какие документы надо подать в пенсионный фонд для начисления пенсии
ПФР просит бухгалтеров помочь сотрудникам оформить пенсию
Пенсионщики активно призывает работодателей сотрудничать в вопросе заблаговременной работы по назначению пенсий. Это займет у кадровика или бухгалтера не более 15 минут, уверены в ПФР. Как это осуществить, зачем это нужно, и есть ли в чем выгода для сотрудника и работодателя? Ответы дали в региональном отделении ПФР.
Зачем это нужно
Основная цель такого социального партнерства — сделать процесс назначения пенсии для граждан максимально комфортным.
Работодатель в рамках соглашения, заключенного с ПФР об электронном взаимодействии для назначения пенсии своим сотрудникам, берет на себя обязательства формировать электронный пакет документов о пенсионных правах работников и передавать их в органы ПФР.
Благодаря такой заботе, экономится рабочее время. Будущие пенсионеры не отвлекаются от трудовой деятельности, избавлены от самостоятельной подготовки документов и от визитов в ПФР, что не только упрощает для них получение госуслуги «Назначение пенсии», но делает её более качественной и доступной.
Так, например, в Хабаровском крае более 3,5 тысяч социально ответственных работодателей, заключивших с ПФР соглашение, реально помогли около 6 тыс. работников в назначении пенсии, избавив их от лишних визитов в ПФР.
Кстати, этот процесс пошел динамичнее после принятия Правительством края Распоряжения от 28.01.2016 № 15р «О дополнительных мерах по созданию условий для обеспечения доступности, повышения оперативности и качества предоставления жителям края государственной услуги по установлению пенсий», регламентирующего взаимодействие органов исполнительной и муниципальной власти с органами ПФР по всем социально чувствительным вопросам, в том числе и по вовлечению работодателей к социальному проекту Отделения ПФР.
Почему это важно
Практика работы с документами показывает, что зачастую записи в трудовой книжке содержат некорректное оформление: исправления в датах при приеме на работу, неразборчивые наименования организации, нечитаемые печати, исправления фамилии, неточное наименование должностей, отсутствие дополнительных сведений, подтверждающих факт работы, дающей право на досрочную страховую пенсию по старости и т.д. Все разночтения в документах требуют дополнительного времени на уточнения и различные запросы.
Например, запросы, направляемые в архивные органы края для уточнения того или иного периода работы, зарплаты, обрабатываются специалистами архивных учреждений в течение месяца. А если запрос по уточнению некорректных записей, внесенных в период работы, направляется за границу, тогда ответа приходится ждать от 3 до 12 месяцев.
Заблаговременная подготовка документов позволяет иметь полный пакет документов, необходимых для своевременного и правильного назначения пенсий ко дню обращения за ней, а это — залог учета пенсионных прав граждан в полном объеме.
Если такая работа проводится заблаговременно, то гражданин своевременно и в полном объеме может реализовать свои пенсионные права.
Стоит подчеркнуть, что заблаговременное обращение за оценкой документов не является обращением за установлением пенсии.
Алгоритм действий кадровика
Работодателям необходимо представить в ПФР:
— список лиц, выходящих на пенсию (мужчин в 60 лет, женщин в 55, для северных районов мужчин — в 55, женщин — 50);
— пакет сканированных документов, состоящий из заполненной анкеты работника, трудовой книжки (кроме записей о награждении), паспорта, СНИЛС.
Если ФИО не совпадают с документами, например, в трудовой книжке отсутствует запись об изменении ФИО, представляется свидетельство о браке (расторжении брака).
В пакете дополнительно могут быть представлены другие документы работника, например, справка из центра занятости, справка о заработной плате за период до 2002 года, военный билет, документы об очном образовании.
Важно отметить, что работодатель представляет документы на своего работника только с его письменного согласия. Данное согласие по общему правилу работник дает при приеме на работу и хранится оно в его личном деле, поэтому дополнительное письменное согласие не требуется.
После составления реестра, все отсканированные документы направляются в ПФР для их правовой оценки.
Параметры электронных документов
Документы обязательно сканируются в цветном изображении в формате jpeg или DjVu с расширением 300 точек на дюйм.
Каждый документ сканируется отдельно, если документ состоит из нескольких страниц, он сканируется последовательно в один файл с возможностью пролистывания.
Цветное изображение документов является обязательным условием, т.к. это важно при определении их подлинности и достоверности содержащейся в них информации. В черно-белом варианте большинство неточностей в документах распознать практически невозможно. Даже если внесенные в документ исправления верны, специалисту ПФР необходимо будет дополнительно запросить подтверждающую справку от работодателя, архивную выписку или копию приказа соответствующей организации, для того чтобы установить например продолжительность стажа и принять его в расчет при назначении пенсии.
Способы подачи заявления без явки в ПФР
Не ранее чем за месяц до наступления права на страховую пенсию по старости, гражданин подаёт заявление о её назначении и доставке.
Заявление о назначении пенсии может быть представлено в форме электронного документа через Личный кабинет гражданина на сайте ПФР или Единый портал государственных и муниципальных услуг.
Если будущий пенсионер работает, то такое заявление можно представить в кадровую службу по месту работы. Частью 3 статьи 21 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» работодателю предоставлено право обращаться в территориальные органы ПФР за установлением и доставкой страховой пенсии застрахованным лицам, состоящим в трудовых отношениях с ним, с их письменного согласия.
В развитие указанного положения Административный регламент предоставления Пенсионным фондом РФ государственной услуги по установлению страховых пенсий, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению, утвержденным приказом Минтруда от 19.01.2016 № 14н, предусматривает возможность направления работодателем заявления работника и документов, необходимых для установления пенсии, в электронном виде по защищенным каналам связи, заверенных усиленной квалифицированной подписью.
Таким образом, работники организаций, приобретающие право на пенсию, могут оформить её без явки в Пенсионный фонд.
Как оформить пенсию без документов
Основой расчета размера пенсии каждого гражданина являются данные, которые ПФР получил от самого гражданина и от работодателей: о периодах трудовой деятельности, местах работы, размере начисленных страховых взносов. Эти данные представлены в Личном кабинете гражданина в разделе «О сформированных пенсионных правах». Если гражданин считает, что какие-либо сведения не учтены или учтены не в полном объеме, то ему следует заблаговременно обратиться в территориальный орган ПФР по месту жительства или к работодателю для уточнения данных и представления их в ПФР.
Если же гражданин видит, что все сведения о его пенсионных правах учтены, он может подать заявление о назначении пенсии не только без визита в клиентскую службу ПФР, но и без представления в ПФР каких-либо документов (трудовой книжки) и справок о стаже.
Для этого гражданину после получения полной информаиции в Личном кабинете достаточно дать согласие на назначение страховой пенсии по этим сведениям.
Почему это хорошо для всех
Формирование электронного пакета документов о пенсионных правах работника и направление их в органы ПФР по ТКС не требует от страхователя-работодателя никаких дополнительных материальных вложений, т.к. она уже используются при сдаче сведений индивидуального (персонифицированного) учета.
Сама подготовка документов: их сканирование и направление в ПФР не занимает большое количество времени и не ложится каким-то финансовым бременем на плечи работника кадровой службы, уверены в ПФР.
Как показывает практика, время, затраченное на сканирование и передачу электронных документов в ПФР в среднем на 1 работника, составляет около 15 минут. Такое же время кадровый работник тратит на ксерокопирование документов и их постраничное заверение для выдачи их своему работнику для личного представления им в ПФР.
Если в среднем в организации численностью более 100 человек на пенсию в течение года выходит порядка 5-6, то в целом на всю работу по сканированию и направлению документов работодатель затрачивает около одного часа работы из расчета 6 человек в год. Это не так много. К тому же стоит учесть, что при отсутствии электронного взаимодействия с ПФР, кроме расхода бумаги, времени на копирование документов, их постраничное заверение, работник отвлекается от своих прямых обязанностей на визит с документами в ПФР.
Раньше все необходимые документы на назначение пенсии будущий пенсионер должен был самостоятельно предоставить в орган ПФР. Сегодня заботу об этом берут на себя социально ответственные работодатели.
Такое активное участие работодателя в оформлении пенсии своих сотрудников является дополнительным элементом «социального пакета», что, безусловно, выгодно отражается на качестве кадрового состава, обеспечении финансовой устойчивости и укреплении репутационного капитала.
Что думают бухгалтеры
Не все бухгалтеры и кадровики готовы идти навстречу «пенсионщикам». Многие не спешат заключать соответствующие соглашения несмотря на настойчивость ПФР.
«Клерк» проводил опрос на эту тему, в ходе которого выяснилось, что 90% работодателей не вникают в процесс оформления пенсий своих сотрудников. Соответствующие соглашения с ПФР заключили только 10% опрошенных. 43% клерков получали от ПФР подобное предложение, но предпочли игнорировать его.
Вместе с тем и те, кто заключил подобные соглашения и уже передал по ТКС документы на будущих пенсионеров, в недоумении отмечают некоторые нестыковки. Так, зачастую пенсионеру, который за месяц до пенсии явился в ПФР, приходится заново предоставлять все документы, ранее отправленные работодателем, отмечают наши читатели.
ПФР делает честные и недоуменные глаза, когда приходишь за месяц (или подаешь через ЛК) подавать заявление на начисление пенсии и утверждает, что в глаза не видели Ваши документы. Хотя получили их полгода до дня Х и никаких замечаний у них не было.
за полгода ВСЕ документы по их желанию были поданы, начислять/рассчитывать пенсию начали только когда пенсионерке исполнилост 55. И понеслась: предоставьте копии документов, исправьте справку, предоставьте дополнительную справку. ДУРДОМ! Чем они занималиь полгода? ЗАЧЕМ за полгода предоставлять документы? Чтобы половину потерять?
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь
Обратиться за назначением пенсии заблаговременно
Гражданин может заблаговременно обратиться в территориальный орган ПФР по вопросу предстоящего назначения пенсии по старости за два года или в течение 24 месяцев до наступления возраста, дающего право на назначение пенсии по старости, в том числе назначаемой досрочно.
Заблаговременное обращение позволит специалистам Пенсионного фонда провести предварительную работу – обеспечить полноту и достоверность сведений о пенсионных правах застрахованных лиц, учтенных в территориальном органе ПФР и необходимых для своевременного и правильного назначения пенсии.
Для предварительной оценки документов в рамках заблаговременной работы необходимо представить:
Для подтверждения дополнительных обстоятельств:
Отделение ПФР по городу Москве и Московской области напоминает, что вся информация о пенсионных правах граждан аккумулируется на индивидуальных лицевых счетах. Получить выписку из индивидуального лицевого счета можно:
Если гражданин удовлетворен полнотой имеющихся сведений, то при заполнении заявления о назначении пенсии ему необходимо проставить отметку о согласии назначения пенсии по имеющимся сведениям индивидуального лицевого счета.
В случае недостающих сведений или необходимости подтверждения (уточнения) имеющихся данных специалисты территориального органа ПФР направят соответствующие запросы в организации, архивные учреждения для подтверждения периодов работы, продолжительности страхового стажа, размера заработка и прочего.
Если работа по уточнению и дополнению необходимых для назначения пенсии сведений будет завершена до достижения заявителем возраста, дающего право на назначение страховой пенсии по старости, пенсия будет назначена не позднее 10 рабочих дней со дня подачи заявления о назначении пенсии.
Подать заявление о назначении пенсии можно не ранее чем за месяц до наступления возраста, дающего право на назначение пенсии, в клиентской службе ПФР или в МФЦ, в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда и портале госуслуг.
Граждане предпенсионного возраста, у которых право выхода на страховую пенсию по старости (в том числе назначаемую досрочно) возникнет через пять лет, также могут обратиться в территориальный орган ПФР для уточнения (дополнения) своего индивидуального лицевого счета.
Работодателям региона: предоставление документов в электронном виде на назначение пенсии.
Для назначения пенсии сотрудникам работодатели (как правило, кадровые службы) представляют в Пенсионный фонд:
1. Списки работников, которые приобретут право на пенсию ( в том числе на досрочную) в ближайшие 12 месяцев;
2. Документы, необходимые для назначения пенсии по старости:
удостоверяющие личность сотрудника, возраст, место жительства и принадлежность к гражданству (паспорт, страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
подтверждающие периоды работы и (или) иной деятельности сотрудника (например, военный билет, трудовая книжка, справка из органов занятости (для подтверждения периодов получения пособия по безработице), справка о подтверждении периодов работы, дающих право на досрочное пенсионное обеспечение).
Также работодатель может представить документы, предусмотренные Перечнем документов от 28.11.2014 № 958н, в том числе о среднемесячном заработке (доходе) застрахованных лиц, о нахождении на иждивении застрахованного лица нетрудоспособных членов семьи (например, свидетельство о рождении ребенка, справка об учебе по очной форме в образовательном учреждении), об изменении фамилии, имени, отчества (например, свидетельство о браке) и иные документы.
Списки работников и документы необходимо представить в Пенсионный фонд в электронном виде с электронной подписью по телекоммуникационным каналам связи (после письменного согласия сотрудника на обработку персональных данных).
Документы должны быть переданы в ПФР не позднее чем за 9 месяцев до возникновения права на пенсию.
Специалисты Пенсионного фонда изучат информацию о стаже и заработке гражданина, окажут содействие в запросе дополнительных документов (если потребуется) и сформируют макет выплатного дела.
В этом случае гражданину не придется посещать Пенсионный фонд. Останется лишь за месяц до наступления пенсионного возраста подать заявление о назначении пенсии — через работодателя (форма заявления) или в «Личном кабинете гражданина» на сайте ПФР.
Как работодателю сформировать электронный пакет документов для отправки в Пенсионный фонд?
Нужно отсканировать документы, необходимые для назначения пенсии, и сформировать для каждого сотрудника отдельный пакет документов с указанием его ФИО и адреса регистрации.
Документы помещаются в пакет в следующей последовательности:
документ, удостоверяющий личность, возраст, место жительства, принадлежность к гражданству;
документы о трудовой и иной общественно полезной деятельности – трудовая книжка, военный билет, диплом, справка органов занятости, справка о работе, справка о переименовании (реорганизации) организации и др.;
справки о заработке;
документы об изменении фамилии, имени, отчества;
В каждый пакет документов должен быть помещен в реестр направляемых документов. В реестр работодатель вносит следующую информацию: ФИО гражданина, дата его рождения, дата возникновения права на страховую пенсию по старости, адреса регистрации и места фактического проживания, контактные номера телефонов застрахованного лица, перечень документов с указанием их наименований и реквизитов, а также сведения о сотруднике страхователя, подготовившем данный пакет документов (наименование должности, ФИО, дата, контактный номер телефона).
Каждый документ, содержащийся в пакете документов, должен быть заверен электронной подписью уполномоченного сотрудника Страхователя.
Чтобы работодатели могли взаимодействовать с Пенсионным фондом по электронным каналам связи, они должны подписать соглашение об обмене электронными документами и порядок взаимодействия.
Как получить справку о размере пенсии?
В рамках программы цифровой трансформации предоставления государственных услуг Пенсионным фондом РФ реализуется переход к новой модели навигации граждан, а также развиваются дистанционные способы взаимодействия, в том числе оказание государственных услуг в электронном виде путем подачи гражданами заявлений через Единый портал государственных услуг (ЕПГУ) и личный кабинет на сайте ПФР.
Например, для того, чтобы получить справку о размере пенсии, сегодня нет необходимости обращаться в клиентскую службу ПФР. Зарегистрированному на портале Госуслуг гражданину достаточно зайти в Личный кабинет на сайте ПФР по ссылке pfr.gov.ru или на Единый портал госуслуг https://www.gosuslugi.ru/ и выбрать услугу ПФР «Справка о размере пенсии и иных выплат ПФР». Кроме того, в цифровой зоне клиентской службы территориального органа ПФР граждане могут самостоятельно или с помощью консультанта ПФР на «гостевом» компьютере зайти в Личный кабинет на сайте ПФР или на ЕПГУ и получить государственные услуги ПФР в электронном виде.
В справке о виде и размере пенсии (с детализацией) и социальных выплатах, установленных гражданину по линии ПФР, также содержится информация о том, какие периоды стажа учтены при установлении размера пенсии (в том случае, если речь идет о страховой пенсии).
Справка в электронном виде будет подписана электронной подписью ПФР. При этом на сайте Госуслуг разъясняется, что по юридической значимости такой электронный документ равен бумажному.
Справку можно посмотреть, скачать или отправить на электронную почту запрашивающей организации.
Готовьте документы для назначения пенсии заранее!
Управлениями Пенсионного фонда в муниципальных районах и городском округе Саранск Республики Мордовия проводится заблаговременная работа с застрахованными лицами, уходящими на пенсию по старости, в том числе и с гражданами, пенсия которым будет назначаться досрочно.
Целью заблаговременной работы является обеспечение полноты и достоверности учета территориальными органами ПФР сведений о пенсионных правах застрахованных лиц, необходимых для своевременного и правильного назначения пенсий.
Специалисты Управления произведут оценку представленных Вами документов о стаже и заработной плате, в том числе подтверждающих стаж на соответствующих видах работ, окажут содействие в истребовании сведений (документов) о стаже, заработной плате, а также иных периодах, засчитываемых в страховой стаж из государственных и муниципальных органов, военных комиссариатов, архивных организаций и других учреждений, располагающих данными, влияющими на Ваши пенсионные права, посредством направления соответствующих запросов.
ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, КОТОРЫЕ СЛЕДУЕТ ПРЕДСТАВИТЬ ПРИ ОБРАЩЕНИИ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ЗАБЛАГОВРЕМЕННОЙ РАБОТЫ:
ДОПОЛНИТЕЛЬНО МОЖНО ПРЕДСТАВИТЬ:
Прием в Управлениях ПФР ведется ежедневно кроме субботы и воскресенья.
Обратиться для предварительного рассмотрения документов о назначении пенсии по старости как на общих основаниях, так и для досрочного назначения пенсии по старости возможно за 5 лет до наступления пенсионного возраста.
Необходимые для заблаговременной подготовки и назначения пенсии документы на своих сотрудников работодатели в соответствии с соглашением могут представлять в электронном виде по защищенным каналам связи, без дублирования в дальнейшем на бумажных носителях. В этом случае будущим получателям пенсии не требуется посещать территориальный орган ПФР.
ПОМНИТЕ!
ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ – ЗАЛОГ УЧЕТА ВАШИХ ПЕНСИОННЫХ ПРАВ В ПОЛНОМ ОБЪЕМЕ (СТАЖА, ВЫГОДНОГО ЗАРАБОТКА) И БЫСТРОГО ПОЛУЧЕНИЯ ПЕРВОЙ ВЫПЛАТЫ ПЕНСИИ