какие документы должен выдать самозанятый организации
«Какие документы есть у самозанятого»
Индивидуальные предприниматели и юридические лица после государственной регистрации подтверждают статус полученным от ФНС пакетом документов. Их используют для проверки контрагентов и заключения гражданско-правовых договоров.
А самозанятые граждане получают после регистрации документы, необходимые для заключения сотрудничества с ИП или ООО? В этой статье мы подробно разобрались в вопросе и подготовили несколько рекомендаций.
Какой документ выдается самозанятым при регистрации
Эта справка пригодится для:
Как получить справку в приложении «Мой налог»
Если справка не формируется из-за системного сбоя, повторите попытку через несколько часов. При сохранении ошибки обратитесь в службу поддержки «Мой налог». Специалисты помогут устранить проблему и получить документ.
Как получить справку в личном кабинете плательщика НПД
Какие документы должен предоставить самозанятый юрлицу?
Спецрежимники часто спрашивают: какие документы от самозанятых для юридических лиц подготовить для подготовки соглашения о сотрудничестве?
Документы от самозанятого для ООО для заключения договора :
Когда индивидуальный предприниматель или юридическое лицо перечислит оплату за исполнение заказа, не забудьте передать:
При наличном расчете сразу передайте чек заказчику. Если средства перевели на расчетный счет, отправьте документ до 9 числа следующего месяца ( статья 14 ). За нарушение срока предоставления чека вас оштрафуют на 20% от суммы дохода. За повторное нарушение в течение 6 месяцев заплатите в бюджет 100% от вознаграждения.
После окончания сделки у контрагента на руках должны быть подписанный договор, акты и чеки за все платежи. Это обязательный пакет документов для подтверждения расходов. Без него налоговая не признает издержки, пересчитает сумму налога и направит требование о доплате разницы.
Некоторые ООО и ИП перед оплатой заказа запрашивают счет.
Как самостоятельно проверить самозанятого?
Чтобы не тратить время на получение справки о постановке на учет от самозанятого, самостоятельно проверьте контрагента:
Проверяйте статус партнера перед каждым платежом. Его могут лить права на применение НПД в любой момент. Если вы оплатите услуги, работу или продукцию после этого, придется уплатить НДФЛ (13%) и страховые взносы (30%).
Пример. ООО «Сенат» заключила с самозанятым лицом соглашение о разработке сайта на 100 000 рублей. В момент подписания договора контрагент был самозанятым. Через 2 месяца исполнитель закончил работу, но организация не сделала повторную проверку перед оплатой. За месяц до этого он потерял право на применение «Налога на профессиональный доход» и не был ИП. Организация понесла дополнительные расходы: НДФЛ (13 000 рублей) и страховые взносы (30 000 рублей).
Потратьте несколько минут на проверку, чтобы избежать непредвиденных издержек. В договор о сотрудничестве добавьте пункт, обязывающий вторую сторону сообщать о потери права на применение налогового режима НПД. Это позволит взыскать налоговые платежи с исполнителя за невыполнение условий договора.
Что учесть компаниям при работе с самозанятыми? ФНС разъяснила
В чем суть документа?
Привлекать самозанятых для решения текущих бизнес-задач может быть выгоднее, чем задействовать обычных физлиц. Связано это с тем, что с выплат самозанятым не надо удерживать НДФЛ, платить взносы и сдавать соответствующую отчётность.
Кто такие самозанятые и каковы ограничения при работе с ними?
В каких регионах могут работать самозанятые?
В какой форме должен быть заключен договор с самозанятым для безопасного отражения в расходах?
Таким образом, в зависимости от предмета сделки, она может быть оформлена устно, в письменной форме (простой или нотариальной), в том числе путём направления оферты и её акцепта.
Чем подтвердить расходы, когда письменного договора с самозанятым нет?
В чеке обязательно должны быть указаны наименование оказанных услуг и ИНН юридического лица или ИП — заказчика услуг.
Что делать, если действующий контрагент стал самозанятым?
Налоговики рекомендуют подписать допсоглашения к договорам, в которых стоимость товаров, работ, услуг или имущественных прав указана с НДС.
Можно ли расходы учесть на основании только акта по итогам месяца?
Акт может выступать дополнительным документом, отражающим период или дату оказания услуги, для целей налогового учёта расходов покупателя, например, при наличии предоплаты.
Как хранить чеки, выданные самозанятыми?
В какой срок передаётся чек?
Каковы особенности, если самозанятый работает через посредника?
При этом у посредника возникает обязанность по применению ККТ, в случае, если такая обязанность на него возложена законодательством.
Что делать заказчику, если самозанятый не предоставил чек?
Что делать, если доходы самозанятого превысили 2,4 млн рублей?
Необходимость переоформления ранее заключённого договора между хозяйствующими субъектами отсутствует, если это не влечёт изменений существенных условий договора.
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь
Как работать с самозанятым. Инструкция для ИП и юрлиц
При обращении нового клиента каждый раз я рассказываю одну и ту же телегу — поэтому решил написать ее и просто давать ссылку всем интересующимся.
Что такое самозанятость
Самозанятость или НПД (Налог на Профессиональный Доход) — экспериментальный налоговый режим, который может применяться как к физ.лицу так и к ИП. Я предполагаю, что он появился как более простой и доступный УСН.
Основная его цель — “вывести из тени” всех фрилансеров, которые принимают оплату “черным налом” — и заставить их платить деньги в бюджет.
Обращаю особое внимание на то, что самозанятый — это не профессия, а льготный налоговый режим (так сказал Мишустин). То есть самозанятый — это специалист, работающий на себя, а не “швец и жнец и на-дуде-игрец” в одном флаконе.
И вот — сначала режим вводился в 4 регионах России, а теперь же он действителен по всей РФ. Получается, что самозанятость — это такой же налоговый режим, как УСН, ПСН, ОСНО и ЕСХН (только с некоторыми ограничениями по разным организационным моментам).
Ну и конечно же с официальным самозанятым сотрудничать выгоднее.
Преимущества сотрудничества с самозанятым
Если сравнивать самозанятого и обычного фрилансера, то сотрудничать с самозанятым выгоднее по 2 причинам.
Не нужно платить дополнительные налоги за обналичку. И за перевод тоже не нужно. Самозанятый платит свой налог сам (4% или 6%).
Все официально. Договор, чек. При необходимости можно организовать счет и АВР (Акт Выполненных Работ) — но требовать их заказчик не имеет права.
Однако не все гладко.
Минусы работы с самозанятыми
Доходы самозанятого не должны превышать более 2,4 млн. рублей за год (не более 200 000 рублей/месяц). Если доходы превысят 2,4 млн. рублей, то самозанятый должен будет уплатить НДФЛ со всех сумм сверху, а организация страховые взносы (об этом читайте далее).
Организация не может расторгнуть отношения с работником, а потом сотрудничать с ним, как с самозанятым — в течение 2 лет после его увольнения и регистрации..
А то была такая мошенническая схема — предприниматель “типа увольняет” сотрудника, но начинает сотрудничать с ним, как с самозанятым Это такая схема для уменьшения налоговой нагрузки.
Но ФНС бдит — и быстренько обнаружила эту схему и уточнила наказание за нее в соответствующей статье (пункт 2, подпункт 8).
Налоговая может расценить отношения с самозанятым как трудовые. В этом случае грозит штраф — Штраф — от ₽10 000 до ₽100 000. (В соответствии с КоАП ст 5.27). А также придется платить доп.налоги и страховые.
Чтобы этого не случилось, обязательно нужно требовать у самозанятого чек (образец ниже). Это основной документ плательщика НПД.
Также можно заморочиться и найти информацию о нем в Интернете, но это того не стоит. Чек “решает”.
В чем разница между ИП и самозанятым
По большому счету разницы между ИП и самозанятым нет (по-крайней мере, после 19 октября 2020 года, когда режим распространился на всю Россию). Раньше разница была, но с 1 июля 2020 года статус самозанятого фактически приравнен к статусу ИП.
Разница между НПД и ИП — в том, что самозанятые не имеют право нанимать персонал, ограничены по выручке и видам деятельности.
Получается, что НПД — это налоговый режим для фрилансеров-одиночек, которые не хотят быть ИП — им дали возможность работать официально, с минимальной налоговой нагрузкой и абсолютно без отчетности.
Какие документы предоставляет самозанятый
Чек (который имеет юридическую силу и является полноценным платежным документом).
Такой чек формируется в мобильном приложении “Мой налог”. Можно переслать его по e-mail или в каком-нибудь из мессенджеров. Вы можете распечатать его или сохранить в JPG — и приложить к вашим отчетным документам.
АВР (но это не обязательно). Скачать его образец из Интернета, заполнить и отправить вам.
Предоставлять счет тоже можно, но для самозанятых это не обязательно (даже где-то читал, что требовать это незаконно). Но если прям сильно горит, могу заключить договор с Яндексом или с АлиЭкспресс — и тогда будет счет. Но не хотелось бы делать это.
Как платить тогда самозанятому? Читайте далее.
Как юридическому лицу и ИП оплачивать услуги самозанятого
Есть возможность работать через расчетный счет без оплаты дополнительного налога. Как? По банковским реквизитам.
Например, вот мои реквизиты.
Здесь реквизиты банковской карты и ИНН физического лица. Заказчик вносит их в 1С — и переводит денежку непосредственно с р/с.
Без дополнительных налогов, НДФЛ и прочего. По крайней мере мне так платили за разработку некоторых прототипов и текстов.
Вот так — просто и без лишних заморочек.
Какие налоги юрлицо должно платить за сотрудничество самозанятым
Никаких. Если самозанятый не бывший работник, заказчик не платит в налоговую ни рубля.
Налог на профессиональный доход самозанятый платит сам. Штрафы получает тоже он.
Главное доказательство, что за самозанятого не надо платить, — это чек на оплату из приложения «Мой налог». До перевода денег с самозанятого можно взять электронную справку о статусе на текущую дату (формируется в приложении автоматически).
Если у заказчика есть давний договор с фрилансером, то с даты его регистрации в качестве самозанятого НДФЛ отменяется. Так пояснил Минфин в письме от 20.11.2020 № 03-11-11/101180.
Оплата взносов по добровольному страхованию за самозанятого не перекладывается на заказчика — соцстрах разъяснил это в письме от 28.02.2020 № 02-09-11/06-04-4346. Кстати, это же касается взносов в Пенсионный Фонд (говорится там же).
Но иногда все же происходят сложные случаи.
Что-то непонятное
В статье про сотрудничество с самозанятыми автор рассказывал интересный случай.
Когда юрлицо пытается перевести деньги самозанятому, то с точки зрения банка, это платеж в пользу физлица и с этого платежа удерживается процент за обналичку. Плюс, это в лимиты на вывод средств считается. В результате юрлица с удивлением обнаруживают, что и очередного платежа само занятому банк удержал 20%, например.
Так вот: я поразбирался в данной ситуации — и пришел к некоторым выводам.
Банк не является налоговым агентом, он — просто посредник. Начислять налоги он не имеет права. Другой разговор, что банк удержал комиссию как “за обналичку” — это уже более вероятно (уточняйте банковские тарифы).
Самозанятый платит налог сам — 4% за работу с физическим лицом, 6% — с юридическим.
А еще возможно, что произошло мошенничество. Нужно выбирать честный банк.
Других оснований для решения данного вопроса не известно.
Резюмируем
Сотрудничать с самозанятым — это выгодно и просто: просто переводите ему денежку и просите чек. В большинстве случаев, проблем не должно возникнуть (к слову: у меня не было ни одной проблемы за 3 года статуса).
Иногда в этом плане случаются проблемы. Но от большинства уже разработано решение.
Как компании сотрудничать с самозанятым: правила безопасности
Самозанятые начинают играть все более активную роль в бизнес процессах заказчиков. Их услугами пользуются не только «физики», но и компании, и ИП. В этом посте я покажу вам, как составить договор и закрывающие документы и расплатиться с самозанятым так, чтобы налоговая не придралась.
Почему самозанятые?
Да потому что это экономнее, быстрее и удобнее. Компаниям гораздо выгоднее привлекать для выполнения каких-либо работ/услуг граждан в статусе самозанятых.
Допустим, вам надо что-то допилить в программе, сделать обработку, чтобы оптимизировать рабочие процессы. Штатного программиста у вас нет, значить надо привлекать спеца со стороны. Есть два кандидата — Иван и Олег, готовые выполнить задание за энную сумму.
Иван — фрилансер, не обремененный никакими статусами. Олег оформился самозанятым.
Не надо делать сложных расчетов, чтобы понять, что сотрудничество с Олегом фирме более выгодно.
Во-первых, это совершенно законная экономия средств компании. Оформляя договор ГПХ с самозанятым, вам не придется платить за него взносы на ОПС (22 %) и ОМС (5,1 %).
Во-вторых, расчеты с плательщиком НПД вам не придется отражать в массе зарплатных отчетов — РСВ, 6-НДФЛ, 2-НДФЛ, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ.
Договор: нужен ли в письменной форме?
Сделки с налогоплательщиками НПД оформляются так же, как с другими предпринимателями и физлицами.
Уточню: неважно, что исполнитель — физлицо, которое платит новый налог. Все равно заключение договора с ним регулирует ГК. А это значит, что сделки можно оформлять устно или письменно.
Сделка между юрлицом и гражданином должна заключаться в простой письменной форме. Договор можно заключить путем обмена документами на бумаге, по электронной или обычной почте.
Кроме того, можно принять оферту — в этом случае договор будет считаться заключенным. Об этом, в частности, сообщается в письме ФНС № СД-4-3/2899@ от 20.02.2019.
И все же предпочтительнее заключить письменный договор, в котором будут прописаны все необходимые условия.
Что важно в тексте договора с самозанятым
Важный нюанс: в тексте договора упомяните статус физлица.
Так прямо и напишите: «Исполнитель является налогоплательщиком налога на профессиональный доход».
Кстати, проверить статус исполнителя можно с помощью сервиса на сайте ФНС.
Рекомендую «пробить по базе» вашего исполнителя, так как в случае утраты им права на НПД, на организацию-заказчика ложится бремя по уплате НДФЛ и страховых взносов.
Расчеты
Договор заключен, работы выполнены. Настал час расплаты. Перечисляем деньги на счет исполнителя. Это обычный счет физического лица.
Отвечаю на вопросы обеспокоенных бухгалтеров: ФНС поясняет, что НПД не содержит особенностей в части оформления платежных документов. Платежки оформляйте как обычно.
На заре введения самозанятости у многих были сомнения в легитимности использования ими обычных личных счетов, которые вообще-то не предусмотрены для доходов от ведения бизнеса.
Недавно свое веское слово сказал Центробанк. Регулятор еще раз напомнил, что в законе № 422-ФЗ не установлена необходимость использования физлицами, применяющими специальный налоговый режим НПД, конкретных видов банковских счетов.
В письме ЦБ № ИН-014-12/94 от 19.12.2019 сообщается, что использование такими физлицами своих текущих банковских счетов для получения профессионального дохода не противоречит требованиям законодательства РФ.
Закрывающие документы
Чтобы расходы, понесенные по сделке с самозанятым, учесть для целей налогообложения, необходимы закрывающие документы.
В ситуации, когда исполнитель — ООО или ИП по итогам сдачи работ составляется акт. А как быть с самозанятыми?
В письме ФНС № СД-4-3/2899@ от 20.02.2019 уточняется, что документом, подтверждающим произведенные организацией-заказчиком затраты на оплату услуг по сделке, является чек, выданный плательщиком НПД.
В нем должен быть указан ИНН организации-заказчика и наименование оказанных услуг.
Если у компании-заказчика не будет чека из приложения «Мой налог», то она не сможете принять затраты, понесенные на оплату услуг смозанятого, в расходах, уменьшающих налог.
Акт может выступать дополнительным документом, отражающим период или дату оказания услуги, для целей налогового учета расходов покупателя.
Советую все-таки составлять акты, которые будут фиксировать факт оказания услуги. Тем более, что чек при получении оплаты от компании по безналу, самозанятый выдаст не сразу.
При расчетах в безналичном порядке чек должен быть сформирован и передан заказчику не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произведены расчеты.
Запрет
Не стоит забывать, что для самозанятых установлен ряд запретов. Один из них — запрет применять НПД, работая по трудовому договору, а также по договору ГПХ, когда заказчик — бывший работодатель, ставший таковым менее 2 лет назад.
Об этом, в частности, в очередной раз напоминает Минфин в письме от 20.01.2020 № 03-11-11/2655.
В другом недавнем письме от 30.12.2019 № 03-11-11/103114 Минфин разъяснил, что запрет на сотрудничество с самозанятым в рамках трудовых отношений в полной мере распространяется и на некоммерческие организации.
В отношении доходов, полученных по трудовым договорам, не может применяться НПД.
Еще одно письмо ФНС, от 27.12.2019 № БС-3-11/11131@, тоже предостерегает работодателей от желания подменить трудовые отношения на гражданско-правовые.
Законодательство РФ допускает привлечение лиц к работе на основании договоров ГПХ только в случаях, если данные договоры фактически не регулируют трудовые отношения между работником и работодателем, т.е. физические лица по договору гражданско-правового характера выполняют иную оплачиваемую работу, не предусмотренную трудовым договором, говорится в документе.
Если же по договору ГПХ физлицо фактически будет выполнять трудовую функцию, то такой договор может быть переквалифицирован в трудовой договор, предупреждают фискалы.
Вывод
Юрлицам с самозанятыми работать можно. Это выгодно как в плане налогообложения, так и в плане документооборота.
Но отношения с самозанятыми не должны быть по сути своей трудовыми. Заключайте с самозанятым договор, максимально не похожий на трудовой. Подписывайте акты с указанием выполненных ими работ (оказанных услуг).
Кроме того, не сотрудничайте с плательщиками НПД, которые менее 2 лет назад были сотрудниками вашей компании.
Хочу принять на работу самозанятого: как составить договор и подтверждать расчёты
Работать с самозанятыми выгодно: не надо платить за них НДФЛ 13%, страховые взносы и сдавать отчётность, а оплату их работ и услуг можно относить к расходам — и уменьшать налоги к уплате. Но если неправильно оформить отношения с такими сотрудниками, работодатель рискует: налоговая доначислит налоги, страховые взносы и выпишет штраф.
Если вам некогда читать всю статью, смотрите блок «Коротко» в конце материала.
Чтобы начать работать с самозанятым, проверьте его статус, заключите договор и собирайте чеки после каждой оплаты. Вот как это сделать.
Проверьте, что сотрудник действительно самозанятый
Если вы только начинаете сотрудничать с самозанятым, удостоверьтесь, что он действующий плательщик налога на профессиональный доход. Бывает, что некоторые становятся самозанятыми, а потом снимаются с учёта. Работодатели, не зная этого, продолжают работать с ними как с самозанятыми: не платят за сотрудников подоходный налог и страховые взносы. Если налоговая об этом узнает, вам нужно будет заплатить за бывшего самозанятого НДФЛ и внести взносы в Пенсионный фонд и Фонд обязательного медицинского страхования.
Проверить статус самозанятого можно двумя способами: попросить сотрудника прислать справку о постановке на учёт или пробить самозанятого по ИНН на сайте налоговой. Обе проверки равнозначны и бесплатны. Выбирайте тот способ, который удобнее.
Справка о постановке на учёт. Попросите самозанятого прислать справку из приложения «Мой налог». Такая справка формируется бесплатно.
Справка о постановке самозанятого на учёт
Проверка статуса самозанятого на сайте налоговой
Составьте договор
Для работы с самозанятым подойдёт типовой гражданско-правовой договор, например договор оказания услуг. Можно подписать такой договор один раз перед началом работы или подписывать его перед каждой оплатой в виде договора-счёта-акта. Второй способ подойдёт, если вы будете оформлять с самозанятым акты выполненных работ.
Договор с самозанятым немного отличается от того, который работодатель подписывает с обычными сотрудниками. Вот примеры формулировок, которые содержит договор с самозанятым. Используйте их или подобные.
Сафонова Ольга Сергеевна, являющаяся плательщиком налога на профессиональный доход на основании справки о регистрации плательщика налога на профессиональный доход № ХХХXX, именуемая далее «Исполнитель», с одной стороны, и Общество с ограниченной ответственностью «Космос», в лице Генерального директора Бухарова Ивана Олеговича, действующего на основании Устава, далее именуемое «Заказчик», с другой стороны (далее «Стороны»), заключили настоящий договор (далее – «Договор») о нижеследующем.
Работодатель не платит НДФЛ и страховые взносы
Исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход, в связи с чем Заказчик освобождается от обязанности перечислять налоги и страховые взносы за Исполнителя в бюджет РФ на основании п.8 ст.2 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ.
Самозанятый обязан выдавать чеки
Исполнитель обязуется при получении оплаты от Заказчика предоставлять чеки из приложения «Мой налог».
Самозанятый обязан сообщить об утере статуса самозанятого
В случае снятия Исполнителя с учета в качестве плательщика налога на профессиональный доход он обязуется сообщить об этом Заказчику письменно в течение 3 дней с даты снятия с такого учета.
Важно. Отношения с самозанятым регулирует гражданско-правовой договор, а не трудовой. Поэтому в договоре с самозанятым не должны быть прописаны должностные обязанности, штатное расписание, режим рабочего времени и времени отдыха. Если включить эти пункты в договор с самозанятым, при проверке налоговая может посчитать такой договор трудовым — и обязать работодателя доплатить за сотрудника налоги и взносы.
Запрашивайте чеки после каждой сделки
После того, как самозанятый выполнил работы или услуги, он должен прислать чек из приложения «Мой налог». Чек — подтверждение оплаты и гарантия того, что работодателю не надо платить НДФЛ и взносы. Без чека вы не можете отнести сумму, которую перевели самозанятому, к расходам и провести её в бухгалтерии. А если налоговая во время проверки на увидит чеки по выплатам, то обяжет работодателя доплатить за сотрудника НДФЛ и страховые взносы, а также оштрафует. Штраф составит 20% от суммы, недоплаченной в бюджет.
Чек из приложения «Мой налог»
По закону самозанятый обязан отправить чек не позднее 9 числа месяца, следующего за месяцем оплаты. Например, если вы оплатили работу в марте, самозанятый должен прислать чек не позднее 9 апреля. Но лучше договориться, чтобы сотрудник отправлял чеки после каждой оплаты: так вы не запутаетесь в документах.
Проверьте чек. Получив чек, убедитесь, что он верный. Если вы заплатили самозанятому 5 тысяч рублей, а он выдал чек на 4 тысячи, то вы не сможете подтвердить расходы в бухгалтерии. Проверьте на чеке вид работ, сумму, ИНН заказчика и исполнителя. Если обнаружите ошибку, попросите самозанятого аннулировать чек в приложении «Мой налог» и выбить его заново.
Как хранить чеки. Самозанятый может выдавать чеки в электронном и бумажном виде. Хранить чеки вы можете в любом удобном формате. Например, можно складывать электронные чеки в папку сотрудника в облачном хранилище. Так вы не рискуете потерять документы при переустановке системы или очистке компьютера от вирусов.
Сколько хранить чеки. ИП обязаны хранить чеки четыре года, а компании — пять лет.
Чтобы оставить жалобу на самозанятого, выберите раздел «Иные обращения»
Чек обязателен, акт — на ваше усмотрение. Некоторые работодатели регулярно подписывают с самозанятым акт выполненных работ: это добавляет бумажной работы. Подписывать акты не обязательно, так как закон разрешает работать с самозанятым без них. Акт в этом случае — способ подстраховки для работодателя. То есть гарантия того, что исполнитель выполнил работу и у вас нет взаимных претензий. Такой акт пригодится в спорной ситуации, например, его можно использовать как доказательство в суде.
Так выглядит акт, который подписывают с самозанятым
Коротко: как принять на работу самозанятого
Для работы с самозанятым подойдёт типовой гражданско-правовой договор, например договор оказания услуг, или договор-счёт-акт.
В договоре должны быть прописаны статус самозанятого, обязанность самозанятого выдавать чеки и вовремя сообщать о снятии с режима НПД, а также то, что работодатель не платит НДФЛ и страховые взносы за сотрудника.
После каждой оплаты самозанятый должен сформировать чек в приложении «Мой налог» и отправить его работодателю.
ИП обязаны хранить чеки четыре года, ООО — пять лет.
Закон разрешает работать с самозанятым без актов выполненных работ. Акты можно собирать для подстраховки.