какие документы должна выдать бухгалтерия при увольнении работника
Увольнение: какие документы нужно выдать работнику
В день увольнения работнику положено выдать полный расчет и ряд документов. Смотрите перечень и переходите по ссылкам для получения комментариев и образцов:
Эти документы выдаются независимо от волеизъявления увольняющегося и строго в день увольнения. Если выдать их в день увольнения не представляется возможным из-за отсутствия работника на работе, ему направляется уведомление о необходимости получить эти документы с запросом об отправке их по почте.
Подробные рекомендации о том, как действовать, если работник не может получить документы в день увольнения, вы найдете в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
По заявлению работника также нужно выдать:
Важно! Рекомендация от КонсультантПлюс
К документам, выдаваемым в день прекращения трудового договора по письменному заявлению работника, относятся, например (ч. 1 ст. 62, ч. 2, 4 ст. 84.1 ТК РФ):
1) копия приказа о приеме на работу;
2) копии приказов о переводах на другую работу;
.
Полный перечень можно увидеть в К+, получив бесплатный пробный доступ.
Эти документы он может запросить не сразу, а спустя какое-то время после увольнения. Их все равно нужно будет ему предоставить. Срок на выдачу — три дня с момента получения от работника соответствующего заявления.
Отказ выдать документы — это нарушение, наказуемое по ст. 5.27 КоАП РФ:
За невыдачу трудовой книжки работнику также причитается компенсация по ст. 234 ТК РФ в размере не полученного им заработка за период с момента увольнения и до получения трудовой на руки.
Какие документы должна выдать бухгалтерия при увольнении работника
Работник увольняется по собственному желанию. Какие справки должен выдать работодатель в обязательном порядке? Какие документы нужно выдавать только по заявлению? Какая специальная отчетность сдается?
Независимо от причины увольнения сотруднику необходимо выдать следующий комплект документов:
1. Расчетный листок по форме, утвержденной работодателем. Исходя из положений ст. 136 и 140 ТК РФ, документ выдается при окончательном расчете и содержит данные о произведенных при этом начислениях и удержаниях.
2. Бумажная трудовая книжка, если работодатель продолжает ее ведение. Документ выдается в последний день работы (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, Определение Конституционного Суда РФ от 25.01.2007 № 131-О-О, письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). Если бумажная трудовая книжка не ведется, при увольнении сотруднику выдаются сведения о трудовой деятельности за период его работы у текущего работодателя по форме СТД-Р (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
3. Заверенная работодателем выписка из формы СЗВ-М (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», далее – Закон № 27-ФЗ). Полагаем, что в связи с тем, что единственной целью представления СЗВ-М является подтверждение факта работы, эту форму увольняющемуся можно выдать только за последний месяц работы.
4. Заверенная работодателем выписка из расчета по страховым взносам с данными из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах», касающимися уволенного (п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Поскольку период, за который необходимо предоставить указанные сведения, не установлен, рекомендуем выдать их за год.
5. Заверенная работодателем копия формы СЗВ-СТАЖ (п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Поскольку период, за который необходимо предоставить указанные сведения, не установлен, рекомендуем выдать их за год.
6. Справка о сумме зарплаты по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (пп. 3 п. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).
Кроме того, если организация перечисляла страховые взносы на накопительную часть пенсии работника, то дополнительно выдается выписка из формы ДСВ-3 за квартал увольнения (п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
Также при увольнении работнику возвращаются оригиналы всех документов, которые им передавались работодателю во время работы, включая медицинскую книжку, если таковая оформлялась, в том числе за счет работодателя (письмо Роспотребнадзора от 10.11.2015 № 01/13734-15-32).
Все прочие документы (справка о доходах, справка для службы занятости, копия приказа об увольнении и других документов, связанных с работой, записка-расчет) выдаются только при наличии соответствующего заявления увольняемого сотрудника.
Сведения об увольнении включаются в форму СЗВ-ТД, которая подлежит предоставлению в органы ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или распоряжения (пп. «в» п. 1 постановления Правительства РФ от 26.04.2020 № 590, п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
Больше никаких видов отчетности после увольнения не сдается. Вся она подлежит представлению в обычные сроки.
Напомним, что в отчетность по форме СЗВ-М за месяц уволенного пенсионера необходимо включать, даже если он проработал в этом месяце всего один день.
Горячая линия
Наши Рассылки
Обучающие мероприятия
(347) 291 20 70
Полный список документов при увольнении работника
В последний день действия трудового договора с работником ему выдают пакет документов, касающихся деятельности в конкретной компании. Многие считают, что должны получить на руки только трудовую и расчетный лист, но это не так: законодательством утвержден намного более объемный перечень. Из этой небольшой памятки Вы узнаете, какие документы нужны при увольнении.
Список документов при увольнении: обязательные и необязательные формы
На основании ст. 84.1 ТК РФ в день увольнения производят окончательный расчет с работником, а также выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Какие документы при увольнении выдают обязательно:
1. Трудовая книжка. Оформлять можно накануне дня расторжения договора, выдавать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получить согласие на отправление почтой либо хранить в организации до обращения владельца.
2. Медицинская книжка (при наличии). Никаких записей в ней делать работодателю нельзя.
3. Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.
4. Справка о зарплате (форма 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Выдается лицом, отвечающим за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.
5. Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.
6. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.
7. Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.
По заявлению увольняющегося работодатель должен предоставить:
— форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;
— справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;
— копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;
— копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.
Обратите внимание: документы при увольнении по соглашению сторон или по иным причинам выдаются на общих основаниях. Чтобы избежать конфликтов и споров, необходимо все бумаги подписать у руководства, а при наличии печати — проштамповать их. Если выдаются копии, их необходимо заверять в общепринятом порядке.
Как подтвердить выдачу: несколько рекомендаций
Нередко бывает, что работник теряет документы, а потом обвиняет работодателя в том, что их не получил. Чтобы избежать таких ситуаций, рекомендуем составить некую справку-подтверждение, в которой перечислить все документы и копии бумаг, выдаваемых на руки работнику. Такой импровизированный отчет обязательно должен подписать работник с указанием даты ознакомления и получения документов. Кроме того, не забудьте попросить работника расписаться за получение трудовой и санитарной книжек в журналах их учета, а в отношении формы СЗВ-М закон обязывает получить с сотрудника расписку о получении этого документа.
Новые материалы в КонсультантПлюс на эту тему:
Комплект документов, который выдают сотруднику при увольнении
Законодательство обязывать всех соблюдать определенные правила кадрового документооборота.
Процедура увольнения и перечень документов, который работодатель обязан выдать работнику регламентирован законодательством.
Пакет документов, который нужно выдать работнику не зависит от причины увольнения.
Какие документы нужно выдать при увольнении
Увольняющемуся сотруднику нужно выдать полный пакет документов.
Не все работники просят полный пакет. Не все работники охотно забирают все документы.
В принципе, работодатель не имеет право настаивать на том, чтобы работник забрал все бумаги.
Важно получить работника подпись о том, что он получил бумажную трудовую, если он еще не перешел на электронный формат.
Все остальные документы можно составить в любой момент, даже через несколько дней или месяцев после увольнения. Поэтому выдавать их под роспись не имеет смысла. Особенно, учитывая то, что работник имеет право обратится за этим документами в любой момент. Даже в том случае, если он получил все документы при увольнении, расписался за них и потом потерял.
Список документов для увольняющегося работника. Таблица
Форму СЗВ-ТД нужно сдать в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или распоряжения (пп. «в» п. 1 постановления Правительства РФ от 26.04.2020 № 590, п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
| Документ | Основание | Когда выдавать и что включать |
|---|---|---|
| ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ | ||
| 1. Расчетный листок | Статьи 136 и 140 ТК РФ. | Содержит окончательный расчет и данные о начислениях и удержаниях. Расчетный листок на электронную почту работника: можно или нет? |
| 2. Бумажная трудовая книжка тем, кто сохранил бумажный формат или форма СТД-Р тем, кто перешел на электронный формат трудовой. | Часть 4 статьи 84.1 статьи 84.1 ТК РФ. | Выдается в последний день работы. В бумажную трудовую вносится запись об увольнении. Форма СТД-Р содержит сведения о периоде работы в организации. |
| 3. Справка о доходах Примечание: Справка выдается по запросу. Но, лучше ее выдать в момент увольнения. Работники, которые отказываются получать эти справки в каждом втором случае возвращаются в компанию за этой справкой. | Форма утверждена Приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753. | Ранее эта справка называлась 2-НДФЛ. Теперь это приложение к 6-НДФЛ, которое называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Вместо 2-НДФЛ выдаем работникам новую справку из формы 6-НДФЛ |
| 4. Заверенная выписка из формы СЗВ-М Примечание: Можно выдать СЗВ-М за последний месяц. Справка нужна для подтверждения факта работы. | Пункт 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». | В день увольнения или в день прекращения гражданско-правового договора. Включает данные о вознаграждениях за труд, на которые начисляются страховые взносы. ИЛИ не позднее 5 календарных дней с момента обращения |
| 5. Заверенная выписка из РСВ с данными из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» | ||
| 6. Заверенная работодателем копия формы СЗВ-СТАЖ | ||
| 7. Справка о сумме зарплаты по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н | Подпункт 3 пункта 2 статьи 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» Порядок выдачи установлен приказом Минтруда от 30.04.2013 № 182н. | Справку нужна выдать в день увольнения. Как бухгалтеру работать со справкой 182н сумме заработка? |
| 8. Медицинская книжка | Письмо Роспотребнадзора от 10.11.2015 № 01/13734-15-32 | Если оформлялась во время работы |
| ДОКУМЕНТЫ, КОТОРЫЕ ВЫДАЮТ ПО ЗАПРОСУ РАБОТНИКА | ||
| 1. Справка для службы занятости | Пункт 1 статьи 34 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1. | Справка содержит данные о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы |
| 2. Копия приказа об увольнении и других документов, связанных с работой, записка-расчет | Статья 62 ТК РФ | Выдается не позднее трех рабочих дней по заявлению работника. |
| ДОПОЛНИТЕЛЬНО РАБОТНИКУ ВЫДАЮТ | ||
| Выписка из формы ДСВ-3 за квартал увольнения | Если фирма перечисляла страховые взносы на накопительную часть пенсии. | |
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Увольнение по собственному желанию. Какие документы нужно получить при увольнении?
Что случилось?
Копия приказа
Работодатель не может отказать сотруднику в выдаче копий документов, связанных с его работой: приказа об увольнении, о приеме на работу, о переводах, о поощрениях и проч. (ст. 62. ТК РФ). Они предоставляются ему бесплатно (письмо Роструда от 20.12.2012 № ПГ/95/8-6-1).
Трудовая книжка
Если сотрудник не сможет забрать документ в день увольнения, то наниматель направит ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Кроме того, сотрудник может подать бывшему нанимателю заявление на выдачу трудовой книжки. И ее вернут в течение трех дней со дня получения «прошения».
Справка по форме 2-НДФЛ
Справка о сумме заработка за два календарных года предшествующих году прекращения работы
Бывший наниматель должен выдать сотруднику эту справку без препятствий. Если работник не получит документ в день увольнения, то он может обратиться к работодателю с письменным заявлением. Последний выдаст справку в течение трех дней (ст. 4.1 и 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ; Приказ Минтруда России от 30.04.2013 № 182н).
«Пенсионные» данные
Также работник может получить («под роспись») копии его индивидуальных сведений, которые не были представлены компанией в Пенсионный фонд (п. 35 Приказа Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н). Эти сведения работодатель передаст в ПФР в установленные законом сроки.
Медицинская книжка
Пока человек трудится на предприятии его медкнижка хранится в отделе кадров компании. При увольнении (расторжении трудового договора) она должна выдаваться работнику, потому что является его собственностью.
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь