Через Диадок можно обмениваться любыми документами — как первичными, имеющими строгую печатную форму или формат XML-файла, так и внутренними документами компании.
Ниже в таблице перечислены документы, обмен которыми уже осуществляется через Диадок. Они разделены на формализованные (атрибуты которых подлежат автоматической обработке) и неформализованные. Остальные документы не были реализованы по причине отсутствия потребности со стороны клиентов.
Поэтому, если вы хотите обмениваться через Диадок другими видами документов (не указанными на этой странице), или использовать собственный формат для электронных документов, пожалуйста, сообщите нам об этом по телефону 8 800-500-10-18 или по электронной почте diadoc@kontur.ru. Мы готовы дополнять список, согласно вашим потребностям. Это важно для обеспечения юридической значимости передаваемых электронных документов.
Полуформализованным документом считается документ из ниже приведенного списка, если к нему заполнена дополнительная информация о документе (тип документа из развернутого списка, номер, дата и другие параметры). Полуформализованный документ тарифицируется по цене формализованного.
Неформализованные документы
Информационное письмо (Произвольная форма)
Товарно-транспортная накладная (1-Т, код формы по ОКУД 0345009)
Документооборот с контрагентами: разбираемся вместе
Переход организации на электронный документооборот позволяет оптимизировать работу, в том числе согласование документов. Все статусы подписания будут зафиксированы онлайн в автоматизированной информационной системе. Это делает процесс согласования прозрачным и понятным.
Регистрация электронных документов — это важная процедура в делопроизводстве. Она представляет собой фиксацию учетных данных: факт создания, приема и отправки. В системах электронного документооборота (СЭД) регистрируют документы от контрагентов и внутреннюю документацию: приказы, протоколы, решения. Первичная бухгалтерская документация, как правило, не регистрируется.
Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами между контрагентами по зашифрованным каналам связи. Такая система действует на законных основаниях, поэтому документы являются юридически значимыми. ЭДО между контрагентами позволяет быстро и безопасно обмениваться УПД, счетами-фактурами, актами, накладными и многими другими типами документов.
Переход на электронный документооборот делает работу медицинского учреждения намного проще. Врачи быстрее находят информацию о пациентах, руководство клиники может лучше контролировать работу сотрудников. Также ЭДО усиливает безопасность хранения данных, защищая их от несанкционированного доступа, порчи и утери.
Применение электронного документооборота (ЭДО) помогает организациям ускорить бизнес-процессы, упростить отправку и получение документов, снизить издержки на оргтехнику и отправку бумаг.
Электронная подпись оформляется на непосредственного руководителя организации. Однако редко кто из руководителей успевает подписать весь объем документов. Поэтому обязанности делегируются главному бухгалтеру или другому уполномоченному сотруднику.
Электронный документооборот сейчас привлекает все больше последователей, так как ускоряет и оптимизирует бизнес-процессы в компании. Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ, документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, приравнивается к документу, подписанному собственноручно. Это позволяет ускорить обмен документами и не дублировать их на физическом носителе.
У представителей компаний, которые недавно перешли на электронный документооборот, могут возникать вопросы, касающиеся нюансов работы и сроков подписания документов по ЭДО. Разберем, как правильно указывать дату подписания документа в сервисах ЭДО.
Электронный документооборот (ЭДО) значительно упростил жизнь компаний. Договор, акт, счет-фактуру и другие документы можно подписать электронной подписью и тут же отправить контрагенту. Снижаются временные затраты, а также освобождается место в архиве, ведь не нужно дублировать электронные документы бумажными копиями.
Развитие маркетплейсов привело к тому, что поставщикам стало актуально настраивать с ними электронный документооборот. Есть ли специфика работы по ЭДО с Wildberries, что нужно для подключения и какие могут быть сложности, разберем дальше.
Распространение электронного документооборота предполагает, что цифровой вариант документа будет обладать такой же юридической силой, как и его бумажная версия.
Счет-фактура — документ налогового учета, который предназначен для принятия к вычету покупателем суммы НДС. Регулируется п. 1 ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации.
Если после подписания документа в нем обнаружили ошибку, опечатку или другие неточности, контрагенты могут подписать акт об аннулировании. Обычно не возникает вопросов, как это сделать в рамках бумажного документооборота. Давайте разберемся, что делать, если контрагенты используют ЭДО.
Организациям необходимо обмениваться электронными документами не только с контрагентами, но и подавать их в различные государственные структуры, например, Пенсионный фонд (ПФР).
Российское законодательство разрешает подписание договора через ЭДО — электронный документооборот. В этом случае не нужно распечатывать документы, отправлять их по почте или с курьером, долго ждать согласований на стороне контрагента и возвращения подписанного оригинала. При этом электронный договор равнозначен бумажному.
Единого закона об электронном документообороте (ЭДО) в российском законодательстве нет. Однако ЭДО регулируется нормативно-правовыми документами — федеральными законами, Налоговым кодексом, постановлениями правительства, приказами ФНС. Они разъясняют порядок применения безбумажного делопроизводства в разных сферах.
Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами
Юридическое лицо может в устной или письменной форме договориться со своим контрагентом и начать обмениваться с ним через Диадок юридически значимыми электронными документами.
Для этого достаточно, чтобы организации подключились к Диадоку и подписали лицензионный договор с Контуром. При этом заключать какое-либо дополнительное соглашение об ЭДО между двумя контрагентами не требуется.
Дело в том, что все документы, которые передаются через Диадок, подписываются квалифицированной электронной подписью. В п. 1 ст. 6 Федерального закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорится: «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью». Таким образом, электронный документ, подписанный КЭП, имеет юридическую значимость, для подтверждения которой не требуется иных условий.
Разумеется, в случае необходимости юридические лица могут составить соглашение о переходе на ЭДО и порядке работы с электронными документами или добавить условие об ЭДО в действующий договор.
Соглашение с контрагентом об электронном документообороте
Если вы решите составить соглашение к договору об электронном документообороте, то укажите в нем формат электронных документов, которыми планируете обмениваться, порядок внесения исправлений в документы, обязательства сторон и т.д. Соглашение о применении ЭДО можете сформировать самостоятельно или скачать образец и заполнить его. Заключить соглашение можно в Диадоке.
Пункт в договоре об электронном документообороте
Как в договоре прописать условия обмена электронными документами? Вы можете добавить соответствующий пункт в ранее подписанный договор. Чтобы расширить условия действующего договора, понадобится составить доп. соглашение о переходе на ЭДО и подписать его с двух сторон в электронном виде.
Диадок легко настроить под ваши бизнес-процессы. Формируйте документы и отправляйте их контрагентам или коллегам.
Диадок: как быстро принимать и подписывать документы
Вы тратите время и деньги на пересылку важных документов? Мы знаем способ, как ускорить процесс приёмки и передачи документации и сэкономить на почтовых расходах.
Сегодня мы расскажем, как с помощью программы Диадок быстро принимать и подписывать счета, акты и т.д.. Мы давно пользуемся этой программой и можем её порекомендовать.
Что такое Диадок и как это работает?
Диадок – это облачная электронная программа для документооборота с контрагентами. С её помощью можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Они имеют такую же силу, как и бумажные с вашей подписью. Перевести в электронный вид можно любой документ. Это позволит сэкономить вам на распечатке и почтовых расходах.
Чем мне будет полезен Диадок?
Первое, чем полезны электронные документы – вы сокращаете расходы на бумагу, печать, доставку документов. Печать одного листа документа с учётом затрат на краску и бумагу стоит от 3 рублей. Отправка письма в среднем обходится в 28 рублей. В итоге, вы потратите больше 30 рублей на один документ. А в Диадоке это можно сделать за 5,8 рублей.
Второй плюс – ФНС и суды принимают электронные документы в качестве оригиналов, их не нужно дублировать на бумаге. Отправлять и получать документы можно прямо из своей учётной системы, например, 1С.
Помимо того, что документ будет моментально доставлен адресату, вы сможете в режиме онлайн контролировать, подписан ли документ или получен отказ в подписи.
Но по почте как-то надёжнее, можно ли доверять Диадоку?
Хранить переписку в зависимости от вида письма нужно от одного года до пяти лет. В Диадоке можно бесплатно и бессрочно хранить документы, ни один из них не потеряется. Даже если вам не понравится программа и вы не захотите ею пользоваться, документы, которые вы успели через неё передать или принять, будут доступны в Диадоке.
Даже если вы не оплатите программу, вы сможете зайти в Диадок и скачать документы.
Сколько это стоит?
Принимать и подписывать документы в Диадоке – бесплатно. Для этого нужно зарегистрироваться в программе с помощью любого сертификата квалифицированной электронной подписи. Подойдёт тот, который вы получали для сайта Госуслуг.
Зарегистрировавшись в Диадоке, вы сможете получать от нас документы и подписывать их. Платить за отправку будем мы, для вас всё будет бесплатно.
Если вам понадобиться самим отправлять документы через Диадок, то, в зависимости от тарифа, это будет стоит от 5,8 рублей. Это дешевле, чем пересылать документы «Почтой России». Сейчас в Диадоке акция для новых компаний, которые ещё не отправляли документы в Диадоке. В течение двух месяцев можно отправлять бесплатно сколько угодно юридически значимых документов.
Как подписывать документы?
Так как программа облачная, подписывать документы можно с любого устройства: со смартфона, планшета, ноутбука или стационарного компьютера. Устанавливать дополнительное программное обеспечение не надо.
Выводы
Узнать больше о программе и начать ею пользоваться можно на сайте Диадока.
Обмен документами через ЭДО упрощает ведение документооборота. Когда компания переводит документы в электронный вид, их отправка становится делом одной минуты, и многие рутинные операции уходят в прошлое. Вам не нужно распечатывать документы, переданные через Диадок. Юридическую значимость им придает квалифицированная электронная подпись (КЭП), которую можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре.
Создавайте документы и обменивайтесь ими через ЭДО
Вы можете создать документ прямо в Диадоке, загрузить его из папки на компьютере или из учетной системы. Все счета-фактуры, акты и накладные проходят в сервисе форматный контроль, который выявляет ошибки и недочеты в их оформлении. Это неверное число символов в ИНН или КПП, пропуски в заполнении обязательных полей, опечатки (цифры вместо букв и наоборот) и др. В результате через Диадок отправляются только корректно оформленные документы.
Как создать документ в Диадоке
В сервисе есть функция редактора документов, которая позволяет формировать счета-фактуры, накладные, акты и УПД. Чтобы создать новый документ, выполните несколько простых шагов.
1. Нажмите на кнопку «Новый документ».
2. В «Редакторе» выберите нужный тип документа. Заполните все обязательные поля.
3. Когда вы внесли все сведения, нажмите кнопку «Перейти к отправке». Также вы можете воспользоваться предварительным просмотром документа и в любой момент сохранить его в черновиках.
4. Выберите получателя. Добавьте другие документы, если нужно. Когда все готово к отправке, нажмите «Подписать» и отправьте документ.
Через оператора ЭДО организации обмениваются юридически значимыми документами. Для их подписания необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Если кнопка «Подписать и отправить» не работает, проверьте, выбран ли действующий сертификат КЭП.
Следующий шаг — создать и отправить первый электронный документ
Отправка и прием документов в Диадоке
Через Диадок вы можете отправить контрагентам документы, созданные в сервисе или любой другой программе.
Как отправить документы
Как создать документ в редакторе сервиса и отправить контрагенту, мы описали выше. Чтобы загрузить готовый файл с компьютера, вам также понадобится нажать на кнопку «Новый документ». Выберите нужный файл.
Если документ формализованный, Диадок автоматически извлечет данные из документа. Для документов в произвольном формате поля нужно будет заполнить вручную.
При необходимости напишите комментарий для контрагента и добавьте еще документы, тогда они автоматически свяжутся в пакет.
Как принимать документы по ЭДО
Все полученные документы вы найдете в папке «Входящие». Те, которые вы еще не просмотрели, будут выделены полужирным шрифтом.
Документы, которые нужно согласовать или подписать, автоматически помещаются в папку «Требующие обработки». Действия с документами — согласование, подписание или отказ в подписи — можно выполнить массово, выделив документы галочкой в списке. Либо каждый документ можно открыть, просмотреть и поставить подпись.
Какие документы можно отправлять через ЭДО
Многие бумажные документы можно перевести в электронный вид. Передача формализованных документов возможна только в утвержденном ФНС формате xml (счета-фактуры, УПД, ТОРГ-12), а неформализованные можно отправлять через ЭДО в любом другом формате: docx, pdf, xlsx, jpg.
Как работать с документами из 1С
Когда компания обменивается большим объемом документов, удобнее всего перенести работу с ними прямо в 1С. Готовый модуль Диадока позволяет подписывать, согласовывать, отправлять и получать электронные документы, оставаясь в интерфейсе учетной системы. Переход на ЭДО с использованием модуля Диадока также ускоряет обработку документов: данные переносятся в базу 1С автоматически.
