какие документы дают при аренде автомобиля
Особенности бухучета аренды автомобиля
Автомобиль – тот ресурс, без которого сложно обойтись любому предпринимателю и организации. Но в некоторых видах бизнеса он нужен не постоянно, поэтому не всегда целесообразно его приобретение в собственность. В таких случаях выручит аренда. Наиболее часто такой договор заключается с физическим лицом, в основном, это сотрудник. Можно воспользоваться и арендой у организации.
Рассмотрим, как правильно отражать финансовые последствия договора аренды автомобиля в бухгалтерском учете, а также как они отражаются на налогообложении.
Права и возможности арендополучателя автотранспорта
Аренда автотранспортного средства – это заключение договора, согласно которому означенное авто предоставляется во временное пользование его владельцем в пользу арендополучателя (ст. 34 Гражданского Кодекса РФ). Цели применения машины не оговариваются, естественно, по умолчанию они не должны быть незаконными.
Разновидностью аренды является фрахтование – договор на использование транспорта вместе с экипажем (водителем).
Арендодателем авто может выступать лицо любого статуса:
Наниматель машины при согласии арендодателя может заключить безвозмездный договор или договор ссуды. Если для нужд организации используется машина ее сотрудника, которой управляет он сам, фирма компенсирует ему затраты.
Все возможные варианты аренды – наем без экипажа, фрахт, безвозмездная аренда, ссуда или компенсация – по-разному отражаются в бухучете и влияют на налоговую нагрузку.
Договор аренды авто
Гражданский Кодекс РФ в ст. 606 разрешает предоставлять свое имущество, в том числе и автотранспортное средство, во временную эксплуатацию или владение и оформлять это соответствующим договором. Поскольку автомобиль – это движимое имущество, нотариально заверять или регистрировать у государства такой договор нет необходимости.
ВАЖНО! Не имеет значения, на какой срок и с какими особенностями заключается договор аренды – его надо оформлять исключительно в письменном виде.
Сроки действия такого договора могут быть лимитированы, но чаще их не прописывают, и срок действия остается неопределенным (ст. 610 ГК РФ).
Аренда ТС с экипажем (фрахт) предусматривает со стороны арендодателя не только предоставление автомобиля, но и оказание услуг по управлению, ремонту, техническому обслуживанию, хранению и т.п. (ст. 632 ГК РФ).
Члены экипажа являются представителями арендодателя – его работниками. На время действия договора они должны будут выполнять распоряжения арендатора, касающиеся коммерческого применения арендованного транспортного средства. Особенности оплаты их услуг изложены в договоре: если этот пункт пропущен, по умолчанию, членам экипажа платит арендодатель, поскольку их работодателем является именно он.
Аренда автомобиля без экипажа не предусматривает оказания дополнительных услуг, предоставляется в использование только сама автомашина (ст. 642 ГК РФ).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если работодатель заключил договор аренды авто со своим сотрудником, это значит, что машина нанята без экипажа, ведь сотрудник не может быть работодателем самому себе.
Бухгалтерский учет операций при аренде автомобиля
Чтобы отразить в бухучете средства, которые связаны со взятием автомобиля в аренду, нужно первичное документальное основание. Таковым признан приемочный акт – документ, свидетельствующий о передаче ТС в пользование арендатора. В нем обязательно значатся:
Арендованный автомобиль регистрируется бухгалтером на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства», с него он будет списываться по окончании срока аренды и возвращаться назад владельцу. На баланс по счету 01 «Основные средства» его ставить нельзя, поскольку он не приобретается в собственность. По этой же причине не начисляется амортизация.
Финансы, которые сопровождают процесс аренды, будут отражаться на счетах, касающихся деятельности, которую ведет организация, по дебету счетов:
Примеры проводок для арендатора:
Примеры проводок для арендодателя:
Арендодатель остается собственником актива – движимого имущества, которое учитывается на специальном субсчете счета 01. Он продолжает начислять на него обычную амортизацию: дебет 20 «Основное производство», кредит 02 «Амортизация основных средств».
Если владелец авто – сотрудник нанимателя
Договор аренды заключается по форме «без экипажа». Если стороны не договорились об ином, сотрудник – хозяин машины — оплачивает только прохождение техосмотра. Остальные платежи вносит сам арендатор, а именно:
Для организации или физлица-работодателя эти платежи являются расходами, то есть учитываемыми при налогообложении средствами. Чтобы уменьшить налоговую базу, они должны обязательно подкрепляться платежными документами (чеками с заправок, копией страхового талона и т.п.). Бухгалтерский учет подобен описанному выше с учетом нескольких нюансов.
К СВЕДЕНИЮ! Если договор аренды заключен с собственным сотрудником, то вместо счета 76 следует применять счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Пример проводок для аренды автомобиля сотрудника:
Налоговые вопросы аренды ТС
Следует учесть нюансы начисления НДС, налога на прибыль и подоходного налога, связанного с арендоваными транспортными средствами.
Аренда без экипажа
НДС принимается арендатором к вычету, если соблюдены следующие условия:
Налог на прибыль с аренды автомобиля учитывается в последний день отчетного периода по данному налогу. Иными словами, арендные платежи в качестве расходов уменьшают налоговую базу. Они входят в «Прочие расходы по производству и реализации», если организация применяет метод начисления.
НДФЛ отчисляется у сотрудника, если он сдал в аренду авто своему работодателю, который сам является его налоговым агентом. Он отчисляет 13% с получаемой арендной платы. Если личный автомобиль сдан в аренду другой организации, а не своему начальству, отчислять 13% должен «родной» работодатель.
Аренда с экипажем
Хозяин машины, которую предприятие зафрахтовало, сам обслуживает ее и несет сопутствующие расходы, потому что по факту он как бы временно становится сотрудником предприятия. Оно, в свою очередь, своевременно вносит арендную плату и чаще всего оплачивает расходы на топливо, потому что без него машина не сможет функционировать. Эти затраты и ложатся в основу учета налогооблагаемой базы.
НДС платится по такой же схеме, как и при аренде без экипажа.
НДФЛ в обычном размере 13% удерживается, только если машина принадлежит физическому лицу. Если она в собственности у организации, НДФЛ с зарплаты водителя не платится. То же касается страховых взносов – они удерживаются только при аренде у физлиц.
Налог на прибыль, если владелец авто – физлицо, делится на две группы: расходы на аренду автомобиля и затраты на оплату услуг водителя. Арендные платежи учитываются так же, как если владелец – юрлицо либо автомобиль арендуется без экипажа. А вот плата шоферу может быть признана расходом по-разному:
Как арендовать машину за границей
И не попасться на уловки прокатных контор
Два года назад мы с друзьями летали в Дубай.
Арендовать автомобиль можно у прокатных контор или посредников. Заказываете машину на сайте за пару недель до поездки, оформляете ее в аэропорту, катаетесь где хотите и сдаете перед отъездом.
Но в этом есть тонкости.
У кого арендовать
Для поездки, например, в Испанию с 16 по 29 апреля мы хотим арендовать автомобиль. Узнаем, сколько это будет стоить у прокатных контор и посредников.
Прокатные конторы ― это большие международные компании. Куда бы вы ни отправились, везде есть «Европкар», «Герц» или «Авис». У них везде одинаково хорошо, но дорого.
Посредники — это компании-агрегаторы. Они предлагают большой выбор машин со всех сайтов крупных прокатчиков и подключают местные компании. Посредники сотрудничают с прокатными конторами на особых условиях (например, получают корпоративные скидки).
Посредник — это лишнее звено между вами и прокатной конторой. Будьте готовы, что бронь на машину может слететь в последний момент. Берите машину у посредника, если готовы в крайнем случае обойтись без нее.
Какие документы нужны для аренды
Машину в прокат выдают только водителю старше 21 года со стажем вождения не менее 1 года.
Чем выше класс автомобиля, тем строже требования к арендатору.
Страховка
У прокатчиков есть много вариантов страховок с разными опциями. Чаще всего вам предложат следующие варианты.
Collision Damage Waiver (CDW) или Loss Damage Waiver (LDW). Машина застрахована от любого ущерба, кроме кражи. В договоре указывается франшиза — это сумма вашей ответственности. Ущерб в пределах этой суммы оплачиваете вы, а всё, что сверх этой суммы, оплачивает страховая.
Например
Theft Insurance (TI) или Theft Protection (TP) — это страховка от угона. Обычно она уже включена в вашу базовую страховку. Если нет, то брать ее необязательно. Оформляйте, если собираетесь в неблагополучную страну вроде Гондураса, Мексики или Колумбии.
Прокатчики включают в стоимость стандартную страховку CDW. Если вы начинающий водитель или переживаете, доплатите за полную страховку (Super CDW).
На что обратить внимание при аренде
Бронирование на сайте. Если вы арендуете на сайте, то прокатчик предлагает два варианта оплаты: сейчас или в офисе. Оплата сейчас обычно дешевле.
Регистрация номера авиарейса при бронировании машины на сайте. При бронировании автомобиля через интернет заполняйте поле с информацией о рейсе, которым вы летите. Так прокатная контора узнает об отмене рейса или его задержке, и машина вас дождется.
Повреждения. Возьмите акт выдачи, обойдите с ним машину вокруг. Если видите не отмеченные в акте царапины или сколы (даже самые маленькие) просите внести их в акт ― за них не попросят заплатить при возврате. И не забудьте проверить повреждения обивки салона и исправность приборов: горят ли фары, работает ли кондиционер. Заодно убедитесь в наличии аптечки и светоотражающего жилета.
Депозит. При оформлении машины прокатчики блокируют на вашей карте депозит. Обычно он составляет размер франшизы по страховке. Депозит должны вернуть в течение 30 дней после возврата машины. Штрафы и стоимость ремонта прокатчики вычитают из депозита. Стоимость полного бака бензина включают в депозит — если вернете машину с пустым баком, ее заправят за ваш счет.
Я прошу заблокировать депозит на кредитной карте: не люблю, когда в начале путешествия с основной карты пропадает тысяча евро. Через месяц деньги автоматически возвращаются на счет кредитной карты.
Как ездить
Ведите себя в арендованной машине как в такси. Нельзя курить даже с открытыми окнами: прокатчик может списать с депозита химчистку салона. Нельзя мусорить и пачкать сиденья.
Домашних животных перевозить можно, но обычно за это нужно доплатить. Лучше уточнять это у прокатчика перед арендой.
Если случилась авария, сразу вызывайте полицию. Получите у них протокол, который отдадите прокатчику при возврате машины. Машина на ходу ― уезжаете на ней, нет ― звоните прокатчику, он вызывает эвакуатор.
Если вы невиновны, то со всем разберется прокатная контора. А вот если вы виновник и страховка не покрывает ущерб полностью, готовьтесь доплатить недостающую сумму. Сумму, которую вам придется отдать (в пределах франшизы по страховке), определят после оценки ущерба.
В разных странах есть свои особенности ПДД
В большинстве европейских стран максимальная скорость в населенных пунктах ограничена 50 км/ч.
В Германии запрещено показывать поворотник при въезде на круговое движение.
В Италии каждый водитель должен иметь светоотражающий жилет. Его нужно надевать, когда покидаешь машину вне населенного пункта.
В США можно поворачивать направо при горящем красном светофоре.
Если не уверены в правилах — спросите в прокатной конторе перед началом аренды.
Если выписали штраф. Штрафы за парковку оплачивайте сами на почте или в банке. Если не знаете, как это сделать, отдайте квитанцию в прокатной конторе, они помогут оплатить. Штрафы за превышение скорости придут сразу в контору, их спишут с вашей карты.
Обязательно оплачивайте все штрафы. За неуплату вас могут внести в черный список прокатных контор или визовых центров.
Как возвращать автомобиль
Сдавайте машину раньше срока окончания аренды. Если вы взяли автомобиль на два дня в 11 утра в понедельник, то в среду в 11 часов он уже должен стоять у прокатной конторы. Лучше приезжать заранее, чтобы не нервничать в очереди. Если опоздаете со сдачей машины, прокатчик может потребовать доплату за целый день.
Перед сдачей заправьте полный бак. После попросите снять блокировку с вашей кредитной карты.
Как арендовать дешевле
Смените страну на сайте. Часто цена зависит от страны вашего нахождения.
Коды для скидок. Банки, авиакомпании, гостиницы и обычные компании сотрудничают с прокатными конторами и предоставляют скидки при аренде машины. Для этого при заказе надо ввести код скидки, который можно найти на сайтах прокатчиков в разделе «Партнеры»: «Герц», «Авис».
Какие документы дают при аренде автомобиля
 |
Автомобили повсеместно используются в жизни современного человека. Обойтись без них сегодня просто не представляется возможным. Помимо того, что транспортные средства приобретаются гражданами или различными фирмами в собственность, они также могут быть взяты во временное пользование – на прокат. Брать машину напрокат очень удобно в том случае, когда вы находитесь в путешествии или командировке и вам нужен автомобиль на время. Специалисты Управления Роспотребнадзора по Республики Алтай доводят до сведения потребителей информацию, необходимую при съеме автомобиля в прокат. При выборе автомобиля потребителю должна быть предоставлена информация о годе его выпуска, например посредством ознакомления его с паспортом транспортного средства. Также, важный вопрос для арендодателя, это наличие полисов ОСАГО, КАСКО. Эта информация позволит избежать крупных затрат, если произойдет ДТП по вине потребителя. Полис КАСКО обезопасит потребителя и арендодателя от возмещения ущерба арендодателю в случае причинения ущерба автомобилю, который потребитель возьмет в прокат, или в случае его угона. Потребитель должен быть проинформирован о том, установлены ли какие-либо ограничения по суточному пробегу автомобиля. Если такие ограничения есть, то за превышение установленной нормы километража арендодатель вправе установить плату за каждый дополнительный километр пробега. Помимо указанного, до сведения потребителя должен быть доведен размер платы (этот пункт обязательно должен быть включен в договор). Установленный километраж считается за весь период проката. Превышение оплачивается дополнительно. Если при получении автомобиля в прокат арендодатель просит внести залог, то информация о залоге также вносится в договор и в обязательствах арендодателя указывается возврат залога при возвращении автомобиля. Когда автомобиль выбран и потребителю предоставлена вся информация о нем, можно перейти к составлению договора. Договор заключается в простой письменной форме, эта сделка не требует нотариального удостоверения (п. 1 ст. 609 ГК РФ). В договоре должно быть отражено следующее: — марка и модель автомобиля, VIN, пробег; — срок аренды (начало и конец аренды); — права и обязанности сторон; — размер, сроки и порядок внесения арендной платы; — порядок передачи автомобиля (место передачи и место возврата), порядок и сроки оплаты; — наличие или отсутствие залога; — основания и порядок расторжения договора; — адреса, реквизиты сторон. К договору прилагается акт приема-передачи автомобиля, однако подписывать этот документ следует при непосредственной передаче автомобиля. В акте приема-передачи указывается количество топлива в баке автомобиля, как правило, бак заправлен полностью. В таком случае потребитель должен будет вернуть автомобиль с таким же количеством топлива, иначе придется заплатить арендодателю за такое же количество топлива и за заправку. Договор и акт составляются в двух экземплярах, один из которых отдается арендатору. Потребитель в присутствии арендодателя должен проверить, тот ли автомобиль, который им выбран, указан в качестве арендуемого транспортного средства. Кроме того, потребитель обязательно проверяет правильность внесения всех данных автомобиля в договор, сверяет их с паспортом транспортного средства и свидетельством о регистрации ТС. При приеме автомобиля потребитель обязан тщательно осмотреть его внешнее состояние и при обнаружении дефектов (вмятин, царапин, сколов) обязательно указать на них арендодателю и зафиксировать при составлении акта приема-передачи. В противном случае при сдаче автомобиля с потребителя могут взыскать денежный эквивалент выявленных дефектов. Помимо этого, потребитель должен убедиться в исправности запасного колеса, удостовериться в наличии домкрата и баллонного ключа и уточнить пункт выдачи и приема автомобиля и время его возврата, а по окончании процедуры в случае отсутствия у потребителя претензий подписать акт приема-передачи. Уважаемые потребители помните, взяв автомобиль в прокат, вы несёте полную ответственность за его содержание, сохранность, за соблюдение всех условий договора, за соблюдение требований Правил дорожного движения. Нарушая правила проката автомобилей, вы понесёте как финансовые, так и моральные потери, а доказать свою невиновность вы сможете только в судебном порядке в соответствии с гражданским законодательством. Удачи Вам на дорогах! |
| |
| |
