какие документы есть в организации

Локальные нормативные акты работодателя — разберемся в нюансах

Появление внутренних кадровых документов в той или иной мере обусловлено требованиями законодательства. Но Трудовой кодекс РФ не дает сколь-либо определенного их перечня или четкого набора требований. Попробуем разобраться, что такое локальный нормативный акт и чем он отличается от остальных кадровых документов.

Напомним об основных признаках ЛНА

В определении понятия «локальные нормативные акты» (далее — ЛНА) большую роль играет ст. 8 ТК РФ. В ней оговорено, что это документы, которые создает организация в рамках своих компетенций с опорой на нормы трудового законодательства. Еще один важный момент — локальные нормативные акты рассчитаны на неоднократное применение для всех или нескольких работников. Это значит, что приказ об отпуске на конкретного работника, трудовой договор или график сменности нельзя рассматривать как ЛНА.

ЛНА имеют подзаконный характер, конкретизируют нормы федерального законодательства, уточняют особенности работы у определенного работодателя или на определенной должности. Эти документы позволяют автоматизировать и унифицировать многие процессы в организации.

Очень важно помнить, что ЛНА не могут ухудшать положение работника в сравнении с нормами централизованного законодательства. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка может быть предусмотрен увеличенный дополнительный отпуск определенным категориям работников, но ни в коем случае отпуск не может быть меньше установленного законом.

При этом локальные нормативные акты работодателя должны быть доведены до сведения работника под роспись. Если он не исполняет положений кадрового документа, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Организации в случае нарушений грозит административная ответственность.

Издавать и утверждать ЛНА могут и обязаны работодатели — юридические лица и индивидуальные предприниматели, если они не относятся к микропредприятиям.

Важно! С 2017 года микропредприятия могут отказаться от утверждения всех или нескольких ЛНА. Такое право им предоставляет новая глава ТК РФ — гл. 48.1 (Федеральный закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Напомним, что критерии для микропредприятий не так давно тоже претерпели изменения (п. 10 ст. 10 Федерального закона от 29.12. 2015 № 408-ФЗ).

А конкретнее?

Как мы уже сказали, точного перечня локальных нормативных актов не существует, как нет и указаний на то, какие из них являются обязательными. В этом основная сложность работы с кадровыми документами.

Можно выделить условно обязательные. Это те, наличие которых прописано в Трудовом кодексе, их чаще всего и запрашивают надзорные органы при проверке. К таким ЛНА можно отнести Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ), Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).

Однако способов оформить требования трудового законодательства может быть несколько, отсюда и вариативность в списке документов. Например, в ТК РФ прописано требование обозначить основные трудовые функции при приеме человека на работу. Работодатель может сделать это двумя способами: вписать их в трудовой договор или ознакомить нового сотрудника с должностной инструкцией.

Кроме того, большое значение имеет и специфика деятельности предприятия или отдельных категорий его сотрудников: работа, требующая обязательного медосмотра, деятельность, связанная с коммерческой тайной, и пр. В такой ситуации определить, какие из документов являются обязательными для работодателя, а какие факультативными, очень сложно.

Ниже представлен список локальных нормативных актов, которыми должны/могут пользоваться работодатели, чтобы регулировать трудовые отношения с работником. Это общие документы, действие которых распространяется на весь коллектив или на некоторые категории работников:

Обратите внимание, должностные инструкции долгое время составлялись на основе ЕТКС. Сейчас идет процесс утверждения профессиональных стандартов. Для определенных профессий они уже являются обязательными. В остальных случаях профстандарты могут стать хорошей основой для разработки должностных инструкций.

Перечень локальных нормативных актов может быть дополнен положениями об отпусках, командировках, об аттестации персонала и пр. в соответствии с потребностями работодателя.

Широкое поле для трактовок Трудовой кодекс РФ оставляет и в отношении штатного расписания. Работодатель не обязан знакомить с ним работника, однако в письме Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 говорится, что штатное расписание все же входит в группу локальных нормативных актов. Та же ситуация складывается с графиком отпусков. В любом случае руководитель должен помнить, что это обязательные кадровые документы, их наличие обусловлено требованиями федерального законодательства.

Стройте штатное расписание и график отпусков в программе Контур-Персонал.

Очень часто к локальным нормативным актам работодателя относят коллективный договор и отраслевые соглашения, меж тем гл. 7 ТК РФ прямо указывает на то, что они являются правовыми актами и регулируют социально-трудовые отношения.

Разработать, утвердить, согласовать

Локальные нормативные акты имеют определенный порядок оформления, который устанавливается внутренним приказом руководителя. В разработке ЛНА могут принимать участие разные специалисты, включая руководителей профильных подразделений: вопросы оплаты труда курирует бухгалтер или экономист, правила внутреннего распорядка составляются при участии кадровика и пр.

После того как подробно прописаны все детали, документ должен быть согласован с другими структурными подразделениями. Свои замечания специалисты передают в письменной форме.

Трудовой кодекс утверждает правило согласовывать локальные акты еще и с профсоюзной организацией или с представительным органом работников (ст. 372 ТК РФ). В течение пяти дней их представители могут выдвинуть свои предложения в письменной форме. Но надо помнить, что эти формирования являются добровольными, на предприятии их может не быть. В таком случае документы руководитель утверждает самостоятельно.

Как правильно составить ЛНА

Трудовое законодательство не утверждает четких требований и к тому, как следует оформлять локальные нормативные акты. В большей степени это зависит от содержания конкретного документа. Однако руководителю предприятия и специалисту кадровой службы стоит ориентироваться на ГОСТ Р6.30-2003, в котором изложены требования к организационно-распорядительным документам, которые актуальны и для ЛНА.

Бланк локального нормативного акта содержит:

И не забудьте о главном

Статья 22 ТК РФ обязывает работодателя под роспись знакомить работников с локальными нормативными актами, связанными с их трудовой деятельностью. Большинство кадровых документов сотрудник изучает в момент принятия на работу (ст. 68 ТК РФ).

В ходе трудовой деятельности работник тоже знакомится с документами в тех случаях, когда:

Утвержденного порядка, как знакомить персонал с ЛНА, нет. Работодатель может выбрать любой из вариантов:

В части локальных нормативных актов работодателя в трудовом законодательстве множество неурегулированных моментов, тем сложнее задача специалиста кадровой службы. От того, насколько полно и правильно составлены документы, соблюдены все процедуры оформления, зависит решение многих спорных вопросов. Разработка локальной нормативной документации — это не только обязанность работодателя, но и его «страховка» от конфликтов с недобросовестными работниками.

Источник

Перечень обязательных внутренних документов ООО

Электронный документооборот давно и прочно вошел в нашу жизнь. Все больше организаций использует в своей деятельности электронную цифровую подпись. Тем не менее, продолжает действовать закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 N 125-ФЗ, который обязывает хранить внутренние документы организации.

Давайте разберемся, какие документы должны быть в ООО, и как долго их надо сохранять.

Регистрационные или корпоративные документы ООО

Основные документы ООО доказывают легальность создания, т.е. регистрации юридического лица. Этот перечень существенно больше, чем у ИП, и в него входят:

Подтверждение юридического адреса

ФНС строго следит за тем, чтобы организация действительно находилась по заявленному месту нахождения. В ходе недавней чистки ЕГРЮЛ около полумиллиона ООО получили метку о недостоверности сведений как раз из-за расхождения фактического и юридического адреса. Если общество не подтвердит реальность местонахождения, то его могут исключить из госреестра.

Подтверждение юридического адреса запрашивают также банки при открытии расчетного счета и контрагенты при заключении договоров. Вот какие документы о месте нахождения должны быть в организации:

Подтверждение права на вид деятельности

В зависимости от сферы бизнеса в перечень обязательных документов организации могут быть включены:

Кадровые документы

Несмотря на то, что кадровый документооборот уже постепенно переходит в электронный формат, в организации надо хранить подтверждение о найме, переводе, увольнении работников и выплаченных им сумм. Пока еще эти данные являются главным основанием для формирования страхового стажа при начислении пенсии.

Поэтому в организации надо обеспечить хранение следующих документов:

Учетные документы организации

В отличие от ИП организации ведут не только налоговый, но и бухгалтерский учет. Каждый руководитель обязан знать, какие учетные документы должны быть в ООО, потому что именно на него возложены полномочия по постановке учета.

Сроки хранения документов ООО

С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива (от 20.12.2019 N 236), который пришел на смену предыдущему документу – Приказу Минкульта РФ от 25 августа 2010 г. N 558. Новый приказ частично изменил сроки хранения документов организации, в том числе, коммерческой. Часть сроков приводим в таблице, но для полного изучения вопроса рекомендуем обращаться к первоисточнику.

Как обеспечить хранение документов

Как хранить документы в организации? В больших компаниях есть специальные архивные отделы и работники, которым поручен этот вопрос. Но в небольших ООО обязательные документы чаще всего хранятся в бухгалтерии или у юриста.

В зависимости от сроков востребованности внутренние документы организации разделяют на оперативный архив и архив длительного хранения. Бумаги подшивают в тома с описью, обычно в каждом томе не более 250 листов.

За нарушение условий и сроков хранения обязательных документов ООО могут оштрафовать на десятки тысяч рублей. Если они утеряны или утрачены, создается комиссия по расследованию причин. По возможности, документы надо восстановить.

Ликвидация ООО не отменяет обязанности сохранять внутренние документы организации, поэтому они передаются в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Источник

Какие документы есть в организации

(в ред. Приказа ФНС РФ от 14.06.2006 N САЭ-3-09/348@)

1. Сообщения банков и налогоплательщика об открытии (закрытии) счетов в банках, перечень счетов налогоплательщика в банках (с указанием ИНН/КПП, БИК, корреспондентского счета банка, его наименования и места нахождения, даты открытия счета).

2. Налоговые декларации, бухгалтерская отчетность и другие документы, представленные налогоплательщиком, служащие основанием для исчисления и уплаты налога, а также иные документы о деятельности налогоплательщика, имеющиеся у налогового органа по прежнему месту нахождения, за текущий год и за три года, предшествующие году снятия организации с учета в налоговом органе (не позднее 30 дней после снятия с учета).

4. Документы, подтверждающие предоставление налогоплательщику налогового кредита или инвестиционного налогового кредита в порядке, установленном статьями 65 и 66 Кодекса, срок действия которого не истек на день передачи документов (заявление налогоплательщика о предоставлении налогового кредита или инвестиционного налогового кредита, решение уполномоченного органа, соответствующие договоры).

5. Документы, подтверждающие право на реструктуризацию задолженности по налоговым и иным обязательным платежам (пени, штрафам) в соответствующий бюджет и государственные внебюджетные фонды, действие которого не прекращено на день передачи документов (заявление, решение инспекции ФНС России о предоставлении права на реструктуризацию, график погашения задолженности и иные документы, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации).

6. Документы, действующие на день передачи документов, связанные с обеспечением исполнения налогоплательщиком обязанности по уплате налогов и сборов, оформленные в соответствии с главой 11 Кодекса (договоры залога имущества (статья 73 Кодекса), поручительства (статья 74 Кодекса), решения налогового органа по прежнему месту нахождения о приостановлении операций по счетам налогоплательщика (статья 76 Кодекса) и об аресте имущества (статья 77 Кодекса)).

8. Реестр не исполненных (исполненных частично) на день передачи документов решений налогового органа о взыскании налога (сбора), пени за счет денежных средств, находящихся на счетах налогоплательщика в банках, принятых в соответствии со статьей 46 Кодекса, а также соответствующих инкассовых поручений (распоряжений) налогового органа о принудительном взыскании в соответствующие бюджеты (государственные внебюджетные фонды) необходимых денежных средств со счетов налогоплательщика (с указанием номеров и дат принятых решений, суммы налогов (сборов), пеней, подлежащих уплате, дата и номер инкассового поручения (распоряжения), наименования банка, в который были направлены инкассовые поручения (распоряжения), его места нахождения, номера счета налогоплательщика и других сведений) на бумажном носителе по форме согласно приложению N 2 к настоящему Перечню.

9. Реестр не исполненных (исполненных частично) на день передачи документов решений (постановлений) налогового органа о взыскании налога (сбора), пени за счет имущества налогоплательщика, вынесенных в порядке, установленном статьей 47 Кодекса (с указанием номера и даты решения (постановления), сумм налогов (сборов), пеней, подлежащих уплате, и других сведений), на бумажном носителе по форме согласно приложению N 3 к настоящему Перечню.

10. Реестр не исполненных (исполненных частично) на день передачи документов решений налогового органа о привлечении организации к ответственности за совершение налогового правонарушения, а также судебных актов о взыскании налоговых санкций на бумажном носителе по форме согласно приложению N 4 к настоящему Перечню.

11. Материалы выездных налоговых проверок (решение о проведении выездной налоговой проверки, акт налоговой проверки со всеми приложениями, возражения налогоплательщика и другие материалы) и камеральных налоговых проверок, решения по результатам рассмотрения материалов выездных и камеральных налоговых проверок за текущий год и три года, предшествующие году снятия организации с учета (не позднее 30 дней после снятия с учета).

Инспекция ФНС России, приступившая к проведению налоговой проверки (выездной или камеральной, в том числе обоснованности применения налоговой ставки 0 процентов и налоговых вычетов по НДС) до внесения записи в ЕГРЮЛ об изменении места нахождения и снятия организации с учета, передает документы, указанные в первом абзаце настоящего пункта, после завершения налоговой проверки в установленные законодательством Российской Федерации сроки и вынесения решений по результатам налоговых проверок, в том числе проверок обоснованности применения налоговой ставки 0 процентов и налоговых вычетов по НДС.

Решения передаются по каналам связи с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) в налоговый орган по новому месту нахождения организации для выставления требований об уплате налогов (сборов) и пени, проведения зачета и/или возврата сумм НДС в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

Налоговый орган, участвующий до передачи документов налогоплательщика в налоговый орган по новому месту нахождения в рассмотрении дел в отношении налогоплательщика в арбитражном суде, передает документы, указанные в первом абзаце настоящего пункта, и материалы судебного дела после завершения судебного дела.

В случае если налогоплательщик обратился в суд после постановки на учет в налоговом органе по новому месту нахождения, а налоговый орган по прежнему месту нахождения является участником в качестве одной из сторон в судебных делах, налоговый орган по прежнему месту нахождения должен обеспечить участие своих представителей в рассмотрении судебного дела во всех инстанциях.

12. Реестр судебных дел по спорам между налоговым органом по прежнему месту нахождения и налогоплательщиком за текущий год и три года, предшествующие году снятия организации с учета (не позднее 30 дней после снятия с учета) (с указанием номера судебного дела, наименования арбитражного суда, предмета спора, оспариваемых сумм, результата рассмотрения судебного дела, сведений об исполнении судебного акта и других сведений), на бумажном носителе по форме согласно приложению N 5 к настоящему Перечню.

13. Копии судебных актов по спорам налогового органа по прежнему месту нахождения с налогоплательщиком за текущий год и три года, предшествующих году снятия организации с учета (не позднее 30 дней после снятия с учета).

14. Реестр актов сверок задолженности налогоплательщика по платежам в государственные внебюджетные фонды по состоянию на 1 января 2001 года (при наличии задолженности) (с указанием сумм задолженности на день передачи документов, мер, принятых для обеспечения взыскания задолженности и других сведений) на бумажном носителе по форме согласно приложению N 6 к настоящему Перечню.

15. Информация из базы данных карточки налогоплательщика «Расчеты с бюджетом» за три предыдущих года и текущий год.

Информация в электронном виде передается с использованием средств защиты информации.

Вместе с электронной версией карточек лицевых счетов (КЛС) направляются:

(см. текст в предыдущей редакции)

— электронные платежные документы (ЭПД) за текущий год и за три года, предшествующие дню снятия налогоплательщика с учета. В случае отсутствия ЭПД передаче подлежат копии платежных документов на бумажных носителях.

16. Справка о состоянии расчетов налогоплательщика (плательщика сборов), налогового агента с бюджетом на бумажном носителе по состоянию на дату закрытия КЛС по форме N 39-1 «Справка о состоянии расчетов налогоплательщика с бюджетом по федеральным, региональным и местным налогам».

17. Копия Акта сверки расчетов по платежам в бюджет по форме N 23-а (краткая).

18. Копии решений о зачетах и возвратах.

19. Акты сверок расчетов налогоплательщика с экологическими фондами, переданными территориальными органами МПР России в соответствии с Приказом МПР России и МНС России от 22.03.2001 N 239/БГ-3-04/90 «О совместной деятельности МПР России и МНС России в осуществлении сбора платежей за нормативные и сверхнормативные выбросы и сбросы загрязняющих веществ, размещение отходов и иные виды вредного воздействия на окружающую природную среду», по состоянию на дату сверки расчетов.

20. Копии отчетов по форме N 7-НП за отчетный период, предшествующий дню передачи документов налогоплательщика в налоговый орган по новому месту нахождения.

выписки из журнала регистрации копий счетов-фактур с приложением заявлений экспортера о регистрации копий счетов-фактур и копий указанных счетов-фактур;

выписки из журнала регистрации справок о подтверждении основного предмета деятельности с приложением заявлений экспортера о выдаче справок для представления для таможенных целей в таможенный орган, копий указанных справок, а также документов, представленных экспортером в целях получения указанных справок;

информация из электронных баз данных зарегистрированных налоговым органом копий счетов-фактур экспортера и зарегистрированных справок;

другая информация об экспортере, полученная в связи с исполнением Приказа N 830.

Указанные сведения и документы передаются в случае, если период, в котором они были получены, входит в трехлетний период, предшествующий году снятия налогоплательщика с учета в налоговом органе.

22. Материалы проведенных проверок обоснованности применения налоговой ставки 0 процентов и налоговых вычетов по НДС, в том числе документы, оформляемые по результатам проверки обоснованности применения налоговой ставки 0 процентов и налоговых вычетов по НДС за текущий год и три года, предшествующие году снятия организации с учета (не позднее 30 дней после снятия с учета):

1) докладные записки;

2) соответствующие решения, принятые по результатам проверки обоснованности применения налоговой ставки 0 процентов и налоговых вычетов по НДС. В случае, если по результатам проверки выявлено необоснованное применение налоговой ставки 0 процентов и налоговый орган доначислил суммы НДС и по результатам рассмотрения материалов проверки вынес помимо решения об отказе в возмещении (полностью или частично) решение в соответствии со статьей 101 Налогового кодекса Российской Федерации, направляются оба указанных решения;

3) мотивированные заключения (в случае вынесения решения об отказе (полностью или частично) в возмещении НДС;

4) заключения по форме N 21;

5) служебные записки об уменьшении начислений в карточке лицевого счета налогоплательщика на сумму подтвержденных сумм налога, уплаченных ранее с авансов и предоплаты, и принятии решений о проведении зачетов (возвратов) сумм возмещаемого НДС, исчисленного по ставке 0 процентов, направляемые специалистами отдела камеральных налоговых проверок в соответствии с Приказом МНС России от 05.08.2002 N БГ-3-10/411 «Об утверждении рекомендаций по порядку ведения в налоговых органах карточек лицевых счетов налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов» (в редакции Приказа МНС России от 24.01.2003 N БГ-3-10/28);

6) электронные версии специального реестра, в котором фиксируется вся информация о принятии решений об обоснованности возмещения сумм НДС, исчисляемого по ставке 0 процентов, а также решений о зачете или возврате указанных сумм налога.

23. Передаче подлежат также:

1) информация, содержащаяся в информационных ресурсах по камеральным и выездным налоговым проверкам, в том числе относящаяся к проведенным проверкам обоснованности применения налоговой ставки 0 процентов и налоговых вычетов по НДС, и имеющаяся в других информационных ресурсах налоговых органов по данной организации, за текущий год и три года, предшествующие году снятия организации с учета (не позднее 30 дней после снятия с учета). Единые требования к формам указанных информационных ресурсов утверждены Приказом МНС России от 17.11.2003 N БГ-3-06/627@ с учетом изменений и дополнений, внесенных Приказом МНС России от 19.03.2004 N САЭ-3-06/218@;

2) сведения (копии документов), полученные при проведении мероприятий налогового контроля в текущем году и в течение трех лет, предшествующих году снятия организации с учета, включая полученные по запросам от других налоговых органов, в том числе материалы встречных проверок (не позднее 30 дней после снятия с учета);

3) сведения (копии документов), полученные по запросам от таможенных, правоохранительных и других контролирующих органов, банков, иных органов при проведении мероприятий налогового контроля в текущем году и в течение трех лет, предшествующих году снятия организации с учета (не позднее 30 дней после снятия с учета);

4) сведения (копии документов), полученные налоговым органом в течение текущего года и трех лет, предшествующих году снятия организации с учета, по запросам в налоговые органы иностранных государств от Управления международного сотрудничества и обмена информацией ФНС России, в том числе сведения по неисполненным запросам (не позднее 30 дней после снятия с учета). При этом налоговый орган, осуществивший снятие налогоплательщика с учета, одновременно информирует управление ФНС России по субъекту Российской Федерации, на территории которого находится указанный налоговый орган, об изменении места учета организации-экспортера или организации-импортера, которое в свою очередь сообщает данные сведения в Управление международного сотрудничества и обмена информацией ФНС России;

5) копии документов, истребованные у налогоплательщика и его контрагентов; другие сведения (копии документов), полученные в ходе мероприятий налогового контроля в текущем году и в течение трех лет, предшествующих году снятия организации с учета (не позднее 30 дней после снятия с учета);

6) иные документы, связанные с деятельностью организации, образовавшиеся при осуществлении контроля за соблюдением законодательства о налогах и сборах.

Источник