какие документы можно группировать в одно дело
Какие документы можно группировать в одно дело
3.5. Порядок формирования дел в организации
3.5.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
3.5.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;
дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
3.5.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:
уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;
поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;
утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.
Глава 16. Формирование дел и их текущее хранение
250. Дела формируются в структурных подразделениях Аппарата Правительства Курганской области и отделе документационного обеспечения Правительства Курганской области в пределах своей компетенции в соответствии с номенклатурой дел Правительства Курганской области и положением об Аппарате Правительства Курганской области.
251. Исполненные документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем в службу делопроизводства структурного подразделения Аппарата Правительства Курганской области для формирования их в дела.
252. Контроль за правильным формированием дел в Правительстве Курганской области осуществляется архивом Отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области.
253. При формировании дел необходимо:
помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы;
помещать в дело документ оформленный в соответствии с настоящей Инструкцией;
не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;
по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет может быть более 4 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений, например: «Том N 1», «Том N 2».
254. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
255. В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума; актов Губернатора Курганской области, Правительства Курганской области, выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Курганской области.
256. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению правового акта Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Губернатора Курганской области, Правительства Курганской области, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на указанный акт дело. Если дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
257. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких правовых актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
258. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Документы к заседаниям группируются в отдельное дело.
Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов,
259. Приказы управления делами Правительства Курганской области по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
При формировании Приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам в соответствии со сроками хранения
Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам, например командировкам.
260. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
261. Документы в личных делах работников Правительства Курганской области располагаются по мере их поступления.
262. Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Правительства Курганской области, структурных подразделений Аппарата Правительства Курганской области или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
263. Лицевые счета работников Правительства Курганской области по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.
265. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Правительства Курганской области отдельно от документов на бумажных носителях на жестком диске специально выделенного компьютера.
266. Дела со дня их заведения до передачи в архив Правительства Курганской области или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
268. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:
создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
проверка наличия и состояния документов и дел;
соблюдение порядка выдачи дел;
обеспечение защиты информации в информационной системе, обеспечивающей хранение электронных документов.
269. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
270. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
Дела документального фонда Правительства Курганской области, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив Правительства Курганской области, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
271. Выдача дел из архива Правительства Курганской области структурным подразделениям Аппарата Правительства Курганской области производится с разрешения начальника отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений Аппарата Правительства Курганской области под расписку на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов по согласованию с руководителем Аппарата по актам.
273. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с письменного разрешения руководителя Аппарата с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника (оригинала).
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Приложение 11. Порядок формирования архивных документов в единицы хранения (дела)
Приложение 11
к приложению к распоряжению
администрации города Оренбурга
от 19.01.2018 N 5-р
Порядок формирования архивных документов в единицы хранения (дела)
С изменениями и дополнениями от:
1. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
— помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
— помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
— помещать приложения вместе с основными документами;
— группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
— раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
— включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
— помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
— помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);
— не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
— по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Т. 1», «Т. 2» и т.д.
2. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
3. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
4. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
5. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Документы к заседаниям группируются в отдельное дело так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.
Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.
6. Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
7. Правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от правовых актов по личному составу.
Правовые акты по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации, группировать в дела отдельно. Например, правовые акты о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).
8. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
9. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Информация об изменениях:
10. Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Администрации города Оренбурга, ее органов или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
11. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
12. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.
13. Дела со дня их заведения до передачи в архив или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
С момента заведения и до передачи в архивохранилище органа исполнительной власти дела хранятся по месту их формирования.
Информация об изменениях:
14. Руководители органов Администрации города Оренбурга и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
15. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
16. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:
— создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
— проверка наличия и состояния документов и дел;
— соблюдение порядка выдачи дел.
17. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающихся шкафах, сейфах и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
18. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Глава 2. Порядок формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве
Глава 2. Порядок формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве
515. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения аппарата Правительства. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Дела формируются ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата Правительства.
Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством Архива.
516. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
1) документы постоянного и временного срока хранения необходимо группировать в отдельные дела;
2) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
3) в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату;
4) группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют: переходящие дела, личные дела;
5) дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. При большем объеме дела необходимо формировать несколько томов. В этом случае к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляют пометки «Т. 1», «Т. 2» и т.д.
518. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
519. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению поручений Губернатора, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело.
520. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.
521. Протоколы и документы к ним располагаются в деле в хронологическом порядке по номерам протоколов. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
522. Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Документ, зарегистрированный в конце года, а исполненный в новом году, подшивается вместе с ответом в дело предыдущего года.
523. Запросы и обращения депутатов Государственной Думы, а также Калининградской областной Думы, формируются в отдельные дела по алфавиту фамилий депутатов.
524. Контроль за соблюдением правил формирования дел структурных подразделений аппарата Правительства осуществляет Административное управление.
525. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, прошивке, нумерации листов, составлению внутренней описи и заверительной надписи.
526. Руководители структурных подразделений аппарата Правительства обязаны организовать работу по подготовке, оформлению и описанию дел для последующего хранения в архиве.
527. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает:
1) подшивку или переплет дела;
2) нумерацию листов дела;
3) составление листа-заверителя (приложение N 19 к настоящей Инструкции);
4) составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов (приложение N 20 к настоящей Инструкции);
5) оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 21 к настоящей Инструкции);
6) внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
528. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и указаний по исполнению документа. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
529. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
Сложенный лист (формата АЗ, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом исполнительных органов государственной власти Калининградской области к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.
Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
530. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
531. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
532. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме и имеет следующие реквизиты:
В заголовок дела с приказами или протоколами вносятся их порядковые номера, например: «Распоряжения N 1-50 Правительства Калининградской области». Если дело состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится соответствующий заголовок дела из номенклатуры и проставляется порядковый номер тома. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, подлинность документов не оговаривается.
Датой личного дела являются даты подписания приказов о назначении и увольнении лица, на которое заведено дело.
Количество листов выносится на обложку из заверительной надписи в деле.
Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в отделе архива чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела (ГАКО), кодов архива и Правительства Калининградской области по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.