какие документы запрещается передавать по факсимильной связи
Какие документы запрещается передавать по факсимильной связи
15. Прием и передача служебной информации
по каналу факсимильной связи
15.1. Служебная информация, полученная по каналу факсимильной связи, не рассматривается в качестве процессуального документа и не относится к официальным документам.
Передача процессуальных документов по каналу факсимильной связи не допускается.
15.2. Прием и передачу информации по каналу факсимильной связи осуществляет, как правило, канцелярия арбитражного суда.
15.3. По каналу факсимильной связи запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с грифом «Для служебного пользования», «Не для печати», а также рукописные материалы.
15.4. Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналу факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.
15.5. Объем передаваемой информации не должен превышать двух страниц машинописного текста, напечатанного через полтора интервала.
15.6. Предназначенный для передачи текст печатается на писчей бумаге черным цветом.
Неправильно оформленные материалы возвращаются исполнителю.
15.7. Информация, предназначенная для передачи, подлежит обязательному учету по заявкам (Приложение 35), которые подписываются руководителями структурных подразделений и передаются в канцелярию для исполнения.
В канцелярии проставляются порядковый номер, дата и время отправки информации.
15.8. После передачи информации сотрудник канцелярии возвращает подлинник материала исполнителю с отметкой о времени отправки.
15.9. Факсограммы, поступившие по каналу факсимильной связи, подлежат обязательному учету канцелярией в журнале установленной формы (Приложение 36).
15.10. Принятые в канцелярии факсограммы незамедлительно передаются адресатам под расписку: секретарям руководства арбитражного суда либо в структурные подразделения ответственным за делопроизводство.
Факсограммы на иностранных языках передаются под расписку в секретариат председателя суда.
Какие документы запрещается передавать по факсимильной связи
Документы, передаваемые факсимильной связью (факсограммы)
257. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов только несекретных служебных документов.
Запрещается передача с использованием средств факсимильной связи текстов служебных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой «Для служебного пользования», «Конфиденциально», грифом «Коммерческая тайна», и другую информацию ограниченного доступа.
258. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким контрастным изображением (оригиналы или их ксерокопии).
259. На передаваемом факсимильной связью служебном документе в правом верхнем углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки».
В левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа факсограммы указываются фамилия, инициалы исполнителя и номер его служебного телефона, при необходимости наименование воинской части (подразделения).
260. Подготовленная для передачи факсограмма визируется исполнителем, подписывается командиром (начальником) в пределах его полномочий и после регистрации передается адресату средствами факсимильной связи.
261. Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов.
На оригинале переданной (принятой) факсограммы ответственным лицом собственноручно проставляются фактические дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса, если эти сведения не проставляются аппаратно, и заверяются эти записи своей подписью с указанием ее расшифровки (инициал имени, фамилия).
262. Переданная (принятая) факсограмма учитывается в журнале учета принятых и переданных факсограмм (приложение N 24 к настоящей Инструкции).
Принятая факсограмма передается на регистрацию в службу делопроизводства и после регистрации докладывается должностному лицу, которому она адресована, и с его резолюцией передается исполнителю. Поступивший вслед за факсограммой подлинник служебного документа передается исполнителю.
В местах дежурств, где установлены средства факсимильной связи, указанные функции ответственного лица могут быть возложены командиром (начальником) воинской части на лиц, привлекаемых к дежурству.
263. Исполненная факсограмма сдается для подшивки в дело на общих основаниях.
Какие документы запрещается передавать по факсимильной связи
4.9. Прием и передача информации средствами
4.9.2. Служебный документ, переданный или принятый посредством факсимильной связи, не имеет юридической силы.
Последующая досылка адресату подлинника документа (кроме документов, содержащих информацию для сведения) обязательна.
4.9.3. Прием служебных документов, адресованных Генеральному директору Судебного департамента, его заместителям, руководителям структурных подразделений, передаваемых факсимильной связью, осуществляется экспедицией Управления делами.
Прием служебных документов, адресованных Генеральному директору Судебного департамента, его заместителям, руководителям структурных подразделений, передаваемых факсимильной связью, может осуществляется в их приемных либо в структурных подразделениях с последующей передачей принятой факсограммы в Управление делами для регистрации в системе электронного документооборота Судебного департамента.
Прием иных входящих факсограмм осуществляется в структурных подразделениях.
4.9.4. Входящие факсограммы на иностранном языке передаются Управлением делами в Отдел международно-правового сотрудничества для их перевода на русский язык.
После перевода на русский язык факсограмма на иностранном языке совместно с заверенным текстом перевода возвращается в Управление делами для доклада руководству Судебного департамента.
4.9.5. Передача исходящих факсограмм адресатам осуществляется структурными подразделениями-исполнителями.
4.9.6. При передаче факсограмм необходимо руководствоваться следующими требованиями:
запрещается передавать средствами факсимильной связи документы и иную информацию с пометкой «Для служебного пользования»;
объем передаваемой факсограммы (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата A4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
факсограммы на иностранных языках передаются только при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.
4.9.7. Работник, отправивший факсограмму, делает отметку на документе с указанием номера телефона адресата, даты и времени отправления факсограммы.
Отметка оформляется на обороте последнего листа подлинника документа, если подлинник документа не направляется адресату, или на копии (визовом экземпляре) документа и заверяется подписью работника, отправившего факсограмму.
Подлинник документа, не направляемый адресату, хранится вместе с копией (визовым экземпляром) документа в деле в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Какие документы запрещается передавать по факсимильной связи
2.6. Прием и передача документов по каналам связи
2.6.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи текстов служебных документов организациям и приема текстов от организаций.
2.6.2. Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам связи, не является официальным документом.
Последующая досылка оригинала документа (кроме информации для сведения) обязательна.
2.6.3. Прием факсограмм на имя руководства Судебного департамента осуществляется в их приемных или в Управлении делами. Регистрация факсограмм, подписанных Генеральным директором Судебного департамента и его заместителями, производится в Управлении делами, а их передача осуществляется исполнителями в структурных подразделениях.
2.6.4. Принятые факсограммы учитываются в «Журнале учета принятых факсограмм» (приложение N 8). На обороте принятой факсограммы в правом нижнем углу проставляется штамп с указанием порядкового номера (берется из журнала учета поступивших факсограмм), даты и количества листов.
2.6.5. Подлежащий передаче по факсу документ учитывается в «Журнале учета служебных документов, отправляемых по каналам связи» (приложение N 9).
При передаче текстов документов по каналам связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
запрещается передавать тексты документов с пометкой «Для служебного пользования»;
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата A4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
факсограммы на иностранных языках отправляются только при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.
Работник, отправивший факсограмму, на подлиннике документа делает отметку с указанием своей фамилии, даты и времени отправления. Отметка оформляется на обороте последнего листа подлинника. Подлинник документа остается у исполнителя, а документы за подписью Генерального директора Судебного департамента и его заместителей передаются в Управление делами.
Какие документы запрещается передавать по факсимильной связи
2.5. Прием, обработка и передача документов по каналам
факсимильной и электронной связи
2.5.1. Для оперативной передачи или приема текстов служебных документов, информационных материалов и справочных данных, поступивших из органов государственной власти, а также для подготовки и предварительного согласования проектов документов могут использоваться средства факсимильной связи, установленные в подразделениях Суда.
2.5.2. Виды документов Суда, тексты которых могут передаваться с использованием средств факсимильной связи, а также необходимость и порядок направления адресатам оригиналов этих документов определяются Руководством Суда и руководителями подразделений Суда.
2.5.3. При передаче и приеме текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
— ответственность за содержание информации, передаваемой по факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения Суда;
— тексты документов, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, и с пометкой «Для служебного пользования» передавать запрещается;
— подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой на обороте последнего листа о времени и дате отправки и учетном номере факсограммы;
— факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.
2.5.4. Поступившие по каналам факсимильной связи обращения (заявления и жалобы), в том числе те, порядок рассмотрения которых установлен процессуальным законодательством, не регистрируются и Судом к рассмотрению не принимаются.
2.5.5. Контроль за использованием средств факсимильной связи осуществляется руководителями подразделений Суда, в которых установлены факсимильные аппараты.
2.5.6. По каналам электронной связи в Суд могут направляться:
— обращения в Суд в соответствии с процессуальным законодательством посредством заполнения форм, размещенных на официальном сайте Суда в сети «Интернет» и в информационной системе «Мой Арбитр» в установленном порядке ;
Порядок подачи в Верховный Суд Российской Федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа (утвержден приказом Председателя Суда от 29 ноября 2016 г. N 46-П).
Приложение N 4 к Порядку организации доступа к информации о деятельности Верховного Суда Российской Федерации (утвержден приказом Председателя Суда от 14 января 2016 г. N 1-П).