какие документопотоки существуют в организации

Что обязательно нужно знать о грамотном документообороте

В первую очередь документооборот любой организации можно разделить на внутренний и внешний в зависимости от его направленности.

Пользователями внутренних документов являются:

Во внутренних документах присутствуют только подписи ответственных лиц, многие даже не требуют печати. Внутренняя переписка может вестись и вовсе в безбумажном формате. Сотрудник идентифицируется по логину или адресу почты (выдаются при трудоустройстве).

Кстати! Для организаций наличие печати не обязательное условие, но если она есть, то ее необходимо использовать. ИП также может работать без печати.

Формы регламентируются учетной политикой, особенностями делового оборота и внутренними установка компании, если только речь не о строго утвержденных формах, хотя таких осталось немного.

К пользователям внешних документов относятся:

Внешние документы часто имеют строго утвержденную форму (декларации, справки, заявления). Иногда их передача должна сопровождаться предъявлением доверенности и подтверждением личности представителя компании.

Способы организации

В зависимости от вида и направленности можно создать различные системы документооборота:

Важно! Действующее законодательство не предусматривает полного перехода на ЭДО, потому что некоторые документы, в частности связанные с кадрами, необходимо подписывать работникам лично (собственноручно) без ЭЦП.

Ведение внутренней документации обычно ограничено только фантазией руководства. Служебные записки, распоряжения, инструкции, отчеты о проделанной работе станут обязательными, если они есть во внутренних положениях, должностной инструкции и сотрудник был ознакомлен при трудоустройстве со своими обязанностями и корпоративными правилами.

Для того чтобы обмениваться в электронном виде с поставщиком или клиентом актами, накладными и другими документами, придется указать такую возможность в договоре. Если ваши покупатели делают заказ через сайт, то подобные условия стоит разместить в разделе правил пользования и напомнить покупателю, что он соглашается с ними, а также запросить необходимую информацию. Например, для отправки чека онлайн-кассы может понадобиться мобильный номер или электронная почта.

Системы ведения ЭДО

Огромное количество операторов и производителей программного обеспечения предлагают сейчас услугу электронного документооборота. Причем организовать учет можно совершенно по-разному и с помощью операторов и без них:

CRM- системы

Основные этапы работы:

Важно! В результате общения в системе появляется карточка, сохраняющая подробную информацию о покупателе. Для обработки персональных данных физического лица необходимо получить его согласие.

При помощи CRM происходит обмен с клиентом документами и взаимодействие между отделами. Обычно в обороте фигурируют заявка, счет, акт или накладная, наряд, договор. Они могут формироваться в самом сервисе, что упрощает работу менеджера и увеличивает скорость его работы, а значит, объем продаж.

График документооборота

Если просто дать сотрудникам задачи и ждать их выполнения без указания конкретных сроков, то нужные документы бухгалтерия получит не скоро. Чтобы обеспечить своевременное поступление первички, понадобится график.

Для начала стоит составить список всех документов, которые будут использованы конкретно в вашей компании, и обозначить сроки их составления и передачи в следующий отдел или бухгалтерию. Можно также, если требуется согласование каких-то процедур, установить отведенный для этого период.

Кстати! Нарушение графика как самостоятельно, так и в составе других нарушений может стать причиной дисциплинарного взыскания и даже увольнения (п. 5 ст. 81 ТК РФ).

Затем определить, кто именно (не ФИО, а должность) отвечает за подготовку, подписание т.д. Соединить сведения в единую таблицу. Можно воспользоваться готовыми вариантами из сети. Потребуется ознакомить сотрудником под подпись с приказом (сам график — это неотъемлемое приложение к нему).

Требовать можно только те документы, которые предусмотрены должностной инструкцией, законодательством и правилами, относящимися к выполняемой сотрудником работе. Стоит обеспечить доступ к графику и его наличие на рабочих местах, чтобы сотрудники наглядно видели свои обязанности. В электронных системах и при наличии ЭДО можно настроить программы и сервисы таким образом, чтобы они указывали срок исполнения и предупреждали о приближении времени сдачи.

В чем поможет график:

Современные достижения в области программирования дают широкие возможности для внедрения как целого комплекса, так и скромных локальных систем для организации документооборота организации. Даже если компания небольшая, наличие четкого графика и строгих сроков позволяет улучшить не только внутреннюю работу, но и качество обслуживания клиентов.

Источник

В статье приведены объяснения таким понятиям, как входящая и исходящая документация, документооборот и его структура, документопоток, его режим и цикличность, внутренняя и внешняя документация. Приведены способы выделения нужной информации и ее хранения в текущих делах и архивах при делопроизводстве.

Виды документопотоков

В наш век информации невозможно себе представить работу любой структуры производства, потребления, регулирования или распределения без документации. Работа с документацией при сегодняшнем информационном бумажном и электронном буме становится все более сложной. Меняются носители информации, меняются люди, которые ее обрабатывают, меняется правовое поле использования информации. Понятие и структура документопотока также подвергаются изменению.

Документ как единица документопотока

Что такое документопоток

Вам будет интересно: Значение слова «порядок». Определение, происхождение и употребление

Документопотоки в организации (имеются в виду и предприятия тоже) по направлению делятся на входящие и исходящие. Каждый вид потока необходимо отделять друг от друга во избежание ошибок и путаницы в работе с документами.

Исходящий документопоток составляют документы, созданные и оформленные или обработанные в организации. Всем исходящим документам обязательно присваивается порядковый номер, они проверяются на наличие необходимых реквизитов и их правильность, они должны фиксироваться в журналах с указанием даты (как правило, это дата подписания документа), исходящего номера и кода подразделения, подготовившего документ.

При невозможности обработки документопотока сразу же (его резком увеличении) необходимо увеличивать штат обрабатывающих документы сотрудников во избежание ошибок и промедлений, обходящихся организации зачастую очень дорого.

Виды документопотоков могут быть самые разные, все зависит от вида деятельности организации и методов ее работы.

Для больших организаций и предприятий правильно выстроенный документопоток так же важен, как и поток материалов или выпущенной продукции. Для больших потоков документов разрабатываются и применяются даже документационные технологические процессы.

Понятие о внешних и внутренних потоках документов

Кроме входящей и исходящей информации в организации можно выделить внутреннюю, т.е. информацию, создаваемую и используемую только внутри самой организации. Эта информация может иметь определенную степень секретности и не быть общедоступной даже внутри одного подразделения. Обмен письмами между подразделениями одной организации обычно не принят. Для документального общения используются так называемые служебные записки (докладные, объяснительные, справки), подписываемые руководителями подразделений. Кроме служебных записок в организации функционируют приказы, указания, справки, техническая документация и другая документация.

Параметры документопотока

Содержание, или функциональность

Структура документопотока

Понятие и структуру документооборота можно описать теми признаками, с помощью которых дается классификация документов и их индексация, формируется вся система ориентирования в справочном аппарате документов организации. Обычно такая структура соответствует виду и целевому назначению потока документов.

Режим и цикличность

Эти параметры определяют изменения в нагрузке поступления информации во времени. Это, например, резкое увеличение объема работ с личными делами абитуриентов учебного заведения во время приемной кампании или с документами студентов в период сессий и окончания дипломирования.

Такие изменения связаны с внутренними ритмами работы организации и обычно вполне предсказуемы и планируемы.

Изменения направления документопотоков

Эти изменения связаны с содержанием работы подразделения обработки информации. Это отличия в способах регистрирования документов, способах контроля за сроками исполнения документов, способах ознакомления с ними, и, особенно, утверждения и согласования различных документов. На изменение направлений документопотоков будут влиять еще и внутренние изменения в структуре и направлении деятельности организаций.

Объем документопотока

Объем документооборота организации включает общее количество документов во всех потоках.

Совершенствование работы с документопотоками в организации

Для совершенствования этой работы необходимо исследование всего процесса делопроизводства, установление четких рекомендаций, делающих процесс технологически грамотным: убирать дублирование при работе с документами, исключать согласование документа подразделениями, не имеющими к нему отношения. Чем больше документооборот, тем более загружен управленческий аппарат организации, или хотя бы его большая часть.

Одним из главных моментов улучшения работы персонала с документами является уровень его профессиональной подготовки на всех этапах движения документопотока, оптимальная загруженность персонала работой, четкая регламентация работы с документом в каждом подразделении.

Регламентация и стандартизация при больших документопотоках дают возможность применения механизации и автоматизации делопроизводства, снижают численность сотрудников, работающих с документами, до оптимальной количества.

К сожалению, сведения об объемах документопотоков обычно занижены, что связано с несовершенными методиками учета.

Источник

Тема 2. Понятие документа, документопотока. Правила составления документов

Цели обучения — познакомить студентов:

Оглавление

Понятие документа, документопотока

Информационные связи предприятия и документопотоки

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

Свойства управленческой информации

Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:

Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.

К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:

Основные понятия делопроизводства

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ содержит сведения, отражающие:

Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.

Функции документа

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:

Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.

Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:

Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.

Основные задачи делопроизводства

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.

Основные нормативные документы

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Документы можно классифицировать по различным признакам:

Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.

На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.

К организационным документам предприятия можно отнести:

К распорядительным документам относятся:

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Входящие – документы, которые поступили на предприятие от других организаций.

Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:

Рис. 1. Документооборот на предприятии

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

Источник

Система документооборота в организации

Какие процессы используются в документообороте организации?

Существует стандартный ограниченный набор процессов документооборота, который может быть представлен в организации. В зависимости от типа компании, состава и количества основных бизнес-процессов, процессы документооборота могут быть представлены не полностью.
Условно процессы документооборота организации можно разделить на несколько основных групп. Как правило, ответственными за каждый тип процессов являются разные службы.
Это важно понимать при построении системы документооборота компании, поскольку от того, какие процессы планируется выстроить, фактические заказчики и пользователи этого проекта будут разные. Также различными будут требования к знаниям тех специалистов, которые будут выстраивать эти процессы.
Каждый процесс имеет достаточно стабильный маршрут движения, который определен принятым управленческим процессом в организации и зависит от типа, состава и содержания документов, степени регламентации функций и распределения обязанностей между руководителями и структурными подразделениями, а также от принятой в организации технологии работы с документами.
Процессы, связанные с внешними коммуникациями (поступление в организацию документов и отправка в другие организации):

Обработка входящей информации.
Документопоток входящих документов составляют:
• Документы вышестоящих организаций или органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.
В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации, управленческой, производственной, технической и иной деятельности.
К этим документам относятся указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации.
• Документы подведомственных организаций, присылающих документацию и различного рода запросы;
Эти документы содержат сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о ходе выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности.
По видам документов этот поток состоит из отчетов, докладных записок, писем, актов.
• Документы организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
Документы направляются с целью согласования совместных действий, с целью консультирования и получения информации.
По видам документов можно разделять: письма (информационные, рекламные, запросы и др.), договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты, счета, заявки и др.).
• Жалобы, предложения и заявления граждан и организаций.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:
• Приём входящих документов;
• Первоначальная обработка;
• Регистрация документа;

• Предварительное рассмотрение и распределение (внесение проекта резолюции);
• Рассмотрение документов руководством;
• Исполнение резолюций;
• Направление в архив.

Обработка исходящей информации.
Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы.
Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа.
В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных документов – письма, докладные, справки, отчеты и другие.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:
• Создание проекта документа;
• Согласование проекта документа;
• Утверждение проекта документа;
• Регистрация документа;
• Отправка адресату;
• Направление в архив.

Процессы, связанные с обеспечением деятельности и организационно-распорядительной деятельностью организации. Внутренний документопоток организации.
Управленческая деятельность организации фиксируется в основном организационно-распорядительными документами, которые условно можно разделить на три группы:
• организационные документы (устав организации, структура и штатное расписание, положения, инструкции, правила и др.);
• распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, решения и др.);
• справочно-информационные документы (протоколы, акты, справки, информации, сводки и др.).

Организационные документы
Организационные документы являются правовой основой деятельности организации и содержат правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее структуру, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений и работников, права и обязанности должностных лиц.

В процессе движения внутренних организационных документов в общем случае выполняются следующие операции:
• Создание проекта документа;
• Согласование проекта документа;
• Утверждение проекта документа;
• Регистрация документа;
• Направление в архив.

Разрабатывает организационные документы руководство организации или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу организации.
В процессе подготовки организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом).
Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационного документа является дата его утверждения.
Организационные документы в основном действуют впредь до их отмены или до утверждения новых. Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационных документов.

Распорядительные документы.
Распорядительные документы выполняют функции оперативного регулирования деятельности. В этих документах фиксируются решения по административным и организационным вопросам деятельности организации.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. С помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления вопросы; их адресатом являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.
В процессе движения внутренних распорядительных документов выполняются следующие операции:
• Создание проекта документа;
• Согласование проекта документа (в том числе и сторонними организациями);
• Утверждение проекта документа;
• Регистрация документа;
• Рассмотрение документов руководством;
• Исполнение резолюций;
• Направление в архив.

Информационно-справочные документы
Информационно-справочными документами являются: докладная, служебная и объяснительная записки, предложение, протокол, акт, справка и другие.
Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения. Они не содержат поручений и не обязывают выполнять поручения.
Особенностью информационно-справочных документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации т.д.

В процессе движения внутренних информационно-справочных документов выполняются следующие операции:
• Создание документа;
• Согласование документа;
• Подписание документа;
• Регистрация документа;
• Рассмотрение документа руководством;
• Исполнение резолюций;
• Направление в архив.

Источник

В статье приведены объяснения таким понятиям, как входящая и исходящая документация, документооборот и его структура, документопоток, его режим и цикличность, внутренняя и внешняя документация. Приведены способы выделения нужной информации и ее хранения в текущих делах и архивах при делопроизводстве.

Виды документопотоков

В наш век информации невозможно себе представить работу любой структуры производства, потребления, регулирования или распределения без документации. Работа с документацией при сегодняшнем информационном бумажном и электронном буме становится все более сложной. Меняются носители информации, меняются люди, которые ее обрабатывают, меняется правовое поле использования информации. Понятие и структура документопотока также подвергаются изменению.

Документ как единица документопотока

Вам будет интересно: Обособление вводных слов в русском языке

Что такое документопоток

Вам будет интересно: Лексическое значение слова «Россия»

Документопотоки в организации (имеются в виду и предприятия тоже) по направлению делятся на входящие и исходящие. Каждый вид потока необходимо отделять друг от друга во избежание ошибок и путаницы в работе с документами.

Вам будет интересно: Давление под водой в морских глубинах: как измерить

Исходящий документопоток составляют документы, созданные и оформленные или обработанные в организации. Всем исходящим документам обязательно присваивается порядковый номер, они проверяются на наличие необходимых реквизитов и их правильность, они должны фиксироваться в журналах с указанием даты (как правило, это дата подписания документа), исходящего номера и кода подразделения, подготовившего документ.

При невозможности обработки документопотока сразу же (его резком увеличении) необходимо увеличивать штат обрабатывающих документы сотрудников во избежание ошибок и промедлений, обходящихся организации зачастую очень дорого.

Виды документопотоков могут быть самые разные, все зависит от вида деятельности организации и методов ее работы.

Для больших организаций и предприятий правильно выстроенный документопоток так же важен, как и поток материалов или выпущенной продукции. Для больших потоков документов разрабатываются и применяются даже документационные технологические процессы.

Понятие о внешних и внутренних потоках документов

Кроме входящей и исходящей информации в организации можно выделить внутреннюю, т.е. информацию, создаваемую и используемую только внутри самой организации. Эта информация может иметь определенную степень секретности и не быть общедоступной даже внутри одного подразделения. Обмен письмами между подразделениями одной организации обычно не принят. Для документального общения используются так называемые служебные записки (докладные, объяснительные, справки), подписываемые руководителями подразделений. Кроме служебных записок в организации функционируют приказы, указания, справки, техническая документация и другая документация.

Параметры документопотока

Содержание, или функциональность

Структура документопотока

Понятие и структуру документооборота можно описать теми признаками, с помощью которых дается классификация документов и их индексация, формируется вся система ориентирования в справочном аппарате документов организации. Обычно такая структура соответствует виду и целевому назначению потока документов.

Режим и цикличность

Эти параметры определяют изменения в нагрузке поступления информации во времени. Это, например, резкое увеличение объема работ с личными делами абитуриентов учебного заведения во время приемной кампании или с документами студентов в период сессий и окончания дипломирования.

Такие изменения связаны с внутренними ритмами работы организации и обычно вполне предсказуемы и планируемы.

Изменения направления документопотоков

Эти изменения связаны с содержанием работы подразделения обработки информации. Это отличия в способах регистрирования документов, способах контроля за сроками исполнения документов, способах ознакомления с ними, и, особенно, утверждения и согласования различных документов. На изменение направлений документопотоков будут влиять еще и внутренние изменения в структуре и направлении деятельности организаций.

Объем документопотока

Объем документооборота организации включает общее количество документов во всех потоках.

Совершенствование работы с документопотоками в организации

Для совершенствования этой работы необходимо исследование всего процесса делопроизводства, установление четких рекомендаций, делающих процесс технологически грамотным: убирать дублирование при работе с документами, исключать согласование документа подразделениями, не имеющими к нему отношения. Чем больше документооборот, тем более загружен управленческий аппарат организации, или хотя бы его большая часть.

Одним из главных моментов улучшения работы персонала с документами является уровень его профессиональной подготовки на всех этапах движения документопотока, оптимальная загруженность персонала работой, четкая регламентация работы с документом в каждом подразделении.

Регламентация и стандартизация при больших документопотоках дают возможность применения механизации и автоматизации делопроизводства, снижают численность сотрудников, работающих с документами, до оптимальной количества.

К сожалению, сведения об объемах документопотоков обычно занижены, что связано с несовершенными методиками учета.

Источник