какие документы должны быть разработаны филиалами для организации дежурства на дому

Правила оформления дистанционной работы в 2021 году

эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства

Законодатели утвердили термин «дистанционная работа». С 1 января 2021 года начинает действовать обновленный порядок взаимодействия с работниками на «удаленке»

В статье расскажем:

Что такое дистанционная работа

8 декабря 2020 года принят Федеральный закон № 407-ФЗ, который внес изменения в главу 49.1 ТК РФ, регулирующую взаимодействие работодателя с дистанционными работниками.

Определения «дистанционная работа», «удаленная работа», «выполнение трудовой функции дистанционно» стали синонимами.

Дистанционная работа — выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.

Варианты оформления дистанционной работы

3 варианта, как оформить сотрудников на «удаленке»

Электронная подпись при оформлении дистанционной работы

Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему можно заключать письменно или в электронном виде (312.3 ТК РФ).

При электронном заключении документов необходимо использовать электронные подписи:

То же правило действует при заключении договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры или их расторжении.

Иные документы можно подписать иными видами электронных подписей в порядке, предусмотренном локальным нормативным актом работодателя.

Подробнее об использовании работодателями электронных подписей смотрите в видеосюжете:

Подробные рекомендации по оформлению дистанционных работников вы услышите на семинаре «Кадровое делопроизводство и трудовое законодательство в 2020–2021 годах».

Что учесть при оформлении дистанционной работы

Рекомендуем придерживаться алгоритма:

Что делать, если работника невозможно перевести на «удаленку»

В силу специфики некоторых профессий не каждый может работать вне стационарного рабочего места. Или же бывает, что работодатель не в силах обеспечить работника необходимыми для «удаленки» оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации.

Если работодатель не смог организовать сотруднику дистант в случае действия исключительных обстоятельств или распоряжения органов власти о запрете на труд в офисе, то он обязан оплатить это время как простой. Причины такого простоя не зависят от работника и работодателя. Оплата будет в размере 2/3 оклада (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника

Режим рабочего времени дистанционного работника можно устанавливать по своему усмотрению, если иное не предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Важно: если вы хотите контролировать режим рабочего времени работника, необходимо определять его локальным нормативным актом работодателя, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Если работник переведен на «удаленку» временно, вы можете предусмотреть эпизодическую возможность вызова его на стационарное рабочее место, в том числе по его инициативе. Не забывайте, что для этой ситуации есть исключения, которые поименованы в ст. 312.9
ТК РФ.

Условия и порядок вызова работника можно установить коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Важно: допсоглашением к трудовому договору или трудовым договором предусматривайте территорию, на которой работник выполняет трудовую функцию. Это позволит снять дополнительные вопросы при оформлении дистанционному работнику командировки или при принятии решения о вызове работника на стационарное рабочее место.

Если вы направляете дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность, отличную от той, что вы указали в трудовом договоре или допсоглашении, вы обязаны оформить этот как командировку (ч. 3 ст. 312. 6 ТК РФ).

Вопросы охраны труда при дистанционном формате работы

Работодатель обязан обеспечить работнику на «удаленке»:

По желанию вы можете установить дополнительные обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда.

Расторжение трудового договора с дистанционным работником

Помимо классических оснований, указанных в Трудовом кодексе РФ для расторжения трудового договора, для дистанционных работников законодатели предусмотрели дополнительные условия.

Трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут:

Советы и рекомендации по оформлению дистанционной работы

От работодателя требуется ознакомить работника с таким ЛНА. Подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору не нужно. Срок перевода на временную дистанционную работу в этом случае не может быть больше срока самого обстоятельства, причины, в связи с которой работники переводятся на дистанционный труд.

Законодатели не урегулировали вопрос, кто из сторон трудовых отношений — работник или работодатель — должен нести расходы на приобретение усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписи дистанционного работника в ситуации, когда работник переводится на дистанционную работу через дополнительное соглашение к трудовому договору или с ним изначально заключается трудовой договор о дистанционной работе.

Видимо, этот вопрос стороны будут решать по договоренности — самим трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Важно: при переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись со стороны работника не требуется.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Правила оформления дистанционной работы 1.2 МБ

Источник

Об утверждении положения о порядке и условиях организации дежурства на дому (при возможности вызова на работу) или в специально оборудованной комнате (помещении) работников структурных подразделений центральной дирекции инфраструктуры

Документ предоставлен КонсультантПлюс

ОАО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 8 июня 2017 г. N 1091р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ И УСЛОВИЯХ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЖУРСТВА НА ДОМУ (ПРИ ВОЗМОЖНОСТИ ВЫЗОВА НА РАБОТУ) ИЛИ В СПЕЦИАЛЬНО ОБОРУДОВАННОЙ КОМНАТЕ (ПОМЕЩЕНИИ) РАБОТНИКОВ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ДИРЕКЦИИ ИНФРАСТРУКТУРЫ

В соответствии с пунктом 6 Особенностей режима рабочего времени и времени отдыха, условий труда отдельных категорий работников железнодорожного транспорта общего пользования, работа которых непосредственно связана с движением поездов, утвержденных приказом Минтранса России от 9 марта 2016 г. N 44:

утвердить прилагаемое Положение о порядке и условиях организации дежурства на дому (при возможности вызова на работу) или в специально оборудованной комнате (помещении) работников структурных подразделений Центральной дирекции инфраструктуры.

УТВЕРЖДЕНО

распоряжением ОАО «РЖД»

от 01.01.2001 г. N 1091р

О ПОРЯДКЕ И УСЛОВИЯХ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЖУРСТВА НА ДОМУ (ПРИ ВОЗМОЖНОСТИ ВЫЗОВА НА РАБОТУ) ИЛИ В СПЕЦИАЛЬНО ОБОРУДОВАННОЙ КОМНАТЕ (ПОМЕЩЕНИИ) РАБОТНИКОВ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ДИРЕКЦИИ ИНФРАСТРУКТУРЫ

I. Общие положения

Перечень профессий и должностей дежурных работников хозяйства пути и сооружений в зимний период, работников хозяйства автоматики и телемеханики, вагонного хозяйства (осмотрщиков-ремонтников вагонов на малодеятельных участках), привлекаемых к дежурству на дому (при возможности вызова на работу) или в специально оборудованной комнате (помещении), определен в приложении к настоящему Положению.

3. Вид дежурства на дому (при возможности вызова на работу) или в специально оборудованной комнате (помещении) вводится приказом начальника дирекции инфраструктуры при согласовании начальника соответствующей службы и с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

4. Перечни объектов, на которых может устанавливаться дежурство, профессий рабочих и должностей работников, которые могут привлекаться к дежурству на дому (при возможности вызова на работу) или в специально оборудованной комнате (помещении), утверждаются приказом дирекции инфраструктуры при согласовании руководителей соответствующих служб и с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Приказ начальника дирекции инфраструктуры не может расширять перечень профессий и должностей работников, привлекаемых к дежурству, указанных в приложении к настоящему Положению.

5. Закрепление за работником обязанности дежурств на дому (при возможности вызова на работу) или в специально оборудованной комнате (помещении) устанавливается с его письменного согласия и оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору.

6. Дежурный работник должен быть обеспечен средством связи (допускается мобильной) с оперативным руководителем работ:

для хозяйства пути и сооружений с диспетчером дистанции пути;

для хозяйства автоматики и телемеханики с диспетчером дистанции сигнализации, централизации и блокировки;

II. Порядок и организация дежурства

7. Дежурство в специально оборудованной комнате (помещении) допускается при соблюдении следующих условий:

а) комната, предназначенная для отдыха во время дежурства, должна быть изолирована и оборудована прямой телефонной связью с оперативным руководителем работ;

б) комната должна быть оборудована отоплением, кроватью с полным комплектом спальных принадлежностей, индивидуальными шкафчиками, настольной лампой, чайником, микроволновой печью (допускается применение электроплитки с закрытой спиралью) для подогрева пищи, холодильником и соответствовать требованиям санитарно-гиенических норм и противопожарной безопасности;

8. Дежурство на дому (при возможности вызова на работу) дежурных работников допускается при условии возможности прибытия дежурного работника от места жительства на рабочее место не более чем за 20 минут.

9. Во время дежурства на дому (при возможности вызова на работу) дежурный работник обязан:

а) проверить наличие связи с оперативным руководителем работ; б) принять дежурство у сдающего смену дежурного работника и по окончании смены сдать дежурство принимающему смену дежурному работнику с использованием средств связи (допускается мобильной);

в) доложить оперативному руководителю работ о приеме (окончании) дежурства.

10. При возникновении необходимости выполнения трудовых функций в период дежурства дежурный работник руководствуется указаниями оперативного руководителя работ, который назначает явку дежурным работникам и определяет вид транспорта для доставки к месту производства работ. Время доставки к месту производства работ определяется регламентом, утвержденным приказом начальника дирекции инфраструктуры, с учетом классов железнодорожных линий, их специализации и местных условий.

11. При дежурстве в специально оборудованной комнате (помещении) дежурный работник обязан:

а) принять дежурство у сдающего смену дежурного работника и по окончании смены сдать дежурство принимающему смену дежурному работнику непосредственно на рабочем месте. Прием и сдача дежурства записываются в журнале приема/сдачи дежурств и заверяются подписями сдающего и принимающего работников;

б) доложить оперативному руководителю работ о начале/окончании своего дежурства.

12. При возникновении необходимости выполнения трудовых функций в период дежурства дежурный работник руководствуется указаниями оперативного руководителя работ.

13. О неявке сменяющего работника или непринятии смены дежурный работник должен сообщить оперативному руководителю работ и действовать по его устному распоряжению.

14. Ответственный руководитель работ должен принять все зависящие от него меры для смены дежурного работника. При этом междусменный отдых вызываемого работника должен быть не менее 12 часов. Порядок вызова определяется правилами внутреннего трудового распорядка.

III. Режим рабочего времени и времени отдыха

15. В соответствии с Коллективным договором ОАО «РЖД»:

каждый час дежурства в специально оборудованной комнате (помещении) учитывается за 0,75 часа рабочего времени;

каждый час дежурства на дому (на случай вызова на работу без права отлучаться из дома) дежурного работника учитывается за 0,25 часа рабочего времени.

16. Каждый час выполнения дежурным работником во время дежурства трудовых обязанностей на рабочем месте учитывается за 1 час рабочего времени.

19. Графики сменности дежурных работников утверждаются руководителем структурного подразделения дирекции инфраструктуры с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации и доводятся до сведения дежурных работников под роспись не позднее, чем за один месяц до введения их в действие.

Работа в течение двух смен подряд запрещается. Междусменный отдых дежурного работника должен составлять не менее 12 часов.

График должен предусматривать как дежурство, так и работу по выполнению трудовых обязанностей и составляться с учетом соблюдения нормы рабочих часов за учетный период с предоставлением количества дней еженедельного отдыха, равного числу воскресений в данном учетном периоде.

20. В случае выполнения дежурным работником трудовых обязанностей на рабочем месте вместо запланированного в графике сменности дежурства на дому (при возможности вызова на работу) или в специально оборудованной комнате (помещении) график сменности с согласия работника может быть откорректирован путем предоставления дежурному работнику времени отдыха в пределах учетного периода в порядке, определенном статьями 99 и 152 Трудового кодекса Российской Федерации.

Приложение

к Положению о порядке и условиях

организации дежурства на дому

(при возможности вызова на работу) или

в специально оборудованной комнате

(помещении) работников структурных

профессий и должностей работников, привлекаемых к дежурству на дому (при возможности вызова на работу) или в специально оборудованной комнате (помещении)

Хозяйство автоматики и телемеханики:

Электромеханик (включая старшего), электромонтер по обслуживанию и ремонту устройств сигнализации, централизации и блокировки с 6 по 8 разряд всех производственных участков, кроме ремонтно-технологического участка, сортировочной горки, дистанционной мастерской, участков, переведенных на сменный режим работы, участков железных дорог 4 и 5 классов железнодорожных линий специализации «М».

Хозяйство пути и сооружений:

Осмотрщик-ремонтник вагонов на малодеятельных участках.

Источник

Дежурство на дому при ненормированном рабочем дне

Ответ:

Если речь не идет об экстренных случаях, то на выполнение работы в рамках дежурства на дому необходимо получить согласие работника. Дежурство в рабочий день (за пределами рабочего времени) должно рассматриваться как сверхурочная работа.Ее продолжительность не должна превышать для каждого работника 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год

Правовое обоснование:

Термин «дежурство на дому» установлен ТК РФ только в отношении медицинских работников. В соответствии со ст. 350 ТК РФ с согласия медицинских работников медицинских организаций им может устанавливаться дежурство на дому в целях реализации программы государственных гарантий бесплатного оказания гражданам медицинской помощи в экстренной или неотложной форме.

При учете времени, фактически отработанного медицинским работником медицинской организации, время дежурства на дому учитывается в размере одной второй часа рабочего времени за каждый час дежурства на дому. Общая продолжительность рабочего времени медицинского работника медицинской организации с учетом времени дежурства на дому не должна превышать норму рабочего времени медицинского работника медицинской организации за соответствующий период.

В отношении категорий работников, для которых ТК РФ или иными нормативными правовыми актами не установлены дежурства на дому, действуют общие правила привлечения к работе за пределами рабочего времени.

Если работник привлекается к дежурству в рабочий день (за пределами рабочего времени), то действуют правила привлечения к сверхурочной работе, установленные ст. 99 ТК РФ.

В соответствии со ст. 99 ТК РФ по общему правилу привлечение работодателем работника к сверхурочной работе допускается с его письменного согласия. Привлечение работодателем работника к сверхурочной работе без его согласия допускается в исключительных случаях, предусмотренных ч. 3 ст. 99 ТК РФ.

При этом необходимо иметь в виду, что продолжительность сверхурочной работы не должна превышать для каждого работника 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год (ч. 5 ст. 99 ТК РФ).

Источник

Какие документы должны быть разработаны филиалами для организации дежурства на дому

ОАО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 18 октября 2010 г. N 2155р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ И УСЛОВИЯХ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЖУРСТВА НА ДОМУ (ПРИ ВОЗМОЖНОСТИ ВЫЗОВА НА РАБОТУ) ИЛИ С ПРАВОМ ОТДЫХА В СПЕЦИАЛЬНО ОБОРУДОВАННОЙ КОМНАТЕ (ПОМЕЩЕНИИ) РАБОТНИКОВ ЦЕНТРАЛЬНОЙ СТАНЦИИ СВЯЗИ

Утвердить и ввести в действие с 1 января 2011 г. прилагаемое Положение о порядке и условиях организации дежурства на дому (при возможности вызова на работу) или с правом отдыха в специально оборудованной комнате (помещении) работников Центральной станции связи.

Президент ОАО «РЖД»
В.И.Якунин

УТВЕРЖДЕНО
распоряжением ОАО «РЖД»
от 18.10.2010 г. N 2155р

ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ И УСЛОВИЯХ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЖУРСТВА НА ДОМУ (ПРИ ВОЗМОЖНОСТИ ВЫЗОВА НА РАБОТУ) ИЛИ С ПРАВОМ ОТДЫХА В СПЕЦИАЛЬНО ОБОРУДОВАННОЙ КОМНАТЕ (ПОМЕЩЕНИИ) РАБОТНИКОВ ЦЕНТРАЛЬНОЙ СТАНЦИИ СВЯЗИ

8 декабря 2020 года принят Федеральный закон № 407-ФЗ, который внес изменения в главу 49.1 ТК РФ, регулирующую взаимодействие работодателя с дистанционными работниками.

Определения «дистанционная работа», «удаленная работа», «выполнение трудовой функции дистанционно» стали синонимами.

Дистанционная работа — выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.

Варианты оформления дистанционной работы

3 варианта, как оформить сотрудников на «удаленке»

Электронная подпись при оформлении дистанционной работы

Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему можно заключать письменно или в электронном виде (312.3 ТК РФ).

При электронном заключении документов необходимо использовать электронные подписи:

То же правило действует при заключении договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры или их расторжении.

Иные документы можно подписать иными видами электронных подписей в порядке, предусмотренном локальным нормативным актом работодателя.

Подробнее об использовании работодателями электронных подписей смотрите в видеосюжете:

Подробные рекомендации по оформлению дистанционных работников вы услышите на семинаре «Кадровое делопроизводство и трудовое законодательство в 2020–2021 годах».

Что учесть при оформлении дистанционной работы

Рекомендуем придерживаться алгоритма:

Что делать, если работника невозможно перевести на «удаленку»

В силу специфики некоторых профессий не каждый может работать вне стационарного рабочего места. Или же бывает, что работодатель не в силах обеспечить работника необходимыми для «удаленки» оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации.

Если работодатель не смог организовать сотруднику дистант в случае действия исключительных обстоятельств или распоряжения органов власти о запрете на труд в офисе, то он обязан оплатить это время как простой. Причины такого простоя не зависят от работника и работодателя. Оплата будет в размере 2/3 оклада (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника

Режим рабочего времени дистанционного работника можно устанавливать по своему усмотрению, если иное не предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Важно: если вы хотите контролировать режим рабочего времени работника, необходимо определять его локальным нормативным актом работодателя, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Если работник переведен на «удаленку» временно, вы можете предусмотреть эпизодическую возможность вызова его на стационарное рабочее место, в том числе по его инициативе. Не забывайте, что для этой ситуации есть исключения, которые поименованы в ст. 312.9
ТК РФ.

Условия и порядок вызова работника можно установить коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Важно: допсоглашением к трудовому договору или трудовым договором предусматривайте территорию, на которой работник выполняет трудовую функцию. Это позволит снять дополнительные вопросы при оформлении дистанционному работнику командировки или при принятии решения о вызове работника на стационарное рабочее место.

Если вы направляете дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность, отличную от той, что вы указали в трудовом договоре или допсоглашении, вы обязаны оформить этот как командировку (ч. 3 ст. 312. 6 ТК РФ).

Вопросы охраны труда при дистанционном формате работы

Работодатель обязан обеспечить работнику на «удаленке»:

По желанию вы можете установить дополнительные обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда.

Расторжение трудового договора с дистанционным работником

Помимо классических оснований, указанных в Трудовом кодексе РФ для расторжения трудового договора, для дистанционных работников законодатели предусмотрели дополнительные условия.

Трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут:

Советы и рекомендации по оформлению дистанционной работы

От работодателя требуется ознакомить работника с таким ЛНА. Подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору не нужно. Срок перевода на временную дистанционную работу в этом случае не может быть больше срока самого обстоятельства, причины, в связи с которой работники переводятся на дистанционный труд.

Законодатели не урегулировали вопрос, кто из сторон трудовых отношений — работник или работодатель — должен нести расходы на приобретение усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписи дистанционного работника в ситуации, когда работник переводится на дистанционную работу через дополнительное соглашение к трудовому договору или с ним изначально заключается трудовой договор о дистанционной работе.

Видимо, этот вопрос стороны будут решать по договоренности — самим трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Важно: при переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись со стороны работника не требуется.

Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. Соответственно и проверять такие кадровые документы организации могут различные государственные структуры, контролирующие тот или и иной «персональный» вопрос: трудовая инспекция, Роскомнадзор и, естественно, ИФНС и фонды.

Кто отвечает за кадровые документы организации

В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет бухгалтер (штатный или приходящий), либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель – насколько хватит времени и сил. Бухгалтеры, как правило, занимаются этим с нежеланием, либо вовсе спускают «кадровые» вопросы на тормозах.

Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы для работодателя.

Какие кадровые документы должны присутствовать в ООО?

Единый перечень кадровых документов, которые должны оформлять все организации, законодательством не установлен. Но есть обязательные кадровые документы, которые могут запросить проверяющие из трудовой инспекции, прокуратуры, налоговой и других контролирующих ведомств.

Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т.к. они являются обязательными документами ООО.

Список обязательных кадровых документов

Трудовые договоры

С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику. В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д. Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

С целью экономии на страховых взносах многие работодатели заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор. Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс. руб., для ИП – до 10 тыс. руб.

Личные карточки работников

Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ), либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты). Личная карточка является обязательным кадровым документом. Но с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

На практике многие организации продолжают вести Т-2 и не разрабатывают собственную форму, так как в программах учета она выгружается автоматически (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Трудовые книжки

Как правило, книжки ведет отдел кадров, руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо. Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения. Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника. При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 ).

Наличие трудовых книжек и порядок их ведения проверяют трудовая инспекция и ПФР. За нарушение сроков выдачи книжки или некорректное ее заполнение предусмотрена материальная ответственность (ст. 234 ТК РФ)

Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей ( Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 ). При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы. Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника.

Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки

С 1 января 2020 года введен электронный формат трудовых книжек. До 31 октября 2020 года надо успеть уведомить работников о выборе формы трудовых книжек. Изначально дедлайн был 30 июня, но его перенесли из-за пандемии ( постановление Правительства от 19.06.2020 № 887 ). Уведомить надо всех штатных работников письменно. Рекомендуется выдавать бумажные уведомления в двух экземплярах: один работник оставляет у себя, а на втором ставит отметку о получении и возвращает работодателю. Готовый шаблон уведомления можно скачать здесь.

До конца 2020 года сотрудник должен решить, оставить бумажную трудовую или нет. Свой выбор он должен подтвердить соответствующим заявлением. Если сотрудник согласен перейти на электронную трудовую книжку – верните ему бумажную книжку. Но не забудьте предупредить, при отказе от бумажной книжки изменить свое решение и обратно вернуться к ней не получится.

Штатное расписание

В «штатке» указывают структуру, состав и численность персонала: перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. д.). С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы (ст. 15, 57 ТК РФ).

На практике штатное расписание очень может пригодиться при разрешении различных споров по поводу оплаты труда, при доказывании налоговой инспекции обоснованности расходов на привлечение персонала со стороны и др.

Должностные инструкции

С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать ее или нет. С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться. Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.

Хотя должностные инструкции относятся к необязательным документам в кадровой работе, их все же лучше подготовить, так как с их помощью можно ограничить полномочия сотрудника. Например, в ней можно прописать обязанность менеджера по продажам согласовывать с руководством скидки покупателям и сделки свыше определенной суммы. Также с целью предотвращения мошеннических действий в инструкции нужно ограничить права доступа в программу учета компании.

Правила внутреннего трудового распорядка

В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. (ст. 189 ТК РФ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись.

График отпусков

Является обязательным кадровым документом в силу статьи 123 ТК РФ. График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором. Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т.е. за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все работники. При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.

Положение о персональных данных

Положение о работе с персональными данными сотрудников также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ). В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др. Положение составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ. Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.

Согласия на обработку персональных данных

Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку. Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника.

Штрафы за отсутствие согласия сотрудников на обработку данных

За отсутствие согласия на обработку персональных данных предусмотрены штрафы: для компаний – от 15 до 75 тыс. руб., для должностных лиц – от 10 до 20 тыс. руб. (ст. 13.11 КоАП РФ).

Положение об оплате труда

Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (ст. 135 ТК РФ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.

Табель учета рабочего времени

Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки. То есть табель входит в основные кадровые документы организации.

Расчетный листок и документ об утверждении его формы

При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Поскольку унифицированной формы расчетного листка законодательством не предусмотрено, данная форма разрабатывается работодателем самостоятельно и утверждается приказом или другим внутренним кадровым документом.

Приказы

Различные неунифицированные формы приказов, которые составляются компанией самостоятельно, также можно включить в обязательные кадровые документы. Приказы по основной деятельности издаются по вопросам, связанным с работой организации как юридического лица (например, приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность, о сроках сдачи отчетности, об организации воинского учета и т. д.). Приказы по личному составу (как правило, унифицированные) издаются по вопросам, связанным с деятельностью организации как работодателя (о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о премировании и т.д.).

Доверив кадровые нормативные документы и в целом кадровый учет нашей компании, Вы сможете не отвлекаться на бумажные вопросы и спокойно заниматься бизнесом.

Нужна консультация? Мы всегда готовы помочь вам с любым кадровым вопросом или документом по персоналу!

Удаленный, или дистанционный, работник выполняет трудовые обязанности не на рабочем месте. Причем работник сам выбирает, где ему трудиться: дома, в кафе или коворкинге, на скамейке в парке. Главное, чтобы сотрудник мог выполнять рабочие обязанности и быть на связи в период времени, оговоренный трудовым соглашением.

Новый закон определяет виды дистанционной работы.

Постоянная удаленка — сотрудника изначально принимают на удаленную работу. Это условие прописывают в трудовом договоре.

Временная удаленка — сотрудника переводят на удаленку на определенный и непрерывный период. Перевод может носить регулярный характер, тогда его прописывают в трудовом договоре. Например, на время весеннего паводка — с 15 марта по 1 мая — бухгалтер работает удаленно. В некоторых случаях сотрудника переводят на удаленку разово, и в трудовом договоре такой перевод не запланирован. Поэтому с сотрудником подписывают соглашение к трудовому договору. Например, в связи с капитальным ремонтом здания, сотрудников на 3 месяца переводят на дистанционную работу. Через оговоренный срок сотрудники возвращаются в офис. Временный перевод не может длиться больше 6 месяцев.

Периодическая удаленка — режим работы чередуют. Например, две недели сотрудник работает в офисе и две недели — дистанционно. Ограничений по срокам здесь нет.

Чтобы перевести сотрудника на удаленку, соблюдают порядок перевода.

Работник пишет заявление о переводе на дистанционную работу либо подписывает согласие — если инициатива исходит от работодателя.

Работодатель обеспечивает работнику необходимые условия труда — покупает компьютер, оплачивает интернет.

Без согласия работника. В исключительных случаях работодатель имеет право перевести сотрудников на удаленку без их согласия. Например, после пожара в офисе, работодатель в одностороннем порядке переводит менеджеров на дистанционную работу. Эпидемия тоже относится к исключительным случаям, поэтому в период пандемии в 2020–2021 годах работодатель может перевести сотрудников на удаленную работу без их согласия. Режим дистанционной работы продлится, пока действует ограничения органов власти или внешние обстоятельства.

Работодатель и работник обязаны подтвердить факт получения и отправки документов.

ПРИМЕР:
Губернатор обязал работодателей перевести на удаленную работу минимум 30% штата. Работодатель издает положение о временном переводе на удаленную работу и пишет приказ. В приказе он перечисляет сотрудников, которые переходят на дистанционку. Положение о временном переводе и приказ работодатель отправляет сотрудникам по электронной почте.

Сотрудник читает документ и отправляет работодателю письмо с формулировкой: «Ознакомлен». Ответное сообщение доказывает, что работодатель выполнил обязательства — уведомил сотрудников.

Принять удаленного сотрудника на работу можно двумя способами:

работник приходит в офис и подписывает необходимые документы;

Электронная подпись необходима, чтобы подписать трудовой договор, допсоглашение, договор о материальной ответственности или ученический договор. Остальной документооборот между работодателем и дистанционным сотрудником может проходить без электронной подписи. Например, стороны обмениваются документами в корпоративном чате, через мессенджеры или отправляют бумажные документы с курьером. Однако способ взаимодействия необходимо прописать в трудовом договоре и придерживаться его.

С 2020 года сведения о трудовом стаже работников работодатель заносит в электронные трудовые книжки. Это правило распространяется также на дистанционных сотрудников. Если удаленный работник хочет продублировать запись в бумажной трудовой, он передает работодателю трудовую: приносит лично или отправляет заказным письмом. В трудовую книжку работодатель вносит стандартную запись — не нужно конкретизировать, что сотрудник принят на удаленную работу.

Время общения дистанционного работника с работодателем включается в рабочие часы, но оно не может нарушать права сотрудника на отдых. То есть никаких звонков по ночам и планерок по выходным. Любая сверхурочная работа оплачивается дополнительно.

Если необходимо, чтобы работник был на связи в определенные часы или иногда присутствовал в офисе, — это прописывают в трудовом соглашении. Например, по понедельникам с 10 до 12 часов сотрудник в офисе сдает недельный отчет о проделанной работе.

Отпуск. Дистанционный работник, как и офисный сотрудник, имеет право на оплачиваемый отпуск не менее 28 календарных дней.

Больничный. Если удаленный работник заболел, он оформляет больничный лист и предупреждает работодателя о временной нетрудоспособности, например, звонит по телефону или сообщает по электронной почте. Номер электронного — сообщает любым удобным способом.

Оплату больничного рассчитывают аналогично оплате работника на стационарном месте.

Дистанционный работник может самостоятельно купить ноутбук или взять его в аренду, тогда работодатель обязан компенсировать расходы, в том числе и за износ личного оборудования. Помимо этого, работодатель компенсирует затраты на интернет и телефонную связь. Порядок выплаты компенсации лучше прописать в трудовом договоре или допсоглашении.

Сотрудник получает компенсацию только по расходам, согласованным с работодателем.

Охрана труда. Работодатель обязан ознакомить работника с требованиями охраны труда и провести расследование несчастного случая, если работник получил травму во время работы. Однако работодатель не может контролировать, соблюдает ли работник правила безопасности. Поэтому работодатель несет ответственность только за собственные нарушения.

В нынешней эпидемиологической ситуации очень важно знать, какие документы по коронавирусу должны быть в организации, чтоб когда придет проверка “не краснеть”, а предоставить весь необходимый пакет.

Но сразу хочу сказать, что скачать и быстренько заполнить в преддверии проверки не получится, потому как, во-первых, не успеете все сделать, во-вторых, однозначно что-нибудь упустите и станет ясно, что готовились в последний момент. Расслабляться не стоит, Роспотребнадзор проводит регулярные проверки, и на спад они пойдут еще очень нескоро, поэтому рекомендую не пренебрегать требованиями санитарно-эпидемиологической службы, а оформить и вести дополнительные журналы.

В данной статье расскажу о необходимых документах по коронавирусу, какие меры профилактики должны быть внедрены на предприятии и как оформить их документально. А также представлю образцы для скачивания и многое другое, и если у вас останутся вопросы, можете написать их в комментариях, обязательно отвечу всем.

Какие документы по коронавирусу должны быть в организации

В условиях пандемии для предотвращения распространения инфекции COVID-19 важно знать, какие документы по коронавирусу должны быть в организации. И не стоит думать, что это временная мера, потому как правительство Российской Федерации разработало перечень нормативных актов, вступивших в законную силу и направленных на обеспечение выполнения организационных и распорядительных мер.

В связи с новыми требованиями Роспотребнадзора и региональных властей у работодателей появилось немало дополнительных обязательств, которые следует неукоснительно выполнять, чтобы не быть привлеченным к административной ответственности по ст. 6.3 КоАП РФ за нарушение действующих санитарных норм в размере:

Если подобные нарушения зафиксированы при чрезвычайных обстоятельствах либо в период карантина, штраф составит на:

Суммы немаленькие поэтому рисковать не стоит, да и “краснеть” перед инспектором, а потом отчитываться перед руководством, почему не ведется той или иной документ, чтобы не получить дисциплинарку, мне бы, например, совсем не хотелось. Поэтому готовим сани летом 🙂

Рекомендации для работы при коронавирусе

Базовый пакет необходимых документов был разработан с учетом поручений правительства РФ, рекомендаций Роспотребнадзора и иных постановлений и указаний, направленных на профилактику коронавирусной инфекции на рабочих местах. В частности, организациям предписывается:

Подробно обо всех рекомендациях для предупреждения распространения коронавирусной инфекции в организации рассказала в предыдущей заметке.

Нормативно-правовые акты, регулирующие профилактику коронавируса

В каждой организации должны быть разработаны и приказом руководителя введены в действие локально-нормативные акты, правила и инструкции для сотрудников, разъясняющие порядок работы в чрезвычайной ситуации, возникшей из-за угрозы распространения COVID-19.

Опираться при разработке стоит на нормативно-правовые акты РФ, СанПиНы, перечень их очень обширен, весь вы можете сказать, перейдя по ссылке, а основные их них это:

В связи с тем, что коронавирусная инфекция признана заболеванием, представляющим опасность для окружающих, необходимо четко следовать букве закона, дабы избежать неприятностей.

Перечень основных документов при коронавирусе

Четкого перечня документации, которая должна быть на предприятии в период пандемии COVID-19, вы не найдете, так как требования и рекомендации для каждой сферы деятельности свои. Но основываясь на рекомендации РПН, можно выделить основные:

Это основные документы, которые должны быть при коронавирусе в организации, так скажем стандартный набор и ничего нового, как при ведении любой из сфер деятельности и их наличие позволит работодателю:

И частый вопрос от специалистов по охране труда: “Кто должен заниматься разработкой и ведением документов по коронавирусу в организации”. Наблюдения показывают, что данная обязанность плавно “легла на плечи” службы ОТ, ведение всех журналов, разработка инструкций и так далее.

Понятно, что в небольших организациях данная ответственность ложится практически полностью “на плечи” СОТа, а в крупных чаще за службой охраны труда только контроль. Было здорово, если бы вы поделились в комментариях, как в вашей организации обстоят дела в данном направлении, это может быть полезно остальным читателям.

разработаю документы за вас

Введите номер телефона, рассчитаю смету по вашим задачам. Вводите без восьмерки. «Бюро Екатерины Воронцовой» – весь спектр услуг по ОТ, ГО и ЧС. Качественно и в срок!

Приказы по предприятию при коронавирусе

Пандемия коронавируса изменила привычный ритм работы большинства организаций, увеличилась нагрузка в связи с добавлением новых обязанностей. При этом неизменным остается условие, что все нововведения оформляются приказом по организации.

Ниже перечислены основные приказы по предприятию при коронавирусе, которые должно издать руководство в первую очередь.

Инструкции и положение в связи с коронавирусом

Обязанностью специалистов охраны труда в организации в условиях борьбы с коронавирусом является разработка следующей документации:

Разрабатывая инструкции и положения по охране труда, за основу можно взять рекомендации и памятки Роспотребнадзора, а также другие нормативные документы.

Все эти инструкции по профилактике коронавирусной инфекции вы можете скачать, перейдя по ссылке.

Журналы при коронавирусе

Руководствуясь общими рекомендациями Роспотребнадзора, на предприятиях и в организациях должен быть определенный набор журналов по коронавирусу:

Так как каждый регион составляет свой перечень эпидемических мер, набор журналов по коронавирусу будет разным, но эти основные, вы можете скачать, перейдя по ссылке.

Например, работодателям Москвы придется завести еще один журнал, в котором будут отражены результаты обязательного тестирования на коронавирус. Во время пандемии ведение журналов обязательно по нескольким причинам:

Ведение журналов подтверждает факт проведения необходимых мероприятий и заполнить их за один вечер перед приходом проверки Роспотребнадзор не получится, поэтому рекомендую отнестись к их ведению более серьезно.

Памятки по коронавирусу

В помощь работодателям и с целью сдерживания коронавирусной инфекции Роспотребнадзор разработал памятки, в которых содержится краткая и в то же время доступная информация по борьбе с коронавирусом.

Ниже представлен список памяток, рекомендованных для размещения на информационных стендах предприятий и организаций.

И другие памятки Роспотребнадзора, относящиеся непосредственно к деятельности организации, вы их можете скачать, перейдя по ссылке.

Графики, заявления и объяснительные по коронавирусу

Все заявления и объяснительные сотрудников, так или иначе, связанные с коронавирусной инфекцией, должны быть собраны в отдельную папку и храниться в организации до особого распоряжения. Как правило, они оформляются в свободной форме, но оставляю образец для скачивания тут.

Для четкого соблюдения профилактических мер необходимо разрабатывать графики по коронавирусу, утверждать работодателем, вывешивать их на видных местах и выполнять. Графиков не так и много, подготовила их для вас в отдельной папке для скачивания.

Основные выводы

В данной заметке постаралась разобраться в вопросе, какие документы по коронавирусу должны быть в организации, также предлагаю вам скачать их все сразу одной папкой здесь.

И подводя итоги, хотелось бы еще раз напомнить работодателю, какие рекомендации Роспотребназдора по внедрению профилактических мер необходимо выполнять:

А также Роспотребнадзор рекомендует работодателю, по возможности, контролировать, как сотрудники соблюдают профилактические меры: регулярно моют руки, соблюдают режим самоизоляции и обращаются ли к врачу при первых симптомах заболевания.

Если на предприятии зафиксированы случаи заражения, работодатель обязан передать в Роспотребнадзор контактные данные заболевшего, и срочно провести внеплановую дезинфекцию всех помещений, в которых находился больной.

На этом заметку по документам закончу, в следующих статьях более подробно остановлюсь на некоторых из них, расскажу про правила оформления, ведения, упомяну периодичность заполнения и многое другое. А если у вас остались вопросы по данному материалу, напишите в комментарии, обязательно отвечу всем. Понадобится помощь, можете обращаться.

Желаю вам безопасной и эффективной работы.

Весь спектр услуг по охране труда, ГО и ЧС

Введите номер телефона, рассчитаю смету по вашим задачам. Вводите без восьмерки. «Бюро Екатерины Воронцовой» – профессиональное решения ваших задач: качественно и в срок!

Источник