какие документы нужны для командировки за границу

Как правильно оформляется командировка за границу?

Как правильно оформляется командировка за границу? Для этого потребуются усилия и администрации компании, и отправляемого за рубеж сотрудника. Подробнее о процедуре оформления командировки читайте в нашем материале.

Оформляем загранкомандировку

Процесс оформления загранкомандировки многоэтапный — администрации компании требуется предусмотреть важные аспекты предстоящей служебной поездки сотрудника, подкрепив каждый этап набором документов.

Этап 1: предварительный

На этом этапе оформляются бумаги, обязательные по нормам ТК РФ.

Первое, на что следует обратить внимание администрации компании при отправке сотрудника в загранкомандировку, — это законодательные ограничения. Нужно проверить, не входит ли потенциальный командировочный сотрудник в список лиц:

Если сотрудник попал в запретный список, придется искать другую кандидатуру для служебной поездки. Если же потенциальный командировочный входит в группу лиц из ограничительного списка, необходимо:

На этом этапе издается главный документ — приказ на командировку с указанием в нем информации о цели служебной поездки, месте и сроках.

Образец унифицированной формы приказа см. по ссылке.

Если внутренними правилами компании предусмотрено оформление иных командировочных бумаг (задания на командировку, командировочного удостоверения и т. д.), необходимо заполнить их перед отправкой сотрудника в служебную поездку.

Кроме приказа (если в компании он оформляется по унифицированной форме) и иных внутрифирменных документов рекомендуем оформить дополнительное распоряжение, в котором следует прописать нюансы подготовки к командировке, а именно:

Когда нужна медстраховка для загранкомандировки, читайте здесь.

Этап 3: контрольный

В распоряжении (о котором было рассказано выше) необходимо также прописать такой важный аспект, как необходимость проверки у командируемого сотрудника:

Подробнее об этом расскажем далее.

Предварительный контроль и заблаговременные мероприятия

Чтобы не сорвалась запланированная служебная поездка, заранее проверьте, не включен ли ваш сотрудник в число должников на сайте ФССП (сервис «Узнайте о своих долгах»).

Сотрудник может быть ограничен в праве выезда за рубеж, если имеет:

Решение о запрете выезда выносит судебный орган после того, как кредитор подал на должника в суд. Размер долга, ограничивающий загранпоездки, определен в п. 1 ст. 67 закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ:

Учитывая, что информация о погашении долга появляется в информационном ресурсе ФССП в течение 3–7 дней после оплаты, планирующему командировку сотруднику важно заранее выявить и оплатить свои долги, иначе загранкомандировка сорвется.

Если служебная поездка планируется в далекую экзотическую страну (например, во Вьетнам, Шри-Ланку, африканские государства), важно позаботиться о защите жизни и здоровья отправляемого в загранкомандировку сотрудника. Речь идет об обязательных и рекомендованных прививках. К примеру, без вакцинации от желтой лихорадки не пускают в страны, в которых зарегистрированы случаи данного инфекционного заболевания или есть комары — переносчики этого вируса. Перечень таких государств регулярно пересматривается ВОЗ. Подтверждением вакцинации служит сертификат международного образца.

Для обеспечения достаточной иммунной защиты организма необходимо время, поэтому администрации компании, планирующей загранкомандировку, следует заранее организовать прививочное мероприятие (хотя бы за месяц до предполагаемой поездки).

Какими инструкциями снабдить командированного сотрудника?

До отправки сотрудника в загранкомандировку выдайте ему памятку с рекомендациями о том, как подтвердить те или иные «командировочные расходы». Мы подготовили для вас полезные подсказки:

Итоги

Отправляя сотрудника за границу по служебным делам, необходимо издать приказ с указанием цели и сроков командировки. При необходимости оформляются: загранпаспорт (если его нет или он просрочен), виза (если она требуется для въезда в страну), обязательная медицинская страховка и иные документы. Сотрудника желательно также снабдить инструкцией о том, какие документы ему надлежит привезти из поездки для обоснования командировочных расходов.

Источник

Командировка сотрудника за границу

Оформление командировки работника за границу – это процедура, предполагающая использование определенных бухгалтерских проводок и особого порядка налогообложения. Командировку важно правильно оформить и подготовить все необходимые документы.

Нормативная база

Командировки регулируются статьей 166 ТК РФ. Продолжительность и цели служебных поездок устанавливаются приказом, на котором стоит подпись директора. Рассмотрим нюансы командировок, указанные в законе:

Порядок оформления командировки регулируется следующими нормативными актами:

Работодателю рекомендуется регулярно отслеживать все изменения в законах, для того чтобы верно оформить командировку.

Кого можно отправить в командировку?

Некоторых сотрудников нельзя направлять в командировку. Это:

Некоторых работников можно отправлять в зарубежную поездку только при наличии его письменного согласия. К этой категории работников относятся:

Если письменного согласия нет, работодатель не может отправить работника в командировку. В обратном случае на компанию могут быть наложены санкции.

Порядок оформления

Оформление командировки предполагает создание ряда бумаг. Первый по важности документ – это приказ. С ним нужно обязательно ознакомить работника. В подтверждение ознакомления сотрудник ставит подпись. Потребуется издать распоряжение. Командировка учитывается в табеле учета времени, а также в журнале. Принятые отметки: 06 или «К». Рассмотрим все этапы оформления командировки:

ВАЖНО! Порядок оформления однодневных поездок аналогичен оформлению многодневных путешествий.

ВНИМАНИЕ! Обязанность сотрудника отправляться в командировки должна быть установлена трудовым договором. Если данного условия в соглашении не прописано, лицо может отказаться от поездки.

Этапы подготовки к командировке

Сначала нужно выяснить все условия, предлагаемые принимающей стороной. К примеру, иностранная компания может оплатить сотруднику проживание. Нужно выяснить у работника, есть ли у него загранпаспорт. Рассмотрим все этапы подготовки к поездке:

Рассчитать размер командировочных, зная заработок за расчётный период, количество отработанных дней за расчётный период, количество дней в командировке и размер суточных в организации, вам поможет наш калькулятор.

ВАЖНО! До 2017 года были установлены ограничения по продолжительности командировки. На данный момент они сняты. Продолжительные поездки должны быть обоснованы экономически. В частности, доходы от поездки должны превышать расходы.

ВНИМАНИЕ! Все первичные документы, связанные с командировкой, после окончания поездки прилагаются к авансовому отчету. Сдать его нужно в течение 3 дней после прибытия работника.

Подтверждение трат

Сотрудники по окончании поездки должны подтвердить все свои расходы. Для этого могут быть использованы чеки, билеты на самолет и прочее. Бухгалтерия должна принять авансовый ответ, а затем возместить имеющиеся расходы. Предварительно из суммы трат вычитается аванс, выданный перед командировкой.

Размер суточных

Размер суточных рассчитывается с учетом числа дней проезда по территории России и количества дней, проведенных за границей. Размер суточных определяется на основании статьи 217 НК РФ. В частности, это 700 рублей в сутки для командировки по территории России и 2 500 рублей для заграничных поездок.

ВАЖНО! Работодатель имеет право увеличить размер суточных по собственному желанию. Надбавка устанавливается локальными актами компании. С разницы удерживается НДФЛ.

Бухгалтерские проводки

Рассмотрим используемые бухгалтерские проводки:

ВНИМАНИЕ! Страховых взносов выплачивать не требуется. Если это однодневная командировка, размер суточных может быть сокращен до 50% от установленной суммы.

Порядок предоставления аванса

Перед отправкой сотрудника в командировку нужно составить смету для определения суммы аванса. В нее могут быть включены следующие направления расходов:

Смету нужно приложить к расходному ордеру.

ВАЖНО! Обмен валюты в стране пребывания сотрудника затруднителен и предполагает дополнительные траты. Поэтому аванс рекомендуется выдавать в валюте государства, в которое отправляется работник.

Кто оплачивает получение загранпаспорта?

За оформлением загранпаспорта должен обращаться сам сотрудник. Сопутствующая пошлина возмещается бухгалтерией компании. Предварительно сотрудник должен предъявить соответствующую квитанцию, а также копию паспорта. Расходы по оформлению загранпаспорта можно включить в командировочные траты. Однако этот пункт должен быть включен в локальные акты.

Налогообложение командировочных затрат

Рассмотрим все перечни затрат, а также особенности их налогообложения:

Данные нормы могут измениться, а потому нужно следить за всеми новшествами в Налоговом кодексе и сопутствующих актах.

Источник

Загранкомандировки. Документальное оформление и расчеты с подотчетными лицами

Порядок направления сотрудника в загранкомандировку отличается от порядка, установленного для направления работника в командировку в пределах РФ. В этой статье подробно рассмотрим, какими нормативными правовыми актами нужно руководствоваться казенному учреждению, направляющему своих работников в служебную командировку за границу, как правильно документально это оформить, какие применить нормы расходов, а также порядок возмещения работнику расходов, связанных с его служебной командировкой за границу, и правила принятия к бухгалтерскому учету расходов, произведенных в иностранной валюте.

Нормативная база

– Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение № 749);

– Федеральный закон от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (далее – Закон № 173-ФЗ);

– Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее – Постановление № 812);

– Приказ Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее – Приказ № 64н);

– Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее – Постановление № 729).

Категории работников, направляемых в служебную командировку

При наличии письменного согласия и при условии, что это не запрещено медицинскими рекомендациями, направлять в служебную командировку можно женщин, имеющих детей до трех лет, матерей и отцов, воспитывающих детей до пяти лет без супруга (супруги), опекунов (попечителей) несовершеннолетних, работников, имеющих детей-инвалидов, а также осуществляющих уход за больным членом семьи (ст. 259, 264 ТК РФ).

При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть письменно ознакомлены со своим правом отказаться от направления в служебную командировку (ст. 259 ТК РФ).

Порядок документального оформления направления в командировку и представления отчетности по ней

Направление сотрудника в служебную командировку оформляется приказом руководителя. Работнику также выдается служебное задание, в котором следует указать фамилию, имя, отчество командируемого сотрудника, его структурное подразделение и должность.

Кроме того, нужно указать страну, город, организацию, в которую направляется работник, даты начала и окончания командировки, продолжительность дней командировки, количество дней командировки без учета времени нахождения в пути, организацию-плательщика, за счет которой финансируется командировка (организацию, которая направляет работника в командировку либо которая его принимает), основание принятого решения о служебной командировке, кратко цель задания.

Подписывают служебное задание руководитель структурного подразделения, где работает командируемый работник, и руководитель учреждения.

Выписывать командировочное удостоверение или нет сотруднику, командированному за границу, зависит от того, на территорию какого государства направляется сотрудник:

– если он командирован в организацию, находящуюся на территории участников Содружества Независимых Государств (СНГ), с которыми заключены межправительственные соглашения, следует оформить командировочное удостоверение (п. 19 Положения № 749);

– если сотрудник направляется в иные государства – командировочного удостоверения не требуется (п. 18 Положения № 749).

По возвращении из командировки сотрудник обязан в течение трех рабочих дней представить работодателю (п. 26 Положения № 749):

– авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах с приложением подтверждающих документов;

– отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Поскольку сотрудник направлялся на территорию иностранного государства, некоторые его расходы, произведенные в командировке, могут быть оформлены документами, составленными на иностранном языке. В этом случае они должны иметь построчный перевод на русский язык, поэтому к авансовому отчету нужно приложить перевод документов, составленных на иностранном языке (п. 13 Инструкции № 157н).

Возмещение понесенных в командировке расходов

– расходов на проезд;

– расходов по найму жилого помещения;

– расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных);

– расходов на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

– обязательных консульских и аэродромных сборов;

– сборов за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

– расходов на оформление обязательной медицинской страховки;

– иных обязательных платежей и сборов;

– иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.

Положением № 749 установлены некоторые требования, которые следует учитывать при возмещении сотруднику понесенных им расходов:

а) к расходам по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой (если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах) следует относить расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей (п. 12, 22);

б) расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 21). Работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, такие расходы возмещаются в размерах, утвержденных Приказом № 64н;

в) суточные возмещаются в следующем порядке:

– при проезде по территории РФ выплачиваются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ (п. 17). Работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, выплата суточных осуществляется в размерах, утвержденных Постановлением № 729;

– при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств. Работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, выплата суточных осуществляется в размерах, утвержденных Постановлением № 812.

При возмещении сотруднику суточных следует учитывать некоторые особенности:

– при следовании с территории РФ дата пересечения Государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения Государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях (п. 18 Положения № 749);

– при следовании сотрудника на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник (п. 18 Положения № 749);

– при вынужденной задержке в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя учреждения при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки (п. 19 Положения № 749);

– при выезде и возврате из командировки в тот же день суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на их выплату (п. 20 Положения № 749).

Пунктом 25 Положения № 749 предусмотрено, что сотруднику в случае заболевания в командировке возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

– по подстатье 212 КОСГУ – в части средств, предназначенных для выплаты суточных;

– по подстатье 222 КОСГУ – в части средств, предназначенных на транспортные расходы;

– по подстатье 226 КОСГУ – в части средств, предназначенных для оплаты расходов по найму жилого помещения.

Задолженность подотчетного лица по выданным авансам в иностранной валюте учитывается одновременно в этой иностранной валюте и рублевом эквиваленте на дату авансовых выплат (п. 203 Инструкции № 157н). Поэтому при принятии к учету расходов по командировке, выраженных в иностранной валюте, их рублевый эквивалент определяется по курсу ЦБ РФ, действующему на дату выдачи работнику денежных средств в иностранной валюте под отчет.

Выданный сотруднику аванс в иностранной валюте подлежит переоценке только в случае его возврата – по курсу на дату возврата. Возникшие при этом положительные (отрицательные) курсовые разницы относятся на финансовый результат текущего финансового года, полученный от переоценки активов.

Выдача аванса на командировку в иностранной валюте. Для выдачи сотруднику аванса в иностранной валюте казенному учреждению нужно конвертировать средства в валюте РФ в иностранную валюту.

В этих целях учреждением оформляется заявка на кассовый расход (ф. 0531801), на основании которой ОФК перечисляются средства на корреспондентский счет кредитной организации, имеющей право согласно лицензиям ЦБ РФ осуществлять банковские операции со средствами в иностранной валюте, для последующей конвертации в иностранную валюту и перечисления на счет, открытый получателю средств федерального бюджета для указанных целей в банке (п. 2.8.2 Порядка № 8н).

Согласно Инструкции № 162н эти операции следует отразить в бухгалтерском учете следующими проводками:

Пункт Инструкции № 162н

Перечислены средства в валюте РФ для конвертации в иностранную валюту

Поступили средства в иностранной валюте на счет, открытый в кредитной организации, после конвертации валюты РФ

Оплачены услуги кредитной организации по конвертации

Отражена положительная курсовая разница при конвертации

Отражена отрицательная курсовая разница при конвертации

Сотрудник казенного учреждения был направлен в служебную командировку в Канаду с 02.12.2013 по 06.12.2013.

28.11.2013 учреждением для конвертации валюты РФ в иностранную валюту были перечислены денежные средства в размере 40 950 руб. на приобретение 1 300 долл. США (1 300 долл. США х 31,5 руб.).

Данные средства поступили 29.11.2013 на валютный счет, открытый в кредитной организации. На момент их поступления курс ЦБ РФ составил 32 руб. за 1 долл. США.

На оплату услуг кредитной организации по покупке валюты было перечислено 410 руб.

В бухгалтерском учете указанные операции нужно оформить следующими записями:

28.11.2013

Перечислены средства на конвертацию валюты РФ в иностранную валюту

29.11.2013

Поступили средства в иностранной валюте на счет, открытый в кредитной организации, после конвертации валюты

1 300 долл. США х 32 руб.

Отражена положительная курсовая разница при конвертации

Оплачены услуги кредитной организации по конвертации валюты

В бухгалтерском учете операции по поступлению наличных денег в кассу учреждения, их выдаче подотчетным лицам и принятию сумм произведенных командировочных расходов на основании авансового отчета сотрудникаоформляются следующими записями:

Пункт Инструкции № 162н

Поступили средства в иностранной валюте в кассу учреждения

Выданы средства в иностранной валюте из кассы учреждения в подотчет

Приняты к бухгалтерскому учету суммы произведенных командировочных расходов на основании авансового отчета сотрудника

– на проезд – 600 долл. США;

– на наем жилого помещения – 300 долл. США;

– в виде суточных за четыре дня – 400 долл. США.

Также этому сотруднику были выданы суточные в размере 100 руб., поступившие в кассу учреждения с лицевого счета, открытого в казначействе.

Согласно представленному 09.12.2013 сотрудником по возвращении из командировки авансовому отчету и предъявленным документам, подтверждающим понесенные им расходы, сумма аванса израсходована в полной сумме, выданной ему при отбытии.

Курс ЦБ РФ (цифры условные) 29.11.2013 составил 32 руб. за 1 долл. США.

Датой пересечения границы РФ:

– при следовании в Канаду является 02.12.2013;

– при возврате на территорию РФ – 06.12.2013.

В бухгалтерском учете эти операции следует отразить следующим образом:

29.11.2013

Поступили в кассу наличные денежные средства для выплаты суточных в валюте РФ

Поступила в кассу иностранная валюта для выплаты:

400 долл. США x 32 руб.

600 долл. США x 32 руб.

– на наем жилых помещений

300 долл. США x 32 руб.

Выдана в подотчет сотруднику иностранная валюта:

400 долл. США x 32 руб.

600 долл. США x 32 руб.

– на наем жилых помещений

300 долл. США x 32 руб.

Выданы из кассы учреждения суточные в валюте РФ

09.12.2013

Приняты к учету расходы (в иностранной валюте) по оплате:

400 долл. США x 32 руб.

600 долл. США x 32 руб.

– найма жилых помещений

300 долл. США x 32 руб.

Приняты к учету расходы (в валюте РФ) по оплате суточных

В этом случае расходы, произведенные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на момент покупки валюты (Письмо Минфина РФ от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193), согласно приложенной к авансовому отчету справке о покупке иностранной валюты.

При отсутствии таковой пересчет командировочных расходов в валюту РФ нужно производить по курсу валюты на дату утверждения авансового отчета.

Бухгалтерские проводки в этом случае будут следующими:

Пункт Инструкции № 162н

Поступили средства в валюте РФ в кассу учреждения

Выданы средства из кассы учреждения в подотчет

Приняты к бухгалтерскому учету суммы произведенных командировочных расходов на основании авансового отчета сотрудника

– средства на покупку проездных документов – 19 200 руб. (600 долл. США);

– средства на наем жилого помещения – 9 600 руб. (300 долл. США);

– суточные – 12 800 руб. (400 долл. США).

В этот же день иностранная валюта была приобретена в обменном пункте.

Согласно утвержденному руководителем учреждения 08.12.2013 авансовому отчету все полученные средства были израсходованы на указанные цели, подтверждены документально и приложен чек обменного пункта.

В бухгалтерском учете эти операции нужно отразить следующим образом:

29.11.2013

Поступили средства в валюте РФ в кассу учреждения

Выданы средства из кассы учреждения в подотчет:

– на наем жилого помещения

08.12.2013

Приняты к учету суммы произведенных командировочных расходов на основании авансового отчета сотрудника:

600 долл. США х 32 руб.

– на наем жилого помещения

300 долл. США х 32 руб.

400 долл. США х 32 руб.

Воспользуемся условиями предыдущего примера и предположим, что чек обменного пункта сотрудником утерян. Курс ЦБ РФ на 08.12.2013 составил 32,2 руб. за 1 долл. США.

В этом случае принятие расходов, произведенных за границей РФ, нужно будет производить по курсу валюты на дату утверждения авансового отчета.

08.12.2013

Приняты к бухгалтерскому учету суммы произведенных командировочных расходов на основании авансового отчета сотрудника:

600 долл. США х 32,2 руб.

– на наем жилого помещения

300 долл. США х 32,2 руб.

400 долл. США х 32,2 руб.

600 долл. США х 0,2 руб.

– на наем жилого помещения

300 долл. США х 0,2 руб.

400 долл. США х 0,2 руб.

Порядок кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядок осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов, утв. Приказом Федерального казначейства от 10.10.2008 № 8н.

Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

Правила обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, утв. Приказом Минфина РФ от 31.12.2010 № 199н.

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».

Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь

Источник