какие документы нужно подать в гит по результатам соут
Сопроводительное письмо к декларации по СОУТ
Если организация отправляет в трудинспекцию декларацию по СОУТ и другие данные, то к пакету документов прилагают сопроводительное письмо. Оно выполняет несколько функций. Расскажем о них в статье, а также о том, как составить такое письмо.
Коротко о декларации по СОУТ
До конца 2018 года руководство организаций должно было провести спецоценку условий труда на рабочих местах. По итогам нужно было подать в Инспекцию по труду декларацию по СОУТ. Ее действие длится 5 лет с даты утверждения отчета о спецоценке, далее срок продлевается.
Иногда работодателям нужно провести внеплановую спецоценку. Например, если сотрудником трудинспекции выявлены нарушения норм охраны труда в отношении работника или его рабочего места, произошел несчастный случай с сотрудником на этом рабочем месте или у человека обнаружено профзаболевание, которое развилось под воздействием вредных и опасных факторов.
В этих ситуациях проводится внеплановая спецоценка, по ее итогам в случае признания условий труда оптимальными или допустимыми нужно подать в ведомство новую декларацию.
Важно! Данная сфера регулируется ФЗ №426 от 28.12.2013 г., ФЗ №136 от 01.05.2016 г. и Приказом Минтруда РФ от 07.02.2014 г. №80.
Для чего пишут сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо — необязательный документ, но часто его прикладывают для решения таких задач:
Как написать сопроводительное письмо к декларации по СОУТ
Такое письмо не имеет унифицированной формы. Его организация должна составить самостоятельно, использовав стандартную структуру сопроводительного письма. В тексте не должно быть ошибок, разговорных слов и выражений.
В шапке письма должны быть следующие данные:
Далее начинается основная часть. В тексте должны быть такие сведения:
После основного текста указывают список прилагаемых документов. Это декларация СОУТ, заключение эксперта, сведения об организации, проводящей СОУТ, копию титульного листа отчета о проведении СОУТ. У каждого документа надо указать количество листов.
В конце ставит подпись руководитель организации или его представитель.
Образец
Общество с ограниченной ответственностью «Гамма»
(ООО «Гамма»)
ИНН 5612233446/КПП 223344556/ОГРН 1122334455667789
610000, г. Киров, ул. Грибоедова, д. 123, тел. 456-23-98
В Государственную инспекцию
труда в Кировской области
610000, г. Киров, ул. Сурикова, д. 9
Исх. №34 от «24» ноября 2019 года
В соответствии с ФЗ от 28.12.2013 г. №426-ФЗ, ФЗ от 01.05.2016 г. №136-ФЗ и Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ №80н от 07.02.2014 г. направляем вам декларацию соответствия условий охраны труда государственным нормативным требованиям охраны труда, подготовленную на основании заключения эксперта компании, проводящей СОУТ, №4567-С от 20 ноября 2019 года.
Генеральный директор: Рассомахин / А.Р. Рассомахин
Пакет документов по ДЕКЛАРАЦИИ для Работодателей
Уважаемые Руководители организаций, в которых проведена специальная оценка условий труда.
В комплект документов входит:
1. Сопроводительное письмо (на фирменном бланке предприятия) –2 экземпляра (образец прилагается);
2. ДЕКЛАРАЦИЯ соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда – 2 экземпляра, подлинных, (образец заполнения и форма декларации прилагается);
3. Заверенная копия ЗАКЛЮЧЕНИЯ ЭКСПЕРТА по результатам специальной оценки условий труда (ссылка на реквизиты которого должна содержаться в декларации) – 1 экземпляр (образец прилагается);
4. Заверенная копия Титульного листа отчета о проведении специальной оценки условий труда – 1 экземпляр (образец прилагается);
5. Электронный образ декларации ( документ Microsoft Word ) на USB/CD/DVD носителе либо отправить на адрес электронной почты git061@yandex.ru
в Государственной инспекции труда в Ростовской области прием деклараций в помещении инспекции не проводится.
В соответствии с пунктами 3 и 4 «Порядка…» подача декларации может осуществляться работодателем:
· Почтовым отправлением и уведомлением о вручении;
· В форме электронного документа, подписанного электронной квалифицированной подписью работодателя, посредством заполнения формы декларации на официальном сайте Федеральной службы по труду и занятости в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
Декларация сдается лицом ответственным за проведение СОУТ по средам с 9.00ч. до 13.00ч. или по почте ( заказным письмом с уведомлением ).
Адрес Гострудинспекции в Ростовской обл.: 344003, Ростов-на-Дону, пр-кт. Ворошиловский 87/65
Контактный тел. 8 (863) 210-88-13 Осипова Софья Сергеевна
Приложение N 2. Порядок подачи декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда
Приложение N 2
к приказу Министерства
труда и социальной защиты РФ
от 7 февраля 2014 г. N 80н
Порядок
подачи декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда
С изменениями и дополнениями от:
ГАРАНТ:
См. Порядок подачи декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 17 июня 2021 г. N 406н
Информация об изменениях:
Приказом Минтруда России от 14 ноября 2016 г. N 642н в пункт 2 внесены изменения
2. Декларация оформляется в отношении рабочих мест, на которых вредные и (или) опасные факторы производственной среды и трудового процесса по результатам осуществления идентификации потенциально вредных и (или) опасных производственных факторов не выявлены, а также условия труда на которых по результатам исследований (испытаний) и измерений вредных и (или) опасных производственных факторов признаны оптимальными или допустимыми, за исключением рабочих мест, указанных в части 6 статьи 10 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. N 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 52, ст. 6991; 2014, N 26, ст. 3366; 2015, N 29, ст. 4342; 2016, N 18, ст. 2512).
Информация об изменениях:
Приказом Минтруда России от 14 ноября 2016 г. N 642н в пункт 3 внесены изменения
4. Декларация может быть подана в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью работодателя, посредством заполнения формы декларации на официальном сайте Федеральной службы по труду и занятости в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
Информация об изменениях:
Приказом Минтруда России от 14 ноября 2016 г. N 642н в пункт 5 внесены изменения
5. Декларация подается работодателем в срок не позднее тридцати рабочих дней со дня утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда на рабочих местах, в отношении которых подается декларация с учетом требований законодательства Российской Федерации о персональных данных и законодательства Российской Федерации о государственной и иной охраняемой законом тайне.
6. В случае подачи декларации в отношении хотя бы одного аналогичного рабочего места, признанного таковыми в соответствии с законодательством о специальной оценке условий труда, в декларацию включаются сведения обо всех рабочих местах, аналогичных данному рабочему месту.
Информация об изменениях:
Приказом Минтруда России от 14 ноября 2016 г. N 642н в пункт 7 внесены изменения
7. Основанием для отказа в принятии декларации является ее несоответствие форме, предусмотренной приложением N 1.
Отказ в принятии декларации по иным основаниям не допускается.
8. При наличии основания для отказа в принятии декларации, поданной на бумажном носителе, государственная инспекция труда в субъекте Российской Федерации в течение не более десяти рабочих дней со дня поступления декларации возвращает ее работодателю посредством почтовой связи с указанием причин возврата.
9. В случае устранения оснований, послуживших отказу в принятии декларации, работодатель вправе повторно подать декларацию.
10. По истечении срока действия декларации и в случае отсутствия в период ее действия обстоятельств, указанных в части 5 статьи 11 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. N 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда», срок действия данной декларации считается продленным на следующие пять лет.
Специальная оценка условий труда
Специальная оценка условий труда
С 1 мая 2016 г. вступил в силу Федеральный закон N 136-ФЗ «О внесении изменений в статью 11 Федерального закона «Об индивидуальном персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования» и Федеральный закон «О специальной оценке условий труда»».
В отношении рабочих мест, условия труда на которых по результатам исследований (испытаний) и измерений вредных и (или) опасных производственных факторов признаны оптимальными или допустимыми, за исключением рабочих мест, указанных в ч. 6 ст. 10Федерального закона N 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда», работодателем подается уточненная декларация соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда (далее – Декларация по СОУТ) с включением в нее данных рабочих мест.
Уточненная декларация подается на места, подверженные спецоценке в 2014, 2015 г. и до 1 мая 2016г. и не задекларированные до этого времени. На спецоценку, проведенную после 1 мая 2016г. и по настоящее время продолжает действие ограничение подачи декларации в 30 рабочих дней со дня утверждения отчета о проведении СОУТ.
Декларация подается работодателем в срок не позднее 30 рабочих дней со дня утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда (далее – спецоценка). За нарушение срока и правил подачи декларации работодателя могут привлечь к административной ответственности.
Декларация соответствия условий труда составляется работодателем и подается в Государственную инспекцию труда в городе Москве или направляется почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении.
Для подачи декларации почтой
сопроводительное письмо с номером телефона исполнителя
· Декларация соответствия условий труда (форма 80н (в ред. Приказа Минтруда России от 14.11.2016 N 642н) – 1 экз. оригинал
· Заключение экспертов по результатам специальной оценки условий труда (копия)
· Титульный лист отчета («Утверждаю») (копия)
· Декларация на электронном носителе (Word, в формате docx, (диск/ флешка )
· Сводная ведомость результатов специальной оценки условий труда
Также декларация может быть подана в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью работодателя, посредством заполнения формы декларации на официальном сайте Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) по ссылке: https://declaration.rostrud.ru/.
Специальную оценку условий труда (СОУТ) на рабочих местах осуществляет специализированная организация, привлекаемая работодателем на основании гражданско-правового договора (ч. 2 ст. 8 Закона N 426-ФЗ). Эта организация проводит идентификацию вредных и (или) опасных факторов, последующие исследования и замеры таких факторов, а также составляет отчет о результатах оценки (ст. ст. 10, 12, 15 Закона N 426-ФЗ).
Реестры организаций и экспертов организаций, проводящих специальную оценку условий труда, формирует и ведет Минтруд России (ч. 1 ст. 21 Закона N 426-ФЗ).
Реестр организаций размещен на официальном сайте Минтруда России по ссылке: https://akot.rosmintrud.ru/sout/organizations/.
Реестр экспертов, проводящих СОУТ размещен на сайте Минтруда России по ссылке: https://akot.rosmintrud.ru/sout/experts/.
Документы, необходимые для предоставления в Государственную инспекцию труда в городе Москве:
· Декларация соответствия условий труда (форма 80н (в ред. Приказа Минтруда России от 14.11.2016 N 642н) – 2 экз. (оригинал + копия)
· Заключение экспертов по результатам специальной оценки условий труда (копия)
· Титульный лист отчета («Утверждаю») (копия)
· Декларация на электронном носителе (Word, в формате docx,) (флешка, возвращаем)
· Сводная ведомость результатов специальной оценки условий труда
Материалы необходимо привезти в Государственную инспекцию труда в городе Москве по адресу:
г. Москва, ул. Домодедовская, д. 24, к. 3, эт. 9, каб. 17.
Специальная оценка условий труда (СОУТ) в 13 шагов: к проведению готовы!
 |
| racorn / Depositphotos.com |
С 1 января 2014 года работодатели обязаны проводить специальную оценку условий труда (Федеральный закон от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»; далее – Закон № 426-ФЗ). Эта процедура введена вместо аттестации рабочих мест и во многом ее повторяет.
31 декабря 2018 года завершился период, когда работодатели могли поэтапно провести спецоценку условий труда в отношении рабочих мест, на которых проводится идентификация потенциально вредных и (или) опасных производственных факторов. Речь идет о так называемых безопасных, «несписочных» рабочих местах, то есть не указанных в ч. 6 статьи 10 Закона № 426-ФЗ. По сути к этой категории относится большинство рабочих мест. Кроме того, лишь до этой даты могли действовать результаты ранее проведенной аттестации рабочих мест (письмо Минтруда России от 1 июня 2018 г. № 15-4/10/В-4010 «О специальной оценке условий труда»).
Таким образом, срок, в течение которого нужно было сделать СОУТ, уже истек для работодателей. С 1 января не выполнившие эту обязанность могут быть привлечены к ответственности по ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП. Отметим при этом, что ответственность по указанной части не находится в зависимости от количества работников, чьи трудовые права были нарушены (письмо Роструда от 28 ноября 2016 г. № ПГ/31983-03-3).
Может ли быть проведена специальная оценка условий труда на вакантном рабочем месте? Узнайте ответ в «Энциклопедии решений. Трудовые отношения, кадры» интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите бесплатный доступ на 3 дня!
Тем не менее, во-первых, спецоценку должны как можно скорее осуществить те, кто опоздал – в частности, Минтруд России пообещал реализовать в отношении малого бизнеса и ИП механизм предупреждения нарушений, в рамках которого работодателю сначала направят предостережение о недопустимости нарушения требований охраны труда, и лишь в случае его неисполнения – оштрафуют.
Кроме того, спецоценку могут впервые проводить те, кто только создал новые рабочие места. На это отводится год с момента их образования. То есть, например, если рабочее место создано в декабре 2018 года, то срок завершения СОУТ – декабрь 2019 года.
И тем, и другим категориям работодателей очень пригодится наша инструкция. В ходе проведения спецоценки им необходимо учесть ряд особенностей, чтобы избежать административной ответственности за нарушение установленного порядка проведения спецоценки по той же ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ.
Рассмотрим порядок проведения этой процедуры подробнее.
Шаг 1. Издать приказ об образовании комиссии по проведению специальной оценки условий труда
Приняв решение о проведении специальной оценки условий труда, руководитель организации должен издать соответствующий приказ, определив в нем состав комиссии по проведению такой спецоценки, включая руководителя, а также порядок ее деятельности. При этом число членов комиссии должно быть нечетным, а в ее состав обязательно следует включить специалиста по охране труда (ч. 1-2 ст. 9 Закона № 426-ФЗ). Главой комиссии, как правило, назначается генеральный директор (ч. 4 ст. 9 Закона № 426-ФЗ).
Шаг 2. Утвердить перечень рабочих мест для проведения специальной оценки
Перечень рабочих мест, в отношении которых должна быть проведена спецоценка, в том числе и аналогичных, определяется созданной работодателем комиссией (ч. 5 ст. 9 Закона № 426-ФЗ).
Специальная оценка при наличии аналогичных рабочих мест проводится только в отношении 20% от их общего числа, но в любом случае их должно быть больше двух (ч. 1 ст. 16 Закона № 426-ФЗ). Результаты спецоценки при этом применяются ко всем аналогичным рабочим местам.
Аналогичные рабочие места – рабочие места, которые расположены в одном или нескольких однотипных производственных помещениях, оборудованных одинаковыми или однотипными системами вентиляции, кондиционирования воздуха, отопления и освещения, на которых работники работают по одной и той же профессии, должности, специальности, осуществляют одинаковые трудовые функции в одинаковом режиме рабочего времени при ведении однотипного технологического процесса с использованием одинаковых производственного оборудования, инструментов, приспособлений, материалов и сырья и обеспечены одинаковыми средствами индивидуальной защиты (ч. 6 ст. 9 Закона № 426-ФЗ).
Шаг 3. Издать приказ об утверждении графика проведения специальной оценки условий труда
Одновременно с определением перечня рабочих мест, в отношении которых должна быть проведена специальная оценка условий труда, комиссия составляет график проведения спецоценки. Он должен быть утвержден соответствующим приказом руководителя организации.
БЛАНКИ
При составлении данного графика следует учесть следующее.
По общему правилу, спецоценка проводится в отношении каждого рабочего места, включая офисные помещения, не реже чем один раз в пять лет (ч. 4 ст. 8 Закона № 426-ФЗ).
Если ранее специальная оценка условий труда работодателем не проводилась, ее необходимо было провести не позднее 31 декабря 2018 года (ч. 6 ст. 27 Закона 426-ФЗ). При этом закон позволял сделать это поэтапно.
Исключение составляют рабочие места:
Специальную оценку этих рабочих мест нужно было провести первоочередно, без разделения на этапы (письмо Минтруда России от 8 декабря 2014 г. № 15-1/В-1829). За неисполнение этой обязанности работодателю грозит административная ответственность, в том числе штраф в размере до 10 тыс. руб – для должностных лиц и ИП, до 80 тыс. руб. – для юридических лиц (ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ).
Если же до 31 декабря 2013 года работодателем была проведена аттестация рабочих мест по условиям труда, специальную оценку в отношении этих рабочих мест можно не проводить в течение пяти лет со дня завершения аттестации (ч. 4 ст. 27 Закона № 426-ФЗ).
Кроме того, помимо плановой спецоценки рабочих мест работодатель обязан проводить и внеплановую – например, при вводе в эксплуатацию вновь организованных рабочих мест, изменении технологического процесса, получении соответствующего предписания от ГИТ и др. (ч. 1 ст. 17 Закона № 426-ФЗ). Срок, в течение которого должна быть проведена внеплановая спецоценка условий труда, составляет от 6 до 12 месяцев в зависимости от основания для ее проведения (ч. 2 ст. 17 Закона № 426-ФЗ).
Шаг 4. Заключить со специализированной организацией договор на проведение специальной оценки условий труда
Чтобы провести специальную оценку условий труда, работодатель должен заключить с выбранной специализированной организацией соответствующий договор (ч. 2 ст. 8, ст. 19-21 Закона № 426-ФЗ). С реестром аккредитованных организаций можно ознакомиться на сайте Минтруда России (http://akot.rosmintrud.ru/).
Шаг 5. Передать организации, проводящей специальную оценку условий труда, необходимые сведения, документы и информацию
Как только договор со специализированной организацией будет заключен, работодатель обязан предоставить ей сведения, документы и информацию, характеризующие условия труда на рабочих местах (например, технологическую документацию, проекты строительства зданий и др.).
Шаг 6. Утвердить результаты идентификации потенциально вредных и/или опасных производственных факторов
При проведении специальной оценки условий труда специализированная организация первым делом осуществляет идентификацию потенциально вредных и/или опасных производственных факторов. Результаты этой идентификации, по ее завершении, утверждаются созданной работодателем комиссией (ч. 2 ст. 10 Закона № 426-ФЗ).
Затем организация приступает к измерению фактических значений вредных и/или опасных факторов, если таковые были выявлены (ч. 5 ст. 10 Закона № 426-ФЗ). По итогам исследования эксперт специализированной организации классифицирует условия труда на рабочих местах по степени вредности и/или опасности на оптимальные, допустимые, вредные и опасные (ч. 8 ст. 12, ст. 14 Закона № 426-ФЗ).
Шаг 7. Утвердить отчет о проведении специальной оценки условий труда
По итогам проведения спецоценки организация составляет отчет, который должен быть подписан всеми членами созданной работодателем комиссии и утвержден ее председателем (ч. 2 ст. 15 Закона № 426-ФЗ). Член комиссии, не согласный с результатами специальной оценки условий труда, может изложить свое мотивированное мнение в письменной форме и приложить его к отчету.
Шаг 8. Уведомить специализированную организацию об утверждении отчета о проведении специальной оценки условий труда
В течение трех рабочих дней с момента утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда работодатель обязан уведомить об этом специализированную организацию, а также направить в ее адрес копию утвержденного отчета (ч. 5.1 ст. 15 Закона № 426-ФЗ). Сделать это можно любым доступным способом, обеспечивающим возможность подтвердить факт такого уведомления.
Шаг 9. Подать декларацию соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда
Если наличие вредных и/или опасных производственных факторов по результатам идентификации выявлены не были либо если по результатам измерений условия труда на рабочих местах признаны оптимальными или допустимыми, работодатель должен уведомить об этом трудовую инспекцию по месту нахождения организации (ч. 1 ст. 11 Закона № 426-ФЗ). Для этого нужно заполнить декларацию соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда (утв. приказом Минтруда России от 7 февраля 2014 г. № 80н). Подать эту декларацию работодатель должен в течение 30 рабочих дней с момента утверждения отчета о проведении спецоценки (п. 5 Порядка подачи декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда, утв. Приказом Минтруда России от 7 февраля 2014 г. № 80н).
Следует отметить, что до 1 мая 2016 года работодатель указывал в декларации только сведения об отсутствии вредных и/или опасных производственных факторов. В связи с этим, если по результатам измерений, проведенных до 1 мая 2016 года условия труда в отношении других рабочих мест были признаны оптимальными или допустимыми, работодатель должен подать в трудовую инспекцию уточненную декларацию с включением в нее этих рабочих мест (ч. 4 ст. 3 Федерального закона от 1 мая 2016 г. № 136-ФЗ).
Шаг 10. Ознакомить работников с отчетом о проведении специальной оценки условий труда
В срок не позднее чем 30 календарных дней со дня утверждения отчета о проведении специальной оценки работодатель должен под роспись ознакомить работников с результатами спецоценки (ч. 5 ст. 15 Закона № 426-ФЗ). В указанный срок не включаются периоды временной нетрудоспособности работника, нахождения его в отпуске или командировке, периоды междувахтового отдыха.
Шаг 11. Разместить результаты спецоценки на сайте организации
В течение 30 календарных дней после утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда работодателю следует разместить сводные данные о результатах спецоценки на своем официальном сайте – при его наличии (ч. 6 ст. 15 Закона № 426-ФЗ).
Размещаемая на сайте информация должна содержать сведения:
Это, в частности, разделы V и VI отчета о специальной оценке условий труда.
Шаг 12. Уведомить о результатах спецоценки ФСС России
При подаче отчетности по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний работодатель также должен сообщить ФСС результаты специальной оценки условий труда (подп. 18 п. 2 ст. 17 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).
Для этого нужно отразить соответствующие данные в форме 4-ФСС (утв. приказом ФСС России от от 26 сентября 2016 г. № 381).
Шаг 13. Применить результаты специальной оценки условий труда
Результаты проведенной спецоценки влияют на установление гарантий и компенсаций работникам. Так, сотрудники, условия труда на рабочих местах которых признаны вредными, в зависимости от степени вредности имеют право на сокращенную рабочую неделю не более 36 часов, дополнительный отпуск не менее семи календарных дней и/или компенсацию в размере 4% от оклада (абз. 5 ч. 1 ст. 92, ч. 2 ст. 117, ч. 2 ст. 147 Трудового кодекса).
Кроме того, пункт об условиях труда на соответствующем рабочем месте должен быть включен в трудовой договор с новыми работниками (абз. 9 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). А в договоры с уже работающими сотрудниками следует внести изменения, заключив с ними соответствующее дополнительное соглашение (ст. 72 ТК РФ).