какие документы должны быть у кадровика при проверке трудовой инспекции 2021

Какие кадровые документы проверит трудинспекция и какие ошибки может найти

Трудовые проверки могут быть как плановыми, так и внеплановыми. В этом материале расскажем, какие документы надо подготовить для проверки и на что обратить внимание кадровику и зарплатному бухгалтеру.

Прежде всего, стоит отметить, что правила проведения трудовых проверок регламентированы. Они утверждены приказом Роструда от 13.06.2019 № 160.

Список документов

В регламенте приведен исчерпывающий перечень документов и информации, которые могут запросить трудинспекторы у работодателей. Этот перечень прописан в пункте 13 вышеназванного Приказа Роструда № 160.

Так, в список для работодателей вошли 26 групп документов. То есть перечень хоть и закрытый, что хорошо, но довольно-таки обширный, что несколько напрягает.

Конечно, не весь этот обширный список должен быть в наличии. В зависимости от специфики бизнеса, его масштабов и прочих вводных, некоторых документов в компании в принципе может не быть.

Например, если в фирме нет профсоюзной ячейки, то и документов по соблюдению профсоюзного мнения быть не может.

Если в компании не работают инвалиды, то нет и справок МСЭ и программ реабилитации.

На сайте Роструда представлен электронный сервис с формами, образцами и примерами документов, которые должны формироваться работником или работодателем в процессе трудовых отношений.

Добавим, что кроме перечисленных в таблице документов, трудинспекторов заинтересует и другая информация. Но предоставлять ее ГИТ будет уже не работодатель, а соответствующие госорганы по системе межведомственного взаимодействия.

Знайте, что ГИТ, придя с проверкой, будет иметь о вашей фирме следующие сведения:

Кроме того, в зависимости от специфики деятельности, трудовая инспекция обратится к реестрам аккредитованных лиц, сертификатов соответствия, проверит наличие санитарно-эпидемиологических заключений о соответствии видов деятельности и проектной документации требованиям государственных санитарно-эпидемиологических правил и гигиенических нормативов и т.д.

Проверьте себя сами

Сервис позволит взглянуть на оформление и содержание документов глазами настоящего государственного инспектора труда, утверждает Роструд.

Электронный инспектор составит акт проверки, в котором будут отражены нарушения требований закона, а также предложит способы их устранения.

Прохождение этой процедуры поможет лучше подготовиться к визиту настоящего инспектора.

Кадровые ошибки

Роструд проанализировал нарушения, которые допускаю работодатели, и сгруппировал их в одну таблицу — Перечень типовых нарушений обязательных требований с их классификацией по степени риска причинения вреда вследствие нарушений обязательных требований и тяжести последствий таких нарушений.

Всего в таблице 76 пунктов. Каждому нарушению Роструд присвоил баллы в зависимости от того, насколько негативными являются последствия для работника.

Максимальные баллы присвоят за уклонение от заключения трудового договора, невыплату зарплаты, нарушение процедуры увольнения по инициативе работодателя и нарушения в области охраны труда.

Менее опасны такие нарушение как невыдача работникам расчетных листков, нарушение установленной процедуры оформления трудового договора или необеспечение молоком рабочих с вредными условиями труда.

А какие «трудовые» ошибки на практике допускают кадровики и бухгалтеры? Мы подготовили небольшой обзор основных нарушений.

1. Содержание трудового договора

Иногда к составлению этого документа у работодателей формальный подход и какие-то обязательные пункты упускаются из вида.

Например, должность работника предполагает разъездной характер работы, фактически это так и есть, а в трудовом договоре об этом ничего не сказано.

2. Ознакомление с ЛНА

С локальными нормативными актам (правилами внутреннего трудового распорядка и т. д.) следует знакомить сотрудников. При необходимости трудинспектору надо предъявить доказательства такого ознакомления. Это может быть лист ознакомления с подписями сотрудников или журнал.

Некоторые работодатели пренебрегают этой нормой.

В некоторых компаниях этот документ не составляется, а отпуска предоставляются по договоренности на основании заявлений.

Между тем график отпусков является обязательным и даже если в коллективе не возникает споров по поводу очередности и выбора времени для отдыха, этот документ должен быть. Отпуска надо запланировать заранее, а уже по договоренности сторон в рабочем порядке дату отпуска можно перенести.

4. Расчетные листки

Расчетные листки надо обязательно выдавать сотрудникам. Но даже в тех компаниях, где эта норма соблюдается, не всегда есть чем доказать свою добросовестность.

Роструд, в частности, советует вести журнал выдачи расчетных листов во избежание разногласий как с самими работниками, так и с контролирующими органами.

5. Индексация зарплаты

Хотя Роструд неустанно разъясняет, что индексация зарплаты — это обязанность всех работодателей, на практике многие данную норму ТК игнорируют.

Коммерческие работодатели должны прописать нюансы индексации в нормативных актах. Если такой внутренней нормативки нет, ее надо разработать.

Отсутствие утвержденного работодателем порядка индексации зарплаты является нарушением трудового законодательства, за которое оштрафуют.

Источник

Что нужно знать бухгалтеру про проверки ГИТ в 2021 году

Если у вас есть наёмные сотрудники, рано или поздно к вам придёт государственная инспекция труда (ГИТ) с плановой или внеплановой проверкой. Когда, кого, и как часто проверяют — ответы в нашей статье.

Кому грозит проверка ГИТ

Инспекция труда проверяет работодателя, если:

Периодичность плановых проверок зависит от категории риска, которая присвоена компании:

Из этих списков вы можете узнать, присвоен ли вам статус высокого или значительного риска. Если в этих перечнях вас нет, значит, у вас более низкий класс риска. Чтобы узнать какой именно, можно направить запрос в произвольной форме в территориальную инспекцию труда.

Работодателей с низкой категорией риска в плановом порядке не проверяют, а инспектируют только если возник повод для внеплановой проверки. Узнайте, ожидается ли в этом году плановая проверка на сайте ФГИС «Единый реестр проверок» и на сайте своей территориальной инспекции труда, например, города Москвы. Если нашли себя в списках, почитайте нашу статью о том, как проходят проверки ГИТ и как к ним подготовиться.

До 31 декабря 2021 года не проводятся плановые проверки предприятий из реестра МСП.

Как присваивают категорию риска

Категория рассчитывается по формуле и зависит от нескольких факторов:

Каждый раз, когда у работодателя обнаруживают нарушение, ему присваивают определённую категорию риска в соответствии с классификацией, где каждое нарушение имеет свой вес в баллах.

Например, уклонение от заключения трудовых договоров или невыплата зарплаты — это максимальные 10 баллов. Если работодателя поймали на таких нарушениях, он сразу попадает в категорию высокого риска с плановыми проверками каждые два года. А вот нарушение правил заполнения трудовых книжек — это всего один балл и низкий риск. Неутверждение графика отпусков — тоже низкий риск, но уже два балла.

Несколько незначительных нарушений в сумме могут дать много баллов — и вы попадете в группу высокого риска.

Если вы входите в группу, где не проводят плановые проверки, можно годами жить спокойно, главное не допускать, чтобы кто-то из бывших сотрудников или третьих лиц на вас пожаловался, или Роструд каким-то другим способом заинтересовался вами. Иначе придёт внеплановая проверка, и если найдут нарушения — повысят группу риска, и тогда проверки станут регулярными.

Сотрудник дал интервью газете о задержке зарплаты на полгода. Роструд самостоятельно сделает соответствоующий вывод и назначит внеплановую проверку. Если информация подтвердится, по результатам проверки могут поменять категорию риска.

В 2021 году нужно было провести внеочередную проверку знаний по охране труда в связи с вступлением в силу новых правил. Всем работодателям на основании ОКВЭД разослали предупреждение. Они должны отчитаться, что обучили сотрудников. Если сделать это с опозданием, будет внеплановая проверка и как итог — изменение категории риска.

Можно ли понизить категорию риска и сократить проверки

Да, можно. Для этого нужно направить заявление в свободной форме в ГИТ или через личный кабинет на портале Роструда.

Категорию снизят, если за 3 предыдущих года не было:

Категорию автоматически сменят без заявления в следующих случаях.

Мораторий на плановые проверки в 2021 году

До 31 декабря 2021 г. не проводятся плановые проверки предприятий из реестра МСП. На внеплановые проверки мораторий не распространяется. Если вы относитесь к МСП, но вас нет в реестре, подайте заявление на сайте налоговой инспекции.

Временный мораторий распространяется не на все малые предприятия. В обычном порядке продолжат проверять следующие организации.

Что изменилось в проверках ГИТ в 2021 году

С 1 июля 2021 года действуют новые регламенты контроля. Изменения направлены на сокращение традиционных проверок и усиление предупредительных мероприятий.

Как избежать проверок ГИТ

Плановых проверок можно избежать, снизив категорию риска или воспользовавшись новыми возможностями из предыдущего раздела с 1 июля 2021 года.

Чтобы не нарваться на внеплановые проверки, придерживайтесь правил:

Роструд вправе самостоятельно инициировать внеплановую проверку, если на основании общедоступной информации сделает вывод об угрозе причинения вреда жизни и здоровью граждан. При этом под угрозой причинения вреда жизни и здоровью понимаются не только чрезвычайные ситуации, но и:

Избегайте этих нарушений и не обижайте сотрудников, чтобы их жалобы не привели к проверке.

Источник

Проверка трудовой инспекции: что это и как проходит

Как бизнесу подготовиться к проверке и избежать штрафов

Виктор Подгорский

Трудовая инспекция может прийти к работодателю и проверить, как он соблюдает права работников и трудовое законодательство. Если при проверке найдут нарушения, работодателя могут оштрафовать на сумму до 200 000 ₽ или даже запретить работать.

Рассказываем, что проверяет трудовая инспекция и как подготовиться к проверке, чтобы избежать штрафов и других негативных последствий.

Статья будет полезна ИП с сотрудниками, руководителям компаний и специалистам по персоналу.

Что проверяет трудовая инспекция

Государственная инспекция труда, сокращенно — ГИТ, проверяет, как работодатели соблюдают Трудовой кодекс и правила охраны труда: верно ли оформляют документы, есть ли задержки в выплате зарплаты и в каких условиях трудятся работники.

Если инспекция найдет нарушения, то выпишет работодателю предписание, по которому он обязан будет их устранить. Если проигнорировать предписание, инспекторы придут снова и накажут строже.

Проверить работодателя могут двумя способами: запросить документы или приехать по юридическому адресу. В первом случае это называют документарной проверкой, во втором — выездной.

Документарная проверка. В этом случае трудовой инспектор не приезжает в компанию, а запрашивает документы удаленно. Работодатель должен прислать нужные документы по эл. почте, обычной почтой, курьером или самостоятельно привезти по адресу трудовой инспекции.

Документы нужно отправить в течение 10 рабочих дней. Оригиналы отправлять не обязательно, достаточно заверенных копий с подписью ИП, руководителя компании или доверенного лица.

Если предоставленной информации недостаточно, трудовая пришлет официальный запрос на предоставление дополнительных сведений. Эти документы нужно также отправить за 10 рабочих дней. В случае если трудовую инспекцию не убедят документы, назначат выездную проверку.

Выездная проверка. При выездной проверке инспекторы приедут на место работы: в офис, больницу, школу или на завод.

Например, на работодателя поступила жалоба о том, что в компании по производству красок сотрудникам не выдают рабочую обувь. Проверяющие приедут на производство, посмотрят, в каких условиях работают сотрудники, и могут задать им уточняющие вопросы.

Обе проверки могут проходить как в плановом режиме, так и во внеплановом.

Плановая проверка. Ежегодно Роструд публикует план проверок, где указывает тех работодателей, к которым придут проверяющие. О такой проверке работодателям напоминают за три рабочих дня.

Плановые проверки проводят в зависимости от присвоенной работодателю категории риска.

Чем выше риск работодателя, тем чаще его проверяют:

Если работодателя относят к категории низкого риска, то плановых проверок не проводят. К таким работодателям могут приехать только с внеплановой проверкой.

Внеплановая проверка. Причин для внеплановой проверки может быть две:

В этом случае работодателя должны уведомить не позднее чем за сутки до начала проверки. Исключение — если жизни и здоровью сотрудников угрожает опасность.

Причины жалоб сотрудников в трудовую инспекцию

За что сотрудники чаще всего жалуются на работодателя:

Другая популярная причина внеплановой проверки: работодателю уже выписали предписание, а он не устранил нарушения в срок. О том, что такое предписание и в какие сроки нужно устранять нарушения, расскажем дальше.

В отличие от плановых, внеплановых проверок может быть сколько угодно. Если на работодателя поступают жалобы, ГИТ приедет снова.

Какие документы проверяет трудовая инспекция

В законе нет точного списка документов, которые требуют инспекторы при проверке. Это могут быть любые документы по кадрам и охране труда за любой период.

В приказе о проведении проверки указывают список документов, которые понадобятся. Их нужно привести в порядок и подготовить заранее.

Пример того, что может запросить ГИТ:

Если тема проверки — требования по охране труда, инспекторы могут запросить, например, журнал регистрации инструктажа на рабочем месте или протоколы проверки знаний требований охраны труда работников.

За что трудовая инспекция накажет работодателя

Расскажем о наиболее частых нарушениях, за которые может наказать трудовая инспекция.

Задержка зарплаты. По трудовому договору работодатели обязаны выплачивать зарплату не реже чем дважды в месяц и присылать расчетный листок. Исключение — сдельная оплата, при которой работодатель платит по факту выполненной работы.

Неполный пакет документов. Работодатели обязаны правильно оформлять документы на всех этапах отношений с сотрудниками. Если работодатель не заполнил хоть один из них — это нарушение. Например, если при приеме на работу сотрудника, переводе или увольнении не оформили соответствующие приказы.

Неправильный вид трудового договора. Если неправильно закрепить рабочие отношения с сотрудником и он пожалуется — это повод для проверки. Например, компания оформила сотрудника по договору ГПХ, а по факту требует от него быть в офисе с 9 до 18, соблюдать дресс-код и рабочую дисциплину.

Отсутствие индексации зарплаты. Если сотрудник работает давно, а зарплата не меняется, для трудовой инспекции это повод провести проверку. По закону все работодатели должны индексировать зарплаты сотрудников, но как часто — на усмотрение работодателя, в соответствии с локальным нормативным актом.

Работодатель не индексировал зарплаты и проиграл суд

Инспекторы ГИТ пришли с проверкой к работодателю и выяснили, что он не индексирует зарплаты сотрудникам. За такое нарушение ему выписали предупреждение.

Директор компании не согласился с таким решением и обратился в суд. По его словам, он применял альтернативный способ мотивации сотрудников: платил надбавку за сложность и напряженность.

Суд постановил, что индексация оклада должна быть обязательно, независимо от дополнительных выплат. Предупреждение ГИТ оставили в силе.

Нет графика отпусков. По закону каждый сотрудник должен ежегодно ходить в отпуск. Для этого заранее составляют график отпусков. Если такого нет у работодателя и ему нечем подтвердить, что сотрудники отдыхают, это нарушение.

Неполный расчет при увольнении. В последний день работы сотрудника работодатель обязан подготовить и выдать все необходимые документы при увольнении, а также полностью его рассчитать.

К выплатам при увольнении относятся:

Задерживать расчет нельзя. Если в последний день сотрудник не работал, например по болезни, выплатить деньги нужно не позднее следующего дня после того, как он прислал письменное требование о расчете.

Права работодателей при проверке

По закону работодатель имеет право:

Во время проверки не обязательно должен быть руководитель компании. Помимо него контролировать процесс проверки может сотрудник с доверенностью.

Как проходит выездная проверка трудовой инспекции

Плановые и внеплановые выездные проверки проходят по одному сценарию, за исключением некоторых нюансов.

Расскажем об этом подробнее.

Работодателя уведомляют о проверке. Проверку проводят на основании распоряжения или приказа. Приказ издает руководитель инспекции или другое должностное лицо, например заместитель руководителя. В приказе указывают конкретных сотрудников, которые будут проводить проверку. Люди, которые не указаны в приказе, не могут приходить с проверкой в компанию и смотреть документы.

Что должно быть в приказе:

Уведомить работодателя могут по эл. почте или заказным письмом по юридическому адресу.

Трудовые инспекторы приезжают и проводят проверку. Перед тем как допускать проверяющих, работодатель имеет право убедиться, что пришли те люди, которые указаны в приказе. Для этого инспекторы предъявляют свои удостоверения, а работодатель может сверить данные с указанными в приказе.

На общих основаниях срок проверки не может превышать 10 рабочих дней. Но есть исключения: для микропредприятий — от 15 до 40 часов, для малого бизнеса — до 50 часов.

У инспекторов есть ограничения, которых они должны придерживаться при проведении проверки.

Инспекторы не имеют права:

Работодатель может пожаловаться на незаконные действия инспектора: написать письмо руководителю трудовой инспекции или подать жалобу через интернет.

Например, можно оставить жалобу на сайте госуслуг.

Инспекторы оформляют результаты проверки. По окончанию проверки инспекторы должны составить акт с результатами в двух экземплярах.

Что указано в акте:

По желанию работодателя акт могут отправить в электронном виде с цифровой подписью трудовой инспекции.

Если работодатель отказывается принимать и подписывать свой экземпляр акта, ему отправляют его заказным письмом по юридическому адресу с уведомлением о вручении.

Работодателю выдают предписание. Предписание — это документ, где указывают нарушения, которые нашли у работодателя, и срок, в который их нужно устранить. Если компания не исправит нарушения в указанный срок, инспекторы придут снова и смогут выписать штраф и даже запретить работать.

Если работодатель согласен с нарушениями, но считает, что в указанный срок не получится их исправить, можно продлить срок предписания.

Как продлить срок предписания

Закон позволяет работодателю увеличить срок на устранение нарушений, которые выявила проверка. Для этого нужно подготовить и отправить ходатайство в ту трудовую инспекцию, которая выписала предписание.

Единой формы ходатайства нет, поэтому его можно написать в свободной форме.

Какая информация должна быть в ходатайстве:

Ходатайство можно отправить по эл. почте или обычной почтой, главное — соблюсти установленный срок: трудовая инспекция должна получить его не позднее чем за 5 рабочих дней до конца срока предписания.

ГИТ рассматривает ходатайство в течение 3 рабочих дней с даты получения ходатайства, затем отправляет свое решение.

Советуем отправить 2 экземпляра: один трудовая оставляет себе, второй присылает обратно с уведомлением о получении. С этой даты и начинается ожидание ответа.

Как обжаловать результаты проверки

У работодателя есть право обжаловать предписание трудовой инспекции, если он не согласен с ним. Сразу в суд идти нельзя: сначала нужно подать досудебную жалобу.

Что указать в жалобе:

Подать жалобу можно через портал госуслуг, через сайт Онлайнинспекция.рф, отправить на эл. почту трудовой инспекции или бумажным письмом с уведомлением.

Сделать это нужно в течение 10 календарных дней с того дня, когда выписали предписание. Трудовая инспекция будет рассматривать жалобу в течение 20 рабочих дней и может запросить дополнительные документы.

Как наказывают за нарушение трудового законодательства и охраны труда

В КоАП РФ перечислены штрафы и санкции, которые могут быть за нарушения прав сотрудников. Мы составили таблицу с наиболее частыми видами нарушений трудового законодательства и охраны труда и наказаниями за них.

Должностные лица — штраф от 10 000 до 20 000 ₽

Компании — штраф от 50 000 до 100 000 ₽ИП — штраф от 30 000 до 40 000 ₽

Должностные лица — дисквалификация на срок от 1 до 3 лет

Компании — штраф от 100 000 до 200 000 ₽Работодатель платит зарплату не вовремя, платит не полностью, не дает сменить банк для начисления зарплаты или платит меньше МРОТИП — штраф от 1000 до 5000 ₽

Должностные лица — штраф от 10 000 до 20 000 ₽

Компании — штраф от 30 000 до 50 000 ₽ИП — штраф от 10 000 до 30 000 ₽

Должностные лица — штраф от 20 000 до 30 000 ₽ или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет

Компании — штраф от 50 000 до 100 000 ₽Другие нарушения трудового законодательстваИП — штраф от 1000 до 5000 ₽

Должностные лица — штраф от 1000 до 5000 ₽

Компании — штраф от 30 000 до 50 000 ₽ИП — штраф от 10 000 до 20 000 ₽

Должностные лица — штраф от 10 000 до 20 000 ₽ или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет

Компании — штраф от 50 000 до 70 000 ₽Нарушение порядка проведения оценки условий трудаИП — штраф от 5000 до 10 000 ₽

Должностные лица — штраф от 5000 до 10 000 ₽

Компании — штраф от 60 000 до 80 000 ₽ИП — штраф от 30 000 до 40 000 ₽ или приостановление деятельности на срок до 90 суток

Должностные лица — штраф от 30 000 до 40 000 ₽ или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет

Компании — штраф от 100 000 до 200 000 ₽ или приостановление деятельности на срок до 90 сутокДопуск сотрудника к работе без инструктажа по технике безопасности, а также без обязательных медицинских осмотровИП — штраф от 15 000 до 25 000 ₽

Должностные лица — штраф от 15 000 до 25 000 ₽

Компании — штраф от 110 000 до 130 000 ₽ИП — штраф от 30 000 до 40 000 ₽ или приостановление деятельности на срок до 90 суток

Должностные лица — штраф от 30 000 до 40 000 ₽ или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет

Компании — штраф от 100 000 до 200 000 ₽ или приостановление деятельности на срок до 90 сутокРаботодатель не выдает работникам необходимые средства индивидуальной защитыИП — штраф от 20 000 до 30 000 ₽

Должностные лица — штраф от 20 000 до 30 000 ₽

Компании — штраф от 130 000 до 150 000 ₽ИП — штраф от 30 000 до 40 000 ₽ или приостановление деятельности на срок до 90 суток

Должностные лица — штраф от 30 000 до 40 000 ₽ или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет

Компании — штраф от 100 000 до 200 000 ₽ или приостановление деятельности на срок до 90 сутокДругие нарушения норм охраны трудаИП — штраф от 2000 до 5000 ₽

Должностные лица — штраф от 2000 до 5000 ₽

Компании — штраф от 50 000 до 80 000 ₽ИП — штраф от 30 000 до 40 000 ₽ или приостановление деятельности на срок до 90 суток

Должностные лица — штраф от 30 000 до 40 000 ₽ или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет

Источник