какие документы должен вести заведующий складом

Ведение документооборота по складскому учету материалов

Поступление материалов

ФСБУ 5/2019 «Запасы» не содержит понятия «материалы». Как правило, к материалам относятся:

Материалы относятся к запасам предприятия. Исключением являются случаи, когда материалы:

В организации, имеющей склады, приказом руководителя утверждается перечень материально ответственных лиц (МОЛ), отвечающих за сохранность и ведение складского учета материалов по каждому из складов.

ТМЦ, поступающие от поставщиков, имеют комплект товаросопроводительной документации, представленный накладной (формы ТОРГ-12, М-15 или иной, принятой у поставщика), счетом-фактурой, товарно-транспортной накладной, спецификацией. Из них основанием для оприходования служит накладная. При отсутствии товаросопроводительных документов материалы тоже могут быть оприходованы.

О правилах такого оприходования читайте в статье «Как оприходовать товар без сопроводительных документов».

Материалы при приемке должны быть проверены на соответствие фактического количества, качества и ассортимента заявленным в сопроводительных документах поставщика данным.

Если расхождений в процессе проверки выявлено не было, МОЛ составляет приходный ордер по форме М-4. Допускается вместо приходных ордеров ставить штамп на документах поставщика. В штампе должны быть отражены все реквизиты М-4.

Если по факту проверки все же были выявлены несоответствия, необходимо оформить акт расхождений по форме ТОРГ-2.

Бланк и образец заполнения этой формы смотрите в материале «Унифицированная форма ТОРГ-2 — бланк и образец».

Еще одним способом поступления материалов является их закупка подотчетными лицами в розничных точках. В данном случае первичкой служат товарные накладные или товарные чеки, приложенные к авансовому отчету.

«КонсультантПлюс» обращает ваше внимание на то, что с 2021 года учитывать материалы нужно строго в соответствии с новым ФСБУ 5/2019 «Запасы». Новые правила подробно разъяснили эксперты правовой системы. Чтобы посмотреть рекомендации, получите пробный доступ к К+ бесплатно и переходите в готовое решение.

Организация складского учета материалов

Учет ТМЦ в бухгалтерии и на складе может вестись количественно-суммовым и сальдовым методом.

При использовании первого варианта и на складах, и в бухгалтерии учет ТМЦ ведется по количеству и сумме одновременно.

Если же учетной политикой был утвержден сальдовый метод, то на складе ТМЦ учитываются по количеству, а в бухгалтерии — в суммовом выражении.

Ведение складского учета материалов возможно двумя способами: партионным и сортовым.

В данном случае каждая партия ТМЦ хранится отдельно. Партия — однородный материал, поступивший по одному документу. На каждую партию МОЛ оформляет партионную карту в двух экземплярах: 1-й — для склада, 2-й — для бухгалтерии. Форма утверждается фирмой самостоятельно в зависимости от вида ТМЦ.

В приходную часть документа вносятся данные согласно первичке, поступившей от поставщика, в расходную — данные по факту списания материалов. После полного отпуска всей партии ТМЦ партионная карта закрывается, МОЛ составляет акт об израсходовании ТМЦ и передает весь пакет документов в бухгалтерию на проверку.

Складской учет материалов таким способом ведется по наименованиям и сортам ТМЦ вне зависимости от даты поступления и цены. На каждое наименование материала заводится карточка учета материалов (форма М-17), которая регистрируется в специальном бухгалтерском реестре. Ведется такая карточка в течение года.

При ведении складского учета сортовым методом экономично используется пространство склада, легко осуществляется управление остатками материалов. Однако отследить цену поступления ТМЦ не представляется возможным, и материал списывается по средней стоимости методом ФИФО или по цене единицы (п. 73 приказа № 119н).

Внутрискладское движение ТМЦ

У некоторых бухгалтеров или товароведов может возникнуть вопрос «Что называется перемещением?». В процессе хозяйственной деятельности у предприятия возникает необходимость в перемещении материалов между складами или структурными подразделениями. Первичным документом в данном случае выступает требование-накладная (форма М-11). Выписывается она МОЛ отправляющей стороны в 2 экземплярах: 1-й остается у передающей стороны и служит основанием для списания материалов с учета, 2-й передается МОЛ принимающей стороны и является основанием для принятия ТМЦ на учет.

Об оформлении требования-накладной читайте в материале «Порядок заполнения формы М-11 требование-накладная».

Инвентаризация

С целью выявления фактического наличия ТМЦ, числящихся в бухгалтерском учете, в организации проводится инвентаризация склада. Проводиться она может по мере необходимости по приказу руководителя, а также в обязательном порядке в следующих случаях (п. 22 приказа № 119н):

Периодичность проведения ревизии также может быть отражена в учетной политике предприятия.

Процедура проведения ревизии регламентирована методическими указаниями по инвентаризации имущества, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Прежде всего на предприятии издается приказ о проведении инвентаризации с указанием лиц — членов комиссии (не менее 3 человек) и визируется у руководителя (форма ИНВ-22). Такая комиссия имеет право проводить ревизию только в полном составе в присутствии МОЛ. Перед проведением проверки МОЛ пишет расписку в произвольной форме о том, что все ТМЦ учтены, а документы переданы в бухгалтерию.

Проверяющие сверяют фактическое наличие материалов со списком, который именуется инвентаризационной описью (форма ИНВ-3).

О применяемой при проверке наличия материалов инвентаризационной описи читайте в статье «Унифицированная форма ИНВ-3 — бланк и образец».

Такой документ содержит графу с данными по количеству материалов, учтенных в бухучете, и пустую графу, в которой проверяющие смогут отразить фактическое наличие ТМЦ. После полного пересчета ценностей комиссия подписывает данную ведомость. МОЛ на последней странице делает запись, что проверка проведена в его присутствии и что претензий к комиссии не имеется.

Если в результате были выявлены расхождения между учетным и фактическим количеством, составляется документ — сличительная ведомость, в которой фиксируются все подобные расхождения (форма ИНВ-18).

Об особенностях заполнения этой ведомости читайте в материале «Унифицированная форма ИНВ-18 — бланк и образец».

В случае выявления излишка его необходимо принять к учету. Он считается доходом предприятия и фиксируется по кредиту 91-го счета.

В случае выявления пересортицы ТМЦ результат может быть взаимно зачтен. Такой зачет возможен только у 1 МОЛ за 1 проверяемый период и только по аналогичным видам продукции в одинаковых количествах (п. 32 приказа № 119н).

В случае выявления недостачи прежде всего необходимо выяснить, не было ли естественной убыли (например, усушки, утруски). Недостача в пределах лимита считается расходами предприятия и списывается в дебет 26-го (44-го) счета, сверхлимит и фактическую недостачу обязано возместить МОЛ. Для отражения выявленных расхождений может использоваться форма ИНВ-26.

О нюансах проведения инвентаризации детально рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Изучите материал, получив пробный доступ к справочно-правовой системе К+ бесплатно.

Выбытие материалов

Списание материалов со склада должно сопровождаться одним из документов: лимитно-заборной картой (форма М-8), накладной об отпуске материалов на сторону (форма М-15), требованием-накладной (форма М-11) или товарной накладной (форма ТОРГ-12).

Хранение

Организация может создать склад, предназначенный для хранения материалов сторонних организаций и получать за услуги хранения определенное вознаграждение. Данная деятельность регламентирована ст. 909 ГК РФ.

В таком случае между контрагентами заключается публичный договор. То есть сдать на хранение свои ТМЦ имеет право любой желающий. Приемка материалов по качеству, количеству и ассортименту проводится МОЛ склада-хранителя. Поклажедатель имеет возможность осмотреть или проверить, а также забрать свои ценности в любой момент в присутствии МОЛ.

Вся процедура хранения оформляется первичными документами. Рассмотрим основные из них.

Прием ТМЦ на хранение сопровождается актом приема-передачи ТМЦ (форма МХ-1), который выписывается в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон. МОЛ фиксирует поступление ТМЦ на хранение в специальном журнале (форма МХ-2).

По истечении срока хранения, а также при желании поклажедателя, оформленном в письменном виде, склад-хранитель возвращает материалы. Данная процедура сопровождается актом о возврате товаров (форма МХ-3).

Бланки по форме МХ-1 и МХ-3 и порядок их заполнения можно найти в материалах:

Итоги

Для эффективной и бесперебойной работы фирмы необходимо грамотно организовать работу складов. Чтобы отследить движение ТМЦ на складах, очень важно своевременно выписывать сопроводительные и первичные документы, оборот которых следует зафиксировать графиком документооборота в учетной политике предприятия.

Источник

Документы складского учета: полное руководство

Складские документы — это специализированные шаблоны и формуляры, в которых фиксируется информация о фактическом наличии и движении материальных ценностей на складах организации.

Что относят к складским документам

Организация складского учета на предприятии направлена на достижение конкретных целей. Это обеспечение сохранности материальных ценностей и формирование достоверной и полной информации о наличии и передвижении материальных активов.

Вот что относится к складским документам:

Один из самых распространенных бланков — накладная ТОРГ-12.

Как организовать учет

Шаг 1. Организовать склад. Это особенно важно, если в учреждении большое количество товарно-материальных ценностей для их учета и хранения.

Шаг 2. Назначить ответственного работника или даже несколько лиц, уполномоченных на ведение складского дела.

Шаг 3. Утвердить перечень складских документов, которые будут использоваться в компании. НКО и представители бизнеса вправе разработать собственные бланки и формуляры. Все шаблоны следует закрепить в учетной политике. Бюджетникам следует руководствоваться положениями Приказа Минфина № 52н.

Документооборот на складе

Представим складской документооборот для чайников в виде таблицы с пояснениями к каждому формуляру. Все унифицированные формы можно скачать для работы. Бланки применять не обязательно, организация вправе разработать собственные шаблоны. Вот список основных складских документов:

Этап учета ТМЦ на складах

Образцы складских документов

Рекомендации по заполнению

Заполняются при покупке материальных ценностей у поставщика. Представляют собой товарные накладные, в которых детализирована информация о поступающих ТМЦ.

Так как документы поступают от внешних источников, заполнением бланков занимается поставщик (продавец, передающая сторона).

Приходный ордер заполняется ответственным лицом по ведению складского учета. Допускается отказаться от заполнения М-4, заменив формуляр специальным штампом. Штамп о получении проставляется на накладных. В структуре штампа должны быть предусмотрены все обязательные реквизиты М-4.

Это акт о наличии расхождений. Его требуется составить, если фактический объем, характеристики или качество поставки отличается от заявленных позиций в накладной.

Товарный чек или накладная

Используется при закупке ТМЦ через подотчетных лиц.

С 01.07.2019 изменились правила ведения подотчета. Теперь принять материалы только по накладной или товарному чеку нельзя. Обязательно требуется фискальный чек.

Справки, акты, ведомости и иные бланки

Используются при иных способах поступления ТМЦ. Например, при безвозмездной передаче придется подготовить акт о приемке-передаче. Либо использовать иной документ, предусмотренный в учетной политике.

Например, складская справка об остатках в произвольной форме потребуется при сверке остатков с бухгалтерией.

Используется при условии, что организация осуществляет партионный способ учета ТМЦ. То есть каждая партия товара хранится отдельно. На каждую поставку заводится партионная карта.

Партия — это однородные товары, ценности, материалы, которые поступили в учреждение по одному первичному документу.

Бланк партионной карты разрабатывается фирмой самостоятельно.

Карточка учета материалов

Этот метод учета называется сортовым. Карточка заводится на каждую учетную единицу ТМЦ. Учет в таком случае ведется по видам материалов, сортам, наименованиям. Причем вне зависимости от даты и объема поставки.

Требование-накладная оформляется при необходимости передать ТМЦ от одного материально-ответственного лица другому. Например, при передаче материалов между складами или структурными подразделениями учреждения.

М-11 заполняет ответственный работник отправляющей стороны. Составляется 2 экземпляра. Первый хранится по месту выбытия актива, второй — по месту учета при поступлении.

Приказ о проведении инвентаризации

Локальный распорядительный акт — основание для проведения контрольных мероприятий. В приказе следует обозначить:

С готовым приказом должны быть ознакомлены все заинтересованные лица.

Это фактическое наличие активов и ТМЦ на складе предприятия. То есть уполномоченная комиссия фиксирует данные в опись в соответствии с фактическими показателями и объемами ТМЦ.

Инвентаризация может проводиться только в присутствии материально ответственных лиц (Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).

Одна из обозначенных ведомостей заполняется при наличии расхождений фактических и учетных данных. Если бухгалтерский учет, складской учет не совпали, то расхождение фиксируется в документе.

Какой именно документ будет использоваться в работе, закрепите в учетной политике.

Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией

При получении материалов на хранение ответственное лицо заполняет акт приема-передачи ТМЦ по форме МХ-1. В нем фиксируется информация об активах, передаваемых на ответственное хранение на склад.

По истечению срока хранения либо по требованию передавшей стороны МОЛ возвращает товары. Оформляется акт о возврате ТМЦ в форме МХ-2.

Используется при списании материалов в производство либо для передачи активов на сторону. Заводится только на одну номенклатуру и на один отчетный месяц. По истечению отчетного периода передается в бухгалтерию.

Накладная об отпуске материалов на сторону

Заполняется при отпуске товаров или материалов на сторону. Используется редко, в большинстве случаев применяется форма М-15.

Оформляется разово. То есть один отпуск ТМЦ — один документ. Подготовьте сразу два экземпляра для каждой стороны.

Используется при реализации товарных ценностей. Если отгрузка товаров покупателям производится через транспортные компании, то следует оформить и товарно-транспортную накладную.

Накладные в складском учете

Несмотря на многообразие учетных и первичных форм учета, складская накладная является основным документом. Формуляр используется для отражения поступления активов на склад и для регистрации выбытия ТМЦ при реализации или на сторону.

Оформлением накладных занимается та сторона, которая осуществляет передачу товара: продавец или поставщик. Например, при покупке товара компания получает уже готовую форму ТОРГ-12. На основании этого документа в складском учете организации фиксируется отгрузка товара.

Уже при реализации актива, например при продаже собственной продукции, компания самостоятельно заполняет ТОРГ-12, так как сама компания выступает в роли продавца. Заполняется вся необходимая информация о сторонах сделки (покупатель, продавец и транспортная компания при необходимости). Затем регистрируется детальная информация о ТМЦ.

Образец товарной накладной ТОРГ-12

Инвентаризационные ведомости

Контроль над сохранностью ценностей и материальных активов — ключевая цель складского учета. Для реализации этой цели предусмотрена специальная процедура — инвентаризация. По сути, инвентаризационные проверки — это выверка фактического наличия ТМЦ с данными бухгалтерского учета.

Оснований для проведения инвентаризации несколько:

При выявлении расхождений составляется инвентаризационная складская ведомость.

Образец заполнения ведомости по форме ИНВ-19

Ценные бумаги в складском учете

Обеспечить сохранность ТМЦ можно не только на собственном складе. Нередко организации передают активы на сохранение сторонним торговым складам. При оформлении операции получающая сторона, то есть торговый склад, должна оформить соответствующую документацию. В вопросе следует руководствоваться статьей 912 ГК РФ, она подскажет, какие складские документы являются ценными бумагами.

Торговый склад, принимая на ответственное хранение ТМЦ, обязуется выдать:

Простое и двойное складское свидетельство признано ценными бумагами, так как эти документы выступают в роли залоговой документации. То есть товар в течение срока хранения является залогом путем залога соответствующего свидетельства. А вот унифицированная квитанция ценной бумагой не является.

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Источник

Ведение учета складских операций

vedenie_ucheta_skladskih_operaciy.jpg

Похожие публикации

Учет складских операций осуществляется в соответствии с Методическими рекомендациями, которые утверждены Приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н (ред. от 24.10.2016). Раздел 6 данного документа определяет способы организации складского хранения и учета, перечень документации, которая должна оформляться при движении товара на складе, порядок ее оформления и т.п. Также применяются положения ПБУ 5/01 «Учет МПЗ».

Способы ведения учета складских операций

Товарно-материальные ценности (ТМЦ), хранящиеся на складе, могут учитываться двумя методами:

Сальдовый метод подразумевает, что на складе все ТМЦ учитываются только по количеству. В денежном выражении учет ведется в бухгалтерии.

Количественно-суммовой метод. Здесь название говорит само за себя – на складе учет осуществляется как в количественном измерении, так и в денежном выражении. Бухгалтерия учитывает ТМЦ на основании первичных документов, переданных со склада после оприходования ценностей. По итогам периода учетные данные склада и бухгалтерии сверяются.

ТМЦ можно учитывать, используя следующие способы:

Сортовой способ – материальные ценности учитываются согласно их наименованию и сорту, независимо от даты поступления на склад. В этом случае на каждый вид заводится карточка учета по форме М-17, которая закрывается и отправляется в бухгалтерию по истечении каждого календарного года, а в торговых организациях оформляется карточка количественно-суммового учета М-28.

Партионный способ – товар учитывается в пределах партии, в которой он поступил на склад. На каждую поступивщую партию оформляется партионная карта (форма МХ-10), которая закрывается только после того, как весь учтенный в ней товар уйдет со склада.

Партионно-сортовой, в этом случае каждую партию разбивают по видам товара.

У каждого способа есть свои плюсы и минусы. Так, при партионном учете нужно организовать изолированное хранение каждой партии, что не всегда удобно, поскольку требует много места. Но зато можно учитывать товар именно по той цене, по которой он поступил.

Сортовой учет позволяет использовать складские площади более рационально, но списание товара приходится производить исходя из его средней стоимости.

На складе ведение учета возлагается на должностное лицо, ответственное за прием, отпуск, сохранность ТМЦ, Как правило, это кладовщик или заведующий складом, с которым заключается договор о полной материальной ответственности.

Учет складских операций: этапы

Организация учета складских операций подразумевает выделение нескольких отдельных этапов:

Движение ТМЦ на складе. Здесь подразумевается внутреннее перемещение товара (из одного склада в другой, между структурными подразделениями). При этом оформляют требование-накладную по форме М-11 в двух экземплярах. Один остается в месте убытия и служит для списания ТМЦ, другой передается вместе с товаром и используется для оприходования получателем. Также может использоваться лимитно-заборная карта М-8. В основном она используется при отборе материалов на производство.

Отпуск товаров на сторону. Оформляется аналогично внутреннему движению, но только сопровождается накладной по форме М-15 или ТОРГ-12.

Инвентаризация – это сверка фактического наличия товаров на складе с тем, которое числится в документах. Инвентаризация может быть плановая (обычно один раз в год), либо внеплановая (передача ТМЦ другому материально-ответственному лицу, при хищении или порче и т.д.). Сверка ведется по инвентаризационной описи (форма ИНВ-3). В ней содержатся данные о наличии товаров по информации бухгалтерии, и есть графа, где проставляется фактическое количество на складе. Если в ходе инвентаризации выявлено расхождение, то составляется сличительная ведомость, оформляется акт, на основании которого излишки приходуются, а недостачи и потери от порчи списываются.

Хранение материалов. Это может быть как основной деятельностью предприятия, то есть создается специальный склад, в который любой желающий может поместить свои ТМЦ на хранение за плату, либо на складе организации ведется хранение собственных ценностей, которые не подлежат дальнейшему использованию, но и не списываются. Для оформления хранения предусмотрен целый пакет документов с грифом МХ. Так, формы актов МХ-1 и МХ-3 оформляются при приеме товара на хранение и его возврате, сведения о принятых и возвращенных ТМЦ вносят в журнал учета МХ-2. Отчет по форме МХ-20 предназначен для отражения движения товара.

Компания может вести складской учет, как при помощи вышеуказанных унифицированных форм, так и разработав собственные учетные бланки с указанием в них обязательных реквизитов для первичных документов. Применяемые формы должны быть зафиксированы в учетной политике.

Пример ведения учета складских операций

ООО «Люкс» купила у ООО «Орион» муку для своего кондитерского цеха. На складе ООО «Люкс» применяется количественно-суммовой метод учета:

Кладовщик принял муку по накладной ТОРГ-12, расхождений выявлено не было и поэтому по итогам приемки составляется приходный ордер М-4. Мука приходуется на склад, кладовщик заводит карточку М-17, куда вносят данные о дате поступления, цене, количестве муки и сумме. В бухгалтерию передают первичные документы (счет-фактуру, ордер М-4).

После оприходования мука передана на производство. Выписывается два экземпляра лимитно-заборной карты (форма М-8). Одна остается у кладовщика, другая передается на производство. Выбытие отмечается кладовщиком в карточке М-17.

По окончании месяца лимитно-заборная карта сдается кладовщиком в бухгалтерию вместе с отчетом о движении материалов в местах хранения по форме МХ-20. Бухгалтерия сверяет данные учета на складе с показателями бухучета.

Правильно организованный учет складских операций обеспечивает сохранность товаров при хранении и перемещении, а также почти полностью исключает возможность пересортицы.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Источник

Документооборот склада: полный перечень документов, использующих в складском учете

В этой статье мы поговорим о документообороте на складе, наглядно покажем, по какой схеме складской учет осуществляется. Данная процедура — обязательная часть подсчета МПЗ всего предприятия. Она выполняется не так, как захотелось руководителю или бухгалтеру, а регламентируется специальными методическими рекомендациями и приказом министерства финансов. Все правила направлены на то, чтобы систематизировать и упростить контроль. Что это такое и как происходит его ведение — рассмотрим ниже.

Определение понятий

Документооборот — основная составляющая организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Его создали, чтобы вести сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью фирмы. Без него не способно работать ни одно предприятие, все будут путаться, станет крайне сложным заплатить налоги. Первичным документом складского учета выступает каждый, который являлся основанием для проведения любой операции. Он составляется либо во время мероприятия, либо после представителями всех заинтересованных сторон. Он же является законной основой для того, чтобы создать учетную запись.

Каждый из них оформляется только в соответствии со своей типовой формой, одобренной законодательством. Они являются обязательным условием бесперебойной работы всех открывшихся фирм в нашем государстве. Причем необязательно все составлять в бумажном виде, часто достаточно электронного.

Бланки самых популярных документов для скачивания

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Продукты

Основной перечень видов складских документов

Чтобы разобраться, что именно используется в работе организации, посмотрим, для чего они создаются и как их применяют для оформления всех внутренних процедур.

Разновидности

Прием товара

Учитывая данные из методических указаний, под материалами понимается довольно широкий перечень ассортимента:

Если в компании есть склад, то у него обязан быть человек, который будет материально отвечать за него. Это утверждается приказом директора. Все ТМЦ, поступающие в распоряжение такого сотрудника, должны быть обеспечены всеми необходимыми бумагами. Чтобы оприходовать и учесть все пришедшее, понадобится накладная. Но и без сопроводительной документации на складе в редких случаях могут проводить передвижения.

Когда принимается поступление важно проверить все отличия от описи по состоянию и пересчитать. Все обязано соответствовать написанному в приходном ордере. Если проявятся отклонения, заполняется специальный акт расхождений ТОРГ-2. Если не было найдено отличий или порчи, то ставятся подписи и штампы на двух копиях документации — поставщика и получателя.

Перемещение продукции внутри предприятия: документы

Во время производственной деятельности любой компании регулярно происходит потребность в движении материалов в стенах организации. Для этого тоже создают отчетность и хранят ее в архиве и ПО. Если нужно переместить, то составляется требование-накладная М-11, причем оформляться она будет в 2 копиях — для отправляющей и зачисляющей стороны. По распоряжению руководства или после определенных событий проводится инвентаризация. Обязательной она будет, если:

Создается указ, выбирается комиссия, затем в присутствии ответственного за материалы проводится проверка. Все ее результаты передаются в бухгалтерию, составляются:

Такая система позволяет легко проводить переучет и контролировать реальное состояние места хранения. Можно оперативно выявить материальный недостаток или избыток, найти испорченные детали и изменить в бухгалтерских отчетах реальные остатки.

Отпуск продукции со склада на сторону: документы

Работа этого отдела тоже сопровождается постоянной документацией. Среди нормативных бумаг выделяются:

Информация о хранении продукции

Ценность и важность этой части документооборота отражается в:

Карточка складского учета

Ее важно заводить, чтобы определить количество хранящихся ценностей, их разновидности вплоть до номенклатурного номера. Первые типовые формы создали еще в Советском Союзе — М-12 или более современные М-17.

В ней непременно должна быть информация о:

Проведение любой операции по зачислению или расходованию будет отражена в этих картах. Записывается день и месяц проведения, номер ордера, ставший основанием для действа. Также — наименование контрагента, который стал причиной изменения количества. К каждой операции прихода прибавляется объем, в момент расхода вписывается перемена в соответствующее поле. Затем сотрудник расписывается и ставит дату.

Отчеты по требованию руководителя

При необходимости составляются и предоставляются по запросу руководства организации. Их можно компоновать и объединять по требованию начальника подразделения. Все отчеты, которые были составлены — остаются в архиве от 5 лет. Предприятие обязано обеспечить несгораемые условия для отчетности.

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Операции прихода

Приходные ордера склада — это бумаги, которые помогают оформить поступление ТМЦ. Это не первичная документация, она составляется с помощью накладной или акта об излишках. Без оснований никто не имеет права выписывать этот документ.

Не все организации решают использовать расходный ордер, он не относится к бумагам строгой отчетности.

Продукты

Товарно-транспортная накладная

Это документ кладовщика на складе, который доказывает, что ТМЦ были переданы с помощью автомобильного или иного транспорта. Это значительное документальное подтверждение-основание для списания или оприходования на хранение. Если что-то ввозилось из-за границы, это допускается принимать на основании представленных отправителем груза отчетов. Заверенная реальная ТТН не всегда способна учесть особенности и внезапные изменения. Некоторые заведения промышленности составляют свои собственные формы документации. Если она нравится государству, то принимается и ее начинают использовать.

Печатается в 4 экземплярах. Один оставляете себе, остальные отдаются перевозчику. На основании этого документа поступает на склад ассортимент, а грузоперевозчик отвозит свои копии руководству для подписания. Форма Т-1 — в ней масса реквизитов обеих сторон — наименования, БИК, ИНН, юридический и фактический адреса, множество других вопросов. Но стоит отметить, что далеко не все необходимо непременно заполнять.

Товарная накладная

Еще одна бумага, которую составляют в момент продажи или пополнения запасов. Принципиально отличается от похожей документации отсутствием пункта про перевозку. Сейчас для успешного проведения подобной операции нужен ТОРГ-12. Составляется в 2 экземплярах — один остается у продавца, второй отправляется покупателю. Визуально они с ТТН похожи, но смысл в них разный. В ТН не указаны реквизиты, нет данных о стоимости продукции.

Накладная на внутреннее перемещение

Отличается в основном тем, что оформляется только на передвижения внутри предприятия — в цех, на склад. Первое, что делается — проставляется дата. Глядя на нее, отправивший груз его спишет, а принявший — зачислит. Без этого значения лист становится недействительным. Обязательно создается номер будущего документа. Для этого могут использоваться не только цифры, но и буквы. Потом вписывают грузоотправителя и приобретающую сторону.

Далее, идет таблица, в ней будет обозначаться перечень передвигаемых вещей, для всех отдельный номер. Указываются все нюансы:

В последней строке представлены итоговые данные — сумма всех колонок. Подписывается обеими сторонами.

Акты, составляемые на недостаток или лишнее количество

В любой фирме обязательно бывает ситуация, когда обнаружится неучтенный товар или его не хватает, хотя по бумагам еще должен быть. В этом случае оформляется документ в соответствии с задачей — учесть лишнее или отразить недостающее. Это первичная складская документация, обязательная к отражению во всех учетных данных. Списание ТМЦ проводится только после его составления и подписания. Основное отличие — снимаются с учета не потому, что куда-то отправились или продались, а из-за отсутствия, истечения срока возможного использования, пропажи или воровства, несоответствия санитарным нормам или гигиене.

Проводит исследование и составляет документацию ответственный работник — МОЛ. Потом это относится руководителю предприятия. Списывают в присутствии комиссии. Ее участники обязаны подписать бумаги и подтвердить этим факт честного мероприятия. В акте будет стоять стоимость каждой единицы списываемого имущества и общая ценность. Если есть необходимость — вписывается информация, куда и почему исчезла продукция или откуда оно могло появиться, если это излишки. Под всеми действиями подписывается руководитель и выносит решение — за чей счет производить списание, с кого взыскивать и как наказывать ответственных лиц. Это может быть:

Эта документация оформляется по форме и отправляется в бухгалтерию. Там она будет принята к учету и отражена в нем. После проведенных работ в программах перестает показываться неправильное количество продукции или сырья.

Автоматизация всего происходящего

Чтобы обеспечить бесперебойную и эффективную работу всех служб, понадобится качественное оборудование. Его реализует компания «Клеверенс». Данная организация имеет большой опыт в разработке собственного качественного программного обеспечения и контроле над работой уже действующего. Нельзя исключать человеческий фактор. Работа сотрудников без технических новинок становится трудоемкой и затратной. Для владельцев бизнеса это может заканчиваться проблемами и финансовыми потерями.

У автоматизации множество преимуществ:

Это только основные достоинства метода, которые будут присутствовать в любой организации.

Продукты

Программы и продукты для ведения складского документооборота

Среди наиболее популярного программного обеспечения стоит отметить:

Схема документооборота

Поступление товара от поставщика на склад:

Если компания нацелена на постоянное развитие и не собирается остановиться на паре десятков наименований, то ей требуется установка программного обеспечения на оборудование и регулярное обновление для наиболее эффективной работы. С помощью правильного и качественного учета можно сократить количество ошибок персонала и сбоев из-за невнимательности.

Источник