какие документы можно требовать при увольнении
Полный список документов при увольнении
Что работодатель обязан выдать
Согласно положениям ст. 84.1 ТК РФ, в день увольнения работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку либо сведения о его трудовой деятельности у нанимателя. Кроме того, другие документы при увольнении сотрудника, связанные с работой, предоставляют только по его требованию в тот же срок.
Таким образом, в ТК РФ не закреплено безусловное обязательство работодателя выдать увольняемому документы по его трудовой деятельности без официального запроса. Однако другими законодательными актами установлена обязанность нанимателя в обязательном порядке выдать в день увольнения (п. п. 2 – 2.3, 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ; ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ):
Также к числу обязательных документов отнесена справка о сумме зарплаты по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н. Она содержит сведения о доходах, с которых уплачивались взносы в ФСС за текущий год и 2 года, предшествующих ему. Она необходима для начисления больничного у следующего работодателя сотрудника.
Какие документы выдать по требованию работника
Помимо указанных выше выписок и справок, в последний рабочий день по письменному запросу сотрудника ему должны быть выданы следующие документы при увольнении (по собственному желанию, инициативе работодателя или иным основаниям):
В последнем случае это могут быть:
Законодательно до сих пор не урегулирован вопрос об обязанности работодателя предоставлять копии локальных актов, связанных с оплатой труда, трудовой дисциплиной, учетом рабочего времени (правила внутреннего трудового распорядка, колл. договор, положение о структурных подразделениях, коммерческой тайне, оплате труда). Судебная практика по данному вопросу так же неоднозначна.
Часть судей предполагают, что работодатели должны только знакомить сотрудников с этими актами (при этом их нормы распространяются на всех работников компании) и не обязаны давать выписки из них (апелляционные определения Санкт-Петербургского горсуда от 04.02.2020 № 33-87/2020 по делу № 2-7632/2019, Московского горсуда от 06.06.2016 по делу № 33-19109/2016).
Вместе с тем, есть судебные решения, где указано на необходимость выдачи таких копий работнику (определение Московского городского суда от 24.08.2011 по делу № 33-25677).
Компании придется отдельно рассматривать каждый конкретный случай обращения и принимать решение о выдаче таких документов при увольнении самостоятельно. Однако если в подобных копиях нет персональных данных других сотрудников, их можно выдать.
Обязанность выдать указанный выше перечень документов сохраняется и после того, как сотрудник уже уволен. Но в этом случае передать их нужно в течение 3-х рабочих дней с момента письменного обращения бывшего работника (ст. 62 ТК РФ).
Горячая линия
Наши Рассылки
Обучающие мероприятия
(347) 291 20 70
Полный список документов при увольнении работника
В последний день действия трудового договора с работником ему выдают пакет документов, касающихся деятельности в конкретной компании. Многие считают, что должны получить на руки только трудовую и расчетный лист, но это не так: законодательством утвержден намного более объемный перечень. Из этой небольшой памятки Вы узнаете, какие документы нужны при увольнении.
Список документов при увольнении: обязательные и необязательные формы
На основании ст. 84.1 ТК РФ в день увольнения производят окончательный расчет с работником, а также выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Какие документы при увольнении выдают обязательно:
1. Трудовая книжка. Оформлять можно накануне дня расторжения договора, выдавать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получить согласие на отправление почтой либо хранить в организации до обращения владельца.
2. Медицинская книжка (при наличии). Никаких записей в ней делать работодателю нельзя.
3. Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.
4. Справка о зарплате (форма 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Выдается лицом, отвечающим за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.
5. Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.
6. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.
7. Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.
По заявлению увольняющегося работодатель должен предоставить:
— форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;
— справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;
— копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;
— копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.
Обратите внимание: документы при увольнении по соглашению сторон или по иным причинам выдаются на общих основаниях. Чтобы избежать конфликтов и споров, необходимо все бумаги подписать у руководства, а при наличии печати — проштамповать их. Если выдаются копии, их необходимо заверять в общепринятом порядке.
Как подтвердить выдачу: несколько рекомендаций
Нередко бывает, что работник теряет документы, а потом обвиняет работодателя в том, что их не получил. Чтобы избежать таких ситуаций, рекомендуем составить некую справку-подтверждение, в которой перечислить все документы и копии бумаг, выдаваемых на руки работнику. Такой импровизированный отчет обязательно должен подписать работник с указанием даты ознакомления и получения документов. Кроме того, не забудьте попросить работника расписаться за получение трудовой и санитарной книжек в журналах их учета, а в отношении формы СЗВ-М закон обязывает получить с сотрудника расписку о получении этого документа.
Новые материалы в КонсультантПлюс на эту тему:
Увольнение по собственному желанию. Какие документы нужно получить при увольнении?
Что случилось?
Копия приказа
Работодатель не может отказать сотруднику в выдаче копий документов, связанных с его работой: приказа об увольнении, о приеме на работу, о переводах, о поощрениях и проч. (ст. 62. ТК РФ). Они предоставляются ему бесплатно (письмо Роструда от 20.12.2012 № ПГ/95/8-6-1).
Трудовая книжка
Если сотрудник не сможет забрать документ в день увольнения, то наниматель направит ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Кроме того, сотрудник может подать бывшему нанимателю заявление на выдачу трудовой книжки. И ее вернут в течение трех дней со дня получения «прошения».
Справка по форме 2-НДФЛ
Справка о сумме заработка за два календарных года предшествующих году прекращения работы
Бывший наниматель должен выдать сотруднику эту справку без препятствий. Если работник не получит документ в день увольнения, то он может обратиться к работодателю с письменным заявлением. Последний выдаст справку в течение трех дней (ст. 4.1 и 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ; Приказ Минтруда России от 30.04.2013 № 182н).
«Пенсионные» данные
Также работник может получить («под роспись») копии его индивидуальных сведений, которые не были представлены компанией в Пенсионный фонд (п. 35 Приказа Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н). Эти сведения работодатель передаст в ПФР в установленные законом сроки.
Медицинская книжка
Пока человек трудится на предприятии его медкнижка хранится в отделе кадров компании. При увольнении (расторжении трудового договора) она должна выдаваться работнику, потому что является его собственностью.
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь
Полный список документов при увольнении работника
Список документов при увольнении работника в 2020 году — это перечень бумаг, касающихся деятельности человека в конкретной компании, которые выдают в день расторжения трудового договора. Отказ подготовить и передать все справки, предусмотренные законодательством, грозит штрафом.
Обязательные и необязательные документы
На основании ст. 84.1 ТК РФ, в день увольнения производят окончательный расчет с работником и выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Перечислим, какие документы выдать сотруднику при увольнении в 2020 году (их готовят обязательно):
Представленный выше перечень того, какие документы нужны при увольнении, содержит те, которые готовят обязательно. Кроме этих бумаг, по заявлению увольняющегося работодатель должен подготовить и выдать:
Как подтвердить выдачу: несколько рекомендаций
Нередко бывает, что работник теряет справки и копии бумаг, а потом обвиняет работодателя в том, что он их не выдал. Чтобы избежать таких ситуаций, рекомендуем составить некую справку-подтверждение, в которой перечислить все бумаги, выдаваемые на руки работнику.
Такой импровизированный отчет обязательно подписывает работник с указанием даты ознакомления и получения документов.
Кроме того, не забудьте попросить работника расписаться за получение трудовой и санитарной книжек в журналах их учета, а в отношении СЗВ-М закон обязывает получить с сотрудника расписку о получении документа.
Получение рабочих документов при увольнении сотрудника
Трудовое законодательство обязывает работодателя по письменному заявлению работника выдавать ему трудовую книжку, а также копии документов, связанных с работой:
Как видим, перечень документов, которые вправе запросить работник, не является исчерпывающим (п. 1 ст. 62 ТК РФ).
Помимо названных документов работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему и другие документы, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав (Определение КС РФ от 21.05.2015 № 1008-О).
Например, работодатель обязан выдать работнику производственную характеристику, если она необходима ему для предъявления в институт, в органы опеки и попечительства.
Важно! При этом работодатель не вправе требовать от работника объяснения причин, по которым копия того или иного документа ему необходима.
Срок выдачи документов
Запрашиваемые работником документы необходимо выдать не позднее трех рабочих дней с момента подачи заявления. Например, работник написал заявление во вторник, тогда работодатель должен выдать ему документы не позднее пятницы.
Если же работодатель нарушит сроки выдачи документов, то ему может грозить штраф:
Все ли документы вправе запросить работник?
Работодатель выдает документы, которые связаны с трудовой деятельностью самого работника. А такие документы как должностные инструкции отдела, штатное расписание, график отпусков содержат информацию о других сотрудниках.
Так, суд отказал работнику в праве получить коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, поскольку работник просит о выдаче копий локальных нормативных актов, а не индивидуальных актов касательно самого работника (Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2018 № 2-6498/2017).
Подобные документы содержат персональные данные других сотрудников компании. Поэтому в таких ситуациях лучше сделать выписку из документа в части, относящейся к трудовой деятельности работника.
В какой форме выдаются документы?
Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Общий порядок выдачи и заверения копий документов, предоставляемых работодателем работнику, регламентируется еще старинным Указом Президиума ВС СССР (от 04.08.1983 № 9779-X).
Копии документов выдаются на бланках работодателя. Верность копии документа удостоверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью при ее наличии. На копии указывается дата выдачи документа и делается отметка о том, что подлинный документ находится у работодателя.
Работник постоянно запрашивает массу документов
Законом не предусмотрено каких-либо ограничений относительно количества обращений работника к работодателю за выдачей ему копий документов, связанных с работой. На практике встречаются работники, которые запрашивают массу документов и порой парализуют работу отдела кадров. И если работнику заблагорассудится получить документы на 128 листах, то работодатель не вправе отказать ему в этом (Апелляционное определение Московского городского суда от 14.09.2020 № 33-34325/2020).
Что сказали высшие судьи?
В конце уходящего года высшие судьи рассмотрели спор, связанный с правом уволившегося работника получить копии документов, связанных с его трудовой деятельностью (Определение ВС РФ от 07.12.2020 № 56-КГ20-8-К9).
Уволенный работник запросил расчетные листки и справки 2-НДФЛ. Работодатель выдал ему документы спустя месяц вместо положенных трех дней. Высшие судьи напомнили, что правом получения от работодателя документов, связанных с работой, обладают уволившиеся работники.
Отметим, что решение ВС РФ не является неожиданным. При аналогичных спорах суды были единодушны в том, что правом получить копии документов, связанных с работой, обладают в том числе работники, расторгнувшие трудовые отношения с работодателем (Апелляционное определение Волгоградского областного суда от 16.01.2019 № 33-19032/2018).
Работодателю следует помнить, что помимо административной ответственности за невыдачу либо выдачу с опозданием кадровых документов, работник может взыскать с него компенсацию морального вреда.
Даже если работник написал заявление о выдаче документов и отправил его по почте, а работодатель уклонялся от получения сообщения, то суд также взыскивает с работодателя компенсацию морального вреда.
Например, не выданная работнику справка для службы занятости стоила работодателю выплаты морального вреда в размере 8 тысяч рублей (Решение Куйбышевского районного суда г. Иркутска от 23.07.2020 № 2-1273/2020). А не вовремя выданная справка об уточнении стажа работы для ПФР, оценена в 3 тысячи рублей морального вреда (Решение Ленинского районного суда г. Кирова от 26.05.2020 № 2-1352/2020).