какие дела называют лягушками

Ешьте лягушек на завтрак: 8 техник тайм-менеджмента, которые помогут организовать день, неделю и весь год

Тайм-менеджмент помогает эффективнее организовать время: какие-то техники хороши, чтобы перестать откладывать задачи, другие позволяют упорядочить расписание. Совместно с федеральной сетью ювелирно-часовых магазинов AllTime мы собрали приемы, которые помогут побороть прокрастинацию, распланировать рабочий день или неделю и по-новому организовать подход к расписанию.

Выполнить неприятную задачу: правило лягушки

Марк Твен говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Мотивационный оратор Брайан Трейси применил мысль классика к организации рабочего дня.

«Лягушками» Трейси называет самые важные, сложные и трудоемкие задачи, которые мы обычно откладываем. Он советует начинать день именно с них. Когда вы справитесь с трудным делом, у вас поднимется настроение и возрастет мотивация, к тому же вы сэкономите время, которое могло бы уйти на прокрастинацию.

Если за день нужно решить сразу несколько сложных задач, Трейси советует выбирать самую большую и важную из них. Так постепенно сформируется привычка сразу приступать к главному, а это, по мнению автора методики, ключ к высокой продуктивности.

Сконцентрироваться на работе: метод помидора

Секрет популярности метода помидора — в простоте. Для продуктивной работы нужно выделить 25 минут, которые тратятся только на задачу, а следующие 5 минут — на отдых. Спустя четыре таких цикла можно сделать более длительный перерыв — на 15–30 минут.

Метод придумал итальянский студент Франческо Чирилло в 1980-х. Ему никак не давалась подготовка к экзаменам: он постоянно отвлекался. Тогда Франческо решил проверить, сможет ли он сконцентрироваться на учебе в течение хотя бы 10 минут. Ему на помощь пришел кухонный таймер в виде помидора, который и дал название технике.

Автор методики советует работать в интервалах по 25 и 5 минут, но вы можете подстроить ее под себя. Например, трудиться 90 минут, как советует коуч Тони Шварц, а отдыхать — 30, как рекомендует сооснователь сервиса Buffer Лео Видрич.

Чтобы метод приносил результаты, нужно заводить будильник и буквально включаться в работу по звонку. Для этого удобно использовать не смартфон, на который приходят отвлекающие уведомления, а аналоговые часы с таймером. Немецкие часы с секундомером Boccia Titanium вы найдете в федеральной сети ювелирно-часовых магазинов AllTime. С ними можно с головой уйти в работу, но не потерять счет времени.

Победить прокрастинацию: практика 20 минут

Когда сложно взяться за дело, журналист Йо­не­с Хен­ни рекомендует метод 20 минут, похожий на технику помидора. Нужно пообещать себе не работать долго, а выделить на задачу те самые 20 минут. Затем вы должны решить: работать дальше или остановиться. Фокус в том, что, скорее всего, вы продолжите: когда мы вовлекаемся в задачу, нам по инерции проще ее продолжить, чем бросить на полпути. Хенни отмечает, что с помощью этого метода обычно трудится вдвое больше, а иногда получает заряд продуктивности на четыре часа! Как говорится, лиха беда начало.

Спланировать день: метод ALPEN

Метод придумал немецкий экономист Лотар Зайверт. Каждая буква в аббревиатуре ALPEN на немецком означает важный шаг в системе:

В начале дня вы составляете список задач, а затем отмечаете, сколько времени потребуется на каждую. После выделяете на работу 60% времени — остальное тратится на общение, отдых и незапланированные дела.

Расставляйте приоритеты: что-то можно отложить, что-то делегировать. В конце дня оценивайте, насколько продуктивно поработали, вносите правки в план и перемещайте невыполненные задачи на следующий день. Если откладываете задачу несколько дней, повышайте ее приоритет или отказывайтесь от нее.

Спланировать рабочую неделю: «пессимистичный» подход

Консультант по тайм-ме­недж­мен­ту Лора Ван­дер­кам заметила: даже люди, которые планируют дела на неделю вперед, не закладывают резерв на форс-мажоры. Поэтому, когда всё идет по плану, им хватает времени, а если нужно поработать больше, приходится отказываться от хобби, времени с семьей или саморазвития.

Она предлагает не строить иллюзии, что график будет соблюден минута в минуту, и выделить на неделе дополнительное время для рабочих задач. С плотным расписанием это может быть непросто, зато такой «пессимистичный» подход точно позволит всё успевать.

«Хороший тайм-менеджмент заключается в планировании надежного, а не идеального расписания».

Спланировать день, месяц и год: правило трех

Автор книги «Мой продуктивный год» Крис Бейли предлагает сфокусироваться всего на трех важных делах на день. Он рекомендует с утра определять эти задачи, а рабочий день посвящать их выполнению.

В чем смысл? Обычно мы оцениваем свою продуктивность по количеству выполненных дел, хотя не все они равноценны. Правило трех позволяет сосредоточиться на главном.

С помощью этого метода можно планировать не только рабочий день, но и неделю, месяц или год. Попробуйте наметить три цели на месяц и три глобальные — на год, и пусть каждый день приближает вас к их достижению.

Сделать тайм-менеджмент стилем жизни: система GTD

Методику продуктивности GTD (Getting Things Done) описал в книге «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен, эксперт по вопросам личной эффективности. В основе системы — простая мысль: нам проще обрабатывать информацию, чем хранить ее. Чтобы разгрузить мозг, Аллен советует собирать все задачи и идеи, даже самые мелкие и безумные, в одном месте. Их можно хранить в таск-трекере, в электронной почте или заметках на телефоне.

Когда задачи и идеи собраны, нужно добавить подробностей: прописать по шагам каждый пункт, назначить дедлайн, если это возможно. То, что можно делегировать, делегируйте, то, что потребует не больше двух минут вашего времени, сделайте сразу, а задачи с конкретным дедлайном перенесите в календарь.

Все задачи и идеи можно рассортировать по папкам. Например, завести отдельные для задач по конкретному проекту, домашних дел и планов на будущее. Когда всё будет организовано, выбирайте папку из нужной категории и приступайте к работе по уже описанным шагам.

Важно хотя бы раз в неделю обновлять списки. Процесс может показаться скучным, но, если втянетесь, метод начнет работать автоматически и жизнь станет куда более упорядоченной.

Сохранить вдохновение надолго: метод «Автофокус»

Эксперт в области производительности Марк Форстер адресовал «Автофокус» творческим людям, которым ненавистны скучные дела.

Он предлагает завести линованный блокнот и записать на первой странице все задачи, которые приходят в голову. После быстро пробежаться по списку, а затем сделать это медленно и вдумчиво, чтобы найти задачу, которую хочется решить больше всего. Форстер советует заниматься ей столько, сколько хотите. Если интерес пропал, а дело осталось невыполненным, вычеркните его из списка и допишите — внизу.

В идеале нужно работать с первой страницей, пока все дела не будут вычеркнуты. Но, если какие-то задачи выполнять не хочется, оставьте их и переходите к следующей странице — с новым списком дел. Когда блокнот закончится, вернитесь к началу и возьмитесь за невыполненные задачи.

Некоторые дела, например проверку электронной почты, нельзя откладывать. Для них Форстер рекомендует завести отдельный блокнот, а дальше действовать по той же схеме.

Этот метод сочетает системный подход к делу с интуитивным. Интуиция помогает сделать подходящий выбор и не тратить часы на прокрастинацию.

Чтобы всегда следить за временем, подберите наручные часы в федеральной сети ювелирно-часовых магазинов AllTime. Там вы найдете изящные модели от бренда Rodania, часы в стиле кэжуал от Invicta, спортивные и водонепроницаемые часы — для активных и умные гаджеты — для тех, кому важно постоянно быть на связи. Они помогут не тратить время впустую и станут надежными помощниками в ежедневных делах.

Источник

О слонах, лягушках и других животных тайм-менеджмента

Лягушки

«Лягушки» — это мелкие, но неприятные задачи, которые люди очень не любят выполнять. Как правило, это дела, которые связаны с дискомфортом, стрессом, скукой и другими неприятными ощущениями. Вот примеры типичных «лягушек»:

При этом у каждого человека свой собственный список «лягушек». совсем не боится стоматологов, но боится парикмахеров. спокойно общается с проблемными клиентами, но паникует, когда нужно позвонить в банк. Иными словами, «лягушастость» той или иной задачи — это вещь субъективная.

можно распознать по двум характерным признакам:

Проблема в том, что постоянное откладывание «лягушек» нередко приводит к серьезным неприятностям. Например, если все время отодвигать визит к стоматологу, то однажды это закончится зубной болью или флюсом. А если долго игнорировать «клиента из ада», он может заявиться к нам в офис и устроить небольшой апокалипсис.

Более того, откладывание таких дел негативно сказывается на продуктивности и самочувствии. Наши мысли, волей или неволей, постоянно возвращаются к «лягушке», а это портит нам настроение и отвлекает от других задач.

Что с ними делать?

Выражение «съесть лягушку» в означает «выполнить неприятное дело». Эта идиома позаимствована из известного афоризма, который приписывают Марку Твену:

Если с утра вы съедите лягушку, то ничего более страшного с вами в этот день не случится.

Именно так и следует поступать с неприятными задачами: выполнять их как можно раньше и желательно в самом начале дня.

Отсюда следует «правило лягушки»:

Всегда начинайте с самого неприятного.

Вот несколько примеров, как этот принцип может применяться на практике:

Для «лягушек» в органайзере удобно создать отдельную категорию (тег, метку или ярлык), чтобы сразу находить их в своем списке дел. Например:

Обратите внимание: хотя «лягушек» и следует выполнять в начале дня, однако сам день часто рекомендуют начинать с более приятного. Например: с чашки хорошего кофе, стакана сока, свежей выпечки, любимой музыки Это помогает с утра задать позитивный настрой на весь день.

Методика поедания лягушек

По поводу «поедания лягушек» в существуют три простых правила:

1. «Ешьте лягушек» с утра. Планируйте все неприятное и сложное на утро или хотя бы на первую половину дня.

Утром у нас обычно крепче нервы, выше уровень самодисциплины и лучше работает голова. Если же откладывать неприятные задачи на вторую половину дня или на вечер, у нас может просто не хватить «маны» для их выполнения. «Съев лягушку», мы сможем весь день спокойно занимать другими делами, не отвлекаясь на ее назойливое кваканье.

2. «Ешьте лягушек» каждый день. Старайтесь каждый день выявлять в своем списке самые неприятные задачи и расправляться с ними.

Такие «лягушки» существенно влияют на нашу жизнь, а их «неприятность» связана с выходом из пресловутой «зоны комфорта» (о том, что это такое на самом деле, мы поговорим в другой раз).

3. Из двух и более «лягушек» всегда выбирайте самую страшную. Если перед вами стоит несколько неприятных задач, начинайте с той, которая вызывает у вас наибольшее отвращение.

А в идеале следует выполнять задачи в порядке их «неприятности». Как мы уже говорили, неприятные дела — это обычно самые важные для нас дела, и такой подход очень повышает личную эффективность.

Как заставить себя съесть лягушку? 5 приемов

«Лягушки» не назывались бы лягушками, если бы с ними можно было легко справиться. Увы, мы можем знать все перечисленные выше правила, но откладывать все неприятные задачи на потом.

К счастью, существует несколько способов заставить себя выполнить неприятное дело. Мы рассмотрим пять из них. Три первых приема помогут сформировать правильный настрой на «поедание лягушек». А два последних помогут справиться с неприятным делом тогда, когда мы долго не можем решиться к нему приступить.

Прием № 1. «Лягушка» — это вызов. Воспринимайте ее не как потенциальный источник страданий, а как испытание, экзамен, вызов вашим способностям, как возможность показать себе и всему миру, чего вы стоите. Используя такой способ мышление, вы будете более решительно расправляться с неприятными делами и даже получить от этого удовольствие.

Прием № 2. Не думайте о неприятной задаче до момента ее выполнения. Думать о «лягушке» следует ровно столько, чтобы ее запланировать, но не более. Чем больше мы думаем о неприятном деле, тем сильнее «накручиваем» себя и тем большее отвращение оно у нас вызывает.

Чтобы избежать такого «самонакручивания», сосредоточьтесь на других делах. Если же вы поймали себя на ненужных мыслях о лягушке, мысленно отметьте: «Ага, я думаю о лягушке». Затем спокойно и без самоосуждения вернитесь к текущим задачам.

Прием № 3. Стремитесь к тому, чтобы выполнить неприятную задачу как можно быстрее. А в идеале ее следует выполнять, как только она появились:

Чем быстрее мы «съедаем лягушку», тем проще нам это сделать. Опять же: в этом случае мы меньше о ней думаем и меньше себя накручиваем. Сосредоточьтесь не на том, чтобы сделать задачу вообще, а на том, чтобы как можно скорее от нее избавиться.

Прием № 4. Метод швейцарского сыра. Если не получается заставить себя «съесть лягушку», воспользуйтесь методом швейцарского сыра. Разделите «лягушку» на небольшие подзадачи («лягушат» или «головастиков»), которые вам легче будет выполнить. Например:

Некоторые делают так: составляют очень подробный «поедания лягушки», а потом механически выполняют задачу, глядя в этот список.

Прием № 5. Прыжок в воду. Вы, наверное, замечали, что люди на пляже делятся на два типа:

Принцип «прыжка в воду» работает и с неприятными задачами. Нам вовсе не обязательно долго собираться с духом и думать о том, как выполнить их целиком и полностью. Достаточно совершить простое действие, после которого выполнение задачи станет неотвратимым. Например:

Обычно первый шаг сам по себе не вызывает негативных эмоций. Поэтому нам достаточно просто сделать этот шаг, не думая при этом о том, что будет дальше.

Слоны

В терминологии «слоны» — это крупные, грандиозные, масштабные задачи, к которым страшно подступиться. Вот примеры типичных «слонов»:

В отличие от «лягушек», «слоны» не вызывают у нас жгучего отвращения (хотя иногда встречаются и «слоновые лягушки»). Но при этом они требуют много времени, сил и других ресурсов. Браться за такие дела страшно, поэтому их, так же как и «лягушек», часто откладывают на потом.

Проблема в том, что долгое игнорирование «слонов» тоже нередко приводит к неприятностям или к упущенной выгоде. Например, пока работник откладывает задачу «выучить английский», он лишает себя возможности читать мануалы и актуальные статьи по своей тематике. А это, в свою очередь, негативно сказывается на его карьере и профессиональном росте.

Что с ними делать?

Название этого типа задач появилось благодаря присказке:

— Как съесть слона? По кусочку!

Именно так и поступают с : их делят на более мелкие задачи («бифштексы»), которые затем регулярно выполняют. Маленькие задачи не кажутся нам страшными, сложными, непонятными или невыполнимыми, поэтому у нас реже возникает искушение отложить их на потом. Вот пример нарезания «слонов» на «бифштексы»:

Зелеными стрелочками обозначены повторяющиеся задачи

В те дни, когда не получается съесть намеченный «бифштекс» целиком, рекомендуется откусить от «слона» хотя бы небольшой кусочек. Например, если не получается написать 1000 слов для книги, стоит написать хотя бы 200 или даже 100 слов. Это правило помогает сохранять рабочий настрой, «инерцию движения» и привычку к регулярной работе.

Разновидности бифштексов

Разных «слонов» нужно нарезать на «бифштексы». Рассмотрим три самых популярных способа.

1. Повторяющиеся задачи. «Слона» нарезают на одинаковые или сходные задачи, которые регулярно повторяются. Этот метод в основном используется тогда, когда слон состоит из потока однотипной работы. Например:

Также этот метод подойдет для некоторых измеримых целей, то есть таких, которые выражаются в неких числовых показателях (см. технику SMART). Например: «написать 30 заметок за 1 месяц», «отложить 50 000 за год»

Для планирования таких «слонов» в органайзере нужно создать проект или категорию, поместить туда нужное количество задач и настроить их повторение. Например:

Планирование таких «слонов» проходит в два этапа. На первом этапе следует разделить слоновую задачу на отдельные шаги (этот процесс называется декомпозицией). «Слона» нарезают до тех пор, пока не получатся «бифштексы», которые без проблем можно выполнить за день. Удобнее всего такую нарезку делать с помощью ментальных карт. Вот как это выглядит в самом простом случае:

На втором этапе полученные «бифштексы» равномерно распределить по времени:

Если «слон» очень большой и сложный, его лучше не нарезать сразу и целиком, а детализировать по мере выполнения. Предположим, у нас есть задача «ремонт комнаты», которая состоит из трех этапов: побелить полоток, поклеить обои, постелить ламинат. В этом случае мы подробно планируем побелку потолка, а остальные этапы просто намечаем, но пока не трогаем.

3. Повторяющиеся бюджетируемые задачи. В этом случае «бифштекс» представляет собой отрезок времени, который мы собираемся ежедневно тратить на поедание «слона»: 2 часа в день, 1 час в день, 15 минут в день

Этот вариант подходит для нарезки фактически любых крупных задач. Его можно смело использовать в тех случаев, когда время на ежедневный «бифштекс» ограничено или когда вы затрудняетесь с нарезкой «слона».

Планируются такие «бифштексы» почти так же, как и в первом варианте: создаем в органайзере повторяющуюся задачу, но при этом указываем время ее выполнения. Например:

Отмерять такие «бифштексы» удобнее всего с помощью таймера. Устанавливаем его на нужное время и, пока он не прозвенел, занимаемся «слоновой задачей».

Другие животные

Кроме «лягушек» и «слонов», в литературе по иногда встречаются и другие животные. Они не так популярны, но знакомство с ними может помочь сориентироваться в некоторых жизненных ситуациях.

Обезьяны

«Обезьяна на спине» — это ситуация, с которой сталкиваются руководители всех уровней. Суть ее в том, что подчиненные как бы «делегируют» нам свою работу.

Представим, что обезьяны — это задачи и проблемы, которые нужно решить. Мы даем сотруднику некое поручение (вручаем ему «обезьяну») и ждем результата. Но через некоторое время он приходит к нам с вопросом или проблемой: без их решения он не может выполнить поставленную перед ним задачу. Он возвращает инициативу нам, то есть пересаживает на нас свою «обезьяну». Рассмотрим два примера.

Пример 1. Мы поручили сотруднику посмотреть цены у конкурентов. После этого он начинает массово присылать вам вопросы:

— А у кого смотреть?
— А где смотреть?
— А на какие товары смотреть?
— А как составить отчет?

Пока мы не ответили на из этих вопросов, сотрудник ждет ответа. Получается, что в эти моменты не подчиненный, а руководитель занимается выполнением поставленной задачи.

Пример 2. Бытовая ситуация: перед уходом на работу мы просим ребенка купить новые фильтры для воды. Через некоторое время он звонит и спрашивает: а какие именно фильтры нужно купить? Вы не помните названия и обещаете вечером уточнить. Все, теперь это уже не его, а ваша задача.

Если подобные ситуации возникают слишком часто, руководители начинают терять массу своего времени на «кормление обезьян», а порученные ими задачи выполняются очень медленно.

Что делать?

Для уменьшения количества «обезьян» приучайте подчиненных самостоятельно искать ответы на свои вопросы. В идеале он должен приходить к вам не с проблемой, а уже готовыми вариантами ее решения. Например, в случае с ценами, следует предложить сотруднику самостоятельно составить список конкурентов и товаров. А в случае с фильтрами — попросить ребенка самостоятельно посмотреть их название и габариты.

Однако здесь важно понимать, что в управлении не бывает универсальных решений, а к каждому человеку зачастую требуется индивидуальный подход. Если, например, сотрудник совсем неопытный, лучше не оставлять его один на один с «обезьянами».

Мамонты

«Мамонты» — это крупные задачи, которые уже утратили актуальность («вымерли»), но которые мы по привычке все еще собираемся выполнить. Такие задачи обычно начинаются со слов « я найду время и…» или «однажды я соберусь и…».

Пример 2. Женщина мечтает завести земельный участок, чтобы обеспечивать семью дешевыми овощами. Через пару лет она открывает собственный магазин и в разы увеличивает доход. Теперь она может без проблем покупать любые овощи, но продолжает мечтать о своем огороде.

Проблема таких задач вовсе не в том, что они не выполнимы. Нет, «мамонтов» вполне можно «оживить и съесть» (точно так же, как и обычных «слонов»). Проблема в том, что эти задачи и цели, нам уже не нужны. Мечтая о них, мы лишь впустую расходуем энергию. Ну, а если мы их выполним, то, скорее всего, испытаем лишь разочарование.

Что делать?

Проверяйте свои старые цели на актуальность. Подумайте, почему вы хотите их достичь и действительно ли вы этого хотите. Если же цель превратилась в «мамонта», ее следует без всякой жалости вычеркнуть из своих планов.

Единороги

Вот примеры типичных «единорогов»:

Мечты о «сказочных единорогах» отнимают у нас время и силы, но ничего не меняют в нашей жизни. Это вовсе не значит, что от них нужно отказаться (как от «мамонтов»). Напротив: чтобы быть счастливыми, мы должны воплощать свои мечты в реальность. Как говорил английский поэт Уильям Блейк: «Кто хочет, но не делает, — порождает чуму».

Что делать?

«Единорогов» следует тщательно обдумывать, находить пути их реализации и превращать в слонов (а что делать с этими животными, мы уже знаем). Вот как это работает:

Для превращения «единорога» в «слона» нужно понять, что именно мешает воплотить мечту в реальность. Затем следует сформулировать задачу, которая будет направлена на преодоление этого препятствия (рекомендуем посмотреть нашу статью о многоходовом мышлении)

На этом наша «экскурсия в зоопарк» подошла к концу. Будем рады, если сегодня вы узнали для себя новое. А напоследок небольшая шпаргалка по всем сегодняшним животным:

Источник

Съесть лягушку тайм-менеджмент советует с утра!

О таких известных методах, как «поедание лягушки» от Брайана Трейси, наслышаны многие. Но зачастую только на уровне терминов: «съесть лягушку» – «тайм-менеджмент». А вот что за «лягушки» и за чем их есть с утра, знают, увы, не все. А зря. Введение этого простого принципа в ежедневный распорядок дня позволяет успевать значительно больше дел, а главное, заряжаться позитивом на сутки вперед и методично двигаться к цели.

В чем секрет «лягушачьей диеты»?

Съесть лягушку – тайм-менеджмент в действии

Начнем с основного: почему лягушка?

Скорее всего потому, что у большинства жителей планеты – за исключаем французов и гурманов со схожими привычками – лягушки, жабы и прочие земноводные вызывают брезгливость. То есть питаться ими совсем не хочется.

Съесть Выполнить то, что тебе не хочется. То дело, которое имеет важность для настоящего и будущего, но вызывает отторжение на сознательном и бессознательном уровне.

Виды «лягушек» тайм-менеджмента

Перечень нелюбимых земноводных у каждого свой. Примерный список откладываемых и невыполняемых мероприятий может включать:

Продолжать можно бесконечно. Смысл в том, что:

Лягушка – это достаточно мелкое и часто несложное дело, которое мы не хотим выполнять по определенным причинам.

Метод съесть лягушку

Правило «съесть лягушку с утра» гласит: нелюбимые, раздражающие, откладываемые дела нужно делать в первую очередь.

Как найти такие дела?

Часто мы сами их прекрасно знаем. Это то, что переносится из плана в план или упорно задвигается на задворки памяти, чтобы потом «не успеть» сделать из-за рутины.

Важно! Если в наличии имеется две лягушки, то первой «съедается» самая противная из них!

Почему «лягушек» нужно есть именно утром

Секрет кроется в нашей физиологии.

Да-да, тайм-менеджмент – система управлением времени – тесно связан с природными ритмами и ресурсами человека, с психологией.

Что происходит, если мы все-таки решились «съесть лягушку с утра»?

Гордость за себя и свои достижения.

Восторг лимбической системы.

Гормоны радости – приятный бонус. Поэтому если практиковать естественные выбросы эндорфинов с утра, можно считать, что весь день пройдет на позитиве. Да что считать – так и будет!

Лимбическая система – капризный ребенок нашего мозга – при регулярных выбросах эндрофинов «согласится с доводами» неокортекса о необходимости планирования, работы и достижений. И дела пойдут гораздо лучше, так как ресурсов и возможностей на физическом и интеллектуальном уровне станет больше.

Так что Брайан Трейси был исключительно прав: метод «съесть лягушку» отлично подходит для утренних ритуалов и позволяет не только оптимизировать свой день, но и стать банально счастливее.

А какое «меню» у вас? Если ли лягушки в вашем рационе? Планируете добавить?

Источник