какие документы можно подписать электронной подписью
Как подписать документ электронной подписью
Из нашей статьи вы узнаете:
Где применяется: что даёт подпись документа ЭЦП
Ключ сертификата ЭП создаётся методом криптографических преобразований, с помощью специального программного обеспечения — СКЗИ. Это позволяет надёжно защитить внесённые в подпись данные о владельце. Доступ к ключу имеют только владелец и доверенные лица, указанные в документах.
Тщательная проверка данных и сохранение ключевой информации о пользователе становятся гарантами надёжности ЭЦП. Нанесённая на текст, графический материал или договор, подпись закрепляет авторство подписанта. Механизм проверки подлинности цифрового аналога подписи подтверждает правомерность действия. ЭЦП используется в следующих случаях:
Электронная подпись — самый надёжный метод защитить информацию о сделках и создании документов от третьих лиц. Принцип криптографии создаёт сложный код, расшифровать который можно лишь с помощью сертификата или пароля доступа. Взлом шифра невозможен, что обеспечивает доверие к ЭЦП.
Регистрация права на подпись проводится через удостоверяющие центры. Право принимать, проверять и хранить конфиденциальную информацию о клиенте имеют только сертифицированные организации. Каждая созданная ЭП уникальна по своей структуре и коду.
Принцип работы: что необходимо для использования ЭП
Принцип работы подписи заключается в кодировании документа. Как только нанесена ЭЦП, добавить новую информацию в файл невозможно. Вся процедура проходит через специальное ПО. Чтобы внести изменения, необходимо открыть документ, внести в него правки и затем подписать документ электронной подписью с Рутокена снова. При этом на документе будет проставлена новая подпись с актуальным временем и датой подписания. Именно это качество придаёт документу надёжность. Чтобы правильно работать с документом, необходимо запомнить последовательность действий при работе с ЭП.
Порядок работы с документом под ЭЦП:
Подпись наносится не только на документ, созданный в специализированной программе. ЭЦП ставится на продукты AdobeLiveCycle ES, Microsoft Office, AdobeAcrobat и AdobeReader. Это существенно расширяет её функционал, при этом требует установки дополнительных патчей. У каждого типа документа свои правила работы и внесения ЭП в документ.
Процесс: как подписать электронной подписью документ PDF
Электронный документ в программах AdobeLiveCycle ES, AdobeAcrobat и AdobeReader поможет подписать приложение «КриптоПро PDF». Это электронный цифровой модуль, позволяющий перенести ЭЦП в ПДФ формат. Для электронного ПДФ файла плагин формирует переходную ПДФ форму с расширением sig.
Чтобы подписание ЭЦП было возможно, необходима программа для чтения ПДФ-файлов версии AdobeAcrobatPro или AcrobatReader DC. С подписанием документ распознаётся в «КриптоПро».
Инструкция, как поставить подпись:
Цифровая подпись PDF аналогична подписям в «КриптоПро». Подпись распознаётся системой при подаче документов в налоговую службу или аналогичные организации.
Как самостоятельно подписать документ электронной подписью?
Этот вопрос возникает, когда владельцу сертификата электронной подписи нужно подписать документ вне информационных систем, в которых уже встроены механизмы создания и проверки электронной подписи. Рассмотрим варианты, как подписать документ квалифицированной электронной подписью.
Что потребуется для подписания электронного документа?
Вариант 1. Установить плагин для Office
Для документов формата Word и Excel
Чаще всего требуется подписать документ в формате Word:
Штатная функция пакета Microsoft Office «Подписать документ» не позволяет создать подпись, которая придает электронному документу юридическую силу. Чтобы создать такую подпись в Word или Excel, необходимо установить на свой компьютер специальный программный модуль, который добавит такую возможность, — например, КриптоПро Office Signature.
Это платная программа, использовать все возможности бесплатно можно только в тестовый период. После загрузки и установки плагина на компьютере можно подписывать документы по такому алгоритму:
В главном меню документа выберите пункт «Сервис» и перейдите в «Параметры». В появившемся окне выберите вкладку «Безопасность» и нажмите кнопку «Цифровые подписи».
В этом окне выберите нужный сертификат электронной подписи из тех, что установлены на компьютере.
С его помощью создайте для документа электронную подпись: нажмите «Подписать» и введите пароль ключевого контейнера.
Что учесть при использовании плагина:
Для документов формата PDF
Для создания и проверки электронной подписи в программах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES есть отдельный модуль КриптоПро PDF.
КриптоПро PDF прилагается бесплатно при совместном использовании с программой Adobe Reader. В остальных программах также есть тестовый период, по истечении которого нужно приобрести лицензию.
Прежде чем вставить электронную подпись в документе PDF, необходимо установить и настроить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro для работы с программой КриптоПро PDF.
После настройки чтобы поставить подпись, выберете в меню документа пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписание». Программа предложит выбрать нужную подпись, среди установленных и место в документе, где будет располагаться подпись. После этого можно завершить подписание документа.
Вариант 2. Установить отдельную программу для создания подписи
Чтобы подписывать документы любого формата (*rar, *.jpeg и *.png,*.ppt, видео, базы данных и т.д.), можно установить на компьютер специальную программу — например, КриптоАРМ.
У программы есть несколько версий, которые отличаются функциональностью. Базовой версией КриптоАРМ Старт с минимумом возможностей можно пользоваться бесплатно. У всех платных версий есть тестовый период, в течение которого будут доступны все возможности. Когда это время истечет, потребуется приобрести лицензию, чтобы продолжить пользоваться этой версией.
Подписать документ можно из главного окна программы или из контекстного меню файла. Алгоритм подписания отличается в зависимости от этих вариантов, но в любом случае выбирайте пункт «Подписать» и следуйте инструкциям. Программа предложит вам выбрать:
Что учесть при использовании программы:
Вариант 3. Воспользоваться веб-сервисами
Можно подписать документ любого формата, не устанавливая на компьютер специальных программ, — например, в веб-сервисе Контур.Крипто.
Это бесплатная программа, которая позволяет создать и проверить электронную подпись, зашифровать и расшифровать электронный файл. Можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов. Можно создать подпись документа двумя и более лицами.
Работать в программе можно после регистрации и автоматической установки на компьютер программного обеспечения для криптографических операций. У программы интуитивно понятный интерфейс. Чтобы подписать электронный документ, необходимо:
Загрузить в сервис документ, который необходимо подписать. Подписать можно файл любого формата до 100 Мб.
Выбрать установленный на компьютере сертификат, которым будет подписан документ. Подписать документ в Контур.Крипто можно сертификатом, выпущенным любым удостоверяющим центром.
Создать файл подписи. После того как вы нажмете кнопку «Подписать», сервис создаст папку с исходным документом и подпись с таким же именем и разрешением.sig. Папка сохранит файл и подпись для него на сервере. Эти документы можно скачать на компьютер пользователя.
Послать документ получателю. Можно отправить файл и подпись для него прямо из сервиса. Адресат получит ссылку на документ, сохраненный в Контур.Крипто. Также можно скачать пакет документов на компьютер (исходный документ, файл подписи, сертификат и инструкцию по проверке подписи) и отправить через любой почтовик.
Что учесть при использовании Контур.Крипто:
Что такое электронная цифровая подпись?
Простым языком, электронный документ подписанный электронной подписью юридически приравнивается к аналогичному бумажному документу подписанному «от руки».
Электронной цифровой подписью можно заверить не только текстовые документы, но и любой другой тип цифровой информации, например видео файл или изображение подтверждая авторство.
Виды электронных цифровых подписей
Электронные подписи делят на три типа:
Усиленная квалифицированная электронная подпись (так же квалифицированная электронная подпись) аналогична неквалифицированной подписи, отличается от последней следующим: ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате, а для создания и проверки подписи используются средства соответствующие требованиям закона №445-ФЗ. Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью равнозначен бумажному документу с подписью и\или заверенного печатью. Счет-фактуры и документы для Федеральной Налоговой Службы подписываются только квалифицированной электронной подписью. Для работы с ЕГАИС так же потребуется подобная подпись.
Как подписать документ с помощью ЭЦП
Подписать и тем самым заверить электронный документ с помощью электронной подписи совсем несложно. Для этого понадобится:
В большинстве случаев после приобретения и установки ПО в контекстном меню операционной системы появляется пункт, активируя который можно выбрать так называемый «Мастер подписания документов», следуя пунктам которого можно легко и просто поставить на электронный документ любую цифровую подпись.
Для заверения документов цифровой подписью популярной считается программа КроптоАРМ. На её основе коротко продемонстрируем процесс подписи электронного документа. Более подробную информацию можно скачать по этой ссылке.
Выбор КриптоАРМ из контекстного меню
Выбор профиля для подписи файла с помощью ЭЦП
Выбор файла или группы файлов для подписи
Выбор выходного формата подписываемого файла(ов)
Установка параметров подписи файла(ов)
Выбор сертификата подписи с любого доступного носителя
После выбора сертификата потребуется только подтвердить правильность введенной информации и «отправить» документы на подпись. Как видите, процесс очень простой не занимает много времени и не сильно отличается от получения подписи на бумажном документе.
Типы носителей ЭЦП
Так как электронно цифровая подпись по сути набор нулей и единиц записать её можно на любой носитель информации. Популярными можно считать запись на прямую в реестр операционной системы (удобно, но не очень безопасно) или на носитель типа флеш-карты (удобно и безопасно). Так же существуют специализированные носители, такие как ruToken, eToken или JaCarta.
Сроки действия ЭЦП
Все ключи электронных подписей выдаются на срок до 1 года.
Решение некоторых проблем с ЭЦП
Не смотря на распространенность информации по использованию ЭЦП, можно столкнуться с некоторыми сложностями при пользовании электронной цифровой подписи. Приведем несколько стандартных способов решения проблем с ЭЦП:
Простая и усиленные электронные подписи: где какую применять
Электронная подпись представляет собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Такое определение дает Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ).
Именно он устанавливает принципы, правила использования электронных подписей и их виды.
Закон выделяет простую и усиленную электронные подписи (далее – ЭП), причем усиленная бывает неквалифицированной и квалифицированной (п. 1 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).
Электронный документооборот (ЭДО) активно продвигается государством во взаимоотношениях бизнеса и налоговых органов –электронную стандартизированную информацию гораздо легче накапливать и обрабатывать. Электронные документы все больше распространяются в сфере бухучета (согласно п. 5 ст. 9, п. 6 ст. 10 и п. 7.1 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, учетные регистры и бухгалтерская финансовая отчетность могут быть составлены в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, см. также Письмо Минфина России от 24.09.2020 № 02-07-10/86820); не возбраняется заключать сделки путем обмена электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью отправителя (такое взаимодействие приравнивается к обмену документами, если соблюдается порядок, предусмотренный законодательством или соглашением сторон – см. п. 2 ст. 160 ГК РФ, п. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»), обмениваться закрывающими электронными документами и т.д.
Наша задача – разобраться каким видом ЭП нужно или допустимо пользоваться в тех или иных обстоятельствах: во внутреннем документообороте организации, при ЭДО с контрагентами, органами власти и т. п. Очевидно, что крайне важно обеспечить юридическую значимость документооборота. Но хорошо бы добиться этого «малой кровью», т. е. определить минимально необходимые требования к виду ЭП на разные случаи хозяйственной жизни.
Один из основополагающих принципов использования ЭП – право участников электронного взаимодействия применять электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида ЭП не предусмотрено федеральными законами или нормативными правовыми актами либо соглашением сторон (ст. 4 Закона № 63-ФЗ).
Обратите внимание еще на три концептуальных правила использования ЭП, заложенных в этом же законе:
— электронные документы независимо от вида подписи нельзя использовать, если федеральный закон или подзаконный акт требует исключительно бумажного документооборота (п. 1 ст. 6);
— если федеральными законами, НПА предусмотрено, что документ должен подписываться несколькими лицами, то они все используют тот вид подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания изготовленного электронного документа электронной подписью. Замена ЭП одного или нескольких подписантов на собственноручную подпись недопустима (ст. 6 п. 3.1, Письмо ФНС России от 23.04.2018 № ЕД-4-15/7760);
— одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При этом по общему правилу каждый из электронных документов, входящих в него, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан весь пакет (ст. 6 п. 4).
И еще одно: оригинальным является документ, изначально созданный в электронной форме, подписанный электронной подписью. Заверенная ЭП (в том числе, квалифицированной) копия документа, созданного на бумажном носителе, остается копией и не приобретает статус подлинника (Письмо ФНС России от 28.04.2020 № ЕА-4-15/7166@).
Сфера применения простых электронных подписей
Простой считается электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (п. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).
Если в какой-либо области вас устраивал бы бумажный документ без печати, подписанный собственноручно ответственным лицом, то вам подойдет для этих целей электронный документ с простой ЭП.
Такого рода электронный документооборот имеет право на существование как внутри организации, так и при внешнем взаимодействии. Но нужно помнить, что для придания ему юридической значимости надо выполнить ряд условий (п. 2 ст. 6 и ст. 9 Закона № 63-ФЗ, Письмо ФНС России от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372):
— требуется соглашение между участниками электронного взаимодействия (локальный нормативный акт, вводящий правила для сотрудников, договоренность с контрагентом и т. п.), которое установит случаи признания электронных документов, подписанных простой ЭП, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, определит порядок проверки электронной подписи;
— следует оговорить правила идентификации подписанта по его простой электронной подписи;
— нужно вменить лицам, создающим или использующим ключ простой ЭП обязанность соблюдать его конфиденциальность (например, не сообщать другим свой логин и пароль для входа в систему документооборота, почтовый сервис, учетную программу; немедленно проинформировать компетентных сотрудников организации, свое начальство, контрагента о компрометации ключа и заменить его и т. п.).
Электронные документы, подписанные простой ЭП, при соблюдении указанных несложных правил документооборота принимаются к бухгалтерскому и налоговому учету (см. Письма Минфина России от 14.06.2018 № 03-03-06/1/40695, от 25.06.2018 № 03-03-06/1/43489, от 10.09.2018 № 03-03-06/1/64480, от 05.03.2019 № 03-03-07/14313, от 04.04.2019 № 03-03-06/1/23591, от 14.11.2019 № 03-03-06/1/88011, от 13.02.2020 № 03-03-07/9888, от 10.03.2020 № 03-03-06/1/17830, 27.03.2020 № 03-03-06/1/24411, от 20.04.2020 № 03-03-07/31594, от 27.04.2020 № 03-03-06/1/34096, от 13.07.2020 № 03-03-06/1/60739, от 06.11.2020 № 03-03-06/1/96737, от 20.01.2021 № 03-03-06/1/2770, от 26.02.2021 № 03-03-06/1/13409 и др.).
Если налоговая инспекция запросит электронные документы, подписанные простой ЭП, то для подтверждения корректности ее применения нужно быть готовыми предоставить проверяющим и соглашения, заключенные между участниками электронного взаимодействия (Письмо ФНС России от 10.04.2020 № ЕА-4-15/6118@).
Неквалифицированная подпись
Эту ЭП получают в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Сертификат ключа проверки может не создаваться, если соответствие электронной подписи признакам неквалифицированной электронной подписи может быть обеспечено без его использования. Для получения ЭП этого вида не требуется обращаться в аккредитованный удостоверяющий центр (п. 3, п. 5 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).
Естественно, она так же позволяет идентифицировать подписанта, но перед простой электронной подписью у нее есть два явных преимущества: она дает возможность обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания, что повышает уровень его защищенности, а документ, ею подписанный, равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью (пп. 3 п. 3 ст. 5, п. 3 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Так и следует воспринимать эти документы бухгалтеру.
Чтобы начать применять усиленную неквалифицированную ЭП, требуется (п. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ) соглашение сторон электронного документооборота, придающее ему юридическую значимость, а также предусматривающее порядок проверки электронной подписи.
Обязанности участников электронного взаимодействия при использовании усиленных электронных подписей определены ст. 10 Закона № 63-ФЗ.
Интересным примером случая, когда неквалифицированная подпись будет «младшей» из возможных во внутреннем ЭДО является оформление в электронном виде кассовых документов (РКО, ПКО, кассовой книги). П. 47 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций» позволяет оформлять эти документы в электронном виде, но требует, чтобы была обеспечена их защита от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации, а также от исправлений после подписания. Применение простой подписи не обеспечивает контроля за исправлениями, а применения квалифицированной подписи названный НПА не требует. В таком случае (с учетом указанных нами в начале статьи принципов) может быть выбран любой вид усиленной подписи, но применять его должны все подписанты документа, включая получателя денежных средств, кассира и прочих.
Когда не обойтись без квалифицированной ЭП
Такая подпись имеет квалифицированный сертификат ключа ЭП, выданный аккредитованным удостоверяющим центром (п. 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).
Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной ЭП (далее – УКЭП) равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, когда допускается исключительно бумажный документооборот. Закон запрещает участникам ЭДО ограничивать признание УКЭП (п. 1 ст. 6, п. 2 ст. 10 Закона № 63-ФЗ.
Как самый защищенный вид ЭП, квалифицированная подпись может использоваться наиболее широко. Сдерживающие факторы тут в основном финансовые: само оформление сертификата ключа УКЭП и ЭДО обычно не бесплатны, однако государство, будучи заинтересованным в стимулировании электронного документооборота, ввело уже множество правил в различных сферах, обязывающих организации и ИП переходить на применение УКЭП во взаимодействии как с органами власти и их партнерами, так и с контрагентами. Расширяются также и возможности электронного документооборота с применение УКЭП.
Приведем примеры ситуаций, где в случаях электронного взаимодействия с налоговыми органами обязательно использование именно квалифицированной ЭП:
— подача документов при государственной регистрации юридического лица или ИП (ст. 9 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», Порядок взаимодействия с регистрирующим органом при направлении документов, необходимых для государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, в форме электронных документов, а также требований к формированию таких электронных документов, утв. Приказом ФНС России от 12.10.2020 № ЕД-7-14/743@);
— представление налоговой отчетности (ст. 80 НК РФ). В целом ряде случаев у налогоплательщика нет альтернативы представлению налоговой отчетности по интернету с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи;
— представление бухгалтерской отчетности и аудиторского заключения в ГИР БО (п. 5 ст. 18 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. п. 5, 9, 10 Порядка представления экземпляра составленной годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности и аудиторского заключения о ней в целях формирования государственного информационного ресурса бухгалтерской (финансовой) отчетности, утв. Приказом ФНС России от 13.11.2019 № ММВ-7-1/569@, Письмо ФНС России от 18.02.2020 № ВД-4-1/2844@);
— заверение истребуемых документов, представление заявлений (о постановке на учет, об уточнении платежа, о зачете или возврате переплаты по налогу и т.д.), уведомлений и сообщений в налоговые органы (п. 7 ст. 23, п. 7 ст. 45, п. п. 4, 6 ст. 78, п. 5 ст. 79, п. 5.1 ст. 84, п. 2 ст. 93, п. 6 ст. 176, п. 4 ст. 203, п. п. 1.1, 1.2 ст. 346.51, п. 6 ст. 416 НК РФ, Порядок направления и получения документов, предусмотренных НК РФ и используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, а также представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по ТКС, утв. Приказом ФНС России от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@, Письмо ФНС России от 24.05.2019 № ЕД-4-2/9885@).
Все большую популярность приобретают электронные счета-фактуры (УПД). Обмениваться ими по интернету НК РФ разрешает по соглашению сторон. Но тип ЭП выбирать нельзя – годится только УКЭП руководителя организации либо иных уполномоченных лиц (п. 1, п. 6 ст. 169 НК РФ, Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по ТКС с применением УКЭП, утв. Приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н, действует до 01.07.2021, с этой даты – утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н). Для большинства налогоплательщиков применение электронных счетов-фактур добровольно, однако для участников оборота товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации, и оборота импортных товаров, подлежащих прослеживаемости, альтернативы нет – им положен только ЭДО (п. 1.1, 1.2 ст. 169 НК РФ (в ред., действующей с 01.07.2021), Правила маркировки отдельных товаров, п. 51 Постановления Правительства РФ от 26.04.2019 № 515).
С 1 июля 2021 года у налогоплательщиков появится еще одна интересная возможность для применения УКЭП, предусмотренная НК РФ: если декларация подается за подписью уполномоченного представителя налогоплательщика, то в налоговый орган можно будет вместе с такой декларацией передавать электронную доверенность, подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью доверителя (п. 5 ст. 80 НК РФ). Это очень хорошая новость для организаций, измученных нестыковками в коммуникации с проверяющими, и для самих налоговых органов, которым будет проще обрабатывать сведения о доверенностях. Аналогичные поправки будут внесены и в законодательство о персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования (для представления формы СЗВ-М уполномоченным лицом), а также об обязательном страховании от несчастных случае на производстве (в отношении формы 4-ФСС) (см. законопроект № 1115653-7).
Пользователи ККТ, желающие провести регистрационные действия с онлайн-кассой без визита в инспекцию, могут передавать необходимые заявления и сведения в налоговые органы в форме электронного документа, подписанного УКЭП, через кабинет контрольно-кассовой техники либо через ОФД (п. 10 ст. 4.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации», Письма ФНС России от 05.03.2021 № АБ-4-20/2891@, от 28.12.2020 № АБ-4-20/21698@)
Кое-где не обойтись без УКЭП во внутреннем электронном документообороте организации (если он осуществляется), в частности:
— при ведении журнала путевых листов в электронном виде (п. 18 Приложения к Приказу Минтранса России от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»);
— при выдаче работнику сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1, ст. 84.1 ТК РФ);
— при заключении с дистанционными работниками в электронном виде трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам, договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования, а также при внесении изменений в эти документы и их расторжении путем обмена электронными документами (ст. 312.3 ТК РФ). В иных случаях взаимодействие дистанционного работника и работодателя может осуществляться путем обмена электронными документами с использованием других видов ЭП.
Развитие ЭДО в России – один из приоритетов государства. В качестве «пряника» для тех, кто сомневается получать ли УКЭП, законодатель с 1 января 2022 года возложил на ФНС России функции по бесплатному выпуску квалифицированной электронной подписи для юридических лиц (лиц, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности), ИП и нотариусов (п. п. 1 и 3 части 1 ст. 17.2, ст. 17.3, п. 3.1 ст. 18 Закона № 63-ФЗ (в ред., действующей с 01.01.2022), п. 2 ст. 3 Федерального закона № 476-ФЗ, Письмо ФНС России от 15.02.2021 № ПА-2-24/264@), однако налоговая служба готова начать оказывать эту услугу досрочно – уже с 01.07.2021, как информирует официальный сайт ФНС России.
Только бумага
Несмотря на бурный рост ЭДО, есть сферы, где допустим только бумажный документооборот и требуется проставление только собственноручных подписей. Преимущественно это зона трудового законодательства, которое пока не столь прогрессивно, хотя эксперимент по внедрению электронного документооборота проводится.
В ТК РФ есть многочисленные нормы, обязывающие работодателя или работника оформлять некоторые связанные с трудом документы в письменном виде и/или знакомить с ними работников под роспись (см. ст. 19.1, 22, 57, 60.2, 62, 64, 65, 67, 68, 71, 72, 72.1, 72.2, 73, 74, 76, 79, 80, 81, 82, 83, 84, 84.1, 92, 94, 96, 99, 113, 117, 123, 124, 126, 127, 128, 131, 136, 142, 174, 180, 185.1, 188, 193, 196, 200, 222, 229, 232, 243, 244, 245, 247, 248, 259, 261, 262, 263, 280, 288, 290, 292, 296, 303, 306, 309, 319, 327.6, 332, 336.1, 336.2, 341.2, 342, 344, 348.2, 348.4, 348.6, 348.12, 349.1, 350, 351.5, 375, 377, 379 и 414 ТК РФ).
При отсутствии прямого запрета на ЭДО его можно применять в трудовых отношениях, хотя Минтруд России и Роструд почему-то придерживаются мнения, что в этих случаях будет уместно использование только УКЭП как со стороны работодателя, так и работника (см. Письмо Минтруда России от 06.03.2020 № 14-2/ООГ-1773, Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 1 квартал 2017 г., утв. Рострудом). Мы не находим в действующем законодательстве подтверждения такой радикальной позиции за исключением особого случая с договорами с дистанционными работниками, рассмотренного нами выше.