какие дни считаются оптимальными днями для проведения пресс мероприятий
Какие дни считаются оптимальными днями для проведения пресс мероприятий
Как организовать и провести пресс-конференцию?
Часть алгоритма подготовки к проведению пресс-конференции и ответы на наиболее часто задаваемые вопросы по этой теме представлены ниже.
Как выбрать место для пресс-конференции?
Определите место пресс-конференции. Независимо от того, где она будет происходить, необходимо соответственное аудио и видео оборудование ( микрофоны для участников и журналистов, плазма для демонстрации видеоматериалов и т.п.).
Когда проводить пресс-конференцию?
Определите день и дату пресс-конференции. Традиционно, лучшими днями считаются вторник, среда и четверг. Проверьте, какие еще события, конкурирующие за внимание журналистов, запланированы на этот день и время. Для этого можете обратиться, в частности, в Интерфакс. При выборе времени проведения пресс-конференции необходимо помнить, что это мероприятие проводится для прессы. Наиболее удобным временем для прессы является первая половина дня. Чем ближе к вечеру проходит пресс-конференция, тем сложнее будет успеть журналистам подготовить материал по мероприятию в текущий выпуск/номер. Ведь телесюжет нужно написать, смонтировать и утвердить до выхода новостей в эфир, а работникам печатных изданий нужно время, чтобы написать статью, отдать ее редактору и сверстать еще до ухода издания в типографию. Ежедневные издания верстаются после обеда/вечером текущего дня. Еженедельные – накануне дня выхода. Лишь сообщения информационных агентств выходят круглосуточно и могут попадать на стол редактора СМИ в любое время. Большинство интернет-ресурсов также публикует свои новости независимо от времени суток. В то же время информация о многих событиях будет актуальна и важна даже спустя определенное время после пресс-конференции. В таком случае, новости и статьи будут появляться по мере готовности материалов.
Как часто нужно проводить пресс-конференцию?
Пресс-конференцию нужно проводить, когда есть достойный новостийный повод. Частота зависит от вида деятельности, публичности персоны или компании, важности новости. К примеру, органы центральной государственной власти, чья деятельность общественно важна, проводят брифинги раз в неделю. Если, к примеру, компания проводит ежегодные благотворительные акции, достаточно провести пресс-конференции дважды – в начале акции и по ее результатам. Если пресс-конференции будут проводиться слишком часто, по мелким поводам, представители СМИ могут перестать приходить на мероприятия. Для информирования общественности о событиях и новостях часто достаточно пресс-релиза. Этот способ также предпочтительнее, если публичный спикер в компании отсутствует, неопытен или не готов выступать.
Как написать анонс пресс-конференции?
Редактору или журналисту важно быстро определить, интересна ли им пресс-конференция. Потому анонс пресс-конференции должен быть кратким, но информативным. В анонсе, как правило, указывается:
Как пригласить журналистов на пресс-конференцию?
Подготовьте анонс мероприятия. Разошлите анонс в информационные агентства. Информагентства, как правило, выпускают специализированные выпуски анонсов публичных мероприятий, и бесплатно публикуют там анонсы мероприятий для прессы. На такие выпуски подписано большинство СМИ. Уточните в выбранном месте проведения пресс-конференции их возможности анонсирования.
Также можно отправить анонс в подобранный перечень СМИ и журналистов. Для этого нужно определить свою целевую аудиторию и СМИ, которые наилучшим образом донесут до нее необходимое сообщения. Это могут быть деловые, общественно-политические или специализированные СМИ. Анонс желательно отправить за несколько дней до мероприятия. Предложите интервью со спикерами тем изданиям, которые не смогут направить журналиста. Следует учитывать, что большинство редакторов окончательно решает, отправить ли журналистов на пресс-конференцию, лишь накануне мероприятия, по получении всех анонсов о событиях предстоящего дня.
Как написать пресс-релиз (пост-релиз) для пресс-конференции?
Желательно заранее подготовить пресс-релиз для журналистов, распечатать необходимое количество копий (с запасом) и раздать до начала мероприятия. При необходимости, можно подготовить пресс-релиз на нескольких языках. Имейте пресс-релиз наготове с собой на пресс-конференции в электронном виде. Его также отправляют в электронном виде тем представителям СМИ, которые не смогли прийти.
В пресс-релизе важно указать:
Сколько должно быть участников пресс-конференции?
Обычно на пресс-конференции выступают 1-4 участника. Как правило, это один, главный, ньюсмейкер, и участники, которые являются экспертами по тем или иным вопросам, касающимся повода пресс-конференции. Нужно заранее согласовать между участниками свои роли, очередность и темы выступлений, кто на какие вопросы будет отвечать. Сообщить об этом модератору (ведущему). Обсудить и отработать действия в случае возникновения проблем (например, появление оппонента, опровергающего ваше заявление и задающего провокационные вопросы).
Как подготовиться к выступлению на пресс-конференции?
Желательно каждому выступающему уложиться в 5 минут. Если один участник подает большую часть информации – 10 минут. Главные тезисы нужно формулировать четко и коротко. Если опыта выступления нет, можно подготовить выступление в письменном виде и репетировать его пока вы не будете довольны результатом. Можно выучить выступление на память.
Как аккредитовать журналистов на пресс-конференцию?
Если для посещения пресс-конференции нужна аккредитация по телефону, записывайте данные журналиста (издание/канал, имя журналиста, контактные данные – телефон, е-мейл). Перед пресс-конференцией отмечайте в своем перечне приходящих журналистов. Если регистрация проводится на месте – каждый представитель СМИ заполняет приведенные выше данные в подготовленном листе аккредитации.
Когда начинать пресс-конференцию?
Как выступать на пресс-конференции?
Как вести (модерировать) пресс-конференцию?
Модератор (ведущий) ведет пресс-конференцию. Пресс-конференцию начинают с приветствия присутствующих журналистов.
представляются участники пресс-конференции.
слово предоставляется участнику (первому из участников).
после того как первый участник закончит свое выступление (его можно завершить словами «благодарю за внимание», «спасибо» и т.п.) слово передается следующему участнику и т.д.
после выступления всех участников модератор предлагает журналистам задавать вопросы.
если журналисты в вопросах уходят от темы, модератор может помочь вернуть внимание прессы к теме пресс-конференции («это очень интересный вопрос, но сегодня мы обсуждаем…»)
после того как все вопросы были заданы, ведущий может указать на возможность интервьюирования участников по окончанию пресс-конференции, благодарит всех за посещение мероприятия и прощается.
Как отвечать на вопросы журналистов на пресс-конференции?
Составьте список вопросов, которые могут возникнуть у журналистов и подготовьте ответы на них. Подготовьте статистические данные, цифры и т.п. и держите их под рукой.
Помните, если есть неудобные вопросы, они обязательно будут заданы, будьте готовы к этому. Если пресс-конференция посвящена другой теме, вы можете попытаться вернуть журналистов к теме вашего события («это очень интересный вопрос, но наша пресс-конференция посвящена …, прошу задавать вопросы по данной теме»).
Часто журналисты хотят получить интервью или задать вопросы участникам сразу по окончанию пресс-конференции, в индивидуальном порядке. Можно предупредить журналистов заранее, будет ли возможность пообщаться с участниками после пресс-конференции.
Отрепетируйте варианты ответов на предполагаемые вопросы:
для телевидения постарайтесь уложиться в 30 секунд.
для печатной прессы подготовьте простые для цитирования и восприятия сообщения.
Не всегда журналисты по окончанию пресс-конференции задают вопросы. Это нормально.
Сколько длится пресс-конференция?
Официальная часть пресс-конференции обычно длится 30-40 минут. Оптимальное время для выступления одного участника – 5 минут, максимум 10 минут. После выступления, участники отвечают на вопросы журналистов. Затем, когда все вопросы заданы, и при наличии такой возможности и желания обеих сторон, интервью и общение спикеров с журналистами в индивидуальном порядке.
Нужен ли фуршет после пресс-конференции?
Не нужен. Журналисты приходят на пресс-конференцию, потому что их заинтересовала ее тема или спикеры, а не возможность выпить чай или кофе. Свои вопросы они зададут во время или после мероприятия и без стимула в виде напитков и закусок. К тому же, обычно журналистам нужно успеть еще на одно, а то и несколько мероприятий, и по всем написать материал. Фуршет же предполагает более длительное проведение мероприятия. К тому же высока вероятность, что на него придут «профессиональные фуршетчики», которые ничего не пишут.
Что делать после окончания пресс-конференции?
Проверьте, что тем СМИ, которые не присутствовали на пресс-конференции, отправлены пресс-релизы. Проведите мониторинг СМИ по результатам мероприятия, опубликуйте вышедшие новости и статьи на сайте компании.
Статья подготовлена по материалам информационного агентства «Интерфакс» в изложении сайта http://congressrussia.ru
КАК ПРОВЕСТИ ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЮ по версии сайта kakprosto.ru
Для начала необходимо обозначить повод для пресс-конференции – это должно быть что-то важное: начало какой-то акции, годовщина вашей компании или срочное заявление.
Определите тематику и состав участников. Обычно на пресс-конференции выступают 1-4 участника.
Установите день и дату пресс-конференции. Традиционно, лучшими днями для проведения пресс-конференций и брифингов считаются вторник, среда и четверг. Убедитесь, что в этот день не запланировано событие, большее по масштабу, чем ваше.
Выберите помещение. Подготовьте зал, проверьте наличие микрофонов, удлинителей для розеток, стульев. Позаботьтесь об освещении, что особенно важно для телевизионщиков.
Определите круг СМИ, приглашенных на пресс-конференцию. Накануне обзвоните редакции и спросите, кто точно будет присутствовать. Подготовьте и разошлите в средства массовой информации пресс-релиз, где необходимо указать место, время и дату проведения пресс-конференции, а также перечень вопросов, которые планируется осветить.
Пресс-конференцию начинают с приветствия присутствующих журналистов. Затем слово представляются участникам пресс-конференции. Желательно каждому выступающему уложиться в 5 минут. Официальная часть пресс-конференции обычно длится 30-40 минут. После выступления всех участников журналистам предлагается задавать вопросы.
После того как все вопросы были заданы, возможно отдельное интервьюирование участников.
Не забудьте поблагодарить всех журналистов за посещение мероприятия.
PR
АГЕНТСТВО
Спорить не будем: итог любого пресс-мероприятия зависит в первую очередь от заложенного в него информационного повода. Однако, как показывает практика, на успех мероприятия значительное влияние оказывают и такие незначительные на первый взгляд параметры, как время и день недели. Понедельник или четверг? Утро или вечер? Давайте послушаем, что скажут эксперты.
Антонина Горжанкина, креативный директор PR-агентства «Красное Слово» (входит в Коммуникационную группу «Красное Слово»)
Если сравнивать дни недели, то лучшим в этом смысле является вторник. Также вполне эффективно проходят пресс-мероприятия в среду и четверг. По понедельникам и пятницам пресс-мероприятия лучше не устраивать, если, конечно, речь не идет о чем-то особенном, с сенсационным информационным поводом, который способен собрать журналистов ведущих СМИ в любой день и в любое время суток.
Самый малоэффективный день, пожалуй, пятница, но вовсе не из-за того, что в пятницу все хотят поскорее расслабиться, а по той простой причине, что свежесть пятничной информации и драйв журналистов к понедельнику могут бесследно улетучиться. Если держать на прицеле ежедневные печатные издания, которые должны на следующий же день опубликовать нужную информацию, то пресс-мероприятие стоит проводить пораньше – с 10:00 до 12:00. Если не делать ставку на ежедневные СМИ, то вполне уместно провести мероприятие и позже – с 12:00 до 16:00.
Отдельно следует сказать о блогерах, которые порой оказываются едва ли не самыми желанными участниками некоторых пресс-мероприятий. Мероприятия для блогеров лучше организовывать во второй половине дня или вечером. Как и всякие люди, тяготеющие к фрилансу, они любят подольше поспать.
Мария Кондратюк, основатель и генеральный директор коммуникационного бюро «КСТАТИ»
При планировании даты пресс-мероприятия следует изучить информационную повестку дня в городе, в стране и промониторить другие события с участием экспертов, статусных и медийных лиц, происходящие в этот день параллельно. Более сильный информационный повод или более статусное мероприятие с серьезным экспертным пулом участников, не говоря уже о каких-либо экстренных новостных событиях, привлечет большее внимание СМИ. Также следует понимать, как устроен график работы редакции, знать даты и время еженедельных планерок, даты сдачи номера в печать, и учитывать их, чтобы укладываться в сроки выхода публикаций/сюжетов в СМИ.
В моей практике наиболее благоприятные дни для проведения пресс-мероприятия – вторник/четверг. По времени оптимально начинать в 10 или 11 часов утра, чтобы журналисты могли потом вернуться к середине дня в редакцию и успеть подготовить материал для публикации. Речь идет об официальных пресс-конференциях, брифингах, а также пресс-завтраках или пресс-ланчах. Если информационный повод менее формальный, то для пресс-мероприятия можно выбрать пятничный lifestyle-формат со сбором гостей в 17 часов, совместив официальную часть с коктейлем и общением в неформальной, более дружественной обстановке, плавно переходящей в начало уикенда.
Лана Трофимова, руководитель пресс-службы строительной компании РАСК
Сейчас приглашение на event можно получить на любой день недели, включая выходные. Однако не стоит забывать, что официальные мероприятия для прессы, такие как пресс-конференция или брифинг, лучше всего проводить в середине недели. Понедельник не обеспечит желаемого количества присутствующих журналистов, так как в СМИ это редакционный день, а на пятницу вообще не стоит назначать официальных мероприятий по всем понятным причинам. Если только вы не планируете коктейль на теплоходе и неформальное общение, для формата неофициального форума пятница – самое то.
Рабочий день журналиста ненормированный, а вдохновение чаще всего приходит по ночам, так что назначать пресс-конференцию раньше двенадцати утра вообще не имеет смысла. Лучшее время для того, чтобы собрать акул пера на ваше мероприятие – с двенадцати до трех часов дня, так как после обеда в редакциях принято сдавать материалы. Итак, исключив понедельник и пятницу, мы получили три дня, в которые уместно провести ваше пресс-мероприятие.
Ксения Понька, заместитель руководителя PR-департамента Консалтинговой группы «Полилог»
Зафиксируем важный принцип: никому не следует гнаться за огромным количеством публикаций во всех возможных СМИ. Согласитесь, публикация о морозильных камерах в журнале GEO выглядит странно. Поэтому все советы ниже будут касаться тех случаев, когда необходимо получить максимальный результат в СМИ, где информация о вашей компании будет органична тематике издания и полезна для вашего дела.
Существуют три составляющих успеха любого пресс-мероприятия: информационный повод, контент и спикеры. Информационный повод должен быть сформулирован так, чтобы он касался максимального количества людей. Контент должен представлять собой тщательно подобранную информацию о предприятии, спикерах, продукте и ситуации на рынке. Ну и наконец, наличие интересных спикеров позволит представить вашу компанию в выгодном свете.
Если эти три основных компонента у вас есть, правильно спланируйте свое пресс-мероприятие, исходя из его типа. Для пресс-конференции идеальны дни со вторника по пятницу, в промежутке с 10 до 12 утра при длительности мероприятия не более часа. Для вечернего пресс-ивента оптимальны дни в середине недели – со вторника по четверг, время начала – 19 часов, продолжительность мероприятия – до двух часов.
Мила Головченко, PR Director iConText:
Середина недели – это хорошо. Совсем хорошо, если время будет утреннее (часов с 11) или, если совершенно необходимо, вечернее, чтобы не разрывать день: чаще всего это неудобно. Вечернее время хорошо может подойти для каких-то более неформальных пресс-мероприятий. Например, пресс-конференции с участием блогеров.
Если повод не экстренный и в вашу компанию и так не выстраивается очередь из журналистов, лучше не проводить пресс-конференции в понедельник: здесь просто вопрос здравого смысла. В понедельник у всех всё горит. Все-таки это первый рабочий день недели, и до мероприятия гости могут просто не дойти. У журналистов может появиться большое количество важной работы: редакционные задания, встречи, сдача материалов после выходных, «горят дедлайны» – это всё про понедельник. Конечно, бывают исключения, и как-то мне пришлось пригласить журналистов на пресс-конференцию в понедельник. Тогда почти все гости смогли прийти, но к приглашению нашей команде пришлось приложить усилий чуть больше. К тому же большая часть гостей была у меня в друзьях в Facebook, и им можно было смело написать и напомнить в выходные. Пятницы также лучше избегать. Но для вечеринки для блогеров (чем не пресс-мероприятие?) или встречи с журналистами с менее официальной повесткой пятница может подойти. Такие мероприятия хорошо устраивать для отраслевых журналистов, которые и так чаще всего знают друг друга, и будут только рады собраться еще раз. В целом эти правила работают и для бизнес-завтраков, и для других подобных встреч: не только для пресс-мероприятий.
Артём Прокопенко, руководитель отдела маркетинга в Bringo
Bringo – платформа управления доставками, основным принципом которой является краудсорсинг. На практике это значит, что исполнителем доставки для платформы может стать любой желающий, прошедший краткий инструктаж и скачавший мобильное приложение для курьеров. Мероприятия для компании – часть рутины, т. к. ежедневно инструктаж в офисе Bringo получают от 100 до 200 потенциальных брингеров (свободные исполнители доставок). Что касается классических конференций и презентаций, думаю, не скажу ничего принципиально нового: лучшими днями для привлечения внимания со стороны СМИ являются вторник и среда, это середина недели, и вы гарантированно «успеете» на публикацию, а ваш инфоповод не утратит свежести.
Стоит также принимать во внимание локальную повестку: журналисты с большой вероятностью захотят быть в эпицентре самых «громких» событий, поэтому здорово, если у вас именно такое. Каждый день в вашем городе стартует несколько тематических мероприятий, конференций, выставок, необходимо заблаговременно ознакомиться с их повесткой и прикинуть «удельный вес» каждого. В конечном итоге это даст понимание, на что сможете рассчитывать вы, и не лучше ли передвинуть пресс-мероприятие в корпоративном расписании на другой день.
Александр Поляков, сооснователь и CEO «Fetchee» – приложения, которое помогает покупать нужные вещи дешевле
Выбор времени, дня недели и места проведения оказывает прямое – как позитивное, так и негативное – влияние на эффективность любого пресс-мероприятия, конечно, если вы не Apple. В пределах мегаполиса любое передвижение приходится планировать и подстраивать под текущую транспортную ситуацию, которая обычно и оказывает решающее влияние на число пришедших гостей и журналистов. Так, несколько раз наши мероприятия практически срывались из-за неожиданно образовавшихся пробок.
Теперь мы обязательно учитываем приближающиеся праздники, запланированные визиты высокопоставленных лиц и даже прогноз погоды. Оптимальнее всего организовывать встречи в середине недели, во вторник или среду. Четверг работает немного хуже, так как за ним следует расслабленная и непредсказуемая пятница, а значит, нужно успеть сделать все важные дела.
Если мероприятие неформальное, то обед и вторая половина дня субботы прекрасно работают в межсезонье осенью и весной, когда люди еще не слишком активно выезжают за город.
Анна Ковбас, исполнительный директор «Международной Академии исследования лжи»
Серди слушателей «Международной Академии исследования лжи» много журналистов, ведь мы проводим обучение навыкам прогнозирования поведения человека, определению лжи у собеседника, учим составлять психологический профиль человека за первые минуты знакомства, а также навыкам подстройки и дезадаптации окружающих. А эти навыки акулам пера необходимы.
Мастер-классы мы проводим после 19:00 – так людям удобнее добираться после рабочего дня. Вебинары – чаще всего после 20-21. А более серьезные – по выходным. А вот интенсив для удобства слушателей мы даем в двух вариантах: 14-дневный с погружением ( в этом случае будущие «докторы Лайтманы», «Шерлоки Холмсы» и «менталисты» чаще всего берут отпуск) или вечернее обучение, которое растягивается почти на три месяца, но зато «без отрыва от производства». Можно сказать, что сегодня многие стали более избирательно относиться к выбору «куда потратить свое время». Возможно, из-за более стремительного темпа жизни, больших расстояний, переизбытка информации. Причем это относится как к платным, так и бесплатным мероприятиям. И поэтому вдвойне приятно, когда человек делает выбор в пользу саморазвития.
Наталья Спиридонова, консультант КГ «Гуров и партнеры»
Безусловно, существуют стереотипные подходы к выбору времени проведения мероприятий: негативные новости обычно публикуют в пятницу, корпоративные пресс-конференции предпочитают проводить со вторника по четверг, не слишком рано – нужно дать журналистам отоспаться, но и не слишком поздно, полдень принято называть оптимальным временем дневного мероприятия. И да, наш опыт подтверждает, что в стандартных ситуациях этот подход оптимален. Но мы же в PR работаем, так что стандартные ситуации у нас не так уж стандартны. И в проведении мероприятий модное нынче в управлении чем угодно слово flexibility работает, как нигде.
Есть множество факторов, которые могут в корне поменять ситуацию. Иногда публикация в топовом деловом издании может дать значительно бо́льшую отдачу, чем массовое освещение события. В таком случае, при наличии договоренности со СМИ, можно назначить дату и время мероприятия в соответствии с графиком подготовки номера в печать. Если нам важно провести пресс-конференцию на конкретной неделе (например, у нас запуск большого продукта), а в наш любимый четверг проходит крупный отраслевой форум, наши варианты – или присоединиться к форуму, что не всегда эффективно, или сдвигать дату. Если у нас телемост со Штатами – нам так или иначе придется занимать вечер, но в этом случае лучше выбрать в качестве формата фуршет, чтобы компенсировать журналистам работу во внеурочное время. Гибкость, гибкость и еще раз гибкость. Не должно быть PR ради PR и мероприятий, проведенных по шаблону, потому что статистика рекомендует выбирать конкретное время. Мы решаем бизнес-задачи клиента, и они каждый раз требуют пересмотра профессиональных стереотипов.
Как выбрать правильную дату для мероприятия?
Поделиться
Одна из первых вещей, которую вы делаете, когда организуете мероприятие — выбираете дату. Этот шаг многие недооценивают, хотя он может оказаться решающим для успеха или провала вашего event’а. Выберите идеальную дату, чтобы подкрепить те усилия, которые вы делаете для продвижения события. Подходящее число позволит вам не ломать голову, где найти еще людей, чтобы зал в день мероприятия не пустовал.
Выбор даты не должен быть случайным. Необходимо провести соответствующие исследования и подумать стратегически. Нельзя просто открыть календарь и с закрытыми глазами ткнуть в первую попавшуюся клетку, надеясь на провидение. Если вы не учтете несколько важных факторов при выборе даты, то это будет выглядеть, как будто вы действительно понадеялись на счастливый случай. Вот список из того, что обязательно надо и не надо делать, решая, когда устроить мероприятие.
Не надо
Часто лучший способ выбрать идеальную дату — исключить самые неподходящие даты. Это что-то вроде, когда вам задают вопрос с несколькими вариантами ответа, и если вы не уверены, то убираете те, которые точно не верны. Поэтому, когда вы готовите расписание для мероприятия, в первую очередь избегайте следующих дат. Они наверняка испортят вам событие:
Теперь, когда вы отмели все ненужное, самое время выбрать самые удачные даты. Вот несколько вариантов:
Чаще всего соблюсти все пункты, описанные выше, не получается. Иногда специфика вашего мероприятия требует учесть другие факторы и полностью проигнорировать эти советы. Как и во всем, что связано с профессией event-менеджера, здесь не может быть строгой формулы успеха. Просто старайтесь всегда делать «домашнюю работу» в виде исследований и SWOT-анализа. Таким образом вы сможете выбрать дату, которая окажется наилучшей для вашего мероприятия.