какие документы должны быть при приемке товара
Какие документы должны быть при приемке товара
2.1. Документальное оформление поступления товаров
При доставке товаров железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная. К железнодорожной накладной могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной.
Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то должна оформляться «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере».
2.1.5. Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят: от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т.д.
Приемка товара на складе поставщика осуществляется материально ответственным лицом по доверенности. Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.
2.1.6. При нарушении правил приема и сроков торговые организации лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или транспортным организациям при недостаче или снижении качества товаров.
2.1.7. В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт (код по ОКУД 0903001), который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица торговой организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).
2.1.8. При закупке товара или его приемке руководителям торговых организаций необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.
2.1.9. Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата товара поставщику могут быть различны и оговариваются в договоре поставки.
2.1.10. Условия приемки импортных товаров по количеству и качеству устанавливаются в договорах с иностранными поставщиками. Если порядок и сроки приемки товаров не были специально оговорены в договоре, то необходимо руководствоваться «Инструкцией о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составление и направления рекламационных актов», утвержденной Госарбитражем СССР 15.10.90.
2.1.11. Учет первичных документов по приходу товаров материально ответственным лицам рекомендуется вести в «Журнале поступления товаров», который должен содержать название приходного документа, его дату и номер, краткую характеристику документа, дату регистрации документа, сведения о поступивших товарах.
2.1.12. Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов с поставщиками и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).
2.1.13. Поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.
2.1.15. Документальное оформление и учет изделий из драгоценных металлов и драгоценных камней, а также товаров в комиссионных магазинах регулируется соответственно Постановлением Правительства РФ от 26.09.94 N 1089 «Об утверждении Правил скупки у населения драгоценных металлов, драгоценных камней в изделиях и ломе», приложением к Правилам работы пунктов по скупке драгоценных металлов, камней и изделий из них у населения, утвержденных Приказом Минторга СССР от 14.11.72 N 212 «Инструкция о порядке оформления операций по скупке ценностей и об организации бухгалтерского учета и отчетности в пунктах по скупке драгоценных металлов, камней и изделий из них у населения» и Постановлением Правительства РФ от 26.09.94 N 1090 «Об утверждении Правил комиссионной торговли непродовольственными товарами», Приказом Комитета РФ по торговле от 07.12.94 N 99 «Инструкция о порядке оформления комиссионных операций и ведения бухгалтерского учета в комиссионной торговле непродовольственными товарами».
Управление Роспотребнадзора по Белгородской области
Управление Роспотребнадзора по Белгородской области
Какие документы необходимо требовать при приёмке товара?
Ответ: Одной из важнейших составных частей технологического процесса магазина является приемка поступивших товаров.
В настоящее время обязательные требования к процессу производства и реализации, в том числе приемки товаров, определяются техническими регламентами Федерального закона от 27.12.2002 N 184-ФЗ «О техническом регулировании».
Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами.
Осуществляют приемку товаров работники магазина, на которых возложена материальная ответственность. Они должны хорошо знать правила и сроки приемки, уметь составлять все необходимые документы, быть компетентными в вопросах определения количества и качества товаров.
Руководство магазина обязано систематически контролировать выполнение правил приемки и своевременность документального ее оформления.
Приемка товаров в магазине включает в себя:
Принимая товар, работники магазина должны убедиться в соответствии его характеристик (наименования, количества, цены и др.) данным транспортных и сопроводительных документов.
В ходе приемки необходимо обязательно проверить наличие на упаковке товаров и в сопроводительных документах информации о сертификации (для товаров, подлежащих обязательной сертификации) и сроках годности (для товаров, у которых этот срок должен быть установлен обязательно). В товарно-сопроводительной документацией на товар, должны содержаться по каждому наименованию товара сведения об обязательном подтверждении соответствия согласно законодательству Российской Федерации о техническом регулировании (сертификат соответствия, его номер, срок его действия, орган, выдавший сертификат, или сведения о декларации о соответствии, в том числе ее регистрационный номер, срок ее действия, наименование лица, принявшего декларацию, и орган, ее зарегистрировавший). Эти документы должны быть заверены подписью и печатью поставщика или продавца с указанием его места нахождения (адреса) и телефона.
Если количество и качество товара соответствуют данным, указанным в сопроводительных документах, то это подтверждается наложением на них штампа магазина. Материально ответственное лицо, производившее приемку товара, ставит свою подпись на сопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.
Приемка товара
Вы открыли свой бизнес, и теперь нужно понять, что такое приемка товара, и как принимать товар в магазине или на складе. Это достаточно непросто, ведь существует масса нюансов.
Главное — знать, какие документы нужны, чтобы оформить приход товара на склад. Их несколько, и они обязательны для корректного ведения учета и защиты ваших прав. Верно заполненные документы — гарантия, что вы не потеряете деньги и в случае чего защитите свои интересы в суде. Если вы не позаботились о правильном оформлении приемки товаров, вы не вправе что-то требовать от поставщиков и транспортных компаний и можете понести убытки.
Все документы, которые вам понадобятся, можно скачать в МоемСкладе: у нас есть пустые бланки, заполненные образцы, чтобы проверить себя, и инструкции по оформлению.
Но намного удобнее делать все онлайн. В МоемСкладе вы можете вести учет товаров, оформлять приемки и отгрузки. Не понадобится снова и снова заполнять бумаги от руки, риск ошибки — минимальный. С нашим сервисом легко начать работать: он очень простой, есть удобные видеоинструкции. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно!
Документальное оформление поступления товара
Для того чтобы сотрудник организации имел право получать товар, его надо наделить статусом материально-ответственного лица и закрепить это доверенностью. Тогда он сможет ставить печать в приходной накладной и расписываться в ней. В противном случае документальное оформление поступления товара ляжет полностью на плечи руководителю компании.
Товар можно получить и без печати. Для этого сотруднику, получающему товар, потребуется предъявить поставщику доверенность по форме М-2, выписанную на его имя, и документ, удостоверяющий личность.
Приемка товарно-материальных ценностей в первую очередь регулируется договором поставки. В нем содержатся все данные о товаре и его передаче в собственность. Корректное документальное оформление приемки товаров предполагает использование унифицированных форм первичных документов: начиная с ТОРГ-1 и заканчивая ТОРГ-14. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132.
Не так давно у предпринимателей появилась альтернатива при ведении первички. В октябре 2013 года ФНС России разработала и представила универсальный передаточный документ (УПД). Его форма содержит обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов. По сути УПД — это комбинация товарной накладной и счета-фактуры и их заменяет. Организации могут применять его либо для расчетов по НДС и в качестве первичного документа, либо только как первичку, например, для подтверждения расходов. Если вы принимаете товар в магазин или на склад с использованием УПД, то почти все, что написано ниже про комплект документов для приемки, вас не касается. За исключением транспортной накладной. Тем не менее, советуем полностью ознакомиться с текстом статьи, чтобы понять логику процесса приемки товара.
Итак, если вы не ведете приемку при помощи УПД, то главным документом здесь будет являться товарная накладная ТОРГ-12. Если товар везут со склада поставщика на ваш склад, то оформляется товарно-транспортная накладная (ТТН), которая отличается от товарной тем, что в ней есть транспортный раздел. Эти документы могут быть одновременно приходным документом для получателя товара и расходным — для поставщика. Именно поэтому накладные оформляют в двух экземплярах. Обратите внимание, что в новой форме ТТН отсутствует описание товара — этот блок находится в УПД или в ТОРГ-12. Поэтому, как говорилось выше, с УПД вам понадобится только транспортная накладная, то есть всего два документа.
Вам привезли товар, с ним все хорошо и на него есть накладная. Теперь нужно проверить, корректно ли она заполнена: проверьте количество, артикулы, название компаний и другую важную информацию. Если с этим все в порядке, то можно ставить печать организации и подпись.
Вторым документом, которым, как правило, сопровождается товар, является счет-фактура. Если вы — плательщик НДС, то вы должны тщательно следить за тем, чтобы эти документы аккуратно собирались для каждого прихода товара на склад. Без счета-фактуры от поставщика вы не сможете зачесть НДС, а значит, будете переплачивать государству. Этот документ обязаны делать фирмы, платящие НДС. Не делают это те, кто работает по упрощенной системе налогообложения. Печать в таком документе не ставится — достаточно подписи бухгалтера и генерального директора. При возврате вы должны будете запросить у поставщика корректировку счета-фактуры — ведь НДС будет облагаться только поставленная вам часть товара.
Достаточно часто с товаром и этими документами привозят счет, в котором должна стоять печать организации и подпись руководителя. По закону это является основанием для оплаты вами поставленного товара. На практике же время оплаты обычно регулируется условиями договора, и очень часто именно после оплаты товара поставщику осуществляется поставка.
Недостача товара при приемке. Некачественный товар
Если товар вам привезли, но что-то забыли, то в накладной вычеркиваются те строки, товаров по которым нет. Каждое такое действие подтверждается подписью того, кто принимает товар на складе или в магазине. И не забудьте про корректировку счета-фактуры.
Если товар по качеству отличается от того, что указано в договоре или сопроводительных документах, нужно отказаться от него и составить акт о расхождении по количеству и качеству по форме ТОРГ-2 для отечественных товаров, или по форме ТОРГ-3 — для импортных. Бланк заполняется материально-ответственным лицом в присутствии представителя компании-поставщика, при этом с его согласия можно составить акт и при его отсутствии.
Если вам по каким-то причинам нужно вернуть товар надлежащего качества, требуется оформить бланк накладной ТОРГ-12. Целесообразно письменно зафиксировать согласие поставщика на это. Например, в виде заключения дополнительного соглашения к договору купли-продажи или отдельного соглашения о возврате товара. В них указывается количество и стоимость возвращаемых товаров, а также причина возврата.
Как вести приход и расход товара в магазине
Традиционно эти процессы относят к операциям складского учета. МойСклад, облачный сервис для управления торговлей, позволяет не только точно вести приход и расход товара в магазине, но и в целом эффективно управлять компанией.
В считанные минуты вы сможете оформить приход товара на склад, напечатать все необходимые документы прямо из сервиса. После введения номенклатуры в МойСклад остатки товара будут считаться автоматически. Вы также сможете быстро составлять заказы поставщикам, хранить товар на нескольких виртуальных складах, печатать штрих-коды и многое другое.
Приемка товара: 10 шагов от договора до продажи
Закон не регламентирует приемку товара в магазине и на складе. Владелец магазина договаривается с поставщиком об условиях поставки и сам решает, как будет принимать товары. Поэтому порядок приемки в торговых точках сильно различается. Предприниматели часто ошибаются в этом процессе, теряют время и деньги. Рассказываем о правилах приемки товаров, которые помогают магазину экономить. Поставщик
Приемка
Учет
Ценники
Этикетки
Прибыль
Порядок приемки товара
По закону магазин принимает товар, когда поставка соответствует договору. После этого осматривает, проверяет количество и качество товаров. Обо всем остальном поставщик и магазин договариваются перед первой поставкой. Приемка товара в Гражданском кодексе
Эти документы давно не имеют юридической силы, но на них ссылаются в договорах поставки. В суде магазин и поставщик опираются на условия договора поставки и советские инструкции.
Шаг 1. Договор поставки
| Проблема Предприниматель ремонтирует помещение и договаривается о поставке холодильников с газировкой. Оборудование и воду не привозят к открытию. | Как правильно Предприниматель заключает договор с поставщиком, в нем указывают сроки. Холодильники привозят вовремя: владелец магазина будет судиться и взыщет потери из-за задержки. |
Шаг 2. Заказ
Инструкции не описывают процесс заказа товаров. Условия стороны описывают в договоре. Обычно в нем прописано, как именно магазин заказывает товар у поставщика: ему звонит сотрудник, присылают письмо или поставщик должен сам приехать за заказом.
Магазин заказывает товары — поставщик составляет перечень, собирает груз и готовит сопроводительные документы. Уточняет, когда будет поставка.
| Проблема Магазин не вовремя заказывает самый популярный товар — молоко в мягкой упаковке. Покупатели уходят к конкуренту. | Как правильно Сотрудники магазина заносят товары в товароучетную систему, следят за остатками и заказывают популярные товары заранее. |
Шаг 3. Оплата и поставка
Условия оплаты товаров тоже прописывают в договоре. Обычно товары привозят после оплаты. Но если стороны давно работают и доверяют друг другу, поставщик может открыть своего рода «кредитную линию»: товар поставляют раз в два дня, а платит магазин в конце месяца.
После оплаты сотрудники поставщика привозят товар к оговоренному времени в магазин или на склад.
Если магазин не организовал приемку, возникают проблемы. Сотрудники заняты в зале — принимать груз некому. Ответственный работник путается в процессе приемки и не проверяет количество товаров. Груз разместят где придется: стиральные порошки рядом со свежим мясом.
| Проблема Поставщик привозит груз, когда все сотрудники заняты в зале. Водитель ждет полчаса и нервничает. | Как правильно В договоре стороны прописывают, что водитель предупреждает о приезде за полчаса. Сотрудники успевают подготовиться и освободить склад. |
| При приемке сотрудники суетятся — товар ставят где попало. Мясо размещают рядом с бытовой химией. | Магазин размечает маркерами складские зоны: где принимаемая продукция, где принятая. Для товаров, которые нельзя ставить рядом, выделяют отдельные зоны. |
| Новый сотрудник путается в процессе приемки и подписывает сопроводительные документы, не считая товар. Товар заносят в базу, его оказывается меньше, чем заказывали. | Владелец магазина составляет и вывешивает чек-лист приемки. Сотрудник сначала постоянно туда заглядывает, чтобы не ошибиться, а потом делает всё на автомате. |
Шаг 4. Сопроводительные документы
Вместе с товаром поставщик привозит сопроводительные документы. Обычно это накладные и счет-фактура, но возможны варианты.
Накладная ТОРГ-12 — главный документ, в котором описывают товары, их количество и цены. Накладная удостоверяет, что одна сторона поставила груз, а вторая приняла.
Накладную ТОРГ-12 используют магазины и поставщики, которые не перешли на универсальный передаточный документ
Товарно-транспортная накладная (ТТН) нужна, когда товар доставляют на склад на машине. В ТТН два раздела, в первом описывают товар и называют контрагентов, во втором — указывают маршрут и состав транспортных услуг.
Вторая часть товарно-транспортной накладной — транспортный раздел
Все накладные оформляют в двух экземплярах, для магазина и поставщика.
Счет-фактура — свидетельство того, что поставщик доставил груз, а магазин его оплатил. Счет не нужен магазину на упрощенке. Но полезен организациям, которые платят НДС. Магазин хранит их, чтобы приложить к декларации и платить меньше налогов. Печать в счете-фактуре не ставят, достаточно подписи бухгалтера и директора магазина.
Счет-фактуру печатают в одном экземпляре — для магазина.
Магазин прикладывает счета-фактуры к налоговой декларации, чтобы сократить НДС
Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет товарную накладную и счет-фактуру. С ним магазин обходится одним документом вместо двух. УПД подходит для сопровождения товара и отчета перед налоговой.
| Проблема Организация на общей системе налогообложения управляет магазином. Она по закону платит НДС, но принимает товары без счетов-фактур. Налог приходится платить дважды — поставщику при закупке и в налоговую. | Как правильно Организация на общей системе платит НДС и собирает счета-фактуры. Она прикладывает документы к декларации и платит налоги за вычетом уже оплаченного НДС. |
| У магазина проблемы с сопроводительными документами от поставщиков. Накладные и счета-фактуры забывают привезти, в них ошибки, часто нет второго экземпляра накладной. | Магазин договаривается с поставщиком принимать товары по универсальному передаточному документу. Сопроводительных документов меньше, а значит, и ошибок. |
Шаг 5. Приемка по количеству и качеству
Сотрудник магазина сверяет груз с накладной и убеждается, что все сходится: наименование товаров, их количество, артикулы и цены. Для этого вскрывают все транспортные упаковки или несколько на выбор, если к поставщику есть доверие.
Если товара не хватает, обычно из накладной вычеркивают строки с товарами, которые забыли поставить. У каждой пометки ответственный сотрудник ставит подпись. Потом документ заменяют на верный. У документа с правками нет юридической силы, суд его не примет.
Такой акт потребуется, если масса и количество товара не совпало с накладной или вместо свежего хлеба привезли плесневелый.
Проверить качество товара магазин может и после поставки: в течение суток — у скоропортящихся продуктов, до 10 дней — у остальных товаров.
| Проблема Сотрудник магазина принимает товар и подписывает акт не глядя. Потом оказывается, что бутылок заказывали больше, а вместо свинины говядину. | Как правильно Сотрудник магазина принимает товар, вскрывает упаковку, пересчитывает продукты и сверяет с накладной. Если есть ошибки — составляет акт расхождения. |
Шаг 6. Подпись
Если с товаром все в порядке, накладную нужно подписать и поставить печать. Это делает материально ответственное лицо. По умолчанию это директор магазина, он может оформить доверенность на подчиненного.
| Проблема Директор магазина принимает товары от поставщика сам. Когда его нет, приемка невозможна. | Как правильно Директор магазина оформляет доверенность на сотрудника, который отвечает за приемку. |
Шаг 7. Оприходование
Чтобы контролировать продажи, магазин фиксирует принятые товары и их количество, а потом убирает проданные. Для этого нужна товароучетная система или хотя бы тетрадка. Магазины, которые платят НДС, обычно ставят товароучетку — это нужно для отчетов в налоговую.
После приемки товар нужно оприходовать — создать новый товар в базе или изменить количество у существующего. В товароучетных системах каждый товар описывают по нескольким атрибутам: наименование, тип товара, цена, размер НДС и другие. Если товаров много, процесс упрощает сканер: сотрудник не вводит названия товаров, а пробивает штрихкоды.
Товар появляется на балансе магазина — его можно продавать и вести учет.
| Проблема Сотрудник магазина оприходует товар после приемки полтора часа — надо вбить каждую строку из накладной и не ошибиться. | Как правильно В магазине есть сканер, которым сотрудник пробивает товары после приемки. На процесс уходит 15 минут. |
Принимайте товары в Кабинете Дримкас
Сотрудник магазина принимает товары по накладной — сервис добавляет их в базу для учета остатков. Можно сразу установить цену, скидку и напечатать ценники.
Замените товароучетную систему, Excel и другие программы одним сервисом.
Шаг 8. Розничная цена
Когда товар заносят в базу, для него рассчитывают розничную цену. Для этого используют общую наценку для одной категории товаров, например 20% для алкоголя, или назначают стоимость каждому товару в отдельности.
Какую розничную цену ставить, решает руководство магазина. Исключение — товары, для которых определена минимальная или максимальная розничная цена (МРЦ). Такое ограничение есть, например, на табак. Магазин может продать пачку дешевле МРЦ, чтобы выделиться среди конкурентов, но цена по закону не может быть ниже 75% от установленной. Цену на пачку с МРЦ 100 ₽ можно снизить максимум на 25 ₽, до 75 ₽.
| Проблема Директор магазина устанавливает розничные цены на товары после приемки. Это занимает до 40 минут. | Как правильно Директор магазина изучает цены конкурентов и определяет уровень наценки — розничную цену меняют в зависимости от оптовой. На отдельные товары наценку снижает, чтобы продать быстрее. |
Шаг 9. Ценники на товар
Когда сотрудники магазина добавили товары в базу и сделали наценку, они печатают ценники. Мы подробно рассказывали о том, как выглядят правильные ценники:
Если коротко, ценник ставят у каждого товара. В них указывают название, сорт товара, если он есть, и цену. Все в едином стиле. Важно, чтобы цена на кассе и в ценнике совпадали.
Такие ценники соответствует закону, сотрудникам магазина легко ориентироваться в них благодаря дате и штрихкоду
| Проблема Магазин не относится к ценникам серьезно. Пропустили — покупатель спросит цену на кассе. Въедливый клиент жалуется на нарушения в Роспотребнадзор, магазин штрафуют. | Как правильно Магазин печатает новые ценники сразу после приемки товара — с актуальными ценами и в одном стиле. Сотрудники следят, чтобы они соответствовали товарам. |
Шаг 10. Выкладка
Когда с приемкой закончили, часть товаров остается на складе, другие выставляют товар на продажу. Сотрудник аккуратно расставляет продукты на места, рядом размещает ценники. Если новые цены еще не загрузили на кассу, замену ценников откладывают до конца смены.
| Проблема Магазин после приемки ставит ценники на товары, на кассе остаются старые цены. Покупатель жалуется в Роспотребнадзор. | Как правильно Магазин дожидается конца смены, загружает новые цены на кассу и только тогда печатает ценники. Расхождений нет. |
Что нужно знать о приемке товара в магазине
Всё от приемки товара до печати ценников
Кабинет Дримкас помогает владельцам касс принимать товары от поставщиков, вести учет остатков на складе и следить за эффективностью продаж.
Если магазин продает маркированные товары, в сервисе есть все необходимое — от приемки до списания.