какие документы архивного фонда рф подлежат государственному учету
Регламент государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации
Настоящий Регламент разработан в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года № 552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России» и Федеральным законом от 25 января 1995 года «Об информации, информатизации и защите информации».
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Регламент устанавливает порядок государственного учета документов государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации с целью обеспечения государственного контроля за их сохранностью.
1.2. Государственному учету в составе Архивного фонда Российской Федерации подлежат архивные документы, отнесенные к постоянному хранению после экспертизы их ценности в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой России в соответствии со ст. 5 Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.
1.3. Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, коллекциям, единицам хранения.
1.4. Основой учета документов Архивного фонда Российской Федерации является единая система регистрации архивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средством учета документов является присвоение архивных шифров единицам хранения.
1.5. В настоящем Регламенте:
под учетом архивных документов понимается установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;
под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета;
под единицей учета архивных документов понимается единица измерения количества документов в архиве;
под единицей хранения архивных документов понимается учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.
1.6. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации основывается на следующих принципах:
унификация, основанная на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними, единства состава, методик составления и ведения учетных документов;
динамичность, обеспечиваемая своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов;
полнота и достоверность государственного учета.
1.7. Для учета архивных документов в государственных, районных, городских архивах, государственных музеях и библиотеках, научных и научно-отраслевых архивах Российской академии наук, структурных подразделениях организаций, осуществляющих прием и хранение архивных документов в интересах пользователя, ведутся:
книга учета поступлений документов;
описи дел и документов или их разновидности;
листы фондов или заменяющие их документы, а также другие учетные документы, на основании которых составляются документы централизованного государственного учета.
1.8. По мере перехода к автоматизированным архивным технологиям государственный учет архивных документов будет осуществляться на основе рекомендованных Федеральной архивной службой России автоматизированных учетных технологий при сохранении установленного Регламентом порядка работы.
1.9. Особому учету подлежат уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации.
2. ПОРЯДОК ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ЧАСТИ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
2.2. Документами централизованного государственного учета являются:
2.2.2. Карточка фонда (Приложение 2 к Регламенту).
2.3. При осуществлении централизованного государственного учета архивных документов в автоматизированном режиме обобщенные показатели документов централизованного государственного учета в части, отражающей количество, состав архивных фондов и количество единиц хранения, в том числе имеющих страховые копии и копии фонда пользования, а также исходные показатели, необходимые для получения обобщенных показателей, входят в число обязательных реквизитов учетных баз данных.
2.4. Порядок государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных, районных и городских архивах, государственных музеях и библиотеках.
2.4.1. Государственные архивы и их филиалы, районные и городские архивы, государственные музеи и библиотеки ежегодно составляют:
Карточки фондов на поступившие в течение года фонды (Приложение 2 к Регламенту);
и представляют их в вышестоящий орган управления архивным делом в установленные сроки.
2.4.2. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации:
2.4.2.1. На основании представленных паспортов составляют суммарные (в рамках субъекта Российской Федерации) паспорта всех
государственных архивов и их филиалов;
районных и городских архивов;
государственных музеев и библиотек.
2.4.2.2. Направляют три указанных паспорта в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года вместе с годовым отчетом о работе.
2.4.2.4. На основе карточек фондов, представленных государственными архивами и их филиалами, районными и городскими архивами, государственными музеями и библиотеками, а также научными и научно-отраслевыми архивами Российской академии наук (в соответствии с п. 2.5.5.2. Регламента) организуют и ведут фондовые каталоги органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
2.4.3. Федеральная архивная служба России:
2.4.3.1. На основании паспортов, представленных органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными государственными архивами, федеральными государственными музеями и библиотеками составляет 1 раз в 3 года суммарные (в рамках Российской Федерации) паспорта всех
федеральных государственных архивов и их филиалов;
государственных архивов субъектов Российской Федерации и их филиалов;
районных и городских архивов;
федеральных государственных музеев и библиотек;
2.4.3.2. На основе карточек фондов, представленных органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными государственными архивами, федеральными государственными музеями и библиотеками, а также Архивом Российской академии наук (в соответствии с п. 2.5.3.2. Регламента) организует и ведет Центральный фондовый каталог Федеральной архивной службы России.
2.5. Порядок централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской академии наук.
2.5.1. Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской академии наук осуществляется в документах централизованного государственного учета, определенных пп. 2.2.1. – 2.2.3. Регламента, составляемых в необходимом количестве экземпляров.
2.5.2. Архив Российской академии наук на основании представляемых научными архивами региональных отделений Российской академии наук и их научных центров, региональных научных центров Российской академии наук, научно-отраслевыми архивами Российской академии наук документов централизованного государственного учета:
2.5.2.3. Организует и ведет фондовый каталог Архива Российской академии наук.
2.5.3. Федеральная архивная служба России:
2.5.3.2. Включает карточки фондов в Центральный фондовый каталог Федеральной архивной службы России.
2.5.4. Научные архивы региональных отделений Российской академии наук и их научных центров, региональных научных центров Российской академии наук, научно-отраслевых архивов Российской академии наук представляют также документы централизованного государственного учета в органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации, на территории которых они расположены, в порядке и сроки, определенные п. 2.4.1. Регламента (по аналогии с государственными музеями и библиотеками).
2.5.5. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации:
2.5.5.2. Включают карточки фондов в фондовый каталог органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.
2.5.5.3. Не представляют документы централизованного государственного учета об объеме и составе архивных документов, хранящихся в научных и научно-отраслевых архивах Российской академии наук, в Федеральную архивную службу России ввиду централизованного их представления Архивом Российской академии наук в Федеральную архивную службу России.
2.6. Порядок централизованного государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в организациях.
2.7. Порядок централизованного государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном и депозитарном хранении в отдельных федеральных органах исполнительной власти и подведомственных им организациях и воинских частях.
2.7.1. Министерство иностранных дел Российской Федерации, Служба внешней разведки Российской Федерации централизованно составляют по своим системам учетные сведения по форме Приложения 4 к Регламенту (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г.) и представляют их в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года к 20 января следующего за отчетным года.
2.7.2. Организации, подведомственные Министерству обороны Российской Федерации, Федеральной пограничной службе Российской Федерации, Министерству внутренних дел Российской Федерации, Министерству Российской Федерации по атомной энергии, Федеральной службе безопасности Российской Федерации, Федеральному агентству правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации, составляют учетные сведения по формам Приложений 4, 4а, 4б к Регламенту (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г.) и представляют их в соответствующие федеральные органы исполнительной власти 1 раз в 3 года к 30 декабря отчетного года.
Сводные учетные сведения по каждой из указанных систем, включающие сведения по центральному аппарату по форме Приложения 6 к Регламенту, а также учетные сведения только по центральному аппарату по формам Приложений 4, 4а, 4б к Регламенту, федеральный орган исполнительной власти представляет соответственно в Федеральную архивную службу России и соответствующий федеральный государственный архив с определенной выше периодичностью к 20 января следующего за отчетным года.
Федеральные государственные архивы не включают указанные учетные сведения в форму Приложения 6 к Регламенту, составляемую в соответствии с п. 2.6.2. Регламента, ввиду централизованного представления названными федеральными органами исполнительной власти учетных сведений в Федеральную архивную службу России.
2.7.3. Организации систем Министерства внутренних дел Российской Федерации и Федеральной службы безопасности Российской Федерации представляют также учетные сведения по формам приложений 4, 4а, 4б к Регламенту в органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации не включают данные из них в форму Приложения 6 к Регламенту, составляемую в соответствии с п. 2.6.3. Регламента, ввиду централизованного представления названными федеральными органами исполнительной власти учетных сведений в Федеральную архивную службу России.
2.7.4. Российский государственный фонд кинофильмов Государственного комитета Российской Федерации по кинематографии составляет учетные сведения по форме Приложения 4а к Регламенту (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г.) и представляет их в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года к 20 января следующего за отчетным года.
2.7.5. Организации, хранящие документы, отнесенные в установленном порядке к составу геологического фонда Министерства природных ресурсов Российской Федерации, Российского государственного фонда данных о состоянии природной окружающей среды Федеральной службы России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды, картографо-геодезического фонда Федеральной службы геодезии и картографии России составляют учетные сведения по форме Приложения 5 к Регламенту (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г.) и представляют их соответственно в государственное предприятие «Российский федеральный геологический фонд» Министерства природных ресурсов Российской Федерации, Центр гидрометеорологических данных Всероссийского научно-исследовательского института гидрометеорологической информации – мировой центр данных Федеральной службы России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды, Центральный картографо-геодезический фонд Федеральной службы геодезии и картографии России 1 раз в 3 года к 30 декабря отчетного года.
Сводные учетные сведения по каждому из названных отраслевых фондов по форме Приложения 5 к Регламенту указанные предприятия и организации представляют в Федеральную архивную службу России с определенной выше периодичностью к 20 января следующего за отчетным года.
2.7.6. Центры стандартизации, метрологии и сертификации Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации составляют учетные сведения по форме Приложения 5 к Регламенту и представляют их в Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации.
Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации сводные учетные сведения по форме Приложения 5 к Регламенту представляет в Федеральную архивную службу России. Периодичность и сроки представления аналогичны, указанным в п. 2.7.5. Регламента.
2.7.7. Федеральная архивная служба России включает учетные сведения, полученные в централизованном порядке, в Приложение 6 к Регламенту, составляемое в соответствии с п. 2.6.4. Регламента.
2.8. Порядок государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации при приватизации государственного и муниципального имущества.
2.8.1. Государственный учет документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации при приватизации государственного и муниципального имущества осуществляется в соответствии с Положением о порядке учета архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества, утвержденным распоряжением Государственного комитета Российской Федерации по управлению государственным имуществом от 22 октября 1996 года № 1131-р и приказом Федеральной архивной службы России от 6 декабря 1996 года № 54.
2.8.2. Представление документов централизованного государственного учета приватизированными организациями на документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в порядке, определенном п. 2.6. Регламента.
3. ПОРЯДОК ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ НЕГОСУДАРСТВЕННОЙ ЧАСТИ
АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
3.1. После отнесения документов к составу Архивного фонда Российской Федерации, осуществленного органами и учреждениями Федеральной архивной службы России совместно с собственниками этих документов на основании соглашения (договора), организуется их государственный учет.
3.2. Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации представляют учетные сведения о своих архивных документах по запросам органов и учреждений Федеральной архивной службы России в государственные, районные, городские архивы:
юридические лица – по форме Приложений 4, 4а, 4б к Регламенту в порядке, определенном п. 2.6.1. Регламента;
физические лица – по форме Приложения 2 к Регламенту.
3.3. Централизованный государственный учет документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляется
для юридических лиц – в порядке, определенном п.п. 2.6.2. – 2.6.4. Регламента;
для физических лиц – в порядке, определенном п.п. 2.4.2.4., 2.4.2.5., 2.4.3.2. Регламента.
3.4. Архивные документы, вопрос об отнесении которых к Архивному фонду Российской Федерации не решен, не могут учитываться как документы Архивного фонда Российской Федерации. Собственники таких документов могут браться на учет как возможные источники комплектования государственного, районного, городского архива.
3.5. Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, переданные в собственность государства на постоянное хранение в государственные, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки, включаются в состав государственной части Архивного фонда Российской Федерации и учитываются в порядке, определенном п. 2.4. Регламента.
3.6. Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, переданные собственниками на временное и депозитарное хранение в государственные, районные и городские архивы, государственные музеи и библиотеки учитываются отдельно от документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации в порядке, определенном п. 2.4. Регламента по формам Приложений 1, 2, 3 к Регламенту.
Проект «Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации»
П О Р Я Д О К
государственного учета документов
Архивного фонда Российской Федерации
I. Общие положения
1.1. В соответствии с частью 1 статьи 19 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» («Собрание законодательства Российской Федерации», 2004 г., № 43, ст. 4169; 2006 г., № 50, ст. 5280; 2007 г., № 49, ст. 6079; 2008 г., № 20, ст. 2253; 2010 г., № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196) документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету.
1.2. Документы Архивного фонда Российской Федерации хранятся:
в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук [1] – постоянно;
в органах и организациях, выступающих в качестве источников комплектования государственных и муниципальных архивов [2] – временно;
в федеральных органах исполнительной власти и организациях, перечень которых устанавливается Правительством Российской Федерации [3] – в соответствии с договором о сроках депозитарного хранения, заключаемым с Росархивом.
1.3. Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, коллекциям, единицам хранения.
1.4. Основой государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации является единая для всех организаций, осуществляющих постоянное, временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации система регистрации архивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов.
1.5. Настоящий Порядок определяет организацию работы по государственному учету документов Архивного фонда Российской Федерации и формы ее проведения с целью обеспечения государственного контроля за сохранностью документов Архивного фонда Российской Федерации и удовлетворения потребностей государства, общества и граждан в информации об объеме, составе, содержании и месте их хранения.
1.6. Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации ведется в традиционном и автоматизированном режимах.
1.7. Особому учету подлежат уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации.
1.8. В настоящем Порядке понимается:
под единицей хранения документов Архивного фонда Российской Федерации – физически обособленный документ или архивные документы;
под архивным фондом – совокупность архивных документов исторически или логически связанных между собой. К архивному фонду приравнивается архивная коллекция;
под документом государственного учета – документ установленной настоящим Порядком формы, отражающий объем, состав и/или содержание, а также физическое состояние или условия хранения документов Архивного фонда Российской Федерации;
под сводным документом государственного учета – документ, содержащий суммарные данные документов государственного учета;
под учетной базой данных – электронная база данных, созданная на программном обеспечении, предоставленном Федеральным архивным агентством (Росархивом), и содержащая описания архивных фондов в соответствии с перечнем элементов описания, определенным настоящим Порядком;
под сводной учетной базой данных – электронная база данных, содержащая суммарную информацию учетных баз данных;
под государственным учетом – система учета документов Архивного фонда Российской Федерации, основанная на сосредоточении в уполномоченных органах исполнительной власти в области архивного дела документов государственного учета, учетных баз данных, составлении сводных документов государственного учета, сводных учетных баз данных и предоставление информации, содержащейся в них в сети Интернет.
1.9. Организации, осуществляющие постоянное, временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации:
на основании основных (обязательных) и вспомогательных учетных документов составляют документы государственного учета и пояснительные записки к ним.
Государственные и муниципальные архивы ведут учетные базы данных.
1.10. Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела и Росархив на основании документов государственного учета, полученных от организаций, осуществляющих постоянное, временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, и учетных баз данных, полученных от государственных и муниципальных архивов, ведут государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и составляют сводные документы государственного учета и пояснительные записки к ним, пополняют сводные учетные базы данных.
II. Состав и формы документов государственного учета
и сводных документов государственного учета
2.1. Документами государственного учета являются:
2.1.1. Для организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации:
2.1.1.2. Лист учета и описания уникального документа (приложение № 9).
2.1.2. Для организаций, осуществляющих временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации:
Паспорт архива организации по состоянию на 1 декабря ________ г. (приложение № 3).
2.2. Сводными документами государственного учета являются:
2.2.1. Для организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации:
2.2.1.1. Сводные паспорта государственных, муниципальных архивов, музеев, библиотек, организаций Российской академии наук.
Формы сводных паспортов идентичны форме паспорта государственного, муниципального архива, музея, библиотеки, организации Российской академии наук (приложение № 1).
2.2.1.2. Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, государственные реестры уникальных документов архивных фондов субъектов Российской Федерации.
Формы государственных реестров идентичны форме листа учета и описания уникального документа (приложение № 9).
2.2.2. Для организаций, осуществляющих временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации:
2.2.2.1. Сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях – источниках комплектования федерального государственного архива, государственного архива субъекта Российской Федерации и муниципального архива на 1 декабря _____ г. (приложение № 4);
2.2.2.2. Сводные сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях – источниках комплектования государственных архивов субъекта Российской Федерации и муниципальных архивов по состоянию на 1 декабря _____ г. (приложение № 5);
2.2.2.3. Сводные сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях – источниках комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов в целом по Российской Федерации по состоянию на 1 декабря _____ г. (приложение № 6).
2.2.3. Для организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации:
2.2.3.1. Сведения о состоянии хранения документов в федеральном органе исполнительной власти и организациях, а также их территориальных органах и (или) подведомственных организациях, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 1 декабря _____ г. (приложение № 7);
2.2.3.2. Сводные сведения о состоянии хранения документов в федеральных органах исполнительной власти и организациях, а также их территориальных органах и (или) подведомственных организациях, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 1 декабря _____ г. (приложение № 8).
III. Состав программного обеспечения учетных баз данных
и сводных учетных баз данных, перечень элементов описания
архивных фондов для ведения государственного учета
документов Архивного фонда Российской Федерации
в автоматизированном режиме
3.1. Программным обеспечением учетных баз данных и сводных учетных баз данных для ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в автоматизированном режиме являются:
для государственных и муниципальных архивов – программный комплекс «Архивный фонд»;
для уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела – программный комплекс «Фондовый каталог»;
для Росархива – программный комплекс «Центральный фондовый каталог».
3.2. Для всех трех программных комплексов (далее ПК) перечень элементов описания архивных фондов государственного, муниципального архива для ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в автоматизированном режиме (приложение № 2) является единым.
3.3. Программным обеспечением для ведения государственного учета уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации в автоматизированном режиме для уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела и Росархива является ПК «Государственный реестр».
3.4. Перечень элементов описания уникальных документов для ведения их государственного учета в автоматизированном режиме соответствует перечню реквизитов листа учета и описания уникального документа (приложение № 9).
IV. Ведение государственного учета документов
Архивного фонда Российской Федерации
4.1. Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на постоянном хранении в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках.
4.1.2. Государственные и муниципальные архивы в течение года обновляют и пополняют описания архивных фондов в формате ПК «Архивный фонд» (приложение № 2).
4.1.3. Паспорта и копии информационных массивов учетных баз данных «Архивный фонд» представляются в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в области архивного дела.
4.1.4. Федеральные государственные архивы представляют в Росархив:
— паспорта 1 раз в 3 года (на 1 января 2013 г., 1 января 2016 г. …);
— копии информационных массивов учетных баз данных «Архивный фонд» ежегодно.
Паспорта и копии информационных массивов учетных баз данных «Архивный фонд» представляются вместе с годовым отчетом о работе.
4.1.5. Федеральные государственные музеи и библиотеки представляют в Росархив паспорта 1 раз в 3 года (на 1 января 2013 г., на 1 января 2016 г., … ) к 1 марта.
4.1.6. Периодичность и сроки представления паспортов государственными архивами, музеями и библиотеками субъекта Российской Федерации и муниципальными архивами, музеями и библиотеками устанавливает уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, но не реже, чем 1 раз в 3 года (на 1 января 2013 г., на 1 января 2016 г., …).
4.1.7. Копии информационных массивов учетных баз данных «Архивный фонд» представляются государственными архивами субъектов Российской Федерации и муниципальными архивами ежегодно в сроки, установленные уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.
4.1.8 Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела:
4.1.8.1. На основании паспортов, полученных от государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек, составляют сводные (в рамках субъекта Российской Федерации) паспорта:
— государственных архивов субъекта Российской Федерации;
— муниципальных архивов субъекта Российской Федерации;
— государственных музеев и библиотек субъекта Российской Федерации;
— муниципальных музеев и библиотек субъекта Российской Федерации.
4.1.8.2. Представляют четыре указанных паспорта в Росархив 1 раз в 3 года (на 1 января 2013 г., на 1 января 2016 г., … ) к 1 марта.
4.1.8.3. На основании копий информационных массивов учетных баз данных «Архивный фонд», полученных от государственных и муниципальных архивов, объединяют описания архивных фондов государственных и муниципальных архивов в сводной учетной базе данных «Фондовый каталог», которая размещается в сети Интернет на сайте уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.
4.1.8.4. Представляют копии информационных массивов сводных учетных баз данных «Фондовый каталог» в Росархив ежегодно к 1 марта.
4.1.9.1. На основании сводных паспортов, полученных от уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела и федеральных государственных архивов, музеев и библиотек, составляет 1 раз в 3 года (на 1 января 2013 г., на 1 января 2016 г., … ) сводные (в рамках Российской Федерации) паспорта:
— федеральных государственных архивов;
— государственных архивов субъектов Российской Федерации;
— федеральных государственных музеев и библиотек;
— государственных музеев и библиотек субъектов Российской Федерации;
— муниципальных музеев и библиотек
4.1.9.2. На основании копий информационных массивов учетных баз данных «Архивный фонд», полученных от федеральных архивов, и копий информационных массивов сводных учетных баз данных «Фондовый каталог», полученных от уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, объединяет описания архивных фондов государственных и муниципальных архивов в сводной учетной базе данных «Центральный фондовый каталог», которая размещается в сети Интернет на сайте Росархива портала «Архивы России».
4.2. Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на постоянном хранении в организациях Российской академии наук.
4.2.1. Организации Российской академии наукежегодно составляют Паспорта (приложение № 1) и представляют их в Архив Российской академии наук в сроки и с периодичностью, определенной Архивом Российской академии наук.
4.2.2. Архив Российской академии наук на основании паспортов, полученных от организаций Российской академии наук:
4.3. Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в органах и организациях, выступающих в качестве источников комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов
4.3.1. Органы и организации, выступающие в качестве источников комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов, ежегодно к 30 декабря отчетного года составляют и представляют в соответствующие федеральные государственные архивы, государственные архивы субъектов Российской Федерации, муниципальные архивы «Паспорт архива организации по состоянию на 1 декабря _____ г.» (приложение № 3).
4.3.2. На основании представленных паспортов федеральные государственные архивы, государственные архивы субъектов Российской Федерации и их филиалы, муниципальные архивы составляют «Сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях – источниках комплектования федерального государственного архива, государственного архива субъекта Российской Федерации, муниципального архива по состоянию на 1 декабря _____ г.» (приложение № 4), которые представляются:
4.3.2.1. федеральными государственными архивами – в Росархив 1 раз в 3 года вместе с готовым отчетом не позднее 1 марта года, следующего за отчетным;
4.3.2.2. государственными архивами субъекта Российской Федерации и муниципальными архивами – в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела. Периодичность и сроки их представления государственными архивами субъектов Российской Федерации, муниципальными архивами устанавливает уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, но не реже, чем 1 раз в 3 года.
4.3.3. На основании представленных сведений уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела составляет «Сводные сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях – источниках комплектования государственных архивов субъекта Российской Федерации и муниципальных архивов по состоянию на 1 декабря _____ г.» (приложение № 5) и направляет их в Росархив 1 раз в 3 года вместе с годовым отчетом о работе не позднее 15 февраля года, следующего за отчетным.
4.3.4. На основании полученных от федеральных государственных архивов, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела сводных документов государственного учета Росархив составляет «Сводные сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях – источниках комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов в целом по Российской Федерации по состоянию на 1 декабря _____ г.» (приложение № 6).
4.4. Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на депозитарном хранении в федеральных органах исполнительной власти и организациях
4.4.1. Федеральные органы исполнительной власти и организации, осуществляющие депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации находящихся в федеральной собственности (далее – Депозитарии), а также их территориальные органы и подведомственные организации, ежегодно составляют «Паспорт архива организации по состоянию на 1 декабря _____ г.» (приложение № 3).
4.4.2. Депозитарии, не имеющие территориальных органов и (или) подведомственных организаций, представляют 1 раз в 3 года не позднее 15 февраля года, следующего за отчетным, в Росархив «Паспорт архива организации по состоянию на 1 декабря _____ г.» (приложение № 3).
4.4.3. Территориальные органы и (или) подведомственные организации направляют паспорта соответствующему Депозитарию с устанавливаемой им периодичностью и сроками их представления, но не реже, чем 1 раз в 3 года. Одновременно копия паспорта направляется в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, на территории которого располагается территориальный орган и (или) подведомственная организация.
4.4.4. Депозитарии, имеющие территориальные органы и (или) подведомственные организации, представляют 1 раз в 3 года не позднее 15 февраля года, следующего за отчетным, в Росархив:
4.4.4.2. Сведения о состоянии хранения документов в федеральном органе исполнительной власти и организации, а также их территориальных органах и (или) подведомственных организациях, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 1 декабря _____ г. (приложение № 7), составленные на основании паспорта Депозитария, а также паспортов территориальных органов и (или) подведомственных ему организаций.
4.4.5. На основании полученных от Депозитариев документов государственного учета и сводных документов государственного учета Росархива составляет Сводные сведения о состоянии хранения документов в федеральных органах исполнительной власти и организациях, а также их территориальных органах и (или) подведомственных организациях, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 1 декабря _____ г. (приложение № 8).
4.5. Ведение государственного учета уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации
4.5.1. Государственные архивы, музеи и библиотеки, организации Российской академии наукпо мере выявления потенциально уникальных документов заполняют на каждый из них лист учета и описания уникального документа (приложение № 9) на бумажном носителе в 2-х экземплярах и в электронном виде и представляют их вместе с электронной копией документа и 2-мя экспертными заключениями, подтверждающими уникальность документа, cоответственно в вышестоящий уполномоченный орган исполнительной власти в области архивного дела и Архив Российской академии наук:
4.5.1.1.Федеральные государственные архивы, музеи, библиотеки – в Росархив ежегодно к 1 сентября.
4.5.1.2. Государственные архивы, музеи, библиотеки субъекта Российской Федерации – в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.
4.5.1.3. Организации Российской академии наук – в Архив Российской академии наук.
4.5.2. Сроки представления указанного пакета документов государственными архивами, музеями, библиотеками субъекта Российской Федерации и организациями Российской академии наук устанавливают соответственно уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела и Архив Российской академии наук..
4.5.3. Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного делаорганизуют рассмотрение пакета документов, поступившего от государственных архивов, музеев, библиотек субъектов Российской Федерации, экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации для принятия решений:
4.5.3.1. О направлении предложений в Росархив о включении документа в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.
4.5.3.2. О включении документа в Государственный реестр уникальных документов архивных фондов субъекта Российской Федерации.
4.5.3.3. Об отказе в признании документа уникальным.
4.5.4. В случае решения ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела о целесообразности включения документа в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации в обоих экземплярах листа учета и описания уникального документа проставляются номер и дата протокола заседания ЭПК и указанные листы на бумажном носителе в 2-х экземплярах и в электронном виде с приложением 2-х экспертных заключений и электронной копии документа представляются в Росархив.
4.5.5. В случае решения ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела о включении документа в Государственный реестр уникальных документов архивных фондов субъекта Российской Федерации:
4.5.5.1. На экземплярах листа учета и описания уникального документа проставляются номер и дата протокола заседания ЭПК и регистрационный номер по Государственному реестру уникальных документов архивных фондов субъекта Российской Федерации, присвоенный в валовом порядке.
4.5.5.2. Листы учета и описания уникальных документов формируются в дела, которые со сроком хранения «постоянно» включаются в номенклатуру дел уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела. Соответствующая информация, включая электронную копию документа, вносится в учетную базу данных «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации», которая размещается в сети Интернет на сайте уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.
4.5.5.3. Государственному архиву, музею, библиотеке субъекта Российской Федерации направляется выписка из протокола заседания ЭПК и один экземпляр листа учета и описания уникального документа с проставленным регистрационным номером по Государственному реестру уникальных документов архивных фондов субъекта Российской Федерации.
4.5.6. В случае отказа ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела признать документ уникальным, государственному архиву, музею, библиотеке субъекта Российской Федерации возвращается весь пакет документов с выпиской из протокола заседания ЭПК.
4.5.7. Порядок действий Архива Российской академии наук в отношении документов, поступивших в Архив Российской академии наук от организаций Российской академии наук, аналогичен, изложенному в п.п. 4.5.3., 4.5.3.1., 4.5.3.3., 4.5.4., 4.5.6.
4.5.8. Росархив организует рассмотрение пакетов документов, поступивших от федеральных государственных архивов, музеев, библиотек, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, Архива Российской академии наук, Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве (ЦЭПК) для принятия решений:
4.5.8.1. О включении документа в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.
4.5.8.2. Об отказе о включении документа в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.
4.5.9. В случае решения ЦЭПК при Росархиве о включении документа в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации:
4.5.9.1. В обоих экземплярах листа учета и описания уникального документа проставляются номер и дата протокола заседания ЦЭПК при Росархиве и регистрационный номер по Государственному реестру уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, присвоенный в валовом порядке.
4.5.9.2. Один экземпляр листа учета и описания уникального документа включается в дело, которое со сроком хранения «постоянно» учтено в номенклатуре дел Росархива. Соответствующая информация, включая электронную копию документа, вносится в учетную базу данных «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации», которая размещается в сети Интернет на сайте Росархива портала «Архивы России».
4.5.9.3. Федеральному государственному архиву, музею, библиотеке, уполномоченнному органу исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, Архиву Российской академии наук направляются выписка из протокола заседания ЦЭПК и один экземпляр листа учета и описания уникального документа с проставленным регистрационным номером по Государственному реестру уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.
4.5.10. В случае отказа ЦЭПК при Росархиве признать документ уникальным, федеральному государственному архиву, музею, библиотеке, уполномоченному органу исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, Архиву Российской академии наук возвращается весь пакет документов с выпиской из протокола заседания ЦЭПК.
4.5.11. Изменения в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и государственные реестры архивных фондов субъектов Российской Федерации вносятся на основании актов о внесении изменений и дополнений в лист учета и описания уникального документа.
4.5.12. Акты составляются государственными архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук в произвольной форме по мере необходимости и отражают новые сведения, полученные в результате научного изучения уникальных документов, а также информацию о проведении его реставрации.
4.5.13. Акты представляются соответственно в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, Архив Российской академии наук, которые направляют их в Росархив.
4.5.14. Федеральные государственные музеи и библиотеки направляют акты непосредственно в Росархив.
Пояснительная записка
к проекту «Порядка государственного учета документов
Архивного фонда Российской Федерации»
Проект «Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» разработан взамен Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива от 11 марта 1997 г. № 11 (зарегистрирован Минюстом России 18 июля 1997 г., регистрационный № 1344).
Необходимость подготовки новой редакции ведомственного нормативного правового акта для всех органов и организаций, осуществляющих хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, продиктована дальнейшим развитием и совершенствованием законодательной базы в области архивного дела, внедрением информационных технологий в рассматриваемую сферу деятельности.
Правовой основой Порядка является Федеральный закон от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в соответствии с частью 1 ст. 19 которого документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету.
Проект Порядка подготовлен в целях создания механизма реализации указанной законодательной нормы. В его положениях определены организация работы по государственному учету документов Архивного фонда Российской Федерации и формы ее проведения.
Представленный нормативный ведомственный акт существенно отличается от действующего в настоящее время Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, прежде всего в части технологии проведения работ. В частности, в соответствии с проектом государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, должен быть организован не на основе накопления карточных массивов, работа с которыми осуществляется в ручном режиме (как это предусмотрено в устаревшем Регламенте), а путем заполнения и представления в соответствующий вышестоящий уполномоченный орган исполнительной власти в области архивного дела баз данных, созданных на едином программном обеспечении и содержащих описания архивных фондов и документов, выполненные по единой методике.
Важным новшеством является предусмотренное проектом размещение этой информации в сети Интернет на сайтах Росархива и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, что обеспечит расширение доступа к сведениям об объеме, составе, содержании и месте хранения документов Архивного фонда Российской Федерации
В проект включен новый раздел «Ведение государственного учета уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации», предусматривающий учет уникальных документов в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Ведение Государственного реестра в соответствии с частью 1 ст.19 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» осуществляет Росархив. Административный регламент по исполнению Росархивом указанной государственной функции утвержден приказом Минкультуры России от 23.10.2007 № 1296 и зарегистрирован Минюстом России (регистрационный № 10633 от 06.12.2007).
Определенные изменения претерпели формы документов государственного учета, что обусловлено необходимостью включения в них сведений об объеме и составе электронных документов, находящихся в организациях, осуществляющих постоянное, временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.
Проект «Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» прошел рецензирование практически во всех уполномоченных органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела и публичное обсуждение в связи с его размещением на сайте Росархива в феврале 2011 г.
Коллегия Росархива рассмотрела и одобрила проект «Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации».
Принятие нового нормативного ведомственного акта по вопросам государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации будет способствовать улучшению этой работы, проведению ее с использованием современных информационных технологий, созданию условия не только для усиления государственного контроля за сохранностью Архивного фонда Российской Федерации, но и для улучшения информирования заинтересованных организаций и лиц о составе и содержании его документов и организации их хранения.