какие документы можно хранить в электронном виде

Как хранить юридически значимые электронные документы?

Переходя на электронный документооборот с контрагентами, организации нужно подумать о том, как в дальнейшем вести архив. На каких носителях хранить документы в электронном виде и как подтвердить их юридическую значимость?

В каком формате и на каких носителях хранить документы

В чем проблема?

Различные бухгалтерские, хозяйственные и кадровые документы организации должны хранить от несколько лет до нескольких десятилетий. Например, бухгалтерские первичные документы придется хранить пять лет после года, в котором их в последний раз использовали для бухгалтерской отчетности.

Электронный документ должен быть доступен для чтения и через несколько лет после создания. Проблема в том, что компьютерная техника и программное обеспечение устаревают, а у редакторов и ридеров появляются новые версии.

Велика вероятность, что документ, который создан несколько лет назад, невозможно будет прочитать из-за отсутствия нужного устройства или программы. Например, сегодня сложно прочитать информацию с 3,5 дюймовой дискеты, хотя 10 лет назад это был распространенный носитель информации.

Хранить документ нужно в формате, в котором он был создан. Если поменять формат, электронная подпись не будет соответствовать документу. Соответственно, доказать его подлинность будет уже невозможно.

Как решить?

Решить эту проблему поможет периодическая перезапись информации с устаревших носителей на более современные. Что касается программного обеспечения, все крупные разработчики при разработке новых версий своих продуктов поддерживают форматы предыдущих версий.

Если обмен велся через сервис оператора ЭДО, то документы будут доступны в любой момент. Крупные операторы бессрочно хранят документы в «облаке» и позволяют просматривать их, выгружать и получать данные о сертификате электронной подписи (ЭЦП), с помощью которого они были подписаны. Нужен только доступ в интернет.

Как подтвердить юридическую значимость документов

В чем проблема?

Электронная подпись используется для определения лица, подписывающего документ, и защищает документа от изменений после подписания. Но сертификат электронной подписи имеет срок действия — максимум 15 месяцев, а подтвердить действительность электронной подписи может потребоваться через несколько лет.

Как решить?

Эту проблему решает сервис метки времени, который предлагают удостоверяющие центры и некоторые информационные системы. К электронной подписи в момент ее создания добавляется дополнительный атрибут — штамп, или метка времени.

Также сервис прикрепляет к подписанному документу список отозванных на этот момент сертификатов. Подписывая список электронной подписью, сервис подтверждает, что подпись является действительной на момент подписания.

Подлинность подписи в этом случае можно будет подтвердить и после окончания срока действия самого сертификата. Электронная подпись с меткой времени называется усовершенствованной. Такая подпись не только упрощает архивное хранение электронных документов, но и является условием для электронного документооборота с информационными системами некоторых государственных служб (например, ГИС ГМП, ФТС) и электронными торговыми площадками (Фабрикант, ТЭК-Торг).

Источник

Особенности хранения документов в электронном архиве

Большинство современных организаций перешло на электронную форму документов, и они также должны как-то храниться. Как обеспечить надежное хранение? Нужно ли распечатывать электронные документы? Нет. Для их хранения создается электронный архив. К нему предъявляются определенные нормы и требования.

Требования к хранению документов в электронной форме

Хранение бумаг регламентируется ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492: «Обеспечение сохранности электронных документов». В этом нормативном акте прописаны следующие требования:

Второй документ, регулирующий электронные архивы, – это Рекомендации по учету и организации хранения. В них указано, что компания должна сформировать внутренние акты по хранению ЭД.

Внутренняя опись электронных документов

Как обычные, так и электронные документы направляются в архив в соответствии с определенным порядком:

Опись ЭД заменяет акт приема-передачи. Заполнять ее нужно в структурном подразделении.

Особенности составления описи

Компания должна правильно организовать опись:

Рекомендуется включить в опись число и тип электронных носителей, которые направляются в архив.

Особенности передачи ЭД в архив

Рассмотрим порядок направления ЭД в архив:

Архивариус должен уметь работать с ЭД, пользоваться антивирусными программами.

Требования к документам, отправляемым в архив

Как подготовить ЭД к отправке в архив? Нужно помнить об этих рекомендациях:

Архивный шифр на ЭД схож с шифром для бумажных документов. Однако в первый нужно включить статус бумаг: основная или рабочая.

Особенности хранения ЭД в архиве

При хранении ЭД нужно иметь в виду Приказ Министерства культуры №526 от 31 марта 2015 года «Об утверждении правил хранения». В пункте 2.30 Правил в редакции от 2015 года указаны эти правила:

ВАЖНО! Для организации архива обязательно нужно два носителя. Связано это с необходимостью наличия двух экземпляров документов.

Выдача документов

При выдаче ЭД документ нужно скопировать. Достоверность файла устанавливается отсоединенной электронной программой. Выдача бумаги отражается в специальном журнале. Нужные ЭД могут направляться по локальной сети фирмы. В подобной ситуации требуется внести запись в электронный журнал. В нем отражается эта информация:

Выдача документов должна контролироваться для того, чтобы отслеживать движение всех бумаг.

Особенности уничтожения ЭД

Уничтожение ЭД выполняется в стандартном порядке. Уничтожаемые бумаги указываются в соответствующем акте. В учетной документации проставляются пометки. В целом процесс уничтожения ЭД практически аналогичен уничтожению документов на бумажном носителе. Процедура должна проводиться таким образом, чтобы файлы нельзя было восстановить в дальнейшем. К примеру, можно поместить диск в печь или шредер.

Преимущества и недостатки электронных архивов

Далеко не все фирмы пользуются электронными архивами. Стоит ли на них переходить? Рассмотрим преимущества этой формы хранения:

С электронными документами очень просто работать, однако у подобных архивов есть минусы:

Переход на электронную систему неизбежен, потому фирмы должны подготовиться к этому переходу.

Источник

Что изменится в законах в области хранения электронных документов

Олег Наумов, статс-секретарь — заместитель руководителя Росархива, рассказал Клубу ОЦО об основных законодательных нововведениях, которые планируется ввести в части хранения электронных документов, а также о создании единой информационной платформы для хранения электронных архивных документов федеральных органов государственной власти, которую со временем смогут использовать и другие организации.

Ключевые законодательные изменения

Проект Федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и (или) материальных дубликатов документов» в настоящее время после долгого экспертного обсуждения направлен в Правительства РФ для внесения в установленном порядке в Государственную Думу РФ. Хотелось бы обратить внимание на основные изменения, которые важно иметь в виду бизнесу.

1. В законодательстве закрепляется само понятие «электронный архивный документ». Хотя все представляют, чем отличается электронный документ от бумажного: в бумажном документе информация неразрывно связана с носителем, в электронном — носитель может меняться.

Вводится понятие «электронный дубликат», который будет обладать всеми правами бумажного подлинника. Если документ относится к тем видам документов, для которых можно сделать электронный дубликат, то бумажный оригинал можно будет уничтожить через год после создания электронного дубликата. Создавать «электронный дубликат» можно на документы временного срока хранения и не входящие в состав документов Архивного фонда Российской Федерации.

2. Росархив наделяется полномочиями по подготовке перечня документов, подлинники которых должны храниться на бумажном носителе. Эти документы могут создаваться в системе электронного документооборота, но передаваться на постоянное хранение должны только в бумажном виде. Такие документы должны соответствовать двум основным критериям — иметь непреходящую историческую ценность и быть постоянно востребованы именно как юридически значимые.

Поэтому их проще хранить в бумажном виде, чем постоянно переутверждать их юридическую значимость. В настоящий момент основным инструментом подтверждения юридической значимости электронного документа является электронная подпись, которая действительна максимум в течение 3-5 лет. Это вполне удовлетворительно для текущего делопроизводства, но не когда идет речь о постоянном хранении документов.

3. Росархив наделяется полномочиями по ведению реестра видов документов. К каждому конкретному виду документа — приказ, распоряжение и т. д. — привязывается срок его хранения. Такой реестр — своеобразный Перечень типовых управленческих архивных документов, но не для бумажных, а для электронных документов — планируется использовать в том числе и как классификатор для всех систем ЭДО.

4. Росархив наделяется полномочиями по установлению дополнительных функциональных требований хранения электронных документов, при этом хранение смогут осуществлять не только государственные, но и специально аккредитованные коммерческие организации, индивидуальные предприниматели и др. Технические требования по хранению электронных документов будет вырабатывать Минцифры РФ.

5. Одно из существенных изменений, которое предлагается в законопроекте, — резкое сокращение сроков хранения электронных документов.

Сейчас в законе прописаны сроки хранения для управленческой документации — 15 лет, электронные документы мы предлагаем хранить только 5 лет. Исторически было просчитано, что востребованность документов для решения управленческих вопросов приблизительно 10-15 лет, но нет необходимости загружать мощности в ведомственных центрах на этот период. Если какой-то документ нужен компании, то она может самостоятельно сохранить у себя его копию.

Место хранения электронных документов

Все правила хранения бумажных документов проверены временем, с электронными документами это сделать сложно, поскольку технологии меняются раз в 3-5 лет. Поэтому выполнить задачу архивов — обеспечить вечное хранение документов — в отношении электронных документов даже теоретически невозможно.

К примеру, тот документ, который записан 20 лет назад на трехдюймовой дискете, сегодня невозможно прочитать. Однако хранить электронные документы нужно, поэтому в Концепции платформы Центра хранения электронных документов (ЦХЭД), которую разрабатывает Росархив совместно с Минцифрой и НИИ «Восход» (ФГБУ НИИ «Восход» — один из головных институтов в сфере системной интеграции по разработке и внедрению крупных федеральных и отраслевых (ведомственных) автоматизированных информационных систем.— прим.ред.) заложена идея записи электронных документов на неизменяемых дисках.

Мы гарантируем, что зафиксированная на них информация будет неизменна. Однако использовать документы будет крайне сложно. Поэтому по нашим традиционным архивным правилам мы предлагаем создавать на них электронный фонд пользования. Поскольку это копия документа, мы имеем полное право проводить его миграцию и конвертацию.

При возникновении спорных вопросов относительно юридической значимости документа всегда можно всегда поднять его подлинник, провести с ним все те необходимые мероприятия, которые прописаны в журнале конвертации фонда пользования и сравнить, соответствует ли копия подлиннику.

Еще одна проблема, которая возникает, — подтверждение юридической значимости документа. В делопроизводстве это электронная подпись. Но если предположить, что у нас порядка 300 млн. дел входят в состав Архивного фонда Российской Федерации, а в каждом деле 150-200 листов, к тому же электронные документы плодятся быстрее, чем бумажные, то архив будет только тем и заниматься, что обновлять подписи. Поэтому предложен вариант создания доверенной среды хранения, когда технологическими, нормативными и организационными мерами гарантируется неизменность той информации, которая занесена на постоянное хранение в архив.

Мы понимаем, что бумажные документы потихоньку будут уходить в прошлое, но мы никуда не денем тот массив, который у нас накоплен. Поэтому мы будем вынуждены хранить и электронные, и бумажные документы. А две разные технологии требуют двух разных подходов.

Надеемся, что эта информационная система — платформа ЦХЭД — будет создана к 2023 году, причем она разрабатывается в расчете на использование не только федеральными, региональными и муниципальными архивами, но в перспективе, — и коммерческими организациями.

Источник

Нужно ли печатать документы из ЭДО

Более 50 % российских компаний на 2020 год уже перешли на электронный документооборот (ЭДО). Несмотря на использование системы, многие все же переносят печатные формы на бумагу. Разберемся, так ли уж нужно распечатывать электронные документы?

Электронные документы — это оригиналы?

Еще недавно любой оригинальный документ был бумажным, но с ЭДО ситуация изменилась.

Если документ создавался изначально в цифровом виде и его подписывали квалифицированной электронной подписью (КЭП), то он равнозначен по своей силе привычному бумажному. То есть он и есть оригинал. Ни к чему лишний раз печатать его визуализацию.

Какие документы можно хранить в электронном виде и насколько долго

Любые, подписанные электронной подписью: первичные документы, счета-фактуры, договоры, заявления, отчеты, накладные, акты и многое другое.

Время действия сертификата, который делает электронную подпись юридически значимой, обычно составляет один год, а что дальше? Документ утрачивает силу?

Нет: когда сотрудник ставит подпись, время подписания и действительность сертификата фиксируются. Это позволит подтвердить, что он действовал в момент подписания. Так что документ сохранит юридическую значимость по истечению года.

Внимание: есть ряд случаев, когда бумажные документы все же необходимы, о них далее.

В каком случае нужно распечатывать электронные документы

Печатать электронные документы бессмысленно, потому что так они теряют свой статус. Однако есть случаи, когда составлять и подписывать документ лучше на бумаге, не переводя его в систему ЭДО.
Например, если:

Помните, что система электронного документооборота позволяет облегчить работу компании и избавить от огромных архивов бумаг. Внимательно изучите, необходим ли бумажный вариант для конкретного документа. Зачастую вы сможете хранить его и пользоваться им электронно.

Подключиться к Диадоку, чтобы использовать все преимущества ЭДО

Источник

Хранение бухгалтерских документов: новые требования Минфина

ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» вступает в силу 1 января 2022 года: до этого момента допускается его применение на добровольной основе. Одно из самых существенных нововведений — требование хранить документы бухгалтерского учета и содержащиеся в них данные, а также размещать базы этих данных на территории РФ.

О наиболее важных изменениях в стандартах расскажем ниже.

Хранение документов

Итак, согласно ФСБУ 27/2021, все хозяйствующие субъекты, на которых распространяется его действие (а это фактически все, за исключением организаций бюджетной сферы), будут обязаны организовать хранение документов бухгалтерского учета и содержащихся в них данных, а также размещать базы указанных данных на территории РФ.

Конечно же, такие изменения прежде всего повлияют на российские организации, входящие в международные группы компаний (МГК). Связано это с тем, что многие МГК используют «глобальные» ИТ-решения (SAP, Oracle и др.) в качестве учетной системы, а также ИТ-архитектуру, в большинстве случаев предполагающую размещение баз данных и хранилищ на серверах за рубежом.

На первый взгляд, очевидно, что в этой ситуации реализация нового требования потребует:

В этой связи мы хотели бы отметить следующие важные моменты.

Во-первых, не до конца понятно, что имеется в виду под «базой данных» и о каких именно данных идет речь: например, о данных в документах бухгалтерского учета, являющихся обязательными в силу требований Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ, или же обо всех данных, имеющихся в документах, но при этом не влияющих на отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни?

Во-вторых, ФСБУ не расшифровывает, что конкретно понимается под «размещением» баз данных. В частности, в тексте стандарта нет прямого запрета на ведение базы данных за рубежом с последующим размещением на российских серверах копии такой базы.

Дополнительно стоить отметить, что локализация баз данных также не означает, что процесс внесения данных в базы тоже должен быть локализован, а значит, не потребуется, например, формировать штат сотрудников, занимающихся операционным вводом данных, на территории РФ, если сейчас такие сотрудники находятся за рубежом.

В-третьих, требование о хранении документов в России распространяется только на документы бухгалтерского учета, под которыми понимаются первичные документы и регистры бухгалтерского учета. В отношении любых иных документов/информации (например, оправдательных документов — договоров, счетов на оплату, не используемых в качестве первичных учетных документов, и проч.) это требование не применяется.

Кроме того, требования ФСБУ не распространяются на учет, который ведется в соответствии с требованиями иностранного законодательства, а также на налоговый и управленческий виды учета.

В-четвертых, на текущий момент ответственность за нарушение требования ФСБУ о хранении документов в России не определена. Принимая во внимание действующие нормы КоАП, организации теоретически могут быть привлечены к ответственности за такое нарушение:

Штраф за эти нарушения сравнительно небольшой — от 5 до 10 тыс. руб. за грубое нарушение требований к ведению бухгалтерского учета и от 200 до 300 тыс. руб. за нарушение законодательства о хранении документов.

В то же время мы не исключаем, что до начала применения ФСБУ в КоАП могут появиться специальные нормы, устанавливающие ответственность именно за нарушение требований к хранению документов бухгалтерского учета и данных, содержащихся в таких документах, а также к размещению базы указанных данных на территории РФ.

Стоит отметить, что в ходе разработки ФСБУ текст анализируемых выше положений претерпел существенные изменения. В проекте документа речь шла о том, что в России должны размещаться базы данных, в которых осуществляются «сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение сведений и документов (копий документов) бухгалтерского учета». А в окончательном варианте текста осталось лишь требование «хранить документы бухгалтерского учета, а также данные, содержащиеся в таких документах, и размещать базы указанных данных на территории РФ».

Можно предположить, что изначально у законодателей была идея обязать хозяйствующие субъекты размещать на российских серверах сами системы, в которых ведется бухгалтерский учет, для обеспечения доступа к ним проверяющих вне зависимости от любых особенностей трансграничного управления данными, однако впоследствии было решено несколько смягчить эти требования.

Таким образом, очевидно, что новые требования порождают большое количество вопросов, от ответов на которые будет во многом будет зависеть существенность изменения компаниями своих технологических решений. Полная локализация учетных и иных систем, содержащих контролируемые настоящим стандартом документы и данные в них, позволит устранить риски, связанные с нарушением этого стандарта, однако может привести к значительным затратам.

Альтернативные варианты — например, создание и хранение в России копий баз данных и систем хранения документов — представляются более рискованными и не всегда оптимальными, но и значительно легче реализуемыми с практической точки зрения.

В любом случае, делать какие-либо однозначные выводы в отсутствие разъяснений ответственных ведомств на данном этапе достаточно сложно. Мы надеемся, что такие разъяснения будут опубликованы в ближайшее время.

Помимо вопроса локализации хранения, стоит также отметить, что текущая редакция ФСБУ разрешает хранение документов только в том виде, в котором они были составлены изначально. Мы полагаем, что в случае принятия законопроекта, которым предлагается разрешить создание и хранение электронных дубликатов и конвертированных документов, в текст ФСБУ будут внесены поправки.

Дата документа

Еще одно нововведение касается даты составления первичного учетного документа. Под этой датой будет пониматься дата его подписания лицом, совершившим сделку/операцию и ответственным за ее оформление, либо лицом, ответственным за оформление совершившегося события.

Таким образом, датой составления первичного учетного документа будет являться дата завершения его оформления — фактически это будет дата проставления последней подписи.

При этом ФСБУ отдельно предусматривает, что дата совершения факта хозяйственной жизни может отличаться от даты составления документа, которым данный факт хозяйственной жизни оформляется. В этом случае ФСБУ регламентирует, что в документе необходимо будет указать обе эти даты. Это, в свою очередь, означает, что из первичного документа будет понятно, выполняет ли компания требование по оформлению документа непосредственно в момент совершения хозяйственной операции или сразу по ее завершении.

Особенно актуальным это нововведение станет для компаний, использующих ЭДО, поскольку дата подписания электронных документов фиксируется автоматически и не может быть изменена впоследствии.

Интересно отметить, что дата, которая присутствует в так называемой «шапке» документа на бумажном носителе, и дата формирования файла обмена, присутствующая в электронных документах, никак не регламентируются ФСБУ, что может говорить о том, что для контролирующих органов данные даты не будут являться существенными и по сути могут свидетельствовать только о начале документального оформления факта хозяйственной жизни.

Оправдательные документы

ФСБУ вводит понятие оправдательного документа. Под ним понимается документ, содержащий информацию о факте хозяйственной жизни, на основании которого в первичный учетный документ включаются обязательные реквизиты. Предполагается, что, в отличие от первичного учетного документа, оправдательный документ не предназначен для оформления факта хозяйственной жизни для целей бухгалтерского учета и поэтому может не содержать все обязательные реквизиты, присущие первичному учетному документу.

Примером оправдательных документов являются договоры, кассовые чеки, счета на оплату, судебные акты и т. п. ФСБУ предусматривается, что если оправдательный документ послужил основой для формирования первичного учетного документа, то в первичный учетный документ нужно будет включать информацию об указанном оправдательном документе.

Электронные документы

В ФСБУ выражена позиция в отношении применения электронных подписей для электронных документов:

Интересно отметить, что ФСБУ предусматривает, что конкретный вид подписи должен быть установлен в соглашении между участниками документооборота. Это требование относится ко всем видам подписи, включая квалифицированную электронную подпись, несмотря на отсутствие аналогичного требования непосредственно в законе об электронной подписи.

Исправление документов

Определены допустимые способы исправления документов:

Прочие изменения

Помимо вышеуказанных положений, текстом ФСБУ предусмотрены:

Выводы

Очевидно, что одно из самых значительных изменений, вводимых новым ФСБУ, — это требование к хранению документов и размещению баз данных на территории РФ. На наш взгляд, введение этого требования продиктовано целью обеспечить своевременный и беспрепятственный доступ к документам бухгалтерского учета и базам данных в случае проведения контрольных мероприятий.

При этом вопрос о том, приводят ли изменения к необходимости полной локализации учетных систем и выбран ли наиболее оптимальный для всех сторон подход, остается открытым. Мы надеемся, что в ближайшее время Минфин России выпустит разъяснения по этому вопросу.

В любом случае, ФСБУ начнет применяться с 1 января 2022 года, что дает бизнесу небольшое время (полгода) для подготовки к новым требованиям.

Помимо того, данный стандарт демонстрирует последовательное развитие норм бухгалтерского учета вслед за развивающейся практикой, такой как оформление сводных документов, использование электронных и оправдательных документов, что помогает бизнесу получить больше уверенности в корректности применяемых им практик.

Источник