какие документы должны быть в личном деле ребенка в доу по новым законам
Перечень документов, необходимых для формирования личного дела воспитанника муниципального дошкольного образовательного учреждения
Информация о документах, которые необходимо предоставить при приеме ребенка в детский сад.
Родители (законные представители) детей, являющихся иностранными гражданами или лицами без гражданства, дополнительно предъявляют документ, подтверждающий родство заявителя (или законность представления прав ребенка), и документ, подтверждающий право заявителя на пребывание в Российской Федерации.
Иностранные граждане и лица без гражданства все документы представляют на русском языке или вместе с заверенным в установленном порядке переводом на русский язык.
Копии предъявляемых при приеме документов хранятся в Учреждении на время обучения ребенка.
Дети с ограниченными возможностями здоровья принимаются на обучение по адаптированной образовательной программе дошкольного образования только с согласия родителей (законных представителей) и на основании рекомендаций территориальной психолого-медико-педагогической комиссии.
Прием в Учреждение осуществляется в течение всего календарного года при наличии свободных мест.
После приема документов Учреждение заключает договор об образовании по образовательным программам дошкольного образования с родителями (законными представителями) ребенка.
Условия договора определяются в каждом конкретном случае заинтересованными сторонами и включают в себя: взаимные права и обязанности, ответственность сторон, возникающие в процессе воспитания, обучения, развития, присмотра, ухода и оздоровления детей, длительность пребывания ребенка в Учреждении, а также расчет размера платы, взимаемой с родителей (законных представителей) за содержание ребенка в Учреждении.
Заведующий Учреждением издает распорядительный акт (приказ) о зачислении ребенка в Учреждение в течение трех рабочих дней после заключения договора. Распорядительный акт (приказ) в трехдневный срок после издания размещается на информационном стенде Учреждения и на официальном сайте Учреждения в сети Интернет.
На каждого ребенка, зачисленного в Учреждение, заводится личное дело, в котором хранятся все сданные документы.
ПОЛОЖЕНИЕ о формировании, ведении, проверке и хранении личных дел воспитанников муниципального автономного дошкольного образовательного учреждения детского сада комбинированного вида №10 села Успенского муниципального образования Успенский район
УТВЕРЖДАЮ
МАДОУ детский сад №10
«_____» ___________ 2017 г.
ПОЛОЖЕНИЕ
о формировании, ведении, проверке и хранении личных дел воспитанников муниципального автономного дошкольного образовательного учреждения детского сада комбинированного вида №10 села Успенского муниципального образования Успенский район
Общие положения
1.2. Настоящее положение разработано в соответствии с:
— Федеральным законом от 29.12.2013 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»;
— Федеральным законом от 27.06.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
— Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от30.08.2013 №1014 «Об утверждении Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по основным общеобразовательным программам – образовательным программам дошкольного образования»;
— Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 08.04.2014 №293 «Об утверждении Порядка приема на обучение по образовательным программам дошкольного образования»;
1.3. Целью данного положения является регламентация работы с личными делами воспитанников ДОУ и определяет порядок действий всех категорий сотрудников ДОУ, участвующих в работе с вышеназванной документацией.
1.4.Настоящее положение утверждается заведующей по ДОУ и является обязательным для всех категорий её педагогических и административных работников. Нарушение настоящего порядка рассматривается в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.
1.5.Положение подлежит обязательному размещению на официальном сайте ДОУ.
1.6.Ведение личных дел воспитанников возлагается на ответственное лицо, назначенное по приказу заведующей.
1.7.Родители (законные представители) детей несут ответственность за правильность предоставляемых персональных данных, их подлинность, своевременное сообщение заведующему ДОУ или лицу ответственному за ведение личных дел об их изменении.
1.8.Личное дело является документом воспитанника, и ведение его обязательно для каждого воспитанника ДОУ.
1.9.Информация личного дела воспитанника относится к персональным данным и не может передаваться третьим лицам за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
1.10.Ответственность за соблюдение установленных Положением требований возлагается на всех лиц, имеющих допуск к личным делам воспитанников.
II. Порядок оформления личного дела при поступлении воспитанника
2.1.Личное дело заводится делопроизводителем при поступлении воспитанника в ДОУ.
2.2. Личное дело ведется на протяжении пребывания воспитанника в ДОУ.
2.3. Личное дело воспитанника формируется из следующих документов:
— направление в ДОУ, выданное Управлением образования администрации муниципального образования Успенский район;
— заявление родителей (законных представителей) о приеме в ДОУ;
— копия документа, удостоверяющего личность родителя (законного представителя);
— копия свидетельства о рождении ребенка;
— копия документа, подтверждающего родство заявителя (или законность представления прав ребенка);
— копия свидетельства о регистрации ребенка по месту жительства или по месту пребывания или документа, содержащего сведения о регистрации ребенка по месту жительства или по месту пребывания;
— заключение территориальной психолого-медико-педагогической комиссии муниципального образования Успенский район (для детей с ограниченными возможностями здоровья)
— договор об образовании;
— приказ о приеме в детский сад;
— согласие на обработку персональных данных ребенка, родителя (законного представителя);
— заявление родителей (законных представителей) об отчислении ребенка из ДОУ.
III . Порядок ведения, учета и хранения личных дел и выдаче отдельных документов из них.
3.1. Учет их ранение личных дел воспитанников организуется с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальных сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.
3.2. После выбытия воспитанника из ДОУ личное дело хранится в архиве в течение одного года, а после чего уничтожается в установленном порядке.
3.3. Выдача отдельных документов из личного дела может иметь место только по разрешению заведующего ДОУ. Вместо выданного документа в личном деле остается расписка о его извлечении и сроке возврата.
3.4. Родители (законные представители) ребенка, являющегося иностранным гражданином или лицом без гражданства, дополнительно предъявляют заверенные в установленном порядке копии документа, подтверждающего родство заявителя (или законность представления прав обучающегося), и документа, подтверждающего право заявителя на пребывание в Российской Федерации.
3.5. Все документы иностранные граждане и лица без гражданства представляют на русском языке или вместе с заверенным в установленном порядке переводом на русский язык.
3.6. Личные дела воспитанников в период пребывания в ДОУ хранятся в строго отведенном месте.
3.7. Доступ к личным делам воспитанников имеет только заведующий и лицо, ответственное за ведение личных дел воспитанников.
3.8. При смене фамилии, адреса и т. п. Прежняя информация зачеркивается горизонтальной чертой, новая пишется рядом.
3.9. Записи в личном деле необходимо вести четко, аккуратно, фиолетовой (синей) пастой либо в печатном виде.
3.10. При приобщении в личное дело копий документов на них ставятся заверительная надпись: «Копия верна», подпись, указывается должность ответственного, фамилия, инициалы ответственного, печать.
3.11. Не допускается хранение посторонних документов в личном деле воспитанника.
3.12. Общие сведения о воспитаннике корректируются по мере изменения данных.
3.13. Личные дела одной группы находятся вместе в одной папке и разложены в алфавитном порядке.
3.14. Личное дело имеет свой номер и регистрируется в Журнале регистрации личных дел воспитанников согласно Приложению 3.
3.15. Личное дело в обязательном порядке должно содержать внутреннюю опись документов согласно Приложению 2.
IV . Порядок выдачи личных дел воспитанников при выбытии из ДОУ.
4.1. При выбытии ребенка из ДОУ в другое дошкольное учреждение личное дело выдается родителям (законным представителям).
4.2. Выдача личных дел производится заведующим.
4.3.Заведующий регистрирует выдачу личного дела в Журнале регистрации личных дел воспитанников и ставит отметку о его выбытии.
4.4.Выдача личных дел осуществляется после подачи родителями (законными представителями) заявления на имя заведующего ДОУ.
V . Порядок проверки личных дел воспитанников.
5.2. Проверка личных дел воспитанников осуществляется по плану в начале учебного года. В необходимых случаях, проверка осуществляется внепланово, оперативно.
5.3. Цели и объект контроля – правильность оформления личных дел воспитанников ДОУ.
5.4. По итогам проверки составляется справка.
VI . Порядок внесения изменений в Положение и прекращения его действия.
6.1. В настоящее Положение педагогическим советом могут вносится изменения и дополнения, вызванные изменением законодательства и появлением новых нормативно-правовых документов по ведению документации в ДОУ.
6.2. Настоящее Положение прекращает свое действие при реорганизации или ликвидации ДОУ,
муниципальное автономное дошкольное образовательное учреждение детский сад комбинированного вида №10 села Успенского муниципального образования Успенский район
Какие документы должны быть в личном деле ребенка в доу по новым законам
от 18 мая 2009 г. N 423
ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ НЕСОВЕРШЕННОЛЕТНИХ ПОДОПЕЧНЫХ
Список изменяющих документов
(в ред. Постановлений Правительства РФ от 26.07.2010 N 559,
от 14.02.2013 N 118, от 10.02.2014 N 93, от 15.11.2019 N 1458,
2. Орган опеки и попечительства на каждого подопечного формирует личное дело, в котором хранятся:
в) документы, подтверждающие отсутствие родителей (единственного родителя) или невозможность воспитания ими несовершеннолетних:
решение суда о лишении родителей родительских прав (об ограничении в родительских правах), признании родителей недееспособными (ограниченно дееспособными), безвестно отсутствующими или умершими;
свидетельство о смерти родителей (единственного родителя);
документ об обнаружении найденного (подкинутого) ребенка, выданный органом внутренних дел или органом опеки и попечительства;
заявление родителей (единственного родителя) о согласии на усыновление (удочерение) ребенка, оформленное в установленном порядке;
справка об отбывании родителями наказания в учреждениях, исполняющих наказание в виде лишения свободы, либо о нахождении родителей в местах содержания под стражей подозреваемых и обвиняемых в совершении преступлений;
копия решения суда о назначении родителям наказания в виде лишения свободы;
г) медицинские документы, в том числе заключение экспертной медицинской комиссии органа управления здравоохранением субъекта Российской Федерации о состоянии здоровья, физическом и умственном развитии подопечного, а также заключение психолого-медико-педагогической комиссии (для подопечных с ограниченными возможностями здоровья);
д) справка о состоянии здоровья матери и течении родов (в случае передачи подопечного из родильного дома, родильного отделения медицинской организации);
е) документы об образовании (для подопечных школьного возраста).
3. В личное дело также включаются следующие документы (при их наличии):
а) выписка из домовой книги или справка о регистрации подопечного по месту жительства и составе семьи;
б) правоустанавливающие документы на жилое помещение и иное недвижимое имущество (свидетельства о государственной регистрации права собственности, договоры социального найма жилого помещения, ордера);
в) договоры об использовании жилых помещений, принадлежащих подопечному на праве собственности;
г) опись имущества подопечного и документы, содержащие сведения о лицах, отвечающих за его сохранность;
д) акты проверок условий жизни подопечного;
е) договоры об открытии на имя подопечного счетов в кредитных организациях;
ж) документы, содержащие сведения о наличии и месте жительства (месте нахождения) братьев, сестер и других близких родственников;
з) полис обязательного медицинского страхования;
и) решение суда о взыскании алиментов, пенсионное удостоверение, документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, пенсионная книжка подопечного, получающего пенсию, удостоверение об инвалидности;
(в ред. Постановления Правительства РФ от 15.11.2019 N 1458)
(см. текст в предыдущей редакции)
(пп. «к» в ред. Постановления Правительства РФ от 10.02.2020 N 114)
(см. текст в предыдущей редакции)
л) предварительное разрешение органа опеки и попечительства о распоряжении доходами подопечного;
м) документы, подтверждающие расходование денежных средств на нужды подопечного, и отчет об использовании денежных средств;
н) договоры (купли-продажи, доверительного управления имуществом, поручения, иные договоры), заключенные в интересах подопечного;
о) свидетельства о праве на наследство;
п) справка с места работы (учебы) подопечного;
с) согласие (заявление) подопечного, достигшего 10 лет, с назначением опекуна;
(в ред. Постановления Правительства РФ от 10.02.2020 N 114)
(см. текст в предыдущей редакции)
4. В отчете опекуна указываются:
а) место хранения имущества подопечного, переданного на хранение;
б) место нахождения имущества подопечного, не переданного в порядке, предусмотренном статьей 38 Гражданского кодекса Российской Федерации, в доверительное управление, и сведения о его состоянии;
в) сведения об отчуждении имущества подопечного, совершенном с согласия органа опеки и попечительства;
г) сведения о приобретении имущества, в том числе взамен отчужденного;
д) сведения о доходах, полученных подопечным за год, с указанием суммы дохода, даты получения и источника;
е) сведения о расходах на нужды подопечного, произведенных за счет полученных доходов (за исключением сведений о произведенных за счет средств подопечного расходах на питание, предметы первой необходимости и прочие мелкие бытовые нужды);
(в ред. Постановления Правительства РФ от 10.02.2014 N 93)
(см. текст в предыдущей редакции)
ж) сведения о расходах, произведенных с согласия органа опеки и попечительства за счет имущества подопечного.
5. После утверждения отчета опекуна орган опеки и попечительства исключает из описи имущества подопечного вещи, пришедшие в негодность, и вносит соответствующие изменения в опись имущества подопечного на основании акта, составленного органом опеки и попечительства в присутствии опекуна или попечителя, представителей товарищества собственников жилья, жилищного, жилищно-строительного или иного специализированного потребительского кооператива, осуществляющего управление многоквартирным домом, управляющей организации либо органов внутренних дел, а также несовершеннолетнего подопечного, достигшего 14 лет, по его желанию. При составлении акта могут присутствовать иные заинтересованные лица. Акт составляется в 2 экземплярах и подписывается всеми лицами, участвующими в его составлении. Один экземпляр акта передается опекуну или попечителю, другой экземпляр акта хранится в деле подопечного, которое ведет орган опеки и попечительства.
(в ред. Постановления Правительства РФ от 10.02.2014 N 93)
(см. текст в предыдущей редакции)
6. Копии документов, представленные гражданином, который органом опеки и попечительства поставлен на учет в качестве гражданина, выразившего желание стать опекуном, после назначения его опекуном хранятся в личном деле подопечного.
(в ред. Постановления Правительства РФ от 14.02.2013 N 118)
(см. текст в предыдущей редакции)
8. В случае поступления информации, относящейся к подопечному и влекущей необходимость внесения изменений в сведения, содержащиеся в личном деле подопечного, соответствующие документы приобщаются к личному делу и изменения производятся в течение дня, следующего за днем поступления указанной информации.
9. Ведение личных дел подопечных, переданных под опеку или попечительство, и составление описи документов, содержащихся в их личных делах, осуществляются уполномоченным специалистом органа опеки и попечительства.
Документы передаются лично опекуну под роспись о получении в течение 3 дней со дня принятия органом опеки и попечительства решения о назначении опекуна.
При прекращении опеки или попечительства опекун передает указанные документы в орган опеки и попечительства.
11. При смене подопечным места жительства орган опеки и попечительства по старому месту жительства подопечного направляет его личное дело в течение 3 дней со дня получения соответствующей информации от опекуна в орган опеки и попечительства по новому месту жительства подопечного. Орган опеки и попечительства по новому месту жительства подопечного не позднее дня, следующего за днем получения личного дела подопечного, обязан поставить подопечного на учет в установленном порядке.
12. При помещении подопечного в организацию для детей-сирот орган опеки и попечительства:
а) составляет опись документов, хранящихся в личном деле подопечного, и акт передачи личного дела подопечного, подписанный руководителем органа опеки и попечительства и руководителем организации для детей-сирот;
б) передает документы, хранящиеся в личном деле подопечного, по описи должностному лицу организации для детей-сирот;
в) хранит акт о направлении подопечного в организацию для детей-сирот, а также акт передачи личного дела и опись документов.
13. Ведение личных дел подопечных, помещенных в организацию для детей-сирот, и составление описи документов, содержащихся в их личных делах, осуществляются уполномоченным специалистом организации для детей-сирот.
14. При переводе подопечного в другую организацию для детей-сирот его личное дело передается руководителю указанной организации под роспись о получении.
15. При передаче подопечного из организации для детей-сирот под опеку или попечительство его личное дело направляется в орган опеки и попечительства по новому месту жительства подопечного.
16. По завершении пребывания подопечного в организации для детей-сирот его личное дело направляется в орган опеки и попечительства по месту жительства подопечного.
17. Орган опеки и попечительства или организация для детей-сирот обеспечивают конфиденциальность при хранении личных дел подопечных.
18. По завершении пребывания подопечного в организации для детей-сирот, а также при прекращении опеки или попечительства подопечному выдаются:
б) полис обязательного медицинского страхования;
в) медицинские документы, в том числе заключение экспертной медицинской комиссии органа управления здравоохранением субъекта Российской Федерации о состоянии здоровья, физическом и умственном развитии подопечного (при наличии), а также заключение психолого-медико-педагогической комиссии (для подопечных с ограниченными возможностями здоровья);
г) документ об образовании;
д) документы, содержащие сведения о наличии и месте жительства (месте нахождения) братьев, сестер и других близких родственников;
е) документы, подтверждающие право подопечного на имущество и денежные средства, право собственности и (или) право пользования жилыми помещениями;
ж) справка о пребывании подопечного в организации для детей-сирот (в случае завершения пребывания подопечного в организации для детей-сирот);
з) пенсионное удостоверение (при наличии);
и) пенсионная книжка (при наличии);
к) удостоверение об инвалидности (при наличии);
л) документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
(в ред. Постановления Правительства РФ от 15.11.2019 N 1458)
(см. текст в предыдущей редакции)
19. По достижении подопечным 18 лет его личное дело передается на хранение в архив органа опеки и попечительства. Личные дела подопечных хранятся в архиве органа опеки и попечительства в течение 75 лет, после чего подлежат экспертизе ценности документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации.
(п. 19 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.07.2010 N 559)
Личное дело ученика: требования и рекомендации по оформлению
Формируем личное дело
На каждого ученика, который зачислен в первый класс или переведен в вашу школу, необходимо составить личное дело. В личное дело включается карточка ученика и пакет документов, предоставляемый родителями при зачислении. Если документы составлены на иностранном языке, вы обязаны потребовать предоставить их нотариально заверенный перевод.
Родителей также необходимо ознакомить с Политикой об обработке персональных данных и назвать сотрудников, которые будут иметь доступ к личным делам детей. Личные дела может вести секретарь, делопроизводитель, классный руководитель или другой уполномоченный сотрудник, согласно Положению об обработке персональных данных. Сотрудник должен быть проинформирован об ответственности за разглашение персональных данных и подписать обязательство о неразглашении. Личные дела зачисленных в 1 класс необходимо оформить до начала нового учебного года. С образцом обязательства, а также памяткой по формированию личного дела ознакомьтесь в приложении к статье.
Оформляем правильно документы прибывающих и выбывающих
Получение личных дел из других школ оформляют по акту приема-передачи. Оригинал подписывают только если предоставлены все документы. В случае, если каких-то документов не хватает, это необходимо отметить в акте.
В личное дело, которое составила прежняя школа, необходимо включить согласие родителей на перевод, приказ о зачислении, заявление о приеме в порядке перевода, выписку из журнала с текущими оценками, заявление о выборе языка образования. В личные дела как «новых», так и «старых» учеников не нужно включать грамоты и другую информацию о достижениях.
Если родители забирают личное дело в связи с переводом в другую школу, то требовать справку о зачислении в другую школу не нужно. Об этом нам говорит ч. 4 ст. 44 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-03 о правах, обязанностях и ответственности в сфере образования родителей (законных представителей) несовершеннолетних обучающихся, где прописывается, что мамы и папы несут ответственность за получение образования ребенком. Таким образом, личное дело необходимо выдать по требованию заявителя.
Ведем и храним личное дело
Требования о порядке оформления, ведения и хранения личных дел необходимо установить в локальном акте школы. Даже если какие-то из этих требований не прописаны явно или не указаны вовсе, нужно придерживаться главного принципа ведения личного дела: наличие исчерпывающего списка документов и хронологический порядок подшивания (по мере предоставления документов родителями). В случае необходимости внести исправление (правку, однако, можно вносить только в те документы, которые оформляла школа) неверные данные нужно зачеркнуть и проставить подпись «Исправленному верить», заверенную печатью.
Личные дела учеников одного класса помещают в общую папку и размещают в алфавитном порядке. К папке также необходимо приложить список учеников с соответствующими номерами личных дел. В случае запроса личного дела, его можно выдать только под подпись. Личные дела необходимо хранить в запирающемся шкафу. Дела выбывших и выпускников передаются в архив, где хранятся три года, затем они подлежат уничтожению.
Перечень документов в личном деле сотрудника
Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.
Во многих организациях кадровики ведут кадровую документацию на работников, но не всегда знают, как правильно оформлять персональные дела. И это неудивительно, закон не обязывает заводить их. Это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, кадровики сами решают, какие бумаги запрашивать.
Но такое мнение ошибочно. Специалист отдела кадров обязан знать состав личного дела сотрудника в 2021 году, в противном случае работодателя привлекут к административной ответственности. Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и, чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.
Какие документы входят в личное дело сотрудника
В Положении, утвержденном Указом Президента РФ №609, сказано, какие документы должны быть в личном деле сотрудника в 2021 году, если он является государственным служащим (п. 16):
Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):
Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.
Документы в папке в целях отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции дополняются согласием на обработку персональных данных. Обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести личные дела работников, не нарушив закон о персональных данных. Используйте эти инструкции бесплатно.
Какие документы нельзя хранить в личном деле сотрудника
В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью:
Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Роскомнадзор считает их хранение нарушением ст. 10 Федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» даже при наличии письменного согласия работника. Объем обрабатываемой информации в этом случае, как считает контролирующий орган, превышает установленный в ст. 86 ТК РФ.
Что допускается, но с согласия работника
Говоря о том, что должно быть в личном деле сотрудника в 2021 году, необходимо сказать о медицинских книжках, хотя они в папке и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.
То же самое касается документов:
Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.
Как правильно вести
Сформировать папку один раз и навсегда не получится. Информацию рекомендуется своевременно обновлять. А делать это разрешается только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить не вправе.
Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.
Сколько хранить
Очевидно, что срок хранения разных документов, указанных в перечне, отличается. Устанавливается отдельный срок для всей папки в целом.
Каждый работодатель утверждает порядок составления папок, рекомендуемое правильное оформление личных дел работников в 2021 году (по нормам делопроизводства):
Все имеющиеся документы отдел кадров учитывает в журнале. Вести его разрешается в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.