какие данные и как заносятся в складскую базу данных
Управление складом и запасами
Справочное размещение товаров в ячейках
Складские ячейки используются в качестве справочной информации для упрощения процесса размещения и отбора товаров, но учет остатков товаров ведется в целом по складу или помещению. Данный способ удобно использовать, когда в каждой ячейке располагается один товар. Это позволяет быстро находить товары, по которым требуется отгрузка.
Адресное хранение товаров в ячейках
Размещение и отбор товаров осуществляются в соответствии с заданной стратегией размещения и отбора для области хранения.
Для оптимизации доступа к ячейкам при отборе товаров предусмотрена возможность создания рабочих участков и определение порядка обхода складских ячеек.
Операции перемещения товаров
Перемещение товаров на предприятии осуществляется между складами и помещениями, а также между филиалами организации.
Операции внутреннего потребления товаров
Операции сборки (разборки) товаров
Проведение инвентаризации товаров на складе
Целью проведения инвентаризации товаров являются контроль остатков товарно-материальных ценностей и сверка фактического количества товаров с учетным количеством.
Инвентаризация товаров на складе может осуществляться как с пересчетом, так и без пересчета товаров (в процессе оперативной работы на складе).
При оформлении процесса пересчета товаров можно отразить фактическое и учетное количество товаров, отклонения фактического количества от учетного.
Если на складе выявлены излишки, недостачи и обнаружены «лишние» товары без проведения пересчета товаров (в процессе оперативной работы), то в таких случаях для регистрации расхождений применяются ордера на отражение излишков, недостач и порчи товаров, изменяющие фактические остатки товаров на складе.
Мобильное рабочее место кладовщика
В процессе выполнения задания система последовательно указывает, какое действие необходимо выполнить, например, отсканировать ячейку, отсканировать товар, отсканировать серию товара, что обеспечивает пошаговое выполнение всех операций.
Серийный учет товаров
Управление запасами
Обеспечение текущих заказов на отгрузку
Формирование заказов по потребностям
Текущие заказы можно обеспечивать в соответствии с параметрами обеспечения потребностей:
Например, по заказу на отгрузку требуется обеспечить товар в количестве 400 шт. На складе данный товар присутствует в свободном остатке в количестве 100 шт. Минимальный желаемый остаток этого товара составляет 100 шт., максимальный желаемый остаток — 300 шт.
Опираясь на эти данные, система рекомендует к заказу товар в количестве 300 шт. — для поддержания запаса, поскольку текущий остаток товаров на складе равен минимальному желаемому остатку.
Получается, что 100 шт. товара уже обеспечено — текущий остаток товара на складе и ожидается поступление товара в количестве 300 шт. За счет этого количества запасов будет обеспечен товар по заказу на отгрузку в количестве 400 шт.
Например, по заказу на отгрузку требуется товар в количестве 400 шт. При режиме обеспечения заказов независимо от поддержания запасов системой к заказу будет рекомендовано строго то количество товара, которое требуется по заказу на отгрузку, т. е. 400 шт.
Привет студент
АКАДЕМИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ КАДРОВ
Факультет инновационной подготовки
Кафедра управления информационными ресурсами
Специальность «Управления информационными ресурсами»
КУРСОВАЯ РАБОТА
По дисциплине «Системы баз данных»
(ученая степень, звание)
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ.. 3
2.1.Определение перечня решаемых задач. 4
2.2. Уточнение последовательности решаемых задач. 5
2.3. Определение объектов базы данных. 6
2.4 Определение структуры данных. 8
4.1. Автоматизация приложения с помощью макросов. 31
4.2. Автоматизация приложения с помощью VBA.. 32
Заключение.. 37
список используемой литературы. 38
ВВЕДЕНИЕ
На сегодняшний день базы данных на предприятиях производственного характера используются повсеместно. Ведение информации и характерных данных по товарам реализуемых предприятием требуют особого внимания. Для этого необходимо создать условие хранения скопившейся информации, организовать полнофункциональную возможность выборки необходимой информации по характерному признаку, составление оперативной отчетности. Использование и применение данных предполагает два направления по их изучению: проектирование базы данных и управление информацией, расположенной в них. Данная курсовая работа рассчитана на автоматизацию склада производственного предприятия средствами Microsoft Access 2007.
В курсовой работе рассмотрены не только вопросы проектирования и построения базы данных, но также приводится схемы и описания проектирования законченного приложения для склада производственного предприятия.
Цель курсовой работы является разработка БД производственного предприятия.
Определим задачи курсовой работы:
1.Определение исходных данных на проектирование базы данных склада производственного предприятия;
2.Определение базовых функций базы данных склада производственного предприятия;
3.Создание базовых запросов пользователя базы данных производственного предприятия;
4.Разработка отчетов (документов) базы данных производственного предприятия;
5.Разработка форм интерфейса базы данных производственного предприятия.
1. Постановка задачи
В процессе разработки базы данных необходимо реализовать:
2. Проектирование приложения
Согласно поставленному заданию можно представить, что экономическим объектом является предприятие, специализирующееся на производстве готовой продукции. Также можно предположить, что предприятие является не большим предприятием со своей инфраструктурой. Чтобы наиболее быстро и эффективно функционировать и расширять бизнес, предприятию, необходимо вести автоматизированный учет товара на складе.
Схему движения товара на таком складе можно представить следующим образом:
Рис. 2.1 – Схема движения товара
2.1.Определение перечня решаемых задач
Данная база будет включать в себя все необходимые сведения о товаре, его приходе и расходе со склада.
Автоматизированный учет информации позволяет наиболее достоверно, быстро и безошибочно собирать и производить различные операции с данными. А значит, позволит быстрее и качественнее выполнять работнику склада свои задачи, не отвлекаясь на перепроверку данных.
В общих чертах перечень решаемых БД задач можно записать как:
2.2. Уточнение последовательности решаемых задач
Основное назначение склада – принятие, хранение, выдача и учет готовой продукции выпускаемой предприятием, сырья и материалов предназначенных для производства и непроизводственных товаров внутреннего потребления.
База данных «Склад» создается для удовлетворения потребностей пользователей в информации. Данные о товаре, его характеристиках, приходе, расходе и остатках позволят более оперативно отслеживать потребности в товаре, а также проводить инвентаризацию на складе.
Последовательность решаемых БД задач можно представить как:
2.3. Определение объектов базы данных
Для реализации задуманной БД нам понадобятся следующие объекты:
Рис. 2.2. – Таблицы БД
Рис. 2.3. – Запросы БД
Рис. 2.6. – Макросы БД
2.4 Определение структуры данных
При разработке структуры данных должны быть учтены следующие принципы:
Еще один шаг – логическое группирование элементов данных. Полученные группы составят логические структуры таблиц. Так, например, данные о товаре должны вводиться в справочнике, а не при вводе товара по его приходу на склад.
Исходя из группировки задач по темам были созданы таблицы, а затем поля этих таблиц были заполнены необходимыми данными (рис.2.17).
Рис 2.7. – Структура записей таблицы «Единицы измерения товара»
Рис 2.8. – Структура записей таблицы «Товарные группы»
Рис 2.9. – Структура записей таблицы «Товар»
Рис 2.10. – Структура записей таблицы «Поставщики»
Рис 2.11. – Структура записей таблицы «Получатели»
Рис 2.12. – Структура записей таблицы «Приход товара»
Рис 2.13. – Структура записей таблицы «Приход товара_доп»
Рис 2.14. – Структура записей таблицы «Расход товара»
Рис 2.15. – Структура записей таблицы «Расход товара_доп»
Рис 2.16. – Структура записей таблицы «Движение товара»
В СУБД Access процесс создания реляционной базы данных включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных целостность базы данных.
На рисунке 2.17 представлена схема данных разрабатываемой базы данных.
Рис. 2.17. – Инфологическая модель структуры БД
Увеличена схема БД представлена в Приложении А.
3. Разработка пользовательского интерфейса и описание приложения
3.1. Запросы
Для отображения необходимых данных в формах используются запросы.
Создание запросов происходит с выбора пункта «Создание простых запросов», где необходимо определить нужные таблицы и запросы для выбранного элемента (рисунок 3.1).
После выбора всех необходимых полей, система спросит об отчете, который необходим для построения данного запроса.
Для более сложных запросов используется Конструктор запросов.
После всех проделанных манипуляций наш запрос появится в общих объектах Access (рисунок 3.4).
Таким образом, выполняется большинство запросов.
Все информационные объекты предметной области связаны между собой. Различаются связи нескольких типов, для которых введены следующие обозначения:
Связь один к одному (1:1) предполагает, что в каждый момент времени одному экземпляру информационного объекта А соответствует не более одного экземпляра информационного объекта В и наоборот.
При связи один ко многим (1:М) одному экземпляру информационного объекта А соответствует 0, 1 или более экземпляров объекта В, но каждый экземпляр объекта В связан не более чем с 1 экземпляром объекта А. Графически данное соответствие имеет вид.
Связь многие ко многим (М:М) предполагает, что в каждый момент времени одному экземпляру информационного объекта А соответствует 0, 1 или более экземпляров объекта В и наоборот.
В среде Access запросы не заканчиваются простым построением связей полей через форму Мастера запросов. MSAccess хорошо понимает язык запросов SQL. В нашей разрабатываемой базе данных попробуем восполнить данный элемент. Для этого создадим запрос на выборку товара из таблицы «Товары». Для этого напишем следующий код SQL:
SELECT [Товары].Поле1, [Товары].Тип, [Товары].МОЛ
FROM [Товары]
WHERE ((([Товары].Тип)=[Выберите тип товара:]));
Из данных строк мы определяем, что мы указываем системе справочник (таблицу) «Товары», определяем имеющиеся поля и указываем необходимое нам поле, по которому будет осуществляться запрос. В данном примере выбрано поле – Тип.
SQL-код всех запросов БД представлен в Приложении Б.
3.2. Формы
Формы Access позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же самых функций можно использовать режим таблицы, формы предоставляют преимущества для представления данных в упорядоченном и привлекательном виде. Формы позволяют также создавать списки значений для полей, в которых для представления множества допустимых значений используются коды. Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.
Формы создаются из набора отдельных элементов управления: текстовые поля для ввода и редактирования данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, метки полей, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE. Форма состоит из окна, в котором размещаются два типа элементов управления: динамические (отображающие данные из таблиц), и статические (отображающие статические данные, такие, как метки и логотипы).
Формы Access являются многофункциональными, они позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют производить проверку корректности данных, содержащихся в таблице. Access позволяет создавать формы, включающие другие формы (форма внутри формы называется подчиненной). Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат.
Порядок проектирования экранной формы подразумевает следующие этапы:
Проектирование сценария диалогового режима решения задачи состоит в разработке взаимосвязанной последовательности экранных форм и правил перехода между ними.
В БД «Склад производственного предприятия» мною были разработаны 24 экранные формы.
Для ввода информации в базу данных используются следующие формы:
Для вывода той или иной информации из базы данных используются следующие формы:
Для поддержания диалогового режима работы пользователя с АРМ используются формы: «Главное меню» и «Справочники».
Формы проектировались как при помощи Мастера, так и с использованием Конструктора.
После создания таблиц, форм и отчетов приступили к связыванию этих компонентов приложения с помощью кнопочных форм. Кнопочные формы – графические кнопочные формы – обычно состоят из набора командных кнопок с текстовыми описаниями или пиктограммами.
Описание основных форм БД:
Рис. 3.5. – Главная форма
Рис. 3.8. — Форма Товарные группы
Справочник товаров позволит пользователю осуществить поиск по наименованию товара и по штрих-коду, удалить запись и добавить новый товар в БД, а также обновить данные и вывести отчет на печать.
Справочник работников склада позволит пользователю осуществить поиск по фамилии работника.
В форме присутствует перекрестный запрос, а также кнопки для перехода к формам Товар и Поставщик. Также можно вывести Общий и Частный отчеты на печать.
В форме присутствуют кнопки для перехода к формам Товар и Поставщик. Также можно вывести Общий и Частный отчеты на печать.
3.3. Отчеты
Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет. В Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати. Для создания отчета, который можно распечатать и распределить между потребителями, Access комбинирует данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом.
Создаваемые Access отчеты делятся на шесть основных типов:
В своей курсовой я использовал ленточные отчеты и отчеты в одну колонку.
Структура бд для ведения склада
Возникла задача организовать свою систему учета ведения склада/складов.
После некоторого обдумывания у меня получилась следующая схема бд:
Помогите придумать как хранить остатки по складу, т.е. какие поля следует включить в таблицу: Остатки.
Был бы премного благодарен за советы касательно приведенной мной схемы: может что то стоит изменить.
Update
Наличие единиц измерения в приходной документации обусловлено тем что одна и та же позиция может прийти с другой единицей измерения, т.е. некоторые поставщики могут поставить в штуках а некоторые например в килограммах, соответственно бухгалтерия и приходует так же, и отсюда получается что в определенный момент на складе может быть одна позиция в разных единицах измерения
Update2 
в исходную схему внес следующие изменения:
Update3
для чего я сделал связь между DocumentItems и ConversionOfMeasureUnits:
Предположим у нас на складе есть Проволока, в свое время она пришла в метрах и так и была оприходована, в один прекрасный момент эта проволока приходит в килограммах(поставщик сменился), в DocumentItems появляется запись следующего вида:
что бы перевести полученные килограммы и показывать остаток в нужных нам метрах кладовщик, через интерфейс программы добавляет запись в таблицу ConversionOfMeasureUnits следующего вида:
имея подобную структуру я смогу приводить одну ед. измерения в другую, и отображать(возможно и хранить) остаток в нужных единицах, и в тоже время приход/расход будет вестись в тех же единицах что и в бухгалтерии
Update4
На основании предложений и советов изменил схему следующим образом.
1 ответ 1
Правда что то мне подсказывает, что следующим шагом развития системы будет отслеживать товары в пределах склада с указанием стеллажей или как там место указывается. Тогда придется делать много записей остатков с указанием размещения, например
Upd: ConversionOfMeasureUnits очень странно привязана к записям в документах. С одной стороны я конечно подозреваю, что какие то сложные пересчеты могут быть к документу. С другой стороны, представить перевод грамм в килограмм по разным формулам на разных документах очень сложно. Я бы в таком случае в DocumentItems добавил бы поле «кол-во в базовой единице измерения», в таблицу товаров добавил «базовая единица». Коэффициенты пересчета (хорошо если формулы не понадобятся, не дай бог жидкие материалы, для которых приходится учитывать плотность) вынес отдельно. И еще конечно надо подумать, что будет если в одной поставке мешки по 30 кг, а в другой по 35. Но тут вы похоже все равно хотели, что бы человек к конкретному документу эти коэффициенты откуда то брал. Может произвести «Стандартный расчет» и позволить исправить уже посчитанное кол-во в базовой единице.
С другой стороны, если отгрузка идет всегда в той же единице и пол-мешка отсыпать не пытаются, то тогда вопрос а нужна ли некая базовая единица. Базовая нужна если потом хотят выдавать какие нибудь статистические формы например, что бы в них товар был без разбивки на единицы. Но готовы ли ради них обеспечить перевод и ввод корректных «базовых количеств».
Складской учет в 1С 8.3 Бухгалтерия
Достоверная информация о наличии товарно-материальных ценностей на складах компании влияет не только на эффективность работы отдела закупок, но и позволяет планировать производство. Ведение учета по складам в программе 1С Бухгалтерия позволяет получать интересующие данные с использованием различных фильтров.
Настройка складов в 1С
Если компания имеет несколько структурных подразделений – оптовых или розничных складов, проводить настройку складского учета необходимо с введения двух или более позиций. Для того чтобы добавить новое структурное подразделение, обратитесь к меню «Справочники» – «Товары и услуги» – перейдите к разделу «Склады».
По умолчанию в программе уже создан Основной склад. При необходимости его можно переименовать или изменить тип.
Для создания новой единицы воспользуйтесь опцией «Создать» – окно ввода данных откроется через несколько секунд.
В открывшейся форме укажите информацию в полях, обязательных для заполнения – наименование склада, тип (оптовый или розничный), тип цен (при необходимости можно добавить свое значение), ответственное лицо. В нашем случае создадим Склад №2 (тип – розничный).
Таким образом, мы создали две структурные единицы – Склад №1, Склад № 2. Если у вас остались какие-либо вопросы по разделу, обратитесь к нашим специалистам.
Автоматизация складской логистики в 1С
Ввод начальных остатков в 1С
Необходимое условие для ведения корректного учета – ввод остатков на начало года. Перейдите в главное меню и выберите опцию «Помощник ввода остатков».
После открытия окна помощника ввода остатков выберите, по каким счетам необходимо ввести остатки. В данном случае остатки вводятся по 41 счету – «Товары».
Возможно, Вам удобнее увидеть как настроить работу по складам в 1С через бесплатные видео-уроки по 1С в сервисе Бит.Личный кабинет.
Необходимо задать дату ввода остатков – это последний день предыдущего месяца. Дата документов (31.12.2017 года) будет установлена автоматически, если остатки вводятся 1 января последующего года. Заполните другие поля – номенклатуру (наименования товаров), стоимость и количество.
.Для проверки остатков товаров на складе можно воспользоваться аналитическими инструментами. Перейдите в раздел меню «Склад» – «Отчеты» – выберите пункт «Остатки товаров».
В открывшейся форме выберите период, на который необходимо проверить остатки обратиться к опции «Сформировать». Установив фильтры, можно также получить информацию по каждому складу. Информация будет представлена в виде таблицы через несколько секунд.
Для того чтобы оформить поступление товаров и услуг, воспользуемся разделом «Покупки» создадим документ «Поступления (акты, накладные)». При создании документа в форме присутствует раздел «Склад».
После наведения курсора на вкладку «Склад» можно выбрать нужное подразделение из раскрывающегося списка или создать новое, кликнув на опцию «Создать». Выберите, куда необходимо оприходовать товар.
В нашем случае выберем оптовый Склад № 1. В качестве примера добавим номенклатуру – «Компьютер в комплекте» – поставка осуществляется в размере 80 штук.
Перемещение товаров в 1С
Наиболее часто встречаемый тип перемещения в программе 1С – с Оптового склада на Розничный (например, когда осуществляется передача со склада на склад в магазине розничной сети). Для перемещения наименований перейдем в раздел «Склад» и выберите опцию «Перемещение товаров». Через несколько секунд будет открыт журнал регистрации перемещенных наименований – сформируем электронный документ «Перемещение товаров».
Заполните необходимую информацию – выберите дату перемещения, укажите склад-отправитель (в нашем случае это Оптовый склад), получателя (Розничный склад). Добавить товары к перемещению можно как вручную, предварительно выбрав их из справочника, так и автоматически, воспользовавшись опцией «Подобрать». В нашем примере добавим 50 штук номенклатуры «Компьютер в комплекте» и переместим их с Оптового склада на Розничный.
Запишем и проведем документ при помощи опции «Записать и закрыть». После проведения документа повторно сформируем отчет «Остатки товаров»
Выбытие (списание) со склада
Программа 1С делает процедуру списания товаров и материалов со склада максимально простой. Для того чтобы списать материалы в производство, создадим и проведем документ «Требование-накладная». Для оформления документа обратимся к разделу «Склад», в подразделе «Склад» выберем «Требования-накладные».
В открывшейся форме выберем склад, с которого будут списаны материалы для нужд производства. Обратите внимание, что опция активна и до нажатия на кнопку «Создать».
Как только вы обратитесь к кнопке «Создать», наименование склада будет заполнено автоматически.
Заполним другие реквизиты – строку «Склад» (показывает, с какого склада осуществляется списание материалов в производство). В нашем случае товары списываются с Оптового склада № 1.
Укажем наименование материалов к списанию. Предварительно создадим номенклатуру «Цемент» и добавим ее в документ. Введем количество товара – 350 кг. и обратимся к опции «Провести и закрыть». После того как документ сохранен и проведен, сформируем отчет «Остатки товаров».
Важно: в данном примере мы специально ввели количество материалов, превышающее фактические остатки на складах. Система позволит списать продукцию с превышением, так как ранее при настройке программы в разделе «Администрирование» – «Проведение документов» был включен параметр «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета». В противном случае необходимо было бы ввести остатки повторно.
Далее расскажем, как осуществляется контроль отрицательных остатков в программе 1С.
Инвентаризация товаров в 1С
Автоматизированный учет на складе – это не только использование аналитических отчетов, но и электронное оформление результата проведенной инвентаризации. Для этого в программе 1С в разделе «Инвентаризация» предусмотрено несколько опций:
Рассмотрим каждый из документов более подробно.
Создадим документ «Инвентаризация товаров» для Оптового склада № 1.
Выберем документ «Инвентаризация товаров» и введем информацию нажатием кнопки «Заполнить». Сведения по остаткам бухгалтерского баланса будут отражены в создаваемом документе автоматически. Обратите внимание, что после перемещения номенклатуры фактический остаток позиции «Компьютер в комплекте» составляет 40 единиц.
Предположим, что фактический остаток составляет не 40, а 39 штук. Для внесения изменений достаточно откорректировать информацию в графе «Количество фактическое». 1С автоматически проведет расчет суммы отклонения (отрицательное число будет выделено красным цветом).
Далее заполним оставшиеся вкладки – «Проведение инвентаризации», укажем причину выполнения работ и даты, в течение которых они будут осуществляться.
Следующий шаг – заполнение раздела «Инвентаризационная комиссия». Обратите внимание, что в составе комиссии должно числиться не менее 3-х сотрудников, а также материально ответственное лицо (в нашем случае таковым является Петр Сергеевич Иванов).
Для того чтобы отразить результаты проведенной инвентаризации в программе, проведем документ «Списание товаров».
Обратите внимание, что в строке «Инвентаризация» программа позволяет определить документ-основание для списания недостающей номенклатуры. После того как документ будет выбран, обратитесь к опции «Заполнить» – данные будут перенесены автоматически.
Проверим остатки товаров на складах после проведения списания номенклатуры «Компьютер в комплекте», сформировав аналитический отчет по выбранному подразделению.
Если все шаги выполнены верно, фактическое наличие товара «Компьютер в комплекте» составляет 39 штук. Рассмотрим противоположную ситуацию – в процессе инвентаризации был обнаружен излишек номенклатуры в количестве 2 штуки.
Как и в предыдущем примере, создадим документ «Оприходование товаров», выберем документ-основание (в нашем случае таковым является «Инвентаризация товаров» – все сведения будут перенесены в новый документ автоматически.
Сформированный после проведения «Оприходования товаров» складской отчет указывает на то, что на складе доступно 42 шт. номенклатуры «Компьютер в комплекте».
Контроль отрицательных остатков
Обратим внимание на то, что в нашем примере по номенклатуре «Дизельное топливо» присутствует отрицательное сальдо в количестве 2 000 л. Таким образом, мы провели отгрузку товара, которого фактически не присутствовало ни на одном из складов компании – поступление номенклатуры от поставщика не было отражено в программе.
Для того чтобы исключить ошибочные моменты, при автоматизированном учете по скальдам используется опция «Контроль отрицательных остатков». Для формирования перейдем в раздел «Склад» – «Отчеты».
Далее установим период составления отчета и обратимся к опции «Сформировать».
Когда контроль отрицательных остатков выключен, это позволяет быстро и эффективно отследить отражения и поступления в бухгалтерском учете материальных отчетов ответственных лиц, а также исключить пересортицу. В противоположном случае программа 1С не позволит провести соответствующие документы
Если кроме трудностей в настройке и ведении складского учета вы столкнулись с другими вопросами, обратитесь к нашим специалистам.