какие документы не относятся к деловым
Деловые документы: понятие, виды, оформление. Бланки деловых документов
Как известно, в практической деятельности людей, предприятий, организаций широко используются деловые документы. Сам процесс создания делового документа или запись информации на различных носителях по установленным правилам представляет собой документирование.
Совокупность документов, определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих между собой, отражающую деятельность любого предприятия образует систему документации (систему документационного обеспечения деятельности предприятия).
Определение документа, его функции и классификация
Определение документа можно найти в стандартах ISO, государственных стандартах Российской Федерации (ГОСТах).
Документ может быть создан посредством письма, рисунка, фотографии, кино- и звукозаписи и др. Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее хранение, накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Всякий документ может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации, выполняемых документом и функций и т.д. Функции документа представляют собой целевое назначение данного документа. Документ выполняет две группы функций: общую и специальную.
К общим функциям относятся: информационная, социальная, коммуникативная, культурная. Специальные функции: управленческая, правовая, функция исторического источника (12-14% всех создаваемых в обществе документов).
Не существует документов, выполняющих лишь одну строго определенную функцию. Любой документ многофункционален. Поэтому разграничить документы можно только условно, для удобства их классификации и анализа.
Все многообразие документов разделяется, в первую очередь, на официальные и документы личного характера. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным.
По стадии создания и оформления деловые документы разделяют на следующие виды:
Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и т.д. Делопроизводственные службы предприятия работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы.
В свою очередь, всю систему управленческой документации предприятия разделяют на:
Существуют и другие классификации деловых документов.
Оформление деловых документов
Оформление деловых документов требует соблюдения правил, обеспечивающих, в первую очередь, их юридическую силу. Осуществляется оформление при помощи компьютерной техники. Отдельные внутренние документы и документы личного характера (заявления, доверенности, расписки, объяснительные записки) допускается писать от руки.
Страницы делового документа подлежат нумерации. Если первая страница документа – бланк, то она считается, но не нумеруется. Все последующие страницы и считаются, и нумеруются. В документах ограниченного допуска, имеющих соответствующий гриф, нумерации подлежат все страницы.
Номера страниц в деловых документах проставляются арабскими цифрами (без точек и тире) посередине верхнего поля листа бумаги. Допускается выполнение документов с распечаткой текста на обеих сторонах листа бумаги. В этом случае нумеруются страницы и на лицевой и на оборотной сторонах.
Стандарт оформления организационно-распорядительных документов, относящихся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) представлен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Бланки деловых документов
Деловые (управленческие) документы выполняются на чистых листах бумаги или на бланках. «Бланк – стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации» [3].
Бланки форматов A4 и A5 служат преимущественно для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов, договоров, справок, записок, актов и др.
Бланки формата A3 (420 x 297 мм) проектируют для отчетных, учетно-статистических, плановых и других документов, содержащих таблицы с множеством граф.
Бланки формата A6 (105 x 148 мм) изготавливают для резолюции руководителя (поручения) или документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм и т.п.
Образцы общего бланка, углового и продольного бланка письма организации, продольного бланка письма должностного лица, бланка конкретного вида документа организации представлены в ГОСТ Р 6.30-2003, Приложение Б.
Другие статьи по данной теме:
Список использованных источников
Виды деловых документов. Особенности их структурирования и оформления
Документ – деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу.
В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и др. виды документов.
Ядро служебной документации составляют управленческие документы, обеспечивающие управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Разновидностями управленческих документов являются:
1. Директивные и распорядительные документы (закон, постановление, приказ, распоряжение).
2. Административно-организационные документы (отчет, договор, контракт).
3. Информационно-справочные документы (справка, докладная записка, акт).
4. Официальная корреспонденция (деловые и коммерческие письма разных типов).
5. Финансовые и учетные документы (квитанция, накладная).
Особую группу составляют личные (частные) документы (заявление, автобиография, расписка, доверенность, резюме).
Общим для всех видов и типов документов является требование четкого соблюдения правил их оформления в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами. Особое значение при этом имеет соблюдение всех реквизитов документа.
Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Именно реквизиты обеспечивают фактологическую достоверность и узнаваемость официальных бумаг. Совокупность реквизитов документа называют формуляром.
К наиболее распространенным жанрам личных документов относятся заявление, резюме, автобиография, доверенность, расписка, объяснительная записка.
Заявление– документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу. Заявление пишется обычно от руки в одном экземпляре.
Виды официальных документов
Делопроизводство как отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами. Характеристика видов официальных документов: информационно-справочные, личные, финансовые. Анализ системы отчетной документации.
«Виды официальных документов»
делопроизводство финансовый официальный
1. Понятие, сущность и виды официальных документов
Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется руководителем организации. Организация издает следующие распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, указания, инструкции. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создании управленческих документов.
Все официальные документы подразделяют на:
— производственные и др.
Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства.
В состав управленческой документации входит следующая:
— по личному составу;
Состав документов в организации зависит от:
— порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность);
— объема и характера взаимосвязей в организации;
— характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами.
— соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
— издавать документы только в пределах своей компетенции;
— соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.
2. Особенности языка и стиля официально-деловых текстов
Для того чтобы обеспечить предельную информативность документа, достичь убедительности и аргументированности изложения, в официально-деловых текстах используются сложные синтаксические конструкции. Для синтаксиса официально-деловых текстов характерно: использование сложных предложений с причастными и деепричастными оборотами, позволяющими обеспечить всякого рода уточнения в тексте; большая употребительность сложноподчиненных предложений с союзами, передающими логические отношения (придаточные причины, следствия, условия); дифференциация смысловых отношений с помощью сложных союзов (типа вследствие того что) и предлогов (типа на предмет чего. ).
4. Безмоциональность (отсутствие экспрессивности, эмоциональности). Проявляется в полном отсутствии образности: в официально-документальных текстах не допускается использование метафор, тропов и других выразительных речевых средств. Из языка официально-деловых текстов исключаются слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).
«Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам. »
«Проверкой установлено, что. »
«Выражаем глубокую признательность за. »
«В соответствии с договоренностью, достигнутой. »
«Во время переговоров стороны обсудили возможности. »
«Просим Вас рассмотреть вопрос о. »
«Просим Вас изыскать возможность. »
«Гарантируем возврат кредита в сумме. до. »
«Оплату гарантируем. Наш расчетный счет. »
«. в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции»
«. в противном случае дело будет передано в арбитражный суд».
В распорядительном документе:
«Контроль за выполнением (приказа, распоряжения) возлагается на. »
3.Виды официально-деловых документов
Таблица 1. Классификация официально-деловых документов в зависимости от обслуживаемой сферы официальных деловых) отношений.
Сфера официальных (деловых) отношений
Класс официально-деловых документов
Дипломатические документы (дипломатическая переписка, верительные грамоты, договора, ноты, меморандумы, ультиматумы и т. п.);
Между государственной властью и населением; между государственной властью и предприятиями, организациями.
Официальные документы (издания)
2.1. Нормативно-правовые или юридические (законы, постановления Правительства, указы Президента и т. п.)
2.2. Нормативные производственно-практические (стандарты.прейскуранты, каталоги.
Между предприятиями, организациями, учреждениями, фирмами; между организациями и частными лицами.
3.1.Организационно-правовая (уставы, положения, должностные инструкции и др.).
3.2. Плановая (планы, графики)
3.3.3.Распорядительная (постановления; решения, приказы, распоряжения и др.);
3.4.Сравочно-информац. (заявления, протоколы, докладные и объяснит. записки и др.)
3.5. Справочно-аналитическая (акты, справки, сводки, заключения, отзывы и др.)
3.1 Дипломатические документы
Приведем определения, раскрывающие сущность некоторых дипломатических документов.
Обширный класс дипломатических документов не исчерпывается лишь дипломатической перепиской, верительными грамотами, нотами, меморандумами и ультиматумами. Он содержит множество различных документов, включая также декларации, договоры, соглашения, коммюнике и др. Классификация дипломатических документов, особенности их структуры и оформления являются объектом рассмотрения и изучения в международном праве и дипломатии.
3.2 Официальные документы (издания)
Официальные издания содержат информацию, необходимую для управления обществом или государством (Конституция РФ, Указ Президента, постановление Правительства РФ, и т. п.); отдельной территорией (республика, область, район, поселок, село); конкретной сферой деятельности (наука, техника, экономика, культура, образование, здравоохранение и т. д.); отдельными предприятиями, учреждениями, организациями (объединение, предприятие, фирма, учебное заведение и т. д.).
Выделяют следующие виды официальных изданий:
Нормативно-правовые. К нормативно-правовым изданиям относят конституцию, закон, указ, постановление, общегосударственную программу экономического, научно-технического, социального, национально-культурного развития, охраны окружающей среды, распоряжения, решения.
3.3 Деловые документы (деловая документация)
— финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской;
— бюджетных учреждений и организаций;
— пенсионного фонда РФ;
Из всего этого множества этих документов будет рассмотрены лишь основные, наиболее типичные виды деловых документов, представленные в табл.2.
Таблица 2. Виды деловых документов
Вид деловой документации
— Устав организации; положение об организации (о структурных подразделениях) штатное расписание; должностные инструкции работникам; правила, памятки и т. п
План, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема.
— Постановление, решение, приказ, распоряжение, указание.
Протоколы, докладные записки, объяснительные записки, заявления; переписка (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение или электронное письмо.
Акты, справки, сводки, заключения, отзывы, списки, перечни.
Отчеты, отчетные справки
В отличие от других официальных документов (законов, указов, стандартов и т. п.), издающихся большими тиражами и ориентированными на неограниченный круг пользователей, многие из деловых документов относятся к неопубликованным документам, поскольку существуют в ограниченном количестве экземпляров и предназначены для узкого круга лиц (приказ, расписка, заявление т. п.). Отличительной особенностью деловых документов является то, что большинство из них оформляются согласно формуляру-образцу
Деловой документ имеет юридическую силу, когда его правовая функция дополняется соответствующим составом и расположением реквизитов, соответствующими внешними признаками, временными и территориальными границами и объектами его действия.
Приведем краткую характеристику основных видов деловых документов.
Справочно-информационная и справочно-аналитическая документация. Справочно-информационные и справочно-аналитические документы служат для обеспечения принятия обоснованных управленческих решений. Они выполняют служебную (подчиненную) роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Эти документы лишь сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.
Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов:
— государственная статистическая отчетность;
Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом РФ и являются обязательным для всех учреждений, организаций и предприятий. Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться отчет или справка отчетного характера ( в отличие от аналитической справки)
4. Функции официальных документов
социальная функция: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить;
коммуникативная функция: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:
1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);
2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.);
Специальные функции документа:
— управленческая функция: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления. Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений;
— политическая функция, которая тесно связана с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления;
— к политической примыкает идеологическая функция документа.
Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения. Благодаря этому, до наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков;
— правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время. В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.). Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией;
— функция учёта, которая необходима не только для решения многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Эта функция находит отражение прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации, она дает не качественную, а количественную характеристику информации;
— познавательная функция, которая отражает связь документированной информации с социальным познанием. Эта функция присуща прежде всего научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а прежде всего в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества;
— в последнее время весьма актуальной стала проблема защиты информации. В результате некоторые документоведы не без оснований включили в состав функций официального документа также и функцию защиты информации.
Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют основные правила составления и оформления документов. Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет и иные функции и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено, (управленческая, правовая, учета) и функции, постоянно действующие, (информационная, социальная, исторического источника).
Например, в США принят и действует «Закон о документе». В нашей стране принят закон «Об информации, информатизации и защите информации», которым установлены правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации. Создание законодательной основы использования информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов. Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.
Список использованной литературы
4.Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 № 24-ФЗ.
8.Печникова Т.В., Печникова А.В. «Документационное обеспечение деятельности организации», М., 1998;
10.Кушнаренко Н.Н. Документоведение, Киев: Знание 2000.
11.Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М: 2003 г.
Размещено на stud.wiki
Подобные документы
Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Основные виды распорядительных документов, примеры оформления документов. Пример написания приказа, постановления, решения.
курсовая работа [341,4 K], добавлен 23.03.2011
Разновидности официальных документов, особенности стиля их речи и удовлетворение потребности общества в документальном оформлении. Языковые формулы, выражающие цель создания документа, распространенные ошибки. Анализ речевого этикета в документах.
презентация [1,1 M], добавлен 20.10.2013
Разработка рекомендаций по организации делопроизводства в общеобразовательном учреждении, методы документирования управленческой деятельности. Оформление и порядок составления официальных документов. Этапы составления номенклатуры и формирования дел.
контрольная работа [27,0 K], добавлен 24.10.2009
Документирование управленческой деятельности. Бланки документов, оформление их реквизитов. Подготовка и оформление основных видов документов. Оформление документов, содержащих коммерческую тайну. Особенности работы с документами в электронном виде.
презентация [470,3 K], добавлен 07.08.2013
Характеристика современных технических средств для создания и обработки документов. Виды документов: организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные. Основные способы документирования информации. Применение средств телекоммуникаций.
курсовая работа [98,7 K], добавлен 11.03.2011
Делопроизводство как совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Документ и реквизиты, организация службы делопроизводства. Учёт документов на предприятии и контроль их исполнения.
реферат [96,0 K], добавлен 17.10.2009
Общие требования к текстам служебных документов. Правила использования лексических и графических сокращений и сложносокращенных слов в текстах официальных документов. Стандартизация некоторых принятых видов сокращений, написание дат в деловых документах.
реферат [23,6 K], добавлен 02.08.2013
Табель форм применяемых документов. «Должностная инструкция», содержание документа и состав реквизитов. Информационно-справочные документы: их содержание и значение. Документирование трудовых отношений. Номенклатура дел, правила составления и применения.
контрольная работа [34,9 K], добавлен 13.01.2010
Обзор факторов, влияющих на систему делопроизводства. Движение документов в организации с момента их создания до завершения исполнения или отправления. Работа с внутренними документами на этапе подготовки и оформлении. Преимущества электронных документов.
презентация [222,1 K], добавлен 11.10.2013
Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность. Виды документов: организационно-правовые распорядительные, информационно-справочные, деловые письма, документы кадровой службы. Правила оформления и хранения документов.
реферат [73,5 K], добавлен 19.05.2011