне процесса. Законодательно предусмотрен определенный перечень документов, которые должны быть на руках у каждого соискателя при установлении трудовых отношений. На практике этот перечень обычно дополнительно расширяется за счет требований работодателя.
Вопрос: Какие документы об образовании возможно потребовать при приеме на работу медицинского работника для проведения предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей?
Посмотреть ответ
Рассмотрим, какие бумаги при заключении трудового договора обязательны, а относительно требования каких можно поспорить, и стоит ли это делать.
Документы, необходимые при поступлении на работу по ТК РФ
Трудовой кодекс РФ в ст. 65 дает перечисление документов, которые обязательны к предъявлению лицом, устраивающимся на официальную работу. К ним относятся следующие бумаги.
ВАЖНО! Из всего перечня указанных в ст.65 ТК РФ документов только этот является безусловно необходимым при устройстве на работу. Его отсутствие – абсолютная причина для отказа в трудоустройстве. Все остальные документы могут потребоваться при определенных обстоятельствах, а иногда можно обойтись и без них.
Эксперты поясняют, почему работодатель не может отказать в трудоустройстве соискателю, если он предъявил удостоверение личности военнослужащего, а не военный билет.
К СВЕДЕНИЮ! Работодатель имеет право для подтверждения уровня, указанного в предоставленных документах, назначить сотруднику испытательный срок или дополнительную аттестацию и принимать решение о трудоустройстве, исходя из результатов.
ВАЖНО! Законодательство РФ ЗАПРЕЩАЕТ требовать от устраивающегося на работу лица любые дополнительные документы.
На работу впервые в жизни
Если гражданин не был официально трудоустроен, то его первый работодатель вправе потребовать от него только удостоверение личности. Диплом и военный билет понадобятся только в тех случаях, когда работа требует специальной подготовки, а сам соискатель военнообязанный. Остальные документы будут оформлены для сотрудника работодателем после заключения трудового договора:
ВАЖНО! Рекомендации по оформлению первичной трудовой книжки в 2020 г. от КонсультантПлюс доступны по ссылке.
Дополнительные документы в связи со спецификой работы
Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:
Работодатель может попросить
В списке необходимых документов не содержится прямых указаний на многие бумаги, которые часто приходится на практике предъявлять по просьбе работодателя. Безусловно, непредоставление этих документов не должно повлечь отказа в трудоустройстве, а если повлекло, его можно оспорить через суд. Но стоит подумать, начинать ли сотрудничество с судебных разбирательств. Тем более, что в большинстве случаев просьба работодателя о тех или иных документах необременительна для соискателя, а часто – в его собственных интересах. Что может быть в пакете документов для трудоустройства, кроме обязательных бумаг?
Заявление о приёме на работу будет подшито к личному делу сотрудника, которое оформят кадровики.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Формулировка должности, указанная в заявлении (как и впоследствии в трудовом договоре, трудовой книжке и других документах) должна дословно совпадать с указанной в штатном расписании.
Зачастую бывшие работодатели оформляют характеристику по такой форме.
Часто необоснованно требуют
Законодательно запрещено при приеме на работу требовать документы, не предусмотренные нормативными актами РФ: Трудовым кодексом, федеральными законами, постановлениями Правительства и указами Президента. Естественно, что и отказывать кандидату на основании отсутствия таких документов неправомерно. Тем не менее, нередко работодатели настаивают на обязательном наличии и предоставлении при трудоустройстве:
Пытаться настаивать на своих правах и пытаться бороться с системой или же согласиться на требования работодателя, в каждом отдельном случае человек решает сам.
Работодатель 2021: три способа оформить отношения с сотрудниками
Как выгодно оформить сотрудников? Какие налоги платить и есть ли альтернатива? Мы собрали информацию для предпринимателей о трудовых, и не только, отношениях в 2021-м году.
Высокая налоговая нагрузка — уже не главная угроза в 2021 для малого бизнеса. Есть другие трудности — снижение спроса на товары и услуги из-за падения доходов у покупателей и недостаток средств на развитие у самого предпринимателя.
Одна из самых острых проблем — сохранение клиентов. Ее решение — повышение уровня сервиса, расширение линейки товаров и услуг, изменение ценообразования и формата торговли под новые требования покупателей. Эти задачи требуют вовлечения всей команды, всех сотрудников, а возможно и привлечение новых кадров!
В знаковом 2020, из-за пандемии, многие предприниматели вынуждены были сократить штат. По оценкам Центра стратегических разработок, количество занятых в малом и среднем предпринимательстве за 2020 уменьшилось на 1,1 млн человек.
Но кризис минует, возобновляют работу общепит, кинотеатры и другие общественные заведения, бизнес возвращается к жизни и ему нужны новые кадры, которых он, возможно, ранее лишился.
Расходы на зарплату сотрудников остаются ощутимой статьей затрат, особенно с учетом налоговой нагрузки. Давайте посмотрим, сколько “стоит” каждый работник предпринимателю.
Классика жанра и налоги с ФОТ
За сотрудника в штате необходимо платить НДФЛ 13% и 4 вида обязательного страхования: медицинское, пенсионное, социальное и от несчастных случаев. Если его доходы превысят 5 млн. рублей в год, НДФЛ рассчитывается по ставке 15%.
Страховые взносы во внебюджетные фонды:
ИП или самозанятые
Временных сотрудников и исполнителей можно заменить на более дешевую альтернативу — ИП или самозанятых. Главное правильно оформить отношения и не злоупотреблять ими.
Индивидуальный предприниматель. Привлекайте курьера, юриста или маркетолога не в штат, а по договору. Ваши расходы — гонорар специалисту. Налоги, в данном случае, ИП платит самостоятельно.
Важно! Если ИП утратит статус предпринимателя, то станет обычным физлицом и тогда придется платить все взносы, как при обычных трудовых отношениях.
Режим самозанятости действует во всех регионах России и найти нужного специалиста не проблема. За время пандемии, когда многие задачи бизнеса решались дистанционно на удаленке, число самозанятых выросло в 6 раз.
И здесь важно отслеживать статус самозанятого. Сделать это можно в бесплатном сервисе от ФНС.
Плюс в том, что вы можете привлечь солидного профессионала, который будет ударно выполнять объем работ, а не обычного сотрудника для просиживания в офисе с 09.00 до 18.00. А еще самозанятому и ИП не нужно оплачивать отпуска и больничные.
Просто и со вкусом — физлицо по договору
Работа с физлицом без статуса самозанятого и ИП. Это самый дорогой вариант после зачисления в штат. Специалист оказывает услуги по договору, вы платите НДФЛ и взносы, кроме социального страхования и от несчастных случаев.
Так можно привлекать работников для выполнения непостоянной работы — бухгалтер, бизнес-аналитик, маркетолог, копирайтер, юрист, логист, уборщик. Обычно между заказчиком и исполнителем (подрядчиком) оформляется договор и акт на выполненные работы (оказанные услуги).
Если переборщить с платежами, то можно вызвать интерес проверяющих и повысить риски блокировки счета по 115-Ф3. Банку кажутся подозрительными частые и в больших суммах переводы физлицам. А если гонорары вы платите со счета в одном банке, а налоги с другого — готовьтесь к объяснениям.
Не спасут вас и наличные расчеты. Если вы начнете регулярно снимать средства или переводить их себе на карту и потом снимать, то банк тоже заинтересуется — куда вы их, собственно, тратите?
Если в вашем бизнесе часто приходится совершать такие платежи или вести наличные расчеты — рекомендуем подключить комплаенс-поддержку для защиты от блокировок счёта.
Чтобы выбрать между наймом и аутсорсингом, надо рассуждать стратегически и оценивать, стоит перед вами задача найти сотрудника на полный рабочий день или для решения разовых задач.
Мы будем держать вас в курсе изменений и напоминаем: решая бизнес-задачи не забывайте оставаться в рамках закона, проявляйте гибкость и пользуйтесь современными решениями.
Если у вас нет времени на бюрократию — Чёрная бухгалтерия заберет на себя общение с налоговой и банками, будет вести налоговый и кадровый учет за вас.
Документы, оформляемые при приеме на работу в 2021 году
dokumenty_oformlyaemye_pri_prieme_na_rabotu_v_2021_godu.jpg
Похожие публикации
Трудовые отношения между работником и работодателем начинаются с документов, сопровождающих прием на работу. Каким будет оформление документов при приеме на работу в 2021 году, расскажем в нашей статье.
Документы, предоставляемые сотрудником
Для оформления нового сотрудника на работу требуется, чтобы он предоставил документы, необходимые для трудоустройства. Перечень их в последнее время претерпел ряд изменений, и на сегодня выглядит так (ст. 65 ТК РФ):
Прочие дополнительные документы работник предоставляет по своему желанию. Например, это могут быть рекомендации с прошлых мест работы, справки, позволяющие претендовать на какие-либо льготы, свидетельства о рождении детей для получения налогового вычета и т.д.
Также работник пишет заявление работодателю с просьбой принять его на работу.
Кадровые документы при приеме на работу
Получив от будущего работника требуемые документы и заявление, работодатель оформляет соответствующую кадровую документацию, соблюдая определенную последовательность. Перечислим, что должен сделать работодатель и какие документы подписывают при приеме на работу:
Локальные акты в микропредприятиях
В 2021 году микропредприятия (ИП и организации с годовым доходом не более 120 млн руб. и средней численностью максимум 15 человек) по-прежнему будут иметь право на полный или частичный отказ от принятия локальных нормативных актов в сфере трудовых отношений – правил внутреннего трудового распорядка, положений о премировании, зарплате, графиков сменности и т.д. Но при этом все условия, регулируемые указанными локальными актами (ЛНА), должны быть прописаны в трудовых договорах работников (ст. 309.2 ТК РФ).
Договоры с новыми работниками, поступающими на работу после отказа от ЛНА, следует заключать на основе типовой формы, утвержденной правительственным Постановлением № 858 от 27.08.2016 (ред. от 10.07.2020). При утрате работодателем статуса микропредприятия, он обязан принять все необходимые ЛНА и ознакомить с ними работников под роспись в течение 4 месяцев с даты изменения своего статуса в реестре субъектов МСП (ст. 309.1 ТК РФ).
Отчеты при приеме сотрудника на работу
Непосредственно после оформления работника необходимо отчитаться об этом в Пенсионный фонд. В течение одного рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу, работодатель подает отчет по форме СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности» (форма утв. Постановлением Правления ПФР № 730п от 25.12.2019). Отчет следует подавать независимо от того, ведется ли на работника электронная трудовая книжка, или привычная бумажная.
Однодневный срок сдачи был установлен для подачи отчета при приеме, а также увольнении работников, начиная с 2021 года (ст. 1 закона № 436-ФЗ от 16.12.2019), но в связи с пандемией и введенными антикризисными мерами работодатели уже с апреля 2020 г. стали подавать СЗВ-ТД в данном оперативном режиме (п. «в» п. 1 Постановления Правительства № 590 от 26.04.2020).
Электронные кадровые документы
По 31.03.2021 г. проводится эксперимент по использованию связанных с работой документов в электронном формате (без дублирования на бумаге). Эксперимент регулируется законом № 122-ФЗ от 24.04.2020, а Положение о его проведении утверждено приказом Минтруда № 240н от 14.05.2020.
Работодатели и работники участвуют в эксперименте добровольно. Он может проводиться в отношении любых кадровых документов, перечень которых приведен в Приложении № 3 к Положению по приказу № 240 – работодатель сам определяет, какие из них он будет использовать в электронном виде, включая документы, оформляемые при приеме на работу (трудовой договор, приказы о приеме, заявление, локальные акты и другие документы, оформляемые на бумаге, или требующие подписи работника об ознакомлении). Самостоятельно он устанавливает и дату начала своего участия в эксперименте.
Эксперимент не касается дистанционных работников и сотрудников, направляемых к другим работодателям по договорам о предоставлении персонала. Не проводится он также в отношении трудовых книжек и «Сведений о трудовой деятельности».
Работодатель должен за 1 месяц предупредить персонал о начале применения электронного кадрового документооборота. Работники, в т.ч., новые сотрудники, оформляющиеся на работу, вправе отказаться от участия в эксперименте, или согласиться, подав соответствующее заявление. Работодатель за свой счет обеспечивает работникам изготовление ЭЦП (электронной цифровой подписи). Отсутствие ЭЦП у сотрудника, устраивающегося на работу, не может стать основанием для отказа в заключении с ним трудового договора.
Результаты эксперимента позволят определить условия, необходимые для внедрения цифрового документооборота для всех работодателей, а также внести соответствующие изменения в трудовое законодательство.
Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.
Как принять на работу сотрудника в организацию
Ни одна организация не может обойтись без наёмных работников. Даже маленькому предприятию нужен хотя бы один сотрудник — его руководитель. Зачастую небольшие предприятия пренебрегают оформлением трудовых отношений и сдают нулевую отчётность в фонды. Первое время это может проходить незамеченным, но с ростом доходов такое положение вещей, скорее всего, привлечет внимание контролирующих органов, и они потребуют объяснений. Фирма не может функционировать сама по себе, каждое действие — общение с контрагентами, уплата налогов, сдача отчётности — совершает конкретный человек, отношения с которым нужно официально оформить. Поэтому все организации по умолчанию сдают отчетность по сотрудникам в ПФР, ФНС и ФСС. Контролирующие органы могут негативно воспринять нулевые показатели в отчётах и попросить объяснить причины этого. Итак, вы решили оформить отношения с работниками. Прежде всего, предстоит выбрать тип договора.
Какой заключить договор
Договор между работником и организацией может быть двух типов:
В чём отличия, и какой из договоров лучше заключить в вашем случае, поможет понять таблица ниже.
Не спешите в попытке сэкономить взносы и сократить обязательства перед работником заключать договор ГПХ. Если по всем параметрам ваши отношения с ним относятся к трудовым, такая «подмена» договоров может привести к неприятным последствиям. Например, контролирующие органы или сам работник обратятся в суд, где признают гражданско-правовой договор трудовым. Это приведёт к доначислению взносов, уплате штрафов, выполнению требований трудового законодательства (зарплата, отпуска и т.д.). Поэтому сначала чётко определите роль работника в вашей организации: какие у него обязанности, надо ли ему регулярно присутствовать в офисе и соблюдать график, можете ли вы назвать конечный результат его работы и т.д. Учитывая это, вы сможете правильно выбрать тип договора.
Всё, что мы сказали про подмену трудового договора касается и самозанятых. Если вы договорились с самозанятым, что он будет работать примерно, как обычный сотрудник — значит он сотрудник. А если вы уволили сотрудника и стали работать с ним как с самозанятым — так нельзя в любом случае, это запрещено законом о налоге на профессиональную деятельность.
Как оформить сотрудника по трудовому договору
Получить от работника необходимые документы:
Оформить и подписать трудовой договор. При составлении договора опирайтесь на статью 57 Трудового кодекса. Оформите договор в двух экземплярах: один останется у работника, а второй он подпишет и вернёт вам. В конце трудового договора желательно сделать запись: «Экземпляр трудового договора получил/подпись, расшифровка».
Ознакомить работника под роспись с внутренними актами организации, если такие есть (должностные инструкции, положение об охране труда, коммерческой тайне и т.д.).
Оформить приказ о приёме на работу по форме Т-1. Дата приказа не может быть раньше даты трудового договора. Работник обязательно расписывается в приказе.
Отправить отчёт СЗВ-ТД в ПФР — не позже чем на следующий день после издания приказа о приёме. Если сотрудник у прошлого работодателя решил оставить бумажную трудовую книжку, внести в неё запись в течение недели со дня приёма на работу. Если работник устраивается впервые, заводить бумажную трудовую книжку не нужно.
Оформить личную карточку работника по форме Т-2. Её лучше распечатывать на тонком картоне или плотной бумаге.
Курс молодого работодателя
Начните работать с сотрудниками за 11 уроков
Какие документы нужны при приеме на работу (2020-2021)?
Обязательные по ТК РФ документы при приеме на работу
Список документов, представляемых будущим сотрудником при заключении трудового контракта, приводится в ст. 65 ТК РФ. Эти документы являются обязательными. Их можно условно разделить на 2 группы. Первая — это документы, которые обязан представить любой работник любому работодателю. Вторая — документы, которые должен представить работник, имеющий определенный статус, или документы, обязательно запрашиваемые нанимателем в связи с особенностями предлагаемой работы.
К первой группе относятся:
ВНИМАНИЕ! С 01.04.2019 работник может предоставить либо страховое свидетельство, либо электронный документ — подтверждение регистрации в системе персучета.
К документам, которые требует наниматель в связи с неким особым статусом работника или особенностями деятельности, относятся:
Некоторые из перечисленных позиций нуждаются в дополнительных комментариях.
Паспорт — это основной документ, удостоверяющий личность гражданина РФ. Иным удостоверением личности, кроме паспорта, может быть:
Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж работника.
Порядок заполнения трудовых книжек подробно описан в статье «Роструд разрешил «штамповать» трудовые книжки».
Трудовая книжка может не представляться совместителями (ст. 283 ТК РФ). Когда работник принимается на работу впервые и, следовательно, не имеет трудовой книжки, наниматель обязан ее оформить (ст. 65 ТК РФ).
Перечень дополнительных документов при приеме на работу
Законодатель в ст. 65 ТК РФ отмечает, что в случае определенных особенностей работы наниматель имеет право потребовать дополнительные документы от работника, однако такое требование основывается исключительно на нормативно-правовых актах Президента РФ, Правительства РФ и на федеральном законодательстве.
Перечень дополнительных документов открытый, поэтому определяющим является то, что истребование любого дополнительного документа должно иметь законное основание.
Приведем примеры дополнительных документов при приеме на работу.
При привлечении для работы в районы Крайнего Севера работодатель требует представить медицинское заключение, подтверждающее возможность работы в этой местности (ст. 324 ТК РФ). Также медицинское заключение повсеместно требуется при поступлении на работу в организациях, связанных с оборотом пищевых продуктов. В соответствии с приказом Роспотребнадзора от 20.05.2005 № 402 работник в обязательном порядке представляет личную медицинскую книжку. Медицинское заключение также требуется при привлечении для выполнения работы, связанной с движением транспортных средств (ст. 328 ТК РФ).
При приеме на работу иностранца работодатель дополнительно требует представить полис ДМС, разрешение на работу (патент) для временно пребывающего, разрешение на временное проживание либо вид на жительство для временно проживающего иностранного гражданина (ст. 327.3 ТК РФ).
Ст. 65 ТК РФ запрещает требовать какие-либо другие документы, за исключением описанных выше: обязательных документов при поступлении на работу и дополнительных, установленных законодательством.
Эксперты КонсультантПлюс разъяснили нюансы оформления на работу различных специалистов. Переходите в Путеводитель по кадровым вопросам и узнайте, кто должен проходить мед.осмотр, какие документы требовать от работников, здесь же вы найдете образцы заполнения кадровых документов и мн.др. А если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ. Это бесплатно.
Документы, необходимые при приеме на работу для реализации социальных и налоговых гарантий работника
Налоговое законодательство предоставляет работникам льготы по уплате НДФЛ в виде налоговых вычетов, гарантирует оплату социальных пособий. Также дополнительными льготами в соответствии с трудовым законодательством пользуются некоторые категории работников: многодетные родители, инвалиды, доноры, обладатели ученой степени (звания) и др.
Для того чтобы в полной мере реализовать указанные льготы и гарантии на новом месте работы, работник представляет нанимателю документы, которые не указаны законодательством ни в качестве обязательных, ни в качестве дополнительных. Это могут быть:
Перечисленные документы представляются работником нанимателю в добровольном порядке. Оформление и выплата налоговых вычетов и социальных пособий осуществляется работодателем исключительно по заявлению работника на основе перечисленных выше документов.
Список документов, издаваемых при приеме на работу
Прием на работу предполагает выпуск кадровой службой работодателя установленных документов для формирования личного дела нового сотрудника и обеспечения кадрового учета работодателя.
К таким документам относятся:
Формы указанных документов унифицированы и утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
Итоги
Документы при поступлении на работу в соответствии с ТК РФ представляются работником по законному требованию нанимателя согласно установленному перечню. Работодатель, имея специальные требования к работнику или предлагая специфическую работу, может требовать представления дополнительных документов, однако такое требование должно соответствовать федеральному законодательству, НПА Президента РФ, Правительства РФ. Трудовым законодательством воспрещается требовать от работника представления каких-либо других дополнительных документов, кроме указанных.