какие действия я могу делегировать ребенку тест
Что такое делегирование: основные принципы и секреты эффективности
Содержание
Что такое делегирование
Делегирование — это передача задач или компетенций от руководителя к подчиненному. Делегирование отличается от обычного распределения обязанностей тем, что здесь передают задачи из «мира» руководителя.
Например, у руководителя назначена встреча с потенциальными партнерами. Он знает, что им важно наглядно увидеть показатели будущего проекта. Чтобы проиллюстрировать питч, эффективный руководитель придумает содержание презентации, а оформление делегирует сотруднику. Пока работник ее оформляет, менеджер сможет подготовиться к переговорам.
Что подойдет для делегирования:
Простые задачи, которые отнимают время и отвлекают от стратегической работы: регистрация на мероприятия, бронирование билетов и жилья для командировки, ручной перенос списка в Excel-таблицу.
Задачи, выполнять которые можно научить сотрудника, чтобы не заниматься ими самостоятельно: подготовка официальных запросов в госорганы, сбор информации о заказчике или конкурентах.
Задачи, в которых руководителю может не хватать компетенций: ведение личных страниц в соцсетях, разработка сайта-визитки, data-анализ.
Задачи, которые накладываются на другие важные процессы, но должны быть выполнены в любом случае: представительство компании, когда руководитель в командировке, простая коммуникация с подрядчиками.
В чем преимущества делегирования
Если управленец снимает с себя часть рутины, он освобождает время для работы над задачами более высокого уровня: планирования развития компании, анализа отчетов, переговоров с новыми партнерами. Делегирование помогает снизить риск срыва дедлайнов, а это повышает эффективность компании в целом.
Исследование Gallup показало, что средняя выручка компаний из списка Inc.500, чьи руководители владеют навыком делегирования на высоком уровне, в 2013 году оказалась на 33% выше, чем у фирм, чьи руководители имеют низкий уровень делегирования [1].
Кроме того, когда вы передаете часть своих дел сотрудникам, то даете им возможность перенять те навыки и знания, которые помогают принимать важные решения. Такой рост сотрудников ускоряет общий темп работы, а также защищает коллектив в экстренных ситуациях. Команда будет знать, что делать, если руководитель заболеет или уйдет в отпуск.
Когда начать делегировать
Ориентируйтесь на свое расписание. Если работа начала отнимать слишком много времени и личных ресурсов и крадет отпускные дни, стоит перераспределить нагрузку. Можно отдать часть задач текущим сотрудникам или нанять личного ассистента, в том числе удаленного.
Определить количество нагрузки поможет закон Миллера. В своей статье «Магическое число семь плюс-минус два» американский психолог Джордж Миллер отмечал, что человек может удерживать в кратковременной памяти не больше 7 ± 2 элемента [2]. Если в течение дня количество дел, о которых нужно постоянно помнить, приближается к этому значению или превышает его, это сигнал к изменению расписания.
Почему делегировать получается не у всех
Есть шесть основных причин, почему руководители отказываются передавать часть своих задач подчиненным или перестают это делать, столкнувшись с проблемами.
Выбирают не того сотрудника. Прежде чем отдать задачу, нужно понять, есть ли у подчиненного знания и навыки для ее выполнения, как задача от руководства соотносится с его карьерными интересами и целями и какая у сотрудника нагрузка. Лучше делегировать работникам, которые максимально близки к «операционке»: именно они знают все детали ежедневных задач.
Не хотят объяснять. Управленцам кажется, что они впустую тратят время на объяснения, хотя могли бы заниматься делом. Но если не давать четких инструкций, сотрудник ничему не научится и не сможет облегчить нагрузку руководителя. Чем конкретнее и понятнее вы объясните, что хотите от коллеги, зачем, когда и в каком виде это нужно, тем вероятнее он сделает все правильно.
Делегируют группе. Сотрудник должен понимать, за что именно и в какой срок он отвечает. Стоит отдавать работнику всю задачу сразу, чтобы он видел свою зону ответственности.
Поручают неверные задачи. Людям свойственно передавать решения, от которых зависят другие, чтобы избежать ответственности или осуждения [3]. Но руководитель не имеет права передавать некоторые дела сотрудникам, если это не их уровень принятия решений. К таким делам относят:
Вмешиваются в уже переданные задачи. Страх потерять контроль и перфекционизм заставляют некоторых руководителей встревать в работу и забирать у сотрудников задачи обратно со словами «я сам». Важно помнить, что работники, которые впервые занимаются порученным делом, могут выполнять его медленнее, чем хочется. Но это нормально — это часть их обучения.
Компетентный сотрудник научится и будет работать быстрее. Если у него возникают вопросы во время работы, стоит ответить на них и дать рекомендации, но не делать их вместо работника. А замечания полезнее давать к результату.
Не оставляют время на проверку. Для делегированной задачи нужно заложить время на обратную связь и доработку. Обратная связь — ключевой фактор успеха в делегировании. Она помогает повысить как уверенность работника в собственных силах, так и авторитет руководителя. Поэтому если отчет нужно сдать в следующий понедельник, стоит ставить дедлайн на пятницу, чтобы остался день на доработку.
При этом если принимать работу, которая не устраивает по качеству, сотрудник не научится выполнять задачи как нужно. А руководитель будет постоянно исправлять ошибки.
Как научиться делегировать
Необходимо разобраться, почему вы этого еще не делаете и где могут быть трудности. Например, перфекционизм, страх потери контроля или авторитета могут потребовать работы с психологом. Нехватка времени, боязнь ошибиться в сотруднике решаются через развитие soft skills и внедрение принципов тайм-менеджмента.
Чтобы эффективно делегировать:
Как делегировать полномочия сотрудникам и заниматься бизнесом, а не рутиной
Зачем нужно делегировать полномочия?
А может, не надо делегировать? Сам все сделаю!
Может, и сделаете. Но зачем вам лишняя рутина? Если начальник контролирует каждую мелочь в работе подчиненных, норовит все сделать за них, у него просто не останется времени на непосредственные функции управленца: руководить, думать, партнериться, составлять стратегии развития. Такой руководитель рискует погрязнуть в повседневной рутине, потеряв за деревьями лес.
Но ведь они сами не справятся, скажете вы. Попробуем развеять эти страхи
Действительно, основными причинами, по которым руководители, особенно представители старшего поколения, боятся доверить работу другим, являются следующие:
А если я справляюсь один?
Какие полномочия может делегировать владелец интернет-магазина?
Понятно, что брать всех этих людей в штат слишком накладно: все же кризис на дворе. Советуем нанять фрилансеров и разгрузить себя от многих перечисленных выше задач.
Как правильно делегировать полномочия: пошаговая инструкция
Вот мы и подошли к самому главному. Предлагаем воспользоваться этой схемой.
Шаг первый
Шаг второй
Объясните сотруднику суть его работы. Прекрасно, если вы сами знакомы с ней: будете объяснять на личном примере. Например, если вы долгое время общались с покупателями самостоятельно, научите вашего преемника фишкам, скриптам и приемам, которые наверняка работают. Будьте готовы к наплыву вопросов, особенно в первое время. Не злитесь на сотрудника: это нормально.
Нелишним будет отправить сотрудника на обучение. Особенно это подходит для менеджеров, операторов колл-центра и всем, кто непосредственно работает с покупателями.
Шаг третий
Распишите сотруднику задачи, которые он должен выполнять. Можете воспользоваться старыми добрыми Гугл.Таблицами или программами, созданными специально для командной работы: trello.com, slack.com и другими. Эти сервисы работают и как приложения в смартфоне, что очень удобно.
Шаг четвертый
Вместе подведите итоги и наметьте следующие задачи.
Шаг пятый
Пришла пора оценить, насколько сотрудник справился с возложенными на него полномочиями. Для этого необходимо разработать четкие критерии оценки: просто «нравится-не нравится» здесь не прокатит.
Критерии может быть следующие:
А если у сотрудника не получилось?
Американский спикер, специалист по психологии успеха и эффективности бизнеса разработал несколько золотых правил делегирования полномочий.
Конечно, все очень индивидуально, и универсальных рекомендаций вам никто не даст. Бывает так, что сотрудник плохо справится с испытательным сроком, а затем проявит свои способности в полной мере, и наоборот. Прислушивайтесь к собственной интуиции, смотрите на поведение человека в команде и делайте собственные выводы. Удачи в делегировании!
Эмоциональное выгорание — опасный синдром, от которого страдают не только рядовые сотрудники, но зачастую и руководители. В этой статье мы уже рассказывали про то, как бороться с проявлениями синдрома эмоционального выгорания (СЭВ) у работников, а сегодня познакомим вас с одним из главных принципов профилактики для руководителей.
В первую очередь, нужно подчеркнуть, что проявления СЭВ у лиц, занимающих руководящие должности, не только опасны для них самих, но и оказывают негативное влияние на работу коллектива в целом. Признаки синдрома эмоционального выгорания у руководителя это:
Делегирование как способ борьбы с выгоранием
Слишком большая ответственность, безусловно, создает сильную эмоциональную нагрузку. Руководитель, отслеживающий все процессы, участвующий во всей цепочке принятия решений, а иногда и выполняющий определенные обязанности самостоятельно, как специалист, не только лишается возможности смотреть на бизнес-процессы «сверху», то есть более глобально, но и постепенно загоняет себя в ловушку эмоционального выгорания.
Если вы поймали себя на том, что тянете большинство рабочих процессов собственными силами, то пора делегировать полномочия. Однако разделять и передавать обязанности нужно грамотно, иначе есть риск попасть в ситуацию, когда вы не уменьшите собственную нагрузку, а лишь возьмете на себя лишние обязанности и ответственность за подчиненных.
Делегирование — это форма разделения труда, которая позволяет повысить его эффективность и дает возможность руководителю думать о глобальных задачах развития бизнеса.
Распространенные ошибки делегирования
Для начала давайте рассмотрим, какие ошибки чаще всего совершают менеджеры, прибегая к делегированию полномочий:
Перепроверяют и даже переделывают работу за подчиненными. Пожалуй, это самая большая проблема гипер-ответственных руководителей, которым психологически трудно отдать работу подчиненному специалисту. Такие менеджеры уверены, что никто не может сделать работу лучше них самих, а потому рискуют быстро перегореть из-за большой нагрузки и чрезмерной ответственности за результат.
Не умеют объяснять. Как говорится, без внятного ТЗ и результат соответствующий. Поэтому так важно еще на стадии постановки задач грамотно проинструктировать исполнителей, объяснить ожидаемые результаты, сроки и прочие нюансы. Также специалисты рекомендуют всегда уточнять, все ли понятно подчиненным, используя формулировку «Достаточно ли ясно я вам это объяснил?» вместо «Вам все понятно?».
Отдают подчиненным только самые простые, мелкие задачи, а сами берут на себя основную деятельность. Это лишь призрак делегирования, ведь таким образом вы не снимаете с себя задачи, а только увеличиваете ответственность за работу других. Более того, такой подход разрушителен для коллектива — сотрудники не чувствуют своей ценности и не осознают важность выполняемой ими работы.
Как делегировать с умом
Стоит запомнить основополагающее правило: если вы встали на путь делегирования полномочий, идите до конца. Большинство форс-мажорных ситуаций могут и должны быть урегулированы не вашим личным вмешательством, а посредством принятия вами грамотного решения о том, как поступить и как организовать работу коллектива соответствующим образом. Необходимо почувствовать разницу между «Я сделаю все сам» и «Я сам приму единственное верное решение для данной проблемы».
Правила делегирования:
Подведем итоги
Делегировать полномочия вовсе не означает перекинуть на других свои задачи. Делегирование — это мощный инструмент, который убивает разом двух зайцев: помогает организовать рабочие процессы самым оптимальным образом, распределить задачи и ресурсы между сотрудниками так, чтобы повысить эффективность и качество работы; позволяет сэкономить время и силы руководителя, необходимые для решения глобальных задач бизнеса, помогает избежать эмоционального выгорания за счет снятия доли ответственности.
Американский издатель и филантроп Норман Ли Кэнерс говорил: «Если мне нужно оценить качество работы руководителя, то в первую очередь меня интересуют не личные особенности его характера и даже не его профессиональная квалификация, а совсем другое. Я хочу знать только одно — как работают его подчиненные. Когда я вижу перед собой рядовых сотрудников, качество работы которых постоянно улучшается, то я понимаю — они работают под началом хорошего руководителя».
С чего начать? Lexitel рекомендует: делегируйте кадровое делопроизводство профессионалам, чтобы не переживать о проблемах с персоналом и сфокусироваться на бизнесе. Запишитесь на бесплатную консультацию прямо сейчас:
Я работаю учителем начальных классов. Вот чем меня бесят родители
Работать в школе непросто: детей часто нужно приводить в чувство, они обзываются и дерутся, не всегда вовремя делают домашнюю работу и загуливаются на переменах.
Но ко все этим ситуациям я отношусь с азартом. В этом и есть моя работа: не только научить ребенка писать и считать, но и объяснить, как взаимодействовать с другими людьми, работать в коллективе, нести ответственность и исправлять ошибки. Чем сложнее задачу ставит перед собой и передо мной ребенок, тем интереснее ее решать и больше удовлетворения, когда удается с ней справиться.
К сожалению, кроме детей на работе приходится плотно общаться и с родителями. Это уже совсем другое дело: взрослые порой ведут себя куда более абсурдно, чем дети, и при этом далеко не всегда готовы к конструктивному диалогу.
Расскажу о ситуациях, которые встречаются чаще всего. Вот чем обычно меня бесят родители.
Как победить выгорание
Требуют слишком многого
Идеальный родитель с точки зрения учителя — это тот, кто внимательно относится к успехам и неудачам ребенка, но при этом соблюдает границы в общении с преподавателями: разговаривает доброжелательно, внимательно изучает всю доступную информацию и не задает вопросы, на которые мы уже отвечали. На родительских собраниях и личных встречах такие родители не противопоставляют себя учителям, а наоборот, считают нас большой командой, которая старается сделать образовательный процесс максимально эффективным. Поэтому в первую очередь они спрашивают, чем могут дополнить работу учителей дома и нужна ли какая-то еще помощь.
Общаться с такими людьми приятно: даже если они сталкиваются с проблемой или чем-то недовольны, то всегда готовы уделить время подробному обсуждению ситуации и найти выход, который всех устроит. Бывает, что ради разговора надо задержаться на работе, но это не бесит — зато я точно буду в курсе состояния ребенка и смогу найти оптимальный способ взаимодействия с ним.
Но есть и другой тип родителей — я называю их тревожными. Такие родители очень многого требуют от всех окружающих — и от учителей, и от собственных детей. Отчасти я могу их понять: чаще всего это родители, которые много вкладывают в детей и, естественно, переживают из-за результата. Но все-таки у всего есть границы.
Расскажу на примерах. Тревожные родители суетятся по каждому пшику: контролируют каждое домашнее задание, поминутно следят за перемещениями ребенка и требуют полного отчета о съеденных за обедом продуктах — вплоть до того, белый или черный хлеб ел школьник.
Это вредит как нашей работе, так и детям. Учитель постоянно задерган пустяковыми вопросами и требованиями: например, меня просили найти носок, который ребенок потерял две недели назад непонятно где, проконтролировать, чтобы школьник ел овощи, но только не морковь, и даже ответить на вопрос, с какой скоростью он выполняет домашнее задание. Быть в курсе всего этого просто невозможно: я должен работать не с одним ребенком, а с целым классом, я несу ответственность за состояние всех учеников, решаю множество конфликтов и регулирую настроение в коллективе — мне попросту не до моркови.
Дети таких родителей тоже постоянно находятся под давлением. В школе мы работаем над развитием самостоятельности и ответственности, учим детей проявлять инициативу и справляться с повседневными задачами без помощи взрослых: убирать за собой, готовиться к урокам и следить за расписанием. Но постоянный контроль убивает все успехи ученика.
Что делать. У каждого школьного работника есть не только список официальных обязанностей, но и дела, которыми он занимается по собственной инициативе просто потому, что это необходимо. Узнайте в начале учебного года, за что учитель берет ответственность вне уроков: это нормально и позволит вам понять, о чем его можно попросить и в каких ситуациях обратиться за советом, а что лучше оставить при себе и чем не стоит теребить учителя.
Доверяйте учителям и своим детям, это сильно облегчает работу. В конце концов, если ребенок уже дорос до того, чтобы ходить в школу, то вполне в состоянии минимально о себе позаботиться — например, самостоятельно поискать свои вещи или проследить за рационом.
Чем больше дома запретов, тем больше у ребенка соблазнов пойти вразнос в школе. Конечно, учитель попытается скорректировать поведение ученика, но гораздо эффективнее, если родители и дома начнут вести себя с ребенком по-другому.
Не сомневаются в словах ребенка
Когда ребенок попадает в ситуацию конфликта, не все родители могут совладать со своими чувствами и трезво оценить, что произошло. Многие не понимают, что слова ребенка — это всегда его интерпретация произошедшего, и сразу бросаются с шашками наголо спасать свою кровиночку: выяснять отношения с другими родителями, ругать учителей и грозить жалобами во все инстанции.
Дети, которые все это видят, запоминают слова родителей и приносят их в школу — так конфликт переходит на новый виток. Разрешить его становится все сложнее: нужно привести в чувство родителей, докопаться до позиции детей, чтобы восстановить, как все было на самом деле, объяснить взрослым, что же все-таки произошло и почему изначальная ситуация не стоила выеденного яйца. Все это занимает часы, а иногда и дни — время, которое я мог бы потратить на интересный проект с детьми, тратится впустую.
Что делать. Даже если вам кажется, что ребенок на сто процентов прав и его несправедливо обидели, не спешите искать управу. Сначала выдохните и дайте улечься своей злости, а потом спокойно узнайте у преподавателя, что произошло. Учитель видит ситуацию со стороны как одного, так и другого ребенка, да и просто со стороны — возможно, из-за сильных эмоций ребенок не заметил каких-то нюансов, которые в корне меняют дело.
Независимо от того, кто виноват в конфликте, спросите учителя, какие шаги он предпринимает для решения ситуации и как ему в этом может помочь родитель: например, в каком ключе стоит поговорить с ребенком о произошедшем. А еще не забывайте, что дети забывают плохое быстрее, чем взрослые, — на следующий день после ссоры они уже могут вместе играть и общаться, если родители не будут накалять обстановку.
Просят сделать исключение
В школах много правил. Некоторые из них кажутся родителям неудобными, но без них организовать учебный процесс будет очень сложно.
Например, во время пандемии многие школы перешли на комбинированное обучение: часть учеников занимаются в классе, а часть — онлайн, если болеют или по другой уважительной причине не могут присутствовать в классе. Работать в таком режиме непросто как учителю, так и ученикам: уроки требуют более тщательной подготовки, чем обычно, а во время занятия внимание учителя разрывается между классом и экраном.
Похожие ситуации происходят, когда класс выезжает на экскурсии. Организация таких поездок — всегда большая ответственность и нервотрепка: с одной стороны, мы отвечаем за жизнь и здоровье учеников перед родителями, с другой — перед законом.
Но многие родители не понимают серьезности ситуации и часто просят сделать небольшую остановку по дороге недалеко от дома ребенка. Никакие аргументы не действуют — в ответ они обещают взять все риски на себя, не понимая, что в любой неприятной ситуации эти обещания не защитят школу и учителей от судебных разбирательств и крупных штрафов.
Что делать. Следуйте правилам, которые приняты в школе: это помогает учителям эффективно выполнять свою работу даже в нестандартных и сложных ситуациях. Не требуйте для ребенка особых условий: если учитель разрешит одному ученику нарушить правила в виде исключения, другие тоже захотят это сделать, и вся система перестанет работать.
Помните, что многие неудобные правила помогают обеспечивать безопасность детей в школе и за ее пределами. Не показывайте ребенку пример наплевательского отношения к требованиям учителей — дети далеко не всегда могут адекватно оценить риски, поэтому в школе ответственность за них несут именно взрослые.
Не уважают личное время
Иногда мне кажется, что родители даже не подозревают, что у преподавателей тоже есть выходные, личные дела и свободное время.
Часто родители действительно пишут по делу: например, предупреждают о том, что ребенок не придет в школу, или просят прислать расписание. Но почему-то совершенно не считаются с моим рабочим графиком и требуют немедленного ответа даже среди ночи. Я не шучу: самое запоминающееся сообщение я получил в полпервого ночи — родители написали, что не успеют передать важное заявление для ребенка к первому уроку и принесут его после занятий.
Однажды мне пришлось взять отгул по серьезным семейным обстоятельствам: я помогал жене в больнице. Чтобы меня не беспокоили в эти дни, я заранее предупредил вообще всех — администрацию, коллег, родителей. Но на всякий случай решил остаться на связи: иногда в школах бывают действительно срочные ситуации.
В итоге у меня без конца трезвонил телефон, а когда я перезвонил после семи пропущенных с одного номера, захотелось убивать: оказалось, чьи-то родители просто не смогли найти в классе термокружку.
Что делать. Если вы собираетесь обратиться к учителю в нерабочее время, подумайте, действительно ли вопрос требует такой срочности, — возможно, разговор вполне потерпит хотя бы до утра. Если вам необходима долгая беседа с учителем, заранее договоритесь об удобном времени встречи: преподаватели часто соглашаются задержаться в школе, чтобы разрешить сложную ситуацию, но тоже хотят свободно распоряжаться своим временем.
Иногда некоторые вопросы проще решить вообще не через учителя. Например, домашнее задание быстрее узнать у других родителей или у одноклассников ребенка.
Считают, что учитель занимается только уроками
Работа на уроках — это вершина айсберга среди дел, которыми занимается учитель. Помимо этого, мы следим, что дети пообедали, погуляли и попали вовремя на кружки, проверяем домашние задания, готовим планы занятий на следующий день, а еще параллельно организуем крупные общешкольные мероприятия — праздники, олимпиады и конкурсы.
Но и это не все. Одна из важных задач, которая требует внимания и отдельного времени, — воспитание в классе дееспособного коллектива. Я стараюсь научить детей уважительно относиться к друг другу, договариваться между собой даже во время конфликтов, задавать вопросы по существу, размышлять над проблемами и рефлексировать. В плотном графике школьной жизни приходится изворачиваться, чтобы выкроить на все это время: все-таки даже такая полезная внеклассная активность не должна быть в ущерб образованию.
Родители видят результаты моей работы — замечают, что дети стали более ответственными, самостоятельными и собранными. Но не связывают их с усилиями, которые я трачу, и удивляются, если не беру трубку во время перемены, не готов выделить час на разговор, когда они без предупреждения приехали в школу, или не отвечаю на сообщение в течение 5—10 минут.
Из-за слишком плотного графика учителя иногда ошибаются. Например, однажды я решил провести в классе игровой проект на сплочение, который подразумевал провокацию конфликтов между детьми. Чтобы успокоить родителей, я провел с ними встречу, но из-за бешеного ритма школьной жизни, бесконечных тетрадок и заполнения множества таблиц плохо к ней подготовился и произнес слово «эксперимент». У родителей это вызвало шок, а мне пришлось еще долго отбиваться от обвинений, что я провожу опыты над детьми.
Что делать. Не забывайте, что учитель живой человек. Если вам кажется, что он неправ, ошибся или недоработал, не стоит сразу делать вывод, что он непрофессионал, жаловаться администрации и требовать увольнения: скорее всего, хватит личного разговора с обсуждением проблемы. Эскалация конфликта может только навредить — ко всем тем задачам, которые решает учитель, добавятся еще и разборки с начальством.