какие документы может заверять отдел кадров
«Копия верна», или Как правильно заверять документы
Штамп «Копия верна» — это отметка о том, что изготовление дубликата в точности соответствует оригиналу и в него не внесены никакие дополнения. Повторный документ обладает законной силой, если он правильно заверен этой надписью (в виде печати или от руки).
Зачем заверять копии
Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ).
Организации заверяют копии в следующих ситуациях:
Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней ( статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).
Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:
Кто вправе заверять документы
В исключительных случаях дубликаты заверяют у нотариуса. Конкретные ситуации предусмотрены законодательством. Например, доверенность для совершения зарубежных сделок, вступление в наследство, свидетельства о собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д. Но каждый раз при создании копий и выписок из кадровой документации идти к нотариусу нецелесообразно. В большинстве ситуаций работодатель вправе самостоятельно удостоверить их.
Эту процедуру вправе осуществлять ограниченный круг лиц:
Без дополнительных актов заверить ксерокопии важных бумаг позволительно только главе компании или индивидуальному предпринимателю. Для остальных сотрудников понадобится дополнительная бумага, наделяющая их такими полномочиями, — например, отметка в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает распоряжение, где отмечает, кто и на основании чего проводит эту процедуру.
Юридические лица вправе удостоверить только дубликаты собственных протоколов и актов. Копирование чужих бумаг допустимо, только если есть разрешение этих организаций. Оно не требуется, если бумаги нужны для трудоустройства граждан или касаются личных дел действующих работников компании.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заверить копии документов для налоговой инспекции. Используйте эти инструкции бесплатно.
Какими НПА руководствоваться
Не существует единого нормативного акта, регулирующего порядок копирования документов. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется в качестве рекомендаций. И становится обязательным, если утвержден во внутренней нормативной документации предприятия.
При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует ориентироваться на судебную практику, распоряжения, письма государственных ведомств и на следующие нормативные акты:
Процедура заверения в организации
При изготовлении дубликатов важных бумаг необходимо руководствоваться порядком заверения копий документов, установленным законодательством по ГОСТу Р 7.0.97-2016. В него входят обязательные шаги:
С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил реквизиты — обязательно указываем место нахождения оригинала. Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного подразделения в другой, то реквизит не меняется. Если она выдается в стороннюю организацию, то ниже слова «Верно» необходимо указать «Подлинник находится в … организации в деле №… за … год». Этот реквизит вы вправе писать от руки или в виде штампа.
Если в дубликате несколько страниц, то существуют два способа:
Как заверить документ штампом «Копия верна»
Чтобы удостоверить документацию, допускается два вида отметки — оттиск печати и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна». Но учтите, что ГОСТом не указано применение оттиска «Копия верна». Есть возможность сделать два вида штампа: «Копия» и «Верно». Первый укажет на дублирование документа. Второй — на его заверение.
Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью оттиска:
Вот пример, как это выглядит:
Подлинник находится в организации ООО «Ppt.ru» в деле № 77-007 за 2021 год.
| Начальник отдела кадров | Степанов | Степанов С.С. |
Образец
Посмотрите на образец «Копия верна» на документах фото трудовой книжки.
Можно ли заверить документ надписью от руки
Законодательство не содержит запрета делать от руки отметки с надписью «Верно» на откопированных материалах. Этот метод используют достаточно часто. В то время как штампы применяют не всегда: чаще всего изготавливают их на крупных предприятиях, которым необходимо ежедневно заверять большое количество документации, при помощи штампа это делать удобнее.
Вот пример, как заверить ксерокопию приказа от руки.
Как заверить электронный документ
Заверять цифровой документ необходимо в зависимости от адресата и законодательства. Существуют разные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом № 63-ФЗ (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная), которые необходимы в разных ситуациях. Их изготавливают специализированные компании. Обычно в печать «Копия верна» для цифровых документов включают несколько элементов:
Иногда в штамп добавляют эмблему компании или торговую марку.
Как правильно заверить копию документа
В современной бухгалтерской жизни копии документов требуются буквально на каждом шагу. Благодаря повсеместному распространению сканеров, копиров и принтеров, изготовление копий перестало быть проблемой. Однако зачастую нужна не простая, а заверенная копия документа. В настоящей статье мы расскажем, что понимается под этим термином, как правильно следует заверять копии, и приведем образцы правильного заверения.
Зачем нужно заверять копии
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст) делит все копии, которые снимаются с документов, на обычные и заверенные. При этом копией признается экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной — такая копия, на которой имеются реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Как видим, заверение копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость. Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе, для представления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, ИП и физлицам.
В частности, именно заверенными копиями документов можно подтверждать расходы для целей налогообложения (письмо Минфина от 25.10.19 № 03-03-06/1/82236). Также придется заверить копии бумажных документов, представляемые в налоговую инспекцию в ответ на соответствующее требование (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Внимание
Облегчить и ускорить процесс пересылки документов в инспекцию можно с помощью специальных сервисов, например, веб-сервиса « Коннектор Контур.Экстерн ». Он дает возможность подготовить и отправить налоговикам десятки тысяч электронных документов единовременно, при этом в час уходит примерно 9 тысяч документов. Через «Коннектор» можно передавать в ИФНС любые электронные документы, созданные по утвержденным форматам (например, счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и проч.), а также скан-образы любых документов, созданных на бумажном носителе: актов, договоров, платежек и др.
Чем руководствоваться при заверении
Заверение копий документов регулируется другим госстандартом, а именно: ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст; далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016 ).
Совет
Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16). Хотя этот документ разработан для нотариусов, в нем содержится много полезной информации, которая пригодится при самостоятельном заверении копий.
Кто вправе заверять документы
Удостоверить верность копии от имени организации или ИП вправе любое уполномоченное лицо.
Такое полномочие может вытекать из уставных документов (в частности, правом заверять копии обладает руководитель организации, председатель или секретарь общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и т.п.). А может основываться на иных документах — доверенности, приказе по организации, должностной инструкции и т.п.
Предприниматель вправе самостоятельно заверить копию документа или доверить это другому лицу (п. 5 Требований, приведенных в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@; далее — Требования). Заметим, что таким лицом может быть только работник ИП. Должность этого работника следует указать на заверительной отметке, проставленной на копии.
Образец правильного заверения копии документов
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, отметку о заверении копии нужно проставить под реквизитом «подпись». Госстандарт умалчивает, что надо делать, если в оригинале нет такого реквизита. На наш взгляд, в такой ситуации заверительную отметку нужно разместить под последним текстовым элементом документа.
Вид этой отметки зависит от того, для каких целей изготовлена копия. Если она будет использована исключительно для нужд того лица, которое ее заверяет (т.е. внутри организации), то достаточно написать слово «Верно» или поставить соответствующий штамп, обозначить дату заверения, должность лица, заверившего копию (или отметить, что заверительную надпись сделал ИП), а также его фамилию и инициалы. Эти записи удостоверяются собственноручной подписью указанного должностного лица (или ИП). Если в организации (подразделении) или у ИП есть печать, то по желанию можно проставить ее оттиск.
Если же копия выдается для предъявления третьим лицам, то помимо названных выше реквизитов, надо указать место хранения документа, с которого изготовлена копия. А подпись должностного лица нужно дополнительно заверить печатью организации (если таковая есть в компании). Оттиск печати проставляется так, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии (п. 5.24 и 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 ). Нужна ли на копиях для «внешнего» использования печать ИП (если она у него имеется)? В госстандарте нет ответа на этот вопрос. Следовательно, формально, ИП может не ставить свою печать.
Внимание
Аналогичные правила применяются при удостоверении копий многостраничных документов (заверительная отметка размещается на каждой странице) и их сшивок. В последнем случае нужно сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверительной отметки на бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой или лентой.
При этом необходимо учесть две особенности, установленные в пункте 5 Требований. Первая — нужно дополнительно указать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью. И вторая — подпись и печать следует проставить так, чтобы часть их приходилась на бумажную наклейку, а часть — непосредственно на последний лист. Это нужно для того, чтобы затруднить замену листов в сшивке документов.
Приведем примеры правильного заверения копий.
1. Копия для «внутреннего» использования без печати
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
2. Копия для «внутреннего» использования с печатью
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
3. Копия для «внешнего» использования
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-НДФЛ за 2018 г.
4. Копия для «внешнего» использования, если документ хранится не в деле или не в папке
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019».
5. Заверение многостраничного документа для «внешнего» использования
Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов.
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-с/ф за 2018 г.
Как заверить копии уставных документов
Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения.
Так, прошивку необходимо делать на 4 прокола, хотя для документов небольшого объема допустимы и 3 прокола (п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526). При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. Также прошивку надо делать так, чтобы каждую отдельную страницу можно было скопировать при помощи копировальной машины. Но при этом прошивка не должна «разваливаться» на отдельные листы (п. 3 Требований).
Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист.
Как правильно заверить документы, используя печать «Копия верна»
ГОСТ Р 7.0.97-2016 не предусматривает проставление штампа «Копия верна». В то же время можно использовать сочетание двух штампов — «Копия» и «Верно». Первый из них будет обозначать, что соответствующий документ воспроизводит оригинал, но сам таковым не является. Второй штамп нужен для того, чтобы сделать отметку о заверении копии.
Совет
Не рекомендуем использовать штамп «Копия верна» для заверения документов. Особенно, если копии будут использоваться за пределами организации.
В заключение отметим, что заверение копии документа — несложная процедура, выполнить которую может любой налогоплательщик самостоятельно. Но при этом нужно придерживаться правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считать заверенной. Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег. А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС.
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Трудовая книжка является одним из главнейших документов, фиксирующих трудовые отношения. Она содержит важную информацию о профессиональном «багаже» работающего гражданина, заслуженных поощрениях, а также о причинах его увольнения с предыдущих должностей. Обязанность по ее заполнению лежит на работодателе, а хранится этот документ в кадровой службе, с возможностью выдачи на руки только увольняемым работникам.
Между тем нередки ситуации, когда человеку требуется копия указанной книжки для предоставления в ту или иную инстанцию. Как ее получить, если книжка находится не у вас, а у работодателя? Кроме того, простая копия будет недействительной, она обязательно должна быть определенным образом заверена.
Рассмотрим, как правильно осуществить эту процедуру и не допустить некоторых распространенных ошибок, чтобы полученная копия действительно была актуальной по месту предоставления.
Зачем может понадобиться копия трудовой
Документ, свидетельствующий о последовательной официальной занятости человека, может понадобиться ему не только при трудоустройстве на основное место работы. Перечень причин необходимости получить копию может быть весьма обширным:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Закон не ограничивает ситуации, в которых то или иное учреждение может потребовать у человека копию его трудовой. Все зависит от конкретной ситуации и цели.
Кто вправе заверять трудовую книжку
Далеко не любое должностное лицо имеет право производить эту процедуру. Ответственность за хранение и выдачу трудовой книжки законодательно лежит на работодателе, поэтому без его подписи и официальной печати, проставленных на каждой странице, копия не будет действительной. На некоторых предприятиях эти полномочия могут быть делегированы главному бухгалтеру или специально уполномоченному руководителем кадровому сотруднику.
Алгоритм заверения трудовой: шаг за шагом
Чтобы произвести процедуру заверения копии трудовой, не отклоняясь от требований Трудового Кодекса РФ, а также, чтобы копия была гарантированно принята в нужной инстанции, необходимо соблюдать ряд важных нюансов.
ВНИМАНИЕ! Не всегда нужно копировать каждую страницу книжки, ведь иногда требуется информация лишь об определенном периоде трудоустройства. Тем не менее копия титульного листа с личными данными сотрудника обязательна во всех случаях.
ВАЖНО! Получив на руки копию, сотрудник должен убедиться в правильности заверения (наличии отметки, подписи и печати на каждой странице либо наличие шнуровки и нумерации страниц), чтобы при необходимости своевременно внести корректировки. Несмотря на максимально отведенный срок в три дня, в большинстве организаций принято заверять копии трудовой прямо при работнике.
Отказ работодателя предоставить заверенную копию или допущенные отклонения от формы являются законодательными нарушениями.
Альтернативный способ заверения копии
Можно воспользоваться еще одним вариантом заверения, разрешенным законом. Он не требует специальных отметок на каждом листе копии, а только на последнем. При этом дубликат должен быть сброшюрован (прошит), а каждый его лист пронумерован. На шнуровку, выведенную на последнюю страницу, наклеивается прямоугольник из белой бумаги, на котором и ставится подпись и печать уполномоченного лица (печать должна затрагивать и часть листа копии), а также наносится информация о количестве сброшюрованных листов.
Для такого варианта заверения копию нужно выполнить на листах формата А4, причем каждая страница оригинала должна занимать отдельный лист.
К СВЕДЕНИЮ! В некоторых организациях, например, в банках, может существовать свой порядок, требуемый для удостоверения подлинности дубликатов. Рекомендуем сначала обратиться за инструкциями и образцом в учреждение, куда будет предоставляться копия документа.
Где заверить копию трудовой неработающим
Трудовая книжка у вас, а не у работодателя, но вам по какой-то причине необходима заверенная копия. Куда обратиться гражданину, в данный момент официально не трудоустроенному или уже являющемуся пенсионером? Заверить «дубль» своего трудового документа установленным образом он вправе:
Не допускайте этих ошибок
Самые распространенные ошибки, могущие свести на нет действительность заверенного дубликата или выписки из трудовой книжки:
ВНИМАНИЕ! Копия станет недействительной спустя месяц после выдачи, а также в том случае, если в оригинал в течение этого месяца были внесены дополнительные записи. Исключение составляет нотариально заверенная копия – ее срок действия неограничен.
Путеводитель по кадровому делу: Деятельность кадрового подразделения. Обязательные документы. Оформление документов, выдача копий (подготовлен экспертами компании «Гарант»)
Путеводитель по кадровому делу:
Деятельность кадрового подразделения. Обязательные документы.
Оформление документов, выдача копий
1. Трудовой кодекс РФ:
— Статья 62 ТК РФ. Выдача копий документов, связанных с работой
— Статья 67 ТК РФ. Форма трудового договора
— Статья 68 ТК РФ. Оформление приема на работу
— Статья 84.1 ТК РФ. Общий порядок оформления прекращения трудового договора
— Статья 89 ТК РФ. Права работников в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя
2. Статья 4.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством». Права и обязанности страхователей
3. Статья 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Документирование информации
4. Статья 13.2. Федерального закона от 25 июля 2002 г. N 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации»
5. Указ Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»
6. Раздел II Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Ведение трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225)
7. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (утв. и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299)
8. Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации (утв. постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1)
9. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76)
10. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)
1. Справка о среднем заработке для определения размера пособия по безработице (стипендии) (утв. Письмом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15 августа 2016 г. N 16-5/В-421)
2. Примерная форма справки, уточняющей особый характер работы или условий труда за периоды работы, которые засчитываются в стаж, дающий право на досрочное назначение трудовой пенсии (подготовлено экспертами компании «Гарант»)
3. Справка о средней заработной плате (денежном довольствии) для определения размера пособия по безработице (стипендии) («Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение»)
4. Личное дело («Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения»)
5. Образец заполнения приказа (распоряжение) о приеме работника на работу (Унифицированная форма N Т-1) («Кадровик. Кадровое делопроизводство»)
6. Образец заполнения личной карточки работника (Унифицированная форма Т-2) («Кадровая служба и управление персоналом предприятия»)
7. Образец заполнения штатного расписания (Унифицированная форма N Т-3) («Кадровик. Кадровое делопроизводство»)
8. Образец заполнения приказа (распоряжение) о переводе работника на другую работу (Унифицированная форма N Т-5) («Кадровик. Кадровое делопроизводство»)
9. Образец заполнения приказа (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (Унифицированная форма N Т-6) («Кадровик. Кадровое делопроизводство»)
10. Образец заполнения графика отпусков (Унифицированная форма N Т-7) («Кадровик. Кадровое делопроизводство»)
11. Образец заполнения приказа об увольнении (Унифицированная форма Т-8) «Нормирование и оплата труда на автомобильном транспорте»)
12. Образец заполнения приказа (распоряжение) о направлении работника в командировку (Унифицированная форма N Т-9) («Кадровик. Кадровое делопроизводство»)
13. Образец заполнения приказа (распоряжение) о поощрении работника (Унифицированная форма N Т-11) («Кадровик. Кадровое делопроизводство»)
14. Образец заполнения табеля учета рабочего времени (Унифицированная форма N T-13) («Зарплата»)
15. Образец заявления о внесении изменений в учетные документы («Кадровик.ру»)
16. Образец выписки из трудовой книжки («Отдел кадров коммерческой организации»)
17. Заявление о выдаче заверенных копий документов («Кадровая служба и управление персоналом предприятия»)
18. Внутренняя опись документов личного дела («Отдел кадров коммерческой организации»)
19. Образец оформления листа-заверителя личного дела («Руководитель бюджетной организации»)
20. Табель форм документов по учету и сопровождению кадров («Кадровик. Кадровое делопроизводство»)
1. Письмо Фонда социального страхования РФ от 24 июля 2013 г. N 15-02-01/12-5174л «О порядке заполнения и выдачи справки о сумме заработной платы»
2. Разъяснения Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2013 г. «Об условиях и порядке признания гражданина безработным»
3. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 14 февраля 2013 г. N ПГ/1487-6-1 «О требованиях к оформлению первичных документов»
3. Как заверить копии документов? (журнал «Делопроизводство», N 4, октябрь-декабрь 2016 г.)
4. Выдача отделом кадров архивных справок, копий, выписок (журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», N 4, апрель 2016 г.)
5. Справки по требованию работников (журнал «Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения», N 1, январь 2016 г.)
6. Порядок заполнения справки о среднем заработке уволенного работника для службы занятости (журнал «Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение», N 6, июнь 2015 г.)
7. Утверждаем локальный нормативный акт («Кадровая служба и управление персоналом предприятия», N 2, февраль 2015 г.)
8. Документы, предоставляемые работнику работодателем («Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения», N 1, январь 2014 г.)
9. Работник пришел за справкой («Кадровик. Кадровое делопроизводство», N 2, февраль 2013 г.)
12. Акты в кадровом делопроизводстве: составляем правильно («Отдел кадров коммерческой организации», N 4, апрель 2012 г.)
13. Приказы: форма, нумерация, исправления («Кадровик. Кадровое делопроизводство», N 3, март 2012 г.)
Решения практических ситуаций
Ситуация 1: Обязан ли работодатель уничтожить копии документов, на основании которых заполнялась карточка формы N Т-2, после увольнения работника (копия паспорта, ИНН, СНИЛС, диплом и прочее), или они могут храниться вместе с карточкой формы N Т-2 (с работника было получено согласие на обработку персональных данных, которое не отозвано)? Обязан ли работодатель выдать копии этих документов по заявлению работника и в какой срок? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2017 г.)
Ситуация 2: В трудовом договоре установлены должностные обязанности работника. Должностная инструкция не является частью трудового договора, а представляет собой локальный нормативный акт. Трудовой договор выдан работнику. С должностной инструкцией он ознакомлен. Необходимо ли предоставить работнику заверенную копию должностной инструкции? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2014 г.)
Ситуация 3: Обязан ли работодатель выдавать копию приказа о дисциплинарном взыскании лицу, к которому это взыскание было применено? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2012 г.)
Ситуация 4: Сотрудник уволен из организации месяц назад по собственному желанию. Сейчас он обратился с заявлением о выдаче ему копий всех приказов за трехлетний период работы и копии коллективного договора. Обязан ли работодатель выдать копии указанных документов именно бывшему сотруднику, если ст. 62 ТК РФ предусматривает выдачу документов сотруднику, состоящему в трудовых отношениях с организацией? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2009 г.)
Ситуация 5: Сотрудник, находящийся на испытательном сроке, отработав несколько дней, запросил копию положения о командировках. Обязан ли работодатель удовлетворить просьбу? (журнал «Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения», N 4, апрель 2017 г.)
Ситуация 6: Если сотрудник сформирует кадровый электронный документ (например, заявление на отпуск) и поставит на нем свою электронную подпись, отвечающую требованиям Закона N 63-ФЗ, то будет ли такой документ равносилен бумажному заявлению, подписанному сотрудником собственноручно? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.)
Ситуация 8: Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» предусмотрены унифицированные формы приказов (о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и пр.) с литерой «а». Однако мне эти формы неудобно заполнять, да и бухгалтерская программа не дает такой возможности, поэтому мне легче составить и оформить два-три аналогичных приказа от одного числа, чем один с литерой «а». Является ли это ошибкой или нарушением? («Кадровик.ру», N 2, февраль 2012 г.)
Ситуация 9: Работник организации, с которым в установленном порядке прекращен трудовой договор, обратился к организации с письменным заявлением о представлении ему копии приказа о приеме на работу. Обязан ли бывший работодатель предоставить указанному лицу такую копию в день обращения? («Бухгалтер и закон», N 6, июнь 2011 г.)
Ситуация 10: В какой срок организация должна выдать работнику справку по форме 2-НДФЛ? Нужно ли для этого взять заявление от физического лица? Или достаточно его устной просьбы? («ЭЖ Вопрос-Ответ», N 11, ноябрь 2011 г.)
1. Определение Верховного Суда РФ от 16 декабря 2016 г. N 307-ЭС16-15862 (об отказе в передаче жалобы в Судебную коллегию Верховного Суда Российской Федерации)
2. Решение Верховного Суда РФ от 10 ноября 2011 г. N ГКПИ11-1719 (об отказе в признании недействующим пункта 13 Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», утв. постановлением Минтруда РФ и ПФР от 27 февраля 2002 г. N 16/19па)
Консультации по «1С:Зарплате и управлению персоналом 8»
1. Вопрос: Формирование справки о среднем заработке сотрудника для определения размера пособия по безработице? (журнал «БУХ.1С», N 4, апрель 2017 г.)
2. Вопрос: Как в программе указать, что сотрудник работает территориально удаленно, но эта территория не является самостоятельным подразделением организации? (журнал «БУХ.1С», N 4, апрель 2017 г.)
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Путеводитель по кадровому делу
Подготовлен экспертами компании «Гарант»
Путеводитель по кадровому делу включает тематические подборки правовых норм, судебной практики, разъяснений государственных органов власти, аналитических материалов, практических ситуаций, а также форм документов и образцов их заполнения.
Быстро разобраться с кадровым вопросом Вам помогут:
— одновременное наличие различных видов информации по интересующей проблеме,
— актуальные специально отобранные материалы.