какие документы нужно распечатать для выдачи заработной платы сотрудникам

Зарплата наличными: оформление заявления и выдача

Причины, по которым сотрудник хочет получать зарплату наличкой, разнообразны: почтенный возраст и привычка, отсутствие банкоматов в месте проживания работника. Расскажем, как выплачивать зарплату наличными, какие нюансы есть у этого процесса и когда этого делать нельзя.

Законно ли выдавать зарплату наличкой

Закон не запрещает выдавать зарплату наличкой. Работодатель также не может принуждать сотрудников получать зарплату только на банковский счет, об этом говорит Письмо Минтруда РФ от 20.03.2015 № 14-1/ООГ-1830.

Нужно ли соглашение о выплате зарплаты наличкой

Трудовой договор может предусматривать выдачу зарплаты переводом на банковский счет. Тогда, если работник уже после подписания договора захотел получать зарплату наличкой, он должен получить согласие работодателя, так как для изменения условий договора нужно обоюдное согласие.

Как начать получать зарплату наличкой

Для начала сотрудник пишет заявление в свободной форме на имя директора предприятия со ссылкой на ст. 136 ТК РФ. Работник может просить согласовать его заявление, но не требовать выплаты наличкой — такого права закон не дает.

Генеральному директору
ООО “Первый цех”
Иванову И.И.

от слесаря
Глушкова Д.Д.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу с июля 2020 года выдавать мне заработную плату по месту работы в наличной форме в соответствии со статьей 136 Трудового кодекса Российской Федерации.

Может ли работодатель отказать в выдаче зарплаты в наличной форме

Работодатель обязан исправно платить зарплату своим сотрудникам. При этом он сам решает в какой форме — наличной или безналичной — это делать. Работник может попросить изменить форму оплаты, но работодатель не обязан с этим соглашаться.

Судебная практика показывает, что в большинстве случаев суды не удовлетворяют требования работников по переходу на наличный расчет. Основная причина — сотрудник изначально при трудоустройстве подписывает заявление о перечислении зарплаты на банковский счет. Или это сразу оговаривается в трудовом или коллективном договоре.

При этом, если сотрудник не подписывал заявление о перечислении зарплаты в банк, и такой порядок не закреплен в трудовом или коллективном договоре, отказать ему в выдаче зарплаты наличкой работодатель не может. По сути, без этих документов у компании даже не было права на открытие зарплатного счета.

Компания может отказать работникам в выдаче зарплаты наличкой, если было принято решение о ликвидации кассы. То есть компания пользуется только безналичными средствами.

Ведите учет, платите зарплату, налоги и взносы, отчитывайтесь через интернет в Контур.Бухгалтерии. Веб-сервис сам рассчитает суммы, выберет проводки, сформирует отчеты.

Почему работодателю выгоднее выплачивать зарплату безналом

Обычно компаниям выгоднее переводить заработную плату на карты сотрудников в рамках зарплатного проекта. Во-первых, безналичный перевод сделать проще, чем собирать сотрудников и выдавать им наличку. Во-вторых, зарплатный проект дает ряд преимуществ компании, например, за перевод зарплаты не берут комиссию или делают скидку за обслуживание расчетного счета. А при выдаче наличных, работодателю еще придется потратиться на комиссию за снятие денег.

Важно! Недобросовестные предприниматели запрещают сотрудникам даже изменить банк, в котором они получаю свой оклад. Это незаконно. Даже если у компании зарплатный проект в банке А, работник может требовать перечислять зарплату на свою карту в банке Б.

Издержки компании по обналичиванию денег никак не должны влиять на удобство сотрудника в получении зарплаты.

Как выдать зарплату наличкой: порядок и бухгалтерские проводки

Выдавать зарплату наличкой нужно также два раза в месяц. Интервал — не более 15 календарных дней между выплатами. За зарплатой работник должен подойти в кассу организации.

Для оформления выдачи зарплаты используют расчетно-платежную ведомость по форме Т-49 или платежную ведомость по форме Т-51.

Алгоритм выдачи денег прост:

При выдаче зарплаты бухгалтер строит всего одну проводку: Дт 70 Кт 50.

В кассе деньги на выдачу зарплаты могут лежать до 5 дней даже при превышении лимита кассы. За это время нужно успеть рассчитать всех работников. Оставшуюся зарплату нужно депонировать, то есть вернуть в банк. Тогда бухгалтер строит следующие проводки:

Дт 70 Кт 76.4 — депонирована неполученная зарплата;

Дт 51 Кт 50.1 — депонированная зарплата перечислена на расчетный счет.

По первому требованию работника депонированную сумму нужно вернуть. Бухгалтер сделает такие проводки:

Дт 50.1 Кт 51 — получены деньги с расчетного счета в кассу для выплаты депонированной зарплаты;

Дт 76.4 Кт 50.1 — работнику выдана депонированная заработная плата.

В каких случаях выдавать зарплату наличкой нельзя

Выдавать зарплату наличкой нельзя только при оплате труда иностранцев. Круг наличных расчетов с иностранцами ограничен ч. 2 ст. 14 ФЗ от 10.12.2003 № 173-ФЗ, и зарплата в этот перечень не входит. Позицию о том, что иностранцам зарплату можно выплачивать только в безналичной форме, налоговая закрепила в Письме ФНС от 29.08.2016 № 3Н-4-17/15799.

Выплата зарплаты наличкой иностранному лицу — нарушение валютного законодательства. Штраф по ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ составит 75-100 % от выданной суммы.

Рекомендуем вам облачный сервис Контур.Бухгалтерия. В программе можно рассчитывать, начислять и депонировать заработную плату сотрудникам. Кроме того, сервис поможет рассчитать и уплатить все причитающиеся с зарплаты налоги и взносы и вовремя сдать всю отчетность.

Источник

Основные документы для расчета заработной платы. Чем грозит их отсутствие?

Для того чтобы принять сотрудников на работу, а также для своевременного и правильного начисления им оплаты труда, в любой организации необходимо использовать определенную нормативную документацию, установленную российским законодательством. Сегодня мы остановимся на ряде основных бухгалтерских документов, которые не только нужны для начисления зарплаты, но и являются объектами пристального интереса Государственной инспекции по труду, в случае проверки ею деятельности организации.

Штатное расписание

Штатное расписание – это организационно-распорядительный документ, который отражает структуру организации в целом, учитывает количество подразделений, точное количество работников, называемых штатными единицами, а также сведения о заработной плате. Оно фигурирует в статьях 15 и 57 Трудового кодекса, первая регламентирует определение трудовых отношений, вторая содержит перечень с обязательными условиями трудового договора. Также пункт 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек прямо указывает на то, что запись о должности работника, его профессии с указанной квалификацией, специальности, производится кадровыми работниками в соответствии со штатным расписанием организации. Роструд в своем письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 указывает, что должность работника должна дословно соответствовать штатному расписанию организации, а принятие работника на должность, которой нет в штатном недопустима в принципе.

Государственная инспекция по труду может квалифицировать отсутствие в вашей фирме штатного расписания как грубое нарушение трудового законодательства и привлечет руководителя организации к административной ответственности. Штраф за такое нарушение составляет 50000 рублей.

Для составления штатного расписания существует унифицированная форма № Т-3, однако, она имеет сугубо рекомендательный характер и может использоваться по желанию работодатель. Организация может ввести удобную для себя форму этого документа, для этого ее нужно разработать и утвердить приказом руководителя. Штатное расписание должно учитывать:

Перечень всех структурных подразделений, принадлежащих организации.

Перечень должностей служащих, профессий рабочих, специальностях и квалификации при необходимости.

Количество штатных единиц организации, с указанием окладов, надбавок, стимулирующих выплат для каждой штатной единицы.

Общую сумму фонда оплаты труда по всем штатным единицам.

Один из частых вопросов, которые возникают при составлении штатного расписания: можно ли при необходимости ввести в штатное расписание должность на 0,5 ставки? Можно, и не только на 0,5 ставки, типовая форма допускает значения 0,25 и 0,75 ставки, соответственно. Если фирме не требуется работник на полную ставку, работодатель вводит вакансию на необходимую с его точки зрения часть ставки.

Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени – не только документ, который учитывает трудовое время работников и позволяет соблюдать трудовую дисциплину. Этот документ непосредственно используется для начисления работникам зарплаты. В России приняты две унифицированные формы ведения табеля: Т-12 и Т-13, а также не возбраняется разработать собственную локальную форму табеля, согласно потребностям организации.

Отсутствие табеля учета рабочей времени грозит штрафом в 10000 рублей согласно статье 120 НК РФ, за отсутствие первичной документации. Государственная инспекция по труду при обнаружении грубых ошибок ведения табеля или при его отсутствии привлечет к ответственности уже по статье 5.27 КоАП РФ и оштрафует на сумму от 1000 до 50000 рублей, а может потребовать административно приостановить деятельность организации до 90 суток.

Если говорить о документе, наиболее полно отвечающем целям бухгалтерского учета, стоит выбрать форму Т-13, так она содержит следующие информационные блоки:

Титульная страница с системой кодов, которые обозначают обстоятельства выхода или не выхода сотрудника на работу. Каждый буквенный или цифровой код имеет свое значение, например, командировки, простой, заболевание, административный отпуск и другие.

Табличный (второй) блок учитывает рабочее время непосредственно. Учет происходит каждодневно, включая праздничные и выходные дни.

Табличный (третий) блок содержит сведения о выплате заработной платы, в нем учитываются часы и дни работы, ставка работника, суммы выплат.

Относительно порядка заполнения табеля, часто возникают вопросы, а нужно ли бухгалтеру учитывать там рабочие часы совместителей? В табеле учитываются только те сотрудники, с которыми работодатель заключил трудовой договор. Это работники, у которых данное место работы основное и внутренние совместители. Не учитываются в табеле внешние совместители и работники, с которыми заключен гражданско-правовой договор.

График отпусков

График отпусков – это совершенно необходимый для любой организации документ. Во-первых, он гарантирует работнику ежегодный оплачиваемый отпуск в определенный период времени, во-вторых, самому работодателю дает гарантию, что все сотрудники не попросят отпуск одновременно, это дает возможность распределить отпуска между ними в необходимом для рабочего процесса порядке. Давно разработана унифицированная форма № Т-7 для составления подобного графика, но так как это локальный документ, его можно разработать и самостоятельно.

Если в организации нет графика отпусков, это влечет за собой ответственность по статье 5.27 ТК РФ. Штрафы за такое правонарушение в 2020 году составят от 1000 до 5000 рублей с должностных лиц, такие же штрафы понесут и индивидуальные предприниматели. Для организаций суммы штрафа существенно выше, не менее 5000 рублей, а максимально 30000.

Пользуется работодатель унифицированной формой или разрабатывает ее сам, график отпусков должен содержать следующую информацию:

Наименование подразделения и должности работника.

Фамилия, имя, отчество, табельный номер работника.

Количество календарных дней отпуска.

Запланированная дата отпуска.

Фактическая дата отпуска (не заполняется при составлении графика и проставляется в тот момент, когда работник ушел в отпуск по факту).

Важно помнить, что график отпусков утверждается не менее чем за четырнадцать дней до окончания нынешнего года на будущий. Если работодатель составил и принял график на 2020 год после 17 декабря 2019 года, то проверкой этот график будет расценен как неверный, а на работодателя будут наложены штрафные санкции.

Часто встречающиеся вопросы из практики.

Могу ли я для одной должности в штатном расписании указать различные оклады?

Этого делать категорически не стоит, во избежание вопросов от проверок, подобные вещи противоречат 132 статье ТК РФ, а конкретно принципу равной оплаты за одинаковый труд. Если должности в штатном равны, то и обязанности должны быть идентичны. Для градации подобного рода стоит ввести в штат другие должности с отличающимися обязанностями, например, младший инженер, инженер, ведущий инженер. Так вы сможете установить разные оклады сотрудникам и остаться в правовом поле.

Есть ли какие то сроки для обновления штатного расписания? Как часто требуется его обновление?

Так часто как того потребует производственная необходимость. Можно вводить новые должности или сокращать ненужные в любом момент календарного года, а если у вас в фирме стабильный штат и постоянный коллектив, можно не менять штатное по нескольку лет, это не наказуемо.

В течение какого времени нужно хранить табели учета рабочего времени, чтобы не получить штрафов?

Обычные табели хранятся на протяжении 5 лет, а если ваше производство признано опасным или вредным, то на протяжении 75 лет как и личные дела работников.

Как правильно отправить в отпуск внешнего совместителя и нужно ли это делать?

Обязательно нужно. Вы должны оформить отпуск совместителю в те же даты, что и основное его место работы. Для этого ему следует принести копию приказа об отпуске или уведомление об оном от основного работодателя и написать заявление. Согласно этим документам, издается приказ, и бухгалтерия начислит отпускные совместителю.

Нужно ли предупредить работника о том, что у него отпуск, если он не запомнил расписываясь в графике?

Вне зависимости от того в курсе работник о датах отпуска или забыл о них, вы как работодатель обязаны его уведомить о начале отпуска за 2 недели. Желательно для последующих проверок, чтобы работник подписал уведомление и своей рукой проставил на нем дату вручения, один экземпляр он оставляет себе, а второй подшивается в личное дело к приказу об отпуске.

Если сотрудник может потребоваться организации в момент когда у него запланирован отпуск и согласен перенести его? На какие даты и сколько раз это можно делать?

Количество переносов не ограничено, если есть предварительная договоренность. Конечно, работник должен написать заявления на все эти переносы, чтобы у работодателя не возникло проблем с проверками.

В целом, я считаю, что унифицированные формы бухгалтерских документов, принятые в России, в достаточной мере удобны и позволяют точно и полно отразить информацию о работниках, в целях правильного исчисления им заработной платы. По опыту работы с проверяющими из Пенсионного фонда и Фонда социального страхования, в первую очередь запрашивают штатное расписание, табели учета рабочего времени, графики отпусков и больничные листы. Поэтому очень важно, чтобы эта документация была правильно, точно и своевременно оформлена, во избежание применения санкций к работодателю.

Источник

Как оформить перечисление заработной платы на карту работника

Получение заработной платы – наверное, самый приятный момент в трудовых отношениях. И сотруднику, и работодателю хочется, чтобы момент ее выплаты прошел без затруднений, максимально просто и быстро для обеих сторон. Раньше передачу денег производили исключительно в наличной форме – по ведомости. Чуть позже работодатель предоставлял сотрудникам возможность пользоваться услугами какой-либо определенной кредитной организации. Как с этим обстоят дела сегодня?

Вопрос: Вправе ли организация-работодатель на основании письменного заявления работника перечислять заработную плату на яндекс-кошелек, который привязан к банковской карте НКО «Яндекс.Деньги»?
Посмотреть ответ

Регламентируем денежные отношения «работодатель-сотрудник»

Любой труд должен иметь вознаграждение – базовая аксиома и статья из Конституции РФ. Порядок выплат вознаграждения за труд определяется нормативными документами, прежде всего, соглашением сторон на обоюдное сотрудничество в трудовой сфере, то есть трудовым договором, положения которого не должны противоречить действующему законодательству. Можно регламентировать этот порядок и в коллективном договоре.

Вопрос: Работница организации потеряла банковскую карту. Можно ли перечислить ее заработную плату на карту супруга, который не является работником организации?
Посмотреть ответ

Дозволенные способы выплаты зарплаты

Трудовой договор может предусмотреть любой способ передачи работнику заработанного им вознаграждения за труд. Среди разрешенных законом методов выдачи з/п лидируют следующие:

СПРАВКА! На практике обычно принимается единый способ выплаты зарплаты в рамках одной организации. Тем не менее работодатель не вправе навязывать сотруднику неудобный ему способ выплаты: согласие должно быть получено от обеих сторон трудовых отношений.

Как перейти с налички на безналичную форму выдачи з/п

Этот удобный способ, облегчающий расчеты и экономящий время сотрудников бухгалтерии, становится самым востребованным в различных организациях. Если в фирме ранее была принята другая форма расчетов с персоналом, то, чтобы ее изменить, нужно совершить ряд предписанных законом процедур:

Можно ли выплатить зарплату умершего работника на его зарплатную банковскую карту?

Выбор зарплатного банка

Ранее выбор кредитной организации-эмитента был всецело в руках работодателя. Компания заключала договор с банком, условия которого казались ей более выгодными. При этом не всегда принималось во внимание удобство для сотрудников, например, расположение банкоматов для снятия денег либо возможность расплатиться картой только в определенных магазинах.

С 2015 года ситуация коренным образом изменилась. Прерогативу выбора кредитной организации предоставили сотрудникам. При этом возможны такие варианты:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Способ выплаты и сама кредитная организация могут быть изменены сотрудником не позднее чем за 5 рабочих дней до очередной выплаты з/п. Более того, законом разрешена ситуация, в которой за отдельные периоды работы зарплата по желанию сотрудника может ему перечисляться на карты разных банков, главное, вовремя об этом оповестить бухгалтерию. Теоретически можно это делать раз в полмесяца, поскольку выплата зарплаты производится минимум дважды в месяц.

Образец заявления

Заявление на перечисление заработной платы в определенный банк, выбранный сотрудником, нужно подавать в бухгалтерию или непосредственно руководству, поэтому и писать его можно либо на имя бухгалтера (главного бухгалтера), либо генерального директора.

Вопрос: Как поступить работодателю при отказе работника написать заявление о получении заработной платы на банковскую карту в рамках зарплатного проекта, если такое условие предусмотрено в трудовом договоре?
Посмотреть ответ

В заявлении обязательно должны быть указаны банковские реквизиты и срок, начиная с которого зарплата должна перечисляться именно туда.

Главному бухгалтеру ООО «Торгсервис-Юг»
Разумовскому Константину Степановичу
от кладовщика Лисовского Анатолия Ивановича

Прошу перечислять причитающуюся мне заработную плату и все остальные выплаты на банковскую карту по следующим реквизитам:

Получатель: Лисовский Анатолий Иванович
ИНН банка7702070139
КПП банка770943002
Счет получателя № ххххххххххххх
Банк получателя: филиал «Центральный» банка ВТБ (ПАО)
Корреспондентский счет № хххххххххххх
БИК 044525411

Назначение перевода: перечисление заработной платы за апрель 2017 г. на карту Лисовского Анатолия Ивановича, договор № 07070707, НДС не облагается.

/Лисовский/ Лисовский А.С.
25.03.2017 г.

Проводки по бухгалтерии

Технически процесс проведения зарплаты через банк происходит таким образом:

Бухгалтерский учет движения этих средств зависит от выписки банка, которая подтверждает списание средств со счета организации на счета работников. Все записи в бухгалтерской документации делаются именно на эту дату (обычно это следующий рабочий день после перечисления денег от организации).

Проводка будет выглядеть таким образом:

Вопрос: Как для целей налога на прибыль учитывается в расходах комиссионное вознаграждение (комиссия), уплаченное банку за перечисление зарплаты на банковские карты работников (пп. 15 п. 1 ст. 265, пп. 25 п. 1 ст. 264, п. 4 ст. 252 НК РФ)?
Посмотреть ответ

Если бухгалтерия против

Бухгалтера не очень приветствуют желание сотрудника получать деньги способом, отличным от большинства, потому что это увеличивает их нагрузку. Если все сотрудники получают деньги в одном банке, а кто-то один – в другом, то для этого «исключения» придется составлять отдельную бухгалтерскую ведомость.

Тем не менее закон в этом случае на стороне работника: ведь это его заработанные средства, и он может получить их так, как ему это удобно, а работодатель обязан обеспечить ему такую возможность.

Источник

Расчетный листок по заработной плате

Формирование расчетного листка происходит всегда перед выдачей заработной платы. Этот документ является обязательным и выдается на руки сотруднику вместе с заработанными деньгами.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Что такое расчетный листок

Расчетный листок – это документ, в который вносится подробная информация обо всех начислениях, причитающихся работнику. Сюда включаются все составляющие зарплаты:

Таким образом, расчетный листок предоставляет работнику полную картину о его заработной плате.

Роль документа

Ценность расчетного листка переоценить невозможно – он позволяет работнику предприятия точно понять, из чего формируется его заработная плата, а также, в некоторых случаях вовремя увидеть нестыковки начисления зарплаты с условиями конкретного трудового договора или требованиями законодательства. При выявлении таких фактов сотрудник может обратиться за прояснением спорных или неясных моментов в бухгалтерию предприятия, а если дело дойдет до конфликта, то пойти за восстановлением справедливости в инспекцию по труду или суд.

Обязанность или право

Некоторые работодатели пренебрегают формированием расчетных листков, будучи уверенными в том, что они имеют право обходиться без них. Это в корне неверно – законодательство Российской Федерации обязывает каждого работодателя извещать подчиненных о составляющих их заработной платы.

Для кого необходимо делать расчетный лист

Расчетный лист нужно делать для всех работников без исключения – тех, кто работает в штате, совместителей, временных сотрудников, сезонников и т.д.

Когда следует формировать документ

Расчетный листок нужно делать за несколько дней до зарплатных выплат, выдавать же его можно также заранее или в день выдачи заработной платы. При этом, следует помнить о том, что обычно выдача зарплаты делится на два этапа, в разницей в две недели — так вот расчетный листок должен предоставляться сотрудникам в день получения ими «окончаловки», когда все необходимые суммы уже подсчитаны.

Надо сказать, что расчетный лист касается только заработной платы, поэтому формировать его для выдачи, например, отпускных не нужно.

При увольнении расчетный листок делать следует обязательно (он передается увольняющемуся в его последний рабочий день вместе с заработной платой).

Нужно ли делать расчетные листки, если зарплата перечисляется на карту

Расчетный лист должен составляться вне зависимости от того, каким именно образом происходит выдача заработанных денег – наличкой в кассе организации или на карту. То же самое касается и выдачи зарплаты доверенному лицу работника – если представитель предоставляет нотариально заверенную доверенность, работодатель обязан отдать ему и расчетный лист и все причитающиеся доверителю деньги.

Кто составляет расчетный лист

Расчетный лист составляет специалист отдела бухгалтерии, т.е. сотрудник, который имеет полные данные обо всех полагающихся тому или иному работнику выплатах. Что характерно, заверять лист подписью руководителя компании или хотя бы даже самого бухгалтера необязательно, как и проставлять на нем печать.

Связано это с тем, что лист носит сугубо информационный характер, иными словами, он никак не подтверждает факт получения именно той суммы заработной платы, которая в нем была обозначена к выплате.

А вот что касается работника организации, то он в получении расчетного листка расписаться должен. Для этого бухгалтер или кассир может предоставить ему специальный бланк под названием «лист выдачи расчетных листков».

Образец расчётного листка

С 2013 года стандартные унифицированные формы большинства первичных бухгалтерских документов отменены, как и обязанность по их использованию. Теперь представители предприятий и организаций имеют право разрабатывать собственные бланки документов, утверждаемые в их учетной политике, или использовать ранее общеупотребимые шаблоны.

Вне зависимости от того, какой именно вариант будет выбран работодателем, документ по своей структуре должен соответствовать нормам делопроизводства, а по тексту – правилам русского языка.

Порядок оформления

При необходимости бланк можно дополнить и другой информацией, например, сведениями о ведомости, по которой будет производиться выплата, дате выдачи заработной платы и т.п.

Правила формирования расчётного листка

Как к содержанию расчетного листка, так и к его оформлению, законодательство не предъявляет ровно никаких требований: его можно писать на обычном листе или на фирменном бланке организации. Расчетные листки допускается оформлять от руки или печатать на компьютере – конечно, на сегодняшний день распространен именно второй способ. Документ пишут в единственном экземпляре.

Как передать работнику расчётный лист

Расчетный лист можно передать работнику лично из рук в руки в бухгалтерии или кассе организации непосредственно при получении денег или через средства электронной связи или доверенное лицо.

Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Источник