какие дела подлежат полному оформлению
Какие дела подлежат полному оформлению
3.6. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив
3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.
3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов дела;
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.
3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
3.6.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
3.6.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.
Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
3.6.18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.
При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).
Какие дела подлежат полному оформлению
5.5.1. Дела Судебного департамента подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по подготовке дела к хранению. Оформление дел проводится работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, или исполнителями структурных подразделений при методической помощи и под контролем центрального архива Судебного департамента.
5.5.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.
Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:
подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя дела (приложение N 32 к Инструкции);
составление внутренней описи документов дела (приложение N 31 к Инструкции);
оформление обложки дела (приложение N 30 к Инструкции).
5.5.3. Обложка постоянного или временного (свыше 10 лет) дела изготавливается из твердого картона форматом C4 (230 x 320 мм) и оформляется по установленной форме (приложение N 30 к Инструкции).
На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью.
Если делом является журнал приказов, распоряжений или журнал учета иных документов, то датой журнала будут календарные даты первой и последней записи в журнале.
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
Если в деле имеются отдельные документы за более ранние годы, на его обложке под крайними датами делается оговорка: «Имеются документы за ____ годы».
Количество листов в деле проставляется на основании заверительной надписи дела.
Запись о сроке хранения дела переносится на обложку дела из номенклатуры дел Судебного департамента. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». При введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи о сроках хранения перечеркиваются и указываются новые данные.
При оформлении обложки дела надписи должны быть выполнены разборчиво, без сокращений, чернилами, пастой или тушью черного (синего) цвета.
5.5.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым карандашом или нумератором. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу одним краем подклеены другие документы (вырезки, вставки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются так: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация, при этом старый номер зачеркивается и рядом проставляется новый номер листа.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов (например, 10а, 10б и т.д.).
5.5.5. Документы, подшитые в дело, вносятся во внутреннюю опись (приложение N 31 к Инструкции). Опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах (регистрационных номерах), датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.
По окончании ведения дела в конце внутренней описи составляется итоговая запись (приложение N 31 к Инструкции) с указанием (цифрами и прописью) количества внесенных в нее документов и количества листов внутренней описи. Итоговая запись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подшивается в начале дела.
5.5.6. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.
В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и количество листов внутренней описи. При необходимости оговариваются особенности нумерации документов дела: наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера крупноформатных листов; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
5.5.7. Документы, составляющие дело, подшиваются прочными нитками (шнуром) на четыре прокола с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, их реквизитов, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке металлические предметы (скрепки, булавки и т.п.) из документов удаляются.
5.5.8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.
5.5.9. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не изменять систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Рекомендации по подготовке к передаче документов по личному составу на хранение в муниципальный архив
Рекомендации
по подготовке к передаче документов по личному составу
на хранение в муниципальный архив
Формирование дел
Правильно сформированные дела соответствуют следующим требованиям:
— вид (разновидность) документа и его содержание должны соответствовать конкретному заголовку дела по номенклатуре, к которому этот документ относится;
— в деле должны находиться только исполненные, правильно оформленные документы, удостоверенные необходимыми подписями, датированные и т.п.;
— в дела должны объединяться документы, как правило, в пределах одного календарного года (за исключением переходящих дел);
— документы постоянного, временного срока хранения, по личному составу формируются в дела раздельно; в дела должно быть включено по одному экземпляру каждого документа; подлинники документов должны быть отделены от копий, проектов и черновиков, годовая документация – от квартальной и месячной; приложения к документам, как правило, должны быть сформированы вместе с документами, к которым они относятся, и имеют аналогичный срок хранения;
— дело не должно превышать 250 листов, а его толщина – 40 мм; при большем объеме документов, относящихся к данному вопросу, они разделяются на тома.
Распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, инструкции и др.) должны быть сгруппированы в дела по видам документов, а внутри дела – по хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.
Документы, являющиеся основанием для издания приказов по личному составу, включаются в соответствующие личные дела сотрудников или формируются в отдельные дела.
Внутри дела документы должны размещаться с учетом последовательности решения вопроса, в хронологическом порядке: наиболее ранние документы должны располагаться в начале дела.
Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов и их отбор на постоянное и временное хранение, а также к уничтожению проводиться на основе действующего законодательства и иных нормативных правовых актов РФ и Свердловской области по архивному делу и документационному обеспечению управления, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых, примерных и конкретных номенклатур дел, нормативно-методических документов Федерального архивного агентства России и Управления архивами Свердловской области.
Сроки хранения отдельных категорий документов, не вошедших в перечни, устанавливаются также в правовых и нормативных актах федеральных министерств и ведомств, согласованных с Федеральным архивным агентством, министерств и ведомств Свердловской области, согласованных с ЭПК Управления архивами Свердловской области.
При отборе документов на хранение и уничтожение учитываются такие отметки в перечнях и номенклатурах дел как «до замены новыми», «после замены новыми», «до минования надобности», «при условии завершении проверки», «после истечения срока действия договора» и т.п.
Результатом экспертизы ценности является составление описи дел постоянного хранения, по личному составу, долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, акта о выделении к уничтожению дел, срок хранения которых истек.
Акт о выделении к уничтожению утверждается конкурсным управляющим после утверждения и согласования ЭПК Управления архивами Свердловской области описей дел постоянного срока хранения и по личному составу и последующего за этим утверждения описей конкурсным управляющим. Внесенные в утвержденный акт документы могут быть уничтожены, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
Оформление дел
В зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения, долговременного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле. Составление заверительной надписи, в необходимых случаях составление внутренней описи дела.
Подшивка и переплет дела
Документы, составляющие дело постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного прочтения текста всех документов, виз и резолюций на них. При этом из документов удаляются все металлические скрепления (скрепки, булавки, металлические части скоросшивателей). В конце каждого дела подшивается (переплетается) чистый лист для оформления заверительной надписи.
Нумерация листов в деле
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы кроме листа с заверительной надписью, чистых листов, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа. Нумерация производится черным графитным карандашом, не задевая текста. Применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Нумерация внутренней описи документов дела производится отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются отдельно. Сложенные листы разворачиваются и нумеруются в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный вдвое и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
В случае обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела производится перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом проставляется новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.
Составление заверительной надписи дела
Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации. Если дело подшито или переплетено без листа-заверителя, он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела.
В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, через знак плюс указывается количество листов внутренней описи. Также в заверительной надписи оговаривается наличие в деле листов с пропущенной и литерной нумерацией.
Оформление обложки дела
Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется с указанием следующих элементов:
— наименование организации, ее непосредственная подчиненность (если имеется прямая подчиненность);
— наименование структурного подразделения;
— номер дела (тома, части) по описи, в которую включено данное дело, и номер описи;
— заголовок дела;
— дата дела (тома, части)
— количество листов в деле;
— срок хранения дела.
При оформлении обложки дела наименование организации указывается полностью. В именительном падеже, в скобках – официально принятое сокращенное наименование.
Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел с внесением необходимых дополнений и уточнений, отражающих реальное содержание и состав (виды, разновидности) отложившихся в деле документов.
Обязательными реквизитами обложки дела является указание количества листов в деле (на основании заверительной надписи дела) и срока хранения дела (постоянно, 75 лет, 50 лет, 25 лет и др.)
Составление описей дел
На все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и документы по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями, составляются описи дел. Опись является одновременно учетным и справочным документом, обеспечивающим оперативный поиск дел и документов.
Описи составляются отдельно на дела:
— постоянного хранения
— по личному составу (в 3 экз.)
— временного (свыше 10 лет) хранения (в 3 экз.)
На дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения описи, как правило, не составляются.
Заголовок дел, относящихся к конкретным структурным подразделениям организации, вносятся в опись в соответствии с систематизацией, закрепленной в номенклатуре дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи – валовой за несколько лет.
Перед внесением заголовков дел в описи проверяется правильность формирования и оформлении дел. При просмотре дел в этих целях проверяется:
— соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;
— правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;
— качество подшивки (переплета) дела;
— правильность оформления обложки дела и нумерации листов в нем;
— наличие заверительной надписи дела.
Имеющиеся нарушения правил формирования дел должны быть устранены до составления описей на эти дела.
В конце описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
Описи дел по личному составу утверждаются конкурсным управляющим только после их согласованияс ЭПК Управления архивами Свердловской области. Описи дел временного (свыше 10 лет) хранения на рассмотрение ЭПК не выносятся.
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.
Датами дел с распорядительной и протокольной документацией (приказы, распоряжения, указания, протоколы, стенограммы и др.) являются крайние даты документов дела – число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документа дела; датой личного дела – даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
В случае разделения дел на тома в заголовке каждого дела указываются дата, номер и наименование каждого тома.
Более подробные рекомендации по составлению описей дел приведены в Памятке «Основные требования к составлению описей дел». Образцы заголовков дел приведены в Приложении №10 Рекомендаций.
Некоторые особенности составления описей дел по личному составу