какие действия необходимо выполнить при закрытии смены связной

Какие действия необходимо выполнить при закрытии смены связной

Дата публикации 21.11.2019

Использован релиз 1.6.19

Перед началом оформления розничных продаж в программе с применением ККТ кассир открывает кассовую смену. По завершении рабочего дня кассовая смена должна быть закрыта и сформирован отчет о закрытии смены.

Перед открытием кассовой смены проверьте, что оформлено внесение наличных в кассу ККМ (подробнее здесь).

В результате автоматически создается документ Отчет о розничных продажах, включающий в себя информацию обо всех продажах за смену (рис. 4).

После проведения документ Отчет о розничных продажах регистрирует закрытие смены. Кассовая смена на фискальном регистраторе закроется автоматически после закрытия смены в программе. Оформите выемку наличных из кассы ККМ после закрытия кассовой смены (подробнее здесь).

Смотрите также

Источник

Отчет о закрытии смены

Согласно 54-ФЗ Z-отчет не входит в перечень фискальных документов, которые должны формироваться контрольно-кассовой техникой и храниться в фискальном накопителе. На его место пришел отчет о закрытии смены. Давайте разберемся, чем отличаются эти документы и почему понятие «Z-отчет» по-прежнему используется.

Отчет о закрытии смены — фискальный документ, который нужно формировать на кассе при закрытии смены. На основании данного отчета оформляется приходный кассовый ордер и делается запись в кассовой книге.

Важно, что именно отчет о закрытии смены проинформирует вас, если какие-либо чеки или другие фискальные документы не были переданы оператору фискальных данных (ОФД) и в какое время это произошло. С момента, как первый документ не поступит к ОФД, у вас будет до 30 дней и не больше для того, чтобы исправить ситуацию. Если по истечении этого срока на кассе останутся непереданные чеки, касса заблокируется и перестанет работать.

Кроме того, отчет о закрытии смены уведомит вас о том, что пора менять фискальный накопитель — в случае если до конца срока действия накопителя осталось меньше 30 дней или если его память заполнена на 99 %.

Счетчики итогов смены

Отчет о закрытии смены также может содержать консолидированные данные о продажах: общая сумма продаж, принятые наличные и электронные средства, общая сумма НДС по проданным товарам.

Реквизит «Счетчики итогов смены» станет обязательным лишь с введением ФФД 1.1 (формат фискальных данных). И пока перечисленная выше информация только рекомендована к включению в состав отчета, поэтому если ваша касса ее не формирует, вы найдете ее в личном кабинете ОФД.

Чем отличается от Z-отчета

По сравнению с Z-отчетом, отчет о закрытии смены:

Тем не менее по своей сути и прежний Z-отчет, и отчет о закрытии смены не отличаются. Они нужны, чтобы посмотреть данные о работе кассы за смену. Поэтому отчет о закрытии смены и сейчас продолжают называть Z-отчетом. Отметим, что и в онлайн-кассах при закрытии смены, как и на «старых» кассах, вы можете увидеть на дисплее надпись «Z-отчет».

Продолжительность смены

Смена на кассе не должна длиться более 24 часов. Поэтому отчет о закрытии смены чаще всего формируется раз в сутки.

Если смена превысила 24 часа, касса перестает создавать чеки. Чтобы вновь продолжить работу на кассе, необходимо закрыть предыдущую смену.

Как снять отчет о закрытии смены на онлайн-кассе

Перед тем как сформировать отчет о закрытии смены, рекомендуем также снимать на кассе X-отчет. Он не входит в число обязательных, но поможет вам сверить суммы за смену по данным контрольно-кассовой техники с реальным положением вещей: с наличными в денежном ящике и с отчетом с терминала эквайринга — и при наличии расхождений сформировать корректировочные документы за смену (чеки возврата и продажи с верными цифрами или чек коррекции). Х-отчет можно снимать несколько раз за смену в любое время.

Если вы работаете на кассе АТОЛ Sigma или MSPOS и у вас установлен кассовый модуль Контур.Маркет:

Если вы работаете на кассе АТОЛ 91Ф, снятие Х-отчета и закрытие смены осуществляется в режиме администратора. Для входа в нужный режим:

Отчет о закрытии смены в личном кабинете Контур.ОФД

Пользователи Контур.ОФД могут найти все отчеты о закрытии смены, сформированные на кассах своей организации или ИП, в личном кабинете. Выберите раздел «Чеки и документы», укажите дату, выберите торговую точку, кассу, смену и просмотрите отчеты о закрытии смены.

Источник

Как закрыть смену на онлайн-кассе

Онлайн-кассы в 2021 году применяют почти все организации и ИП. Такие кассовые аппараты автоматически передают данные в налоговую. Когда рабочий день кассира заканчивается, он должен закрыть смену на онлайн-кассе и сформировать специальный отчет о закрытии. Расскажем подробнее, как его оформлять.

Когда закрывать смену на онлайн-кассе

Одна смена на онлайн-кассе не может длиться дольше 24 часов. Это связано с тем, что через 24 часа после формирования отчета об открытии смены создать кассовый чек технически нельзя (п. 2 ст. 4.3 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Такую возможность ограничивают фискальные накопители.

Если вы забыли закрыть смену на онлайн-кассе, то ничего страшного не произойдет. Чтобы продолжить работу, надо закрыть смену и начать новую. Штрафы не выпишут, если вы не станете продолжать торговлю без чеков или выдавать неверно оформленные чеки.

Других ограничений нет. Смена может быть открыта сегодня, а закрыта уже завтра. Главное, чтобы она уложилась в одни сутки.

Как закрыть смену: пошаговая инструкция

Чтобы закрыть смену на онлайн-кассе, кассир-операционист составляет отчет о закрытии смены и при необходимости передает его в бухгалтерию. Затем он собирает наличную выручку и деньги, которые получил в начале смены для размена, и передает их в кассу организации. Бухгалтер оформляет на полученные суммы ПКО и вносит приходные записи в кассовую книгу.

Разберем алгоритм подробнее.

Шаг 1. Составить отчет о закрытии смены

Отчет о закрытии смены — это фискальный документ, который показывает данные по работе кассы за смену. Он формируется на самой онлайн-кассе, когда рабочая смена заканчивается. Раньше его называли «z-отчет», отличие только в том, что реквизиты отчета о закрытии регламентируется другим письмом ФНС, а данные из него в онлайн-режиме направляются в налоговую.

В отчете о закрытии смены есть следующие данные:

Все обязательные и дополнительные реквизиты перечислены в пункте 5 статьи 4.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ и пункте 7 приложения № 1 к приказу ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662.

Порядок формирования отчета о закрытии смены зависит от кассы. Варианты порядка в любом случае похожи, но лучше изучите инструкцию к своей кассе.

Печатать и хранить отчеты о закрытии смены закон не требует, однако вы можете это делать, если это упрощает учет. Отчеты в любом случае останутся в памяти фискального накопителя. А вот сам накопитель хранить нужно в течение пяти лет с даты, когда его перестали использовать.

Шаг 2. Передать в кассу размен и наличную выручку

Кассир-операционист передает полученную за день наличную выручку в кассу организации. К ней прибавляются разменные деньги, которые получены в начале рабочего дня. Передать наличку можно сразу в кассу организации или старшему кассиру.

Формировать кассовый чек при выемке наличных не требуется.

Если операционист сдает деньги через старшего кассира, понадобится дополнительный документ — книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5. Старший кассир подтверждает возврат своей подписью в графе 9.

Шаг 3. Оформить ПКО и внести записи в кассовую книгу

На полученные в кассу организации наличную выручку и разменные деньги, оформляются приходные кассовые ордера (ПКО). Один с основанием «Возврат размена» и один с основанием «Выручка за смену». Можно оформить один ПКО на общую сумму с основанием «Возврат размена и выручка за смену».

ФИО кассира, который сдает деньги (старший или операционист), указывается в строке «Принято от».

Затем на основании ПКО в кассовую книгу заносятся приходные записи. Кассовую книгу надо хранить минимум в течение пяти лет после окончания года, на который она была заведена.

Если интегрировать Контур.Бухгалтерию с Контур.Маркетом, можно будет автоматически принимать к учету сформированные отчеты о закрытии смены в виде ПКО. Бухгалтерия будет сама отражать их в КУДиР и заносить в кассовую книгу.

Оформляйте ПКО и РКО, ведите кассовые книги, учет доходов и расходов в Контур.Бухгалтерии. Также сервис поможет отчитываться в контролирующие органы через интернет, вести бухгалтерский учет, оформлять документы на сотрудников и получать консультации у экспертов. Все новые пользователи получают 14 дней работы в сервисе в подарок.

Источник

Как сформировать отчет о закрытии кассы и получить чек?

Как кассиру завершить сессию на онлайн-кассе?

Механизм закрытия сессии разнится в зависимости от модели кассового аппарата. Базовый принцип у них похож, но лучше прочитать инструкцию. Вот ориентировочный список действий при автоматической подготовке Z-отчета:

Если напечатать документ о закрытии смены простым способом не получается, нужно печатать вручную. Для этого кассиру достаточно выбрать нужный отчет из списка «Кассовые отчеты», заполнить и распечатать его. После выполнения этой команды касса будет закрыта.

Обратите внимание! Если на кассовом аппарате появилась возможность открыть новую рабочую сессию, вы все сделали правильно.

Рассмотрим формирование отчета о закрытии смены на примере онлайн-кассы «АТОЛ Sigma»:

При ведении бизнеса на «АТОЛ 91Ф», например, тот же процесс выглядел бы немного по-другому. Для закрытия нужно было бы зайти в режим администратора, выбрать раздел «Отчеты», нажать на пункт «Х-отчет». Далее нажать на «Закрытие смены» и «Ввод». При правильных манипуляциях на экране высвечивается сообщение о том, что смена будет завершена.

Что делать, если кассир забыл закрыть смену на онлайн-кассе?

Если документ о завершении сессии формируется через 24 часа или позже (с момента ее открытия), работа онлайн-кассы блокируется. Это происходит из-за особенности фискальных накопителей. Если смена вышла за рамки предусмотренной продолжительности, формируемые кассовые чеки не смогут содержать в себе нужных фискальных признаков.

Конечно, от человеческого фактора никуда не деться, и в работе самого ответственного сотрудника встречаются ошибки. Он может элементарно забыть о закрытии сессии или не разобраться с новым оборудованием. К счастью, сам функционал онлайн-кассы препятствует нарушению дисциплины. При входе в режим блокировки оборудование может только сформировать фискальный документ о закрытии смены. Никаких других действий не предусмотрено. Просто закройте сессию, как это описано в разделе выше.

Есть ли штрафы за неправильное закрытие?

Если забыли закрыть смену на онлайн-кассе вечером, ничего страшного не произошло. Если смена не была закрыта за 24 часа, но никакой коммерческой деятельности после этого не велось (товары не продавались, услуги не оказывались), налоговая не сочтет это серьезным нарушением. Проблемы начнутся в том случае, если кассир продолжил торговлю без выдачи чеков или выдавал чеки, несмотря на неполноту информации в них.

Обратите внимание! Для организаций такое нарушение кассовой дисциплины выльется в штраф размером от 5 до 10 тыс. рублей, а индивидуальные предприниматели заплатят от 1.5 до 2 тыс. рублей. Вы можете снизить сумму штрафа, если докажете контролирующим органам непреднамеренность этих действий. Они должны быть вызваны чрезвычайной ситуацией, а не злым умыслом.

Уменьшить размеры штрафа можно только в том случае, если организация и ИП заблаговременно обратились в налоговую и доложили о совершенной ошибке.

Что делать, если после закрытия смены на онлайн-кассе обнаружилась ошибка?

Чек коррекции формируется для ранее проведенных расчетов. Вы можете сформировать его за любую дату и за любое время. Неважно, произошла ошибка в рамках текущей кассовой смены или предыдущей. Если работник обнаружил, например, неучтенную выручку, нужно пробить чек коррекции с признаком расчета «приход» в ходе следующей рабочей сессии. Важно только указать правильную дату.

Сессия не закрывается: что делать?

Если онлайн-касса выдает ошибку при закрытии сессии, вы столкнулись с ошибкой аппаратного или программного характера. Проверьте правильность своих действий в инструкции, а потом свяжитесь с сервисом технического обслуживания. Назовите им код ошибки и выполните их инструкции.

Может ли кассовая работа превышать 24 часа?

Согласно нормам федерального законодательства, торговля с использованием кассовой техники делится на временные диапазоны — кассовые смены. Их продолжительность определяется возможностями финансового накопителя — устройства, которое записывает и передает информацию ОФД. Непрерывный срок работы ФН не может выходить за пределы астрономических суток. Это значит, что отчет о закрытии смены на онлайн-кассе обязан распечататься спустя 24 часа с момента ее открытия.

Конечно, речь идет исключительно о временном промежутке. Это означает, что вы можете открыть смену, допустим, в среду вечером, а закрыть ее уже в четверг утром. Важна не дата открытия и закрытия смены на онлайн-кассе, а продолжительность открытия смены. Никаких других ограничений для продолжительности смены законом не предусмотрено.

Автоматическое закрытие смены на онлайн-кассе: панацея от забывчивости сотрудников

Если ваши сотрудники часто забывают закрывать смену, можно купить, создать или настроить дополнительное программное обеспечение. Оно будет отправлять напоминания или автоматически закрывать сессию, если ее продолжительность доходит до 24 часов.

Такое приложение разработано для касс «Эвотор». С его помощью можно самостоятельно установить желаемое время закрытия смены на онлайн-кассе. Чековый принтер автоматически распечатает отчет, данные будут отправлены оператору, чтобы кассовая смена на Эвотор не превышала 24 часа. Единственное условие для работы этого и похожих приложений — наличие ленты в принтере чеков. Если бумаги нет, отчет не распечатывается, смена останется открытой.

Подведем итоги: что нужно знать кассиру?

Сессия может быть открыта всего одни астрономические сутки — 24 часа. Если пропустить этот момент, функционал онлайн-кассы урезается. Выдавать чеки, которые соответствуют закону 54-ФЗ, станет невозможно. Большинство онлайн-касс блокируют возможность выдачи чека, чтобы избежать проблем с кассовой дисциплиной и уберечь руководителя от штрафов.

Кроме прикладной функции, отчет о закрытии смены упрощает ведение бухгалтерского учета, помогает сопоставлять кол-во денег в ящике с кассовыми данными и дает необходимую информацию контролирующим органам.

На разных моделях процесс закрытия сессии может отличаться. Как правило, достаточно зайти в раздел «Текущая смена» или «Закрытие кассы». На некоторых моделях нужно переходить в «Кассовые отчеты» и готовить отчет о закрытии сессии вручную.

Если кассир просто забудет завершить сессию, налоговая не сочтет это грубым нарушением. Никаких штрафов за это не предусмотрено. Штрафы предусмотрены только за выдачу чеков при истощении ресурса фискального накопителя. Такое нарушение дисциплины обернется штрафом до 10 тыс. рублей для юрлиц и до 2 тыс. рублей для индивидуальных предпринимателей.

Если ваши работники часто забывают завершить смену, можно воспользоваться дополнительным программным обеспечением. Оно работает в форме напоминаний или автоматически завершает сессию при достижении определенного времени работы.

Теперь вы знаете, нужно ли закрывать смену на онлайн-кассе. Пользуйтесь этими инструкциями и объясните принцип работы автоматических расчетов своим кассирам. Следите за публикациями, чтобы узнавать больше полезного об онлайн-кассах.

Остались вопросы по формированию отчета о закрытии онлайн кассы?

Напишите нашим специалистам и они помогут решить возникшие трудности!

Источник

Закрытие онлайн-кассы: что нужно знать кассиру

Онлайн-кассы в режиме реального времени проводят обмен информацией с Федеральной Налоговой Службой. Иными словами, любые сведения, которые оказываются на фискальном накопителе, автоматически доступны представителям налоговой службы. Напоминаем, что на накопитель поступают данные не только по выбиваемым чекам и проводимым по кассе операциям, но и о закрытии смены.

Благодаря Z отчету, завершающему смену, в кассовую книгу предприятия вносятся записи за день и формируются приходные кассовые ордера.

Для справки: именно этот отчет указывает на то, что в скором времени понадобится провести замену фискального накопителя (когда объем свободной памяти составляет 1%) и перерегистрировать технику.

Еще одна задача Z отчета – донесение информации о том, что фискальная документация не поступила в ОФД (грозит штрафом).

Важно! Современные онлайн-кассы чаще всего настроены так, что с формированием Z отчета производится выемка всех наличных. Дополнительные процедуры оформления изъятия не проводятся.

Любые чеки и отчеты должны оказываться в распоряжении ФНС РФ своевременно: за этим осуществляется строгий контроль.

Закрытие смены на онлайн-кассе

Завершая смену по окончанию рабочего дня, кассир-оператор или другое ответственное лицо предприятия должен выполнить соответствующую операцию на онлайн-кассе. Согласно ст. 4.3 п. 2 российского закона «О контрольно-кассовой технике», кассовая смена не может иметь длительность свыше 24 часов. Таким образом, закрывать смену требуется минимум один раз в календарные сутки.

Процесс закрытия смены в конце рабочего дня четко прописывается в руководстве по использованию конкретной кассы. В необходимом порядке действий могут быть некоторые различия. В целом, выполнить нужно следующие операции:

В случае с кнопочными устройствами процесс закрытия будет иным. Потребуется указать, в том числе, пароль администратора.

Случается, что на смарт-технике автоматическая печать отчета не проводится. Чаще всего, сбой вызывает беспрерывное продолжительное применение терминала или ошибка софта. В таких ситуациях отказываться от закрытия смены нельзя. Напечатать документ нужно вручную: посетите подраздел «Кассовые отчеты», ищите в списке нужный вариант.

Всегда ли нужно закрывать смену на онлайн-кассе?

Предположим, что на кассе высвечивается сообщение об ошибке или предприятие работает в нестандартном режиме, например, ночью. Необходимо ли закрывать смену в таких случаях? Если вы не хотите нарушать нормы действующего законодательства РФ, ответ положительный.

Ни график работы организации, ни «частные» случаи неисправности кассовой техники, не могут являться весомой причиной для отказа от закрытия смены. Минимум один раз в сутки смену необходимо завершать.

Зачем нужен отчет о закрытии смены на кассе?

Отчет о закрытии смены на онлайн-кассе содержит сведения о сумме выполненных возвратов, способах оплаты (безнал, наличный расчет), сумме полной выручке за смену, числе чеков, не ушедших ОФД, количеству напечатанных чеков, данные по смене.

Z отчет формируется на любой современной ККТ быстро и автоматически. Для нормальной работы онлайн-касс достаточно тех сведений, которые передаются им на протяжении рабочей смены. Проще говоря, для формирования последнего отчета дополнительную информацию оборудованию предоставлять вам не требуется.

Отчет о закрытии смены на кассе необходим разным специалистам по разным же причинам. Например:

Прикладное назначение документа – обнулять итоги деятельности предприятия, передавать информацию для контроля налоговикам.

Напоминаем! При обнулении кассы выдачу денег из нее производить запрещено. Такие рабочие процедуры, включая возврат прихода, можно осуществлять лишь с помощью центральной кассы по решению руководителя и бухгалтера.

Что делать, если работник не завершил смену на онлайн-кассе?

Строгое требование закрывать рабочую смену минимум один раз в 24 часа связано с особенностями устройства фискального накопителя. При превышении смены, у создаваемых на ККТ чеков не будет фискальных признаков.

Если работник забыл завершить смену онлайн-кассы или, например, по неопытности не смог выполнить процедуру правильно, допустил ошибку, потерял время, ККТ не направит чеки оператору фискальных данных. Т.к. на таких чеках уже нет фискальных реквизитов. Если сказать кратко, то по стороны закона речь идет о прямом нарушении кассовой дисциплины.

Функциональные возможности онлайн-кассы по прошествии 24 часов и не закрытии рабочей смены жестко ограничиваются режимом блокировки. Доступная возможность будет одна – формирование отчета о закрытии.

«Разблокировать» онлайн-кассу можно, устранив причину блокировки. Необходимо:

Отметим, что если при несвоевременном закрытии смены чеки на онлайн-кассе не пробивались, то крупным нарушением это не считается.

Но если смена продлилась более 24 часов, и по кассе проводились торговые операции (выбивались чеки), компания-нарушитель столкнется с ответственностью. В такой ситуации рекомендуется:

При своевременном уведомлении ведомства можно надеяться на смягчение санкций. При условии, что нарушение кассовой дисциплины будет оправдано. В качестве веских причин выступают следующие обстоятельства:

Отлично, если обстоятельство будет подтверждено документально – письмами, справками и т.д.

По каким причинам чаще всего возникают проблемы с закрытием онлайн-касс?

Несвоевременное закрытие онлайн-кассы не всегда связано с невнимательностью сотрудника фирмы. Распространенные причины возникновения проблем с ККТ:

Если сотрудник понимает, по какой причине онлайн-касса не работает, он может попробовать устранить ее самостоятельно. Во всех иных ситуациях необходимо незамедлительно обращаться к руководству.

Что грозит предприятию, если не завершена смена онлайн-ККТ?

Ответственность за не закрытие рабочей смены онлайн-кассы наступает по административной статье. Сумма денежного штрафа зависит от того, «кем является» нарушитель:

Снизать сумму штрафа или «отделаться» предупреждением можно в соответствии с действующим законодательством. Это возможно, если вам удастся убедить представителей налоговой службы в том, что нарушение было допущено без злого умысла, в силу обязательств непреодолимой силы.

Еще раз напомним о необходимости самостоятельного обращения в Федеральную Налоговую Службу. Вам нужно рассказать об инциденте, превышении продолжительности смены как можно раньше. Если сведения уже поступят от оператора фискальных данных, надеяться на «поблажки» со стороны ФНС не стоит. Сотрудники налоговой прямо укажут вам на то, что у вас не возникло желания вовремя проинформировать их.

Для справки! Даже при наличии доказательств того, что нарушение было допущено непреднамеренно, штраф будет наложен. Но сумма окажется минимально возможной (1,5 тысячи рублей для индивидуальных бизнесменов, 5 тысяч рублей для предприятий).

Рассчитывать на вынесение предупреждения можно при условии, что прежде подобные нарушения не допускались ни разу, и что закрыть смену своевременно сотрудники фирмы не могли никаким образом.

Ситуация из практики: забыли завершать смену на ККТ. Позиция налоговой службы

Несвоевременное закрытие онлайн кассы – не редкость. Нарушения выявляются, чаще всего, в ходе проводимых налоговиками проверок. Случается, что руководители организаций даже не знают о нарушениях. Кассир, допустивший ошибку, успешно скрывает ее на какое-то время.

Как правило, не закрытие смены связано с невнимательностью и забывчивостью кассиров и ответственных лиц. Намеренно кассовая смена продлевается достаточно редко.

Узнаем о том, какова позиция сотрудников Федеральной Налоговой Службы в этом вопросе.

Итак, на официальном портале ФНС РФ имеется разъяснение по данному поводу. Бизнесмен имеет розничный магазин, в котором в течение пары суток смена онлайн-кассы не открывалась и не завершалась из-за полного отсутствия продаж. Нарушением в таком случае отсутствие факта закрытия рабочей смены ККТ не является. Индивидуальному предпринимателю не грозят никакие штрафы (важно, чтобы в течение рабочих суток чеки не пробивались).

Другой пример. В разъяснении N03-01-15\28066 от 05.05.2017 года определяется, что в законе РФ нет минимальной длительности открытия рабочей смены и конкретного времени ее завершения. Отсюда следует:

Длительность смены кассы не имеет отношения к рабочему графику предприятия, срокам проведения продаж и другим факторам. Важна лишь длительность реальной работы ККТ в рамках одной рабочей смены организации.

Источник